Бухгалтерский учёт и контроль материально-производственных запасов в ФГОУ Нолинском техникуме механизации сельского хозяйства

Средний процент отклонений рассчитывается по формуле:

                  

где Н ср  - средний процент отклонений;

Оо – начальное сальдо отклонений;

То – текущее поступление отклонений;

Оз – начальное сальдо запасов;

Тз – текущее поступление запасов.

Абсолютную сумму отклонений находят по формуле:

∑ аб = Нср х Зпр,

 

где ∑ аб – абсолютная сумма отклонений;

Нср – средний процент отклонений;

Зпр – стоимость запасов, отпущенных в производство по учетным ценам.

Основная проблема при выборе метода оценки товарно-материальных запасов заключается в том, что они отражаются в балансе и отчете о прибылях и убытках. Метод ЛИФО наиболее целесообразен при составлении отчета о прибылях и убытках, поскольку наилучшим образом сопоставляет доходы от реализации товаров с их себестоимостью. Однако для оценки текущей балансовой стоимости товарных запасов при существующей тенденции повышения или понижения цен оптимальным является метод ФИФО, поскольку стоимость запасов на конец отчетного периода наиболее близка к текущим ценам и более реально представляет активы предприятия [12].      

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, от списания пришедших в негодность основных средств.

На поставку материалов предприятие заключает договора с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Вид и форма поступающего документа зависят от условий договора и условий поставки.

Приходные документы составляются в день поступления материалов. Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции), на хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной деятельности организации материалов.

Документами по учету материально-производственных запасов являются:

• доверенность (ф. № М-2 и № М-2а) – применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.
• приходный ордер (ф. № М-4) – используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей.
• акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии в присутствии материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации и является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику.
• если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах: первый служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.
• при приобретении материалов подотчетными лицами документами, подтверждающими стоимость приобретения материалов, является товарный счет, товарный и кассовый чеки, накладные и так далее, которые прилагаются к авансовому отчету подотчетного лица.
• при получении материалов на станции железной дороги в качестве первичного документа выступает железнодорожная накладная с соответствующими отметками на станции отправления или назначения. При получении материалов, доставляемых авиатранспортом, основным документом является авианакладная.
• лимитно-заборная карта (ф. № М-8) нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению – потребителю материалов, а другой - на склад.
• требование-накладная (ф. № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенными за его пределами, и при продаже запасов. Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственными лицами. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей, второй – для оприходования ценностей принимающей стороной.
• накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) используется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям на основании договоров и других документов. Накладная выписывается в двух экземплярах по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей. Первый экземпляр передается на склад в качестве основания для отпуска материалов, второй – получателю.
• карточка учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру. Учет материалов в карточке ведется в натуральном выражении.
• акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) применяется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств, пригодных для использования при производстве работ в самой организации. На  стоимость таких ценностей уменьшается убыток от ликвидации соответствующих объектов.

Для обеспечения соответствующими материальными ресурсами на предприятиях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящимся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой и другими контрольными приспособлениями, обеспечивающими точность подсчета принятых и отпущенных материалов.

Материальные ценности поступают в организации от поставщиков на основании заключенных договоров поставки. Полученные ценности сдаются на склад уполномоченным лицом или представителем отдела снабжения под расписку заведующего складом на сопроводительных документах.

При поступлении материалов на склад от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов. Если расхождений нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Если при приемке материалов от поставщика установлено расхождение с данными сопроводительных документов или материалы поступают без сопроводительных документов поставщика, то составляется акт о приемке материалов в двух экземплярах.

Карточки учета материалов на каждый номенклатурный номер материала открывает бухгалтерия и под расписку передает их заведующему складом. На основе расходных документов (лимитно-заборных карт, требований-накладных) в карточке регистрируется расход материалов. Записи в карточках делаются в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов, благодаря чему склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки учета материалов данных об отпуске может производиться и по мере закрытия карт (если они выписаны на одну позицию материалов), но не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным. 

По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета материалов. Она открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а после заполнения кладовщик возвращает ее в бухгалтерию.

Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются на вычислительную установку. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

Организация учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Организация может выбрать один из наиболее часто применяемых методов: количественно-суммовой метод, по номенклатурным номерам и оперативно-бухгалтерский.

При количественно-суммовом методе и в бухгалтерии, и на складе в карточках ведется количественно-суммовой учет материалов.

Это загромождает учет, увеличивает трудоемкость затрат. При этом варианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходованию материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что в них ведут учет не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Этот вариант значительно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако данный вариант учета остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров [12].

Наиболее прогрессивным и рациональным методом учета материалов является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) [11]. Его основные принципы заключаются в следующем:

• оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами;
• систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов;
• предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данными текущего складского учета;
• осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения
• систематическое подтверждение данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

Оперативно-бухгалтерский метод учета материалов предполагает разграничение функций между бухгалтерией и складом, он является одним из наиболее эффективным, особенно в условиях ручной обработки данных и малой механизации учета.

Но при данном варианте учета затрудняется сверка бухгалтерского и складского учета.

На счетах материальных запасов бюджетного Плана счетов учитываются строительные материалы, оборудование к установке, материалы и продукты питания, топливо и горючее, корма, фураж, тара, запасные части к машинам и оборудованию, молодняк животных и животные на выращивании и откорме, материалы для учебных, научных и других целей, а также материалы длительного пользования для научных исследований, белье, обмундирование и другие малоценные предметы на складе и в эксплуатации.

Для учета материальных запасов и малоценных предметов предназначены следующие счета [3]:

04 «Оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований»;

05 «Молодняк  животных и животные на выращивании  и откорме»;

06 «материалы  и продукты питания»;

07 «Малоценные  предметы».

Счет 04 «Оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований» подразделяется на субсчета:

040 «Оборудование  к установке»;

041 «Строительные  материалы для капитального строительства»;

    043 «Материалы длительного использования для научных исследований и на лабораторном испытании»;

044 «Спецоборудование  для научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками».

На субсчете 05 «Молодняк животных и животные на откорме» учитывается молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости. Этот счет применяется только в подсобных сельских хозяйствах.

Счет 06 «материалы и продукты питания» подразделяется на субсчета:

060 «Материалы  для учебных, научных и других  целей»;

061 «Продукты  питания»;

062 «медикаменты  и перевязочные средства»;

063 «Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности»;

064 «Топливо, горючее  и смазочные материалы»;

    065 «Специальные  материалы»;

066 «Тара»;

067 «Прочие  материалы»;

068 «Материалы  в пути»;

069 «Запасные  части к машинам и оборудованию».

Аналитический учет материалов по субсчетам 060, 063, 064, 065, 066, 067 в учреждениях ведется по наименованиям, количеству, стоимости и материально ответственным лицам.

Аналитический учет по субсчету 069 ведется по наименованиям запасных частей, маркам, заводским номерам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам.

Аналитический учет по субсчету 061 ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях по материальным запасам по форме М-44. Записи в оборотные ведомости производятся на основании данных накопительных ведомостей по формам 300 и 399. Ежемесячно в оборотных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки на начало месяца.

Стоимость приобретенных материалов относится на дебет соответствующих субсчетов материальных запасов и кредит соответствующих субсчетов 09 «Средства федерального бюджета», 10 «Средства бюджетов субъектов Российской федерации», 11 «Средства, полученные за счет внебюджетных источников», 12 «Касса», 13 «Прочие средства», 16 «Расчеты с подотчетными лицами», 17 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Стоимость израсходованных материалов записывается в кредит соответствующего субсчета материальных запасов и дебет соответствующих субсчетов 20 «Расходы по бюджету», 21 «Расходы к распределению», 22 «Расходы за счет средств внебюджетных источников».

Выбытие материалов и продуктов питания может осуществляться по различным причинам, прежде всего, в результате их использования по целевому назначению. Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам. Списание материалов и продуктов питания производится в соответствии с утвержденными в установленном порядке нормами расходов на основании документов, подтверждающих их количественный расход и утвержденных руководителем учреждения.

Учет операций по расходу материалов, кроме продуктов питания, ведется в накопительной ведомости по расходу материалов (мемориальный ордер № 13). Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу и соответствующим субсчетам с выделением сумм по обслуживаемым учреждениям или материально ответственным лицам. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу «Журнал-Главная».

Малоценные предметы, а также белье и постельные принадлежности по мере их приобретения отражаются по дебету субсчета 070 или 072 и кредиту 09, 10, 11, 16, 17. Одновременно делается запись по дебету соответствующих субсчетов 20, 22 и кредиту субсчета 260 «Фонд в малоценных предметах».

Малоценные предметы при отпуске их в эксплуатацию записываются в кредит субсчета 070 и дебет субсчета 071, а стоимостью за единицу до ½ минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством – в дебет субсчета 260 и кредит субсчета 070. Белье, постельные принадлежности, выданные в эксплуатацию, записываются в дебет субсчета 073 и кредит субсчета 072.