Бухгалтерский учёт и контроль материально-производственных запасов в ФГОУ Нолинском техникуме механизации сельского хозяйства

 

Данная таблица показывает, что поступили запчасти на сумму 2780 рублей и хозяйственные материалы на сумму 5866,77 рублей, а израсходовано на хозяйственные материалы по накладной 80 рублей. Следовательно, остатки по счетам 0632 увеличились на 5766,77 рублей по счёту 0692 на сумму 2780 рублей.

 

3. 3. Учет хозяйственных материалов, топлива и горюче-смазочных материалов, запасных частей

 

Для обеспечения раздельного учета операций по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, субсчету присваивается отличительный признак в виде номера (по бюджетным средствам – 1, по средствам, полученным за счет внебюджетных источников – 2).

Учет хозяйственных материалов в бухгалтерии ведется на субсчете 063 отдельно по бюджетным и по внебюджетным средствам. В связи с этим данному субсчету присваивается отличительный признак: на субсчете 063-1 учитываются хозяйственные материалы, приобретенные за счет средств бюджета; на субсчете 063-2 – за счет внебюджетной деятельности.

Хозяйственные материалы поступают в техникум в основном от поставщиков и через подотчетных лиц.

При получении материалов от поставщиков дебетуется субсчет 063 и кредитуется субсчет 178; а при приобретении хозяйственных материалов через подотчетных лиц кредитуется субсчет 160.

После получения отчета материально ответственного лица со склада бухгалтер производит перевод количественных показателей по движению хозяйственных материалов в суммовые. Для этого по приходу заносятся фактические суммы с документов поставщиков и приложенных к авансовым отчетам. Списание материалов производится по средней стоимости. Списание хозяйственных материалов: линолеума производится путём общей суммы все кусков на количество метров в этих кусках, вилки электрической – стоимости вилок на количество и кислорода – стоимости баллонов на их количество, причём количество берётся с остатка с учётом поступления и остатка на начало месяца ( Приложение 26 ).

Далее необходимо распределить данные расходы по элементным статьям. Рабочим планом счетов расходы распределяются по следующим статьям:

Таблица 8

Постатейное распределение затрат по счету 22 (по субсчетам)

Наименование субсчета	Код субсчета
Расходы по специальным средствам	220
Расходы по магазину	22021
Расходы по нижнему корпусу	220212
Расходы по верхнему корпусу	220211
Расходы по кружкам	220220
Расходы по фотолаборатории	220221
Расходы по хозяйственным работам	220222
Расходы по учебному вождению	220223
Расходы по общежитию № 1	220224
Расходы по общежитию № 2 и 3	220225
Расходы по лесу	22023
Расходы по столовой	22024
Расходы УПХ	22025
Расходы по прачечной	22026
Расходы по компьютерному центру	22027
Расходы по котельной	2002
Расходы по пасеке	22028
Расходы по услугам	22029
Расходы по автосервису	220230

 

             Бухгалтер по накладным на отпуск материалов со склада относит расход хозяйственных материалов на соответствующие статьи расходов и в соответствии с этим ставит корреспонденцию счетов. В накладной со склада Маландиной Л.Е. на расходы корпуса №1 отпущено по счёту 0632 и 0631 на сумму 3134,14 рублей. И Заболоцких Н.С. на расходы столовой отпущено по счёту 0632 на сумму 816,40 рублей  ( Приложение 27, 28 ). После чего составляется оборотная ведомость по субсчетам 063-1 и 063-2 за апрель месяц, где указывается остаток на начало по счёту 0631 в количестве 3155,79  в сумме 62246,73 и обороты по дебиту 47749,89 рублей и по кредиту  19470,96 рублей. Остаток по счёту 0632 составил в количестве 3542,119 единиц в сумме 90525,66 рублей. В том числе приход по авансовым составил 13456,53, по безналичным расчётам – 28863,36 рублей и по расчётам наличностью – 5430 рублей ( Приложение 29 ,30 ), а проводки заносятся в мемориальный ордер № 13 ( Приложение 50 ).

Учет топлива и горюче-смазочных материалов в бухгалтерии техникума ведется на субсчетах 064-1 и 064-2, соответственно, по бюджетным средствам и средствам от внебюджетных источников.

Водители и мастера производственного обучения, использующие бензин, дизельное топливо, автол, солидол, нигрол получают их на заправке техникума (дизельное топливо, автол, солидол, нигрол), на Автозаправочной станции города Нолинска № 49, (бензин, дизельное топливо, тарное топливо), а также за наличный расчет (по авансовым отчетам).

На заправку техникума дизельное топливо и горюче-смазочные материалы поступают от поставщика – ООО «Лукойл-Пермнефтепродукт Медведская нефтебаза», с которым заключен договор на поставку. При получении счета-фактуры ( Приложение 31 ) бухгалтер по расчетам оплачивает его по безналичному расчету, делается корреспонденция счетов: Дебет 064-1 Кредит 178-1. Оплата за топливо производится по коду ЭКР №110723, т.к. дизтопливо расходуется для доставки угля для котельной техникума своим транспортом. Следовательно затраты идут на удорожание топлива ( Приложение 32 ).

В течение календарного месяца водители получают дизельное топливо и ГСМ на заправке техникума по ведомости выдачи горючего. Например, Блинову Н.Г. на КамАЗ–5320 11.08.2003 отпущено автола 10л., имеется роспись получения. 20.08.2003 автола 10л., дизтоплива  - 170литров. Итого за месяц отпущено 20л. Автола и 826л. Дизтоплива и 9л. нигрола и 2л. солидола ( Приложение 33 ). Бухгалтер делает соответствующую внутреннюю запись: Дебет 064-1 Кредит 064-1

На его основании материально ответственное лицо, выдающее с заправки дизельное топливо и ГСМ, составляет отчет о движении горючего и смазочных материалов в количественном выражении. 10.08. по 31.08.2003 потупило от Медведской нефтебазы 4188 литров дизтоплива, а по путевым листам списано 1166 литра и остаток на конец с учётом остатка ГСМ на начало составил по техникуму на 1.09.2003 дизтопливо 2894 литра, автола – 268 литра, солидола – 6 литров, нигрола – 163 литра ( Приложение 34 ).

На АЗС № 49 города Нолинска водители получают бензин, дизельное и тарное топливо по ведомости. Например 3.07.2003 АЗС №49 отпустила МТЗ-40 №5479 Велькову С.А. 50 литров дизтоплива, роспись имеется ( Приложение 35  ). На основании данных ведомостей от АЗС № 40 по окончании месяца приходит счет-фактура на оплату. При оплате делается проводка: Дебет 064-1 Кредит 178-1 на общую сумму.

Кроме этого водители, совершающие длительные рейсы за пределы города в командировках заправляются за наличный расчет. После возвращения из командировки составляют авансовый отчет с приложением путевого листа и чеков с заправочных станций. Для списания с них задолженности делается корреспонденция счетов: Дебет 064-2 Кредит 160-2. Путевой лист 1936 получен Шахтариным С.В. 11.09.2003 на АЗС №13, им пробит кассовый чек в сумме 450 рублей, следовательно, 450 рублей поставлено на подотчёт водителю автомобиля 5301 ( Приложение 36 ).

Каждый день диспетчер выписывает на каждого водителя путевой лист. По путевому листу №1717 на период с 11.08 по 15.08.2003 Власову Д.А. остаток ГСМ составил 1,9 литра                     ( Приложение 37 ). В путевых листах фиксируется пробег автотранспортного средства, марка и количество горючего, выданного по заправочному листу, остаток горючего при выезде и при возвращении, расход по норме и фактический, определяется экономия или перерасход горючего. На основании путевых листов производится списание с водителей бензина и дизельного топлива по нормам ( Приложение 38 ).

Диспетчер является ответственным за составление отчета о расходе бензина и дизельного топливо за календарный месяц, который предоставляется в бухгалтерию по истечении отчетного месяца. Он предоставляется в виде справки о расходе в литрах. В данный отчет включаются сведения о передаче бензина и дизельного топлива между мастерами, сведения о непосредственном расходе дизельного топлива и бензина водителями по путевым листам и сведения о распределении израсходованного бензина и дизельного топлива по статьям. Например за  август месяц списано бензина в количестве 1532,7 литра и дизтоплива 36128 литра по водителям ( Приложение 39 )

В бухгалтерии бухгалтер составляет накопительные ведомости получения дизельного топлива, бензина  и тарного топлива по счету-фактуре от АЗС № 49 за август 2003 года пофамильно в накладной ведомости водители получили ГСМ по счёту 0641 на сумму 13240,65 рублей ( Приложение 40, 41, 42 ). Получили тарного топлива на сумму 18096 рублей, бензина на заправке НТМСХ не получали, а дизтоплива получили на сумму 11395,44 рубля ( Приложение 43 ). По авансовым отчётам за наличный расчёт получено 190 литров бензина на сумму 1832 рубля ( Приложение 44 ). Расход бензина и дизельного топлива за август 2003 года по счёту 0641 на сумму 12155,60 рублей, а бензина 5122,07 рублей по счёту 0642. Соответственно 13420,65 и 7922,47 ( Приложение 45, 46 ).

Расход солидола, автола, нигрола составил 1620,51 рублей. Распределение бензина и дизтоплива по объектам выглядит следующим образом: на магазин – 117,8 литра, столовую – 110,5 литра, на хозработы – 3049,4 литра. Передача бензина составляет в сумме 582,71 рублей, остаток 64 литра ( Приложение 47, 48, 49, 50 ).

Учёт запасных частей в техникуме ведется на субсчетах 069-1 и 069-2.

Аналитический учет запасных частей ведется по наименованиям.

Покупкой запчастей в техникуме занимается механик. Он приобретает их как за наличный, так и за безналичный расчет. При покупке за наличный расчет составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих покупку: товарных и кассовых чеков, счетов-фактур, накладных и прочих. При покупке запчастей через авансовые отчеты делается проводка: дебет 069-2 кредит 160-2.

При оплате запасных частей по счетам-фактурам от поставщиков за безналичный расчет делается бухгалтерская запись: дебет 069-1 [20] кредит 178-1 [20].

Запасные части сначала должны быть обязательно оприходованы на склад, а уже затем расходоваться для ремонта различных автомобилей, автобусов, тракторов и комбайнов. С этой целью на первичных документов, подтверждающих оплату за наличный расчет, а также на счетах-фактурах кладовщик делает запись «Принято на склад» и расписывается. Без данной записи документы в бухгалтерию не принимаются ( Приложение 18,19 ).

Со склада запчасти выдаются по накладным, а в бухгалтерии расход запчастей в натуральном выражении переводят в суммовые показатели. Например со склада Ефремову А.А. на ремонт автомобиля Москвич-412 отпущены запчасти со счёта 0692 на сумму 391,5 рубля в том числе автолампочка – 1шт. на сумму 5,73 рубля и т.д. ( Приложение 51 ).

По окончании месяца на основании отчета кладовщика о поступлении, расходе и остатках материалов запчасти списываются с кредита субсчетов 069-1 и 069-2 на затратные субсчета 200 (с 069-1) или 220 (с 069-2), составляется оборотная ведомость по данным субсчетам.  Например, оборотная ведомость по счёту 0691 за апрель 2003 года  по авансовым отчётам отражено поступление на сумму 28482,81 рубля, по безналичному расчёту – 27556 рублей и наличными – 1560 рублей. Приход составил 547 единиц на сумму 56798,81 рублей, а расход – 38518,16. С учётом остатка на начало месяца выразился в сумме 98359,94 рублей и в количестве 2043,65 ( Приложение 52, 53 ).                                          Таблица 9  

  Бухгалтерские проводки по  расходу ГСМ за август по  счёту 0642

Наименование операций и первичных документов	Сумма, руб.	Дебет	Кредит
Израсходовано на выездную деятельность:                                     Израсходовано ГСМ на хозяйственные работы             ( мемор-ордер 13 )	21343,12	220222	0642
Списано на внебюджетную деятельность                              ( мемор-ордер 13 )	68,06	220	0642
Передано горючее от одного лица к другому                         ( мемор-ордер 13 )	375,7	0642	0642

 

В техникуме, в августе производился ремонт зданий и сооружений, объём затрат ГСМ составил 21343,12 рублей, у техникума такой расход является лимитом по внебюджетной деятельности.

3. 4.  Учёт малоценных предметов, белья и постельных принадлежностей

 

Малоценные предметы, находящиеся на складе учитываются на субсчетах 070-1 и 070-2 «Малоценные предметы на складе».

Малоценные предметы по мере их приобретения отражаются по дебету субсчета 070 и кредиту 120, 160, 178. Одновременно делается запись по дебету соответствующих субсчетов 200 , 220 и кредиту субсчета 260 «Фонд в малоценных предметах».

Малоценные предметы при отпуске их в эксплуатацию по накладной. Например со склада Заболоцких Н.С. в столовую отпущено: бидон, совок, набор ножей на сумму 1653 рубля в количестве 51 штука. Дебит 0712 и кредит 0702 ( Приложение 54 ). Кроме того малоценные предметы могут сдаваться материально ответственными лицами на склад по накладной. Гущиной на склад поступило от столяра: лобзик – 1 штука на сумму 2174,60 рублей, дебит 0072, кредит 0712 ( Приложение 55 ).

Аналитический учет малоценных предметов в бухгалтерии ведется по наименованиям предметов, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотной ведомости по субсчетам. По малоценным предметам в эксплуатации учет ведется в оборотной ведомости за календарный год, здесь же считается переоценка малоценных предметов. В оборотной ведомости по счёту 0711 за 2003 год корпус №1, кабинет №27 у материально ответственного лица Алёшкина В.Н. числится: зеркало – 1штука, парты – 17 штук на сумму 476 рублей, скамейки – 17 штук на сумму 60 рублей и стул – 1 штука на сумму 7 рублей. Прихода и расхода за месяц не было ( Приложение 56 ).

  При переоценке делается бухгалтерская запись: дебет 070, 071, 072, 073 кредит 260. Сумма дооценки зависит от года приобретения и группы, к которой относятся малоценные предметы.

Малоценные предметы, находящиеся в эксплуатации, списываются при полной их изношенности на основании актов о списании малоценных предметов по форме № 443, утвержденных руководителем учреждения. В акте списания малоценных предметов от 20.06.2003 и утверждённых директором 20.06.2003 списан износ материальных ценностей на сумму 1804,69 рублей, дебит 2602, кредит 0712 ( Приложение 57 ). На сумму выбывших из эксплуатации малоценных предметов кредитуется субсчет 071, 073 и дебетуется субсчет 260.

На субсчете 072 «Белье, постельные принадлежности, белье и обувь на складе» учитываются данные предметы по наименованиям и количеству. Учет ведется в оборотной ведомости. В оборотной ведомости по счёту 0721 за июль 2003 года на материальном складе у Гущиной Л.Л. числится на конец месяца 247 единиц на сумму 47385,54 рублей. Поступления и расхода белья не было ( Приложение  58 ). По оборотной ведомости по счёту 0722 за август 2003 года израсходовано на сумму 419,40 рублей, перчатки х/б – 10 пар, руковицы – 14 пар и халаты – 2 штуки ( Приложение 59 ).