Планирование и организация деятельности турфирм

1) сверху вниз;

2) снизу вверх;

3) смешанный и целевой. 

Каждая  фирма выбирает такой способ планирования, который наиболее точно отвечает ее потребностям и специфике работы. Кроме того, выбор способа планирования основном определяется традиционными  подходами к управлению, которые  сложились в конкретной фирме, городе, регионе. Начиная создавать свою фирму, любой предприниматель должен выбрать наиболее приемлемый способ управления собственной фирмой, поскольку  частая смена стиля управления вносит разлад в управленческую систему. 

Планирование  сверху вниз. При этой форме планирования руководитель фирмы совместно со своими заместителями разрабатывает  стратегию развития фирмы на запланированный  период и определяет основные пути ее достижения. Затем основные показатели развития фирмы на запланированный  период передаются в плановый или  экономический отдел для разработки планов и после утверждения руководством фирмы доводятся до сведения всех подразделений, которые изыскивают способы их выполнения. 

Этот  вид планирования чаще всего применяется  в Казахстане и других странах СНГ, поскольку такое планирование основано на командно-административном стиле управления, который привычный большинству наших новых предпринимателей. 

Недостатком такого подхода к планированию является то, что руководство фирмы не всегда может увидеть и учесть потенциальные  возможности низовых звеньев. К  тому же, недостатки планирования или  текущей работы фиксируются именно низовыми звеньями, которые далеко не всегда имеют возможность донести  эту информацию до руководства. 

Планирование  снизу вверх. Этот вид планирования предполагает большую самостоятельность  и ответственность всех подразделений  фирмы и каждого сотрудника. Наиболее действенной эта система является для акционерных обществ закрытого  типа. При таком способе планирования каждый сотрудник анализирует свою текущую работу, находит резервы  для ее совершенствования и подает руководству своего подразделения  предложения о работе в будущем  периоде. Руководитель подразделения  самостоятельно или с работниками  на основе представленных предложений  формирует программу (план) работы своего подразделения в плановом году и  передает эту информацию в плановый отдел, где собственно и происходит процесс планирования и координирования  работы всех подразделений. Затем план возвращается в подразделения, где  рассматривается и одобряется, а  при необходимости и корректируется с учетом замечаний и передается на утверждение руководителю предприятия. 

Эта форма  планирование базируется на философии  тех фирм, которые пропагандирует творческий подход в управлении предприятием работниками всех уровней. Доверие  к исполнителям стимулирует их работу и придает ей значимости в глазах их. Но и этот способ планирования имеет  недостатки. Прежде всего – это  невозможность “снизу” определить и оценить глобальность задач, которые  стоят перед предприятием. 

Смешанный способ планирования применяется в  работе многих иностранных частных  фирм. Суть его заключается в том, что руководство фирмы разрабатывает  основные показатели деятельности в  плановом периоде и передает их в  соответствующие подразделения. Там  анализируются возможности выполнения поставленных задач, разрабатываются  программы достижения целей и  после корректировки информация передается в плановый отдел, где  она сводится в единый черновой план, который после рассмотрения и  доработка в соответствии с пожеланиями  обеих сторон согласуется и утверждается[11]. 

Целевой способ планирования используют, в  основном, средние и крупные туристические  фирмы, которые работают в условиях жесткой конкурентной борьбы.

На первом этапе на основе результатов маркетинговых  исследований и разработанных на их основе прогнозов руководство  предприятия формирует задачи подразделениям по объему предоставления услуг и  прибыли, то есть ставит определенную цель.

На втором этапе руководители подразделений  вместе со своими подчиненными разрабатывают  меры по выполнению задач и достижению цели и передают их на рассмотрение администрации. Этот способ планирования позволяет объединить лучшие черты  трех первых способов планирования как  при составлении годовых, так  и при разработке стратегических планов.

Таким образом, особенностью планирования деятельности туристской фирмы является знание настоящего состояния дел и тенденций развития, которые помогают предвидеть будущее, а также овладение методикой, позволяющей смоделировать переход настоящего положения в будущее прогнозируемое состояние.

1.3 Организация деятельности предприятий  сферы  туризма

Понятие туризм отражает не только вид жизнедеятельности людей в свободное время, но и охватывает пространство, где реализуются его различные формы вместе с совокупностью специализированных предприятий по обслуживанию отдыхающих.

Черты современного туризма  – массовость, интернациональный  и социальный характер ведут к  усилению его общественной  и  экономической значимости.

Изучение туристских ресурсов служит целям определения пригодности  и ценности тех или иных территорий для развития туризма.

Под термином «туристские  ресурсы» следует понимать сочетание  в определенной мере уже трансформированных природных и антропогенных ландшафтов, доведенных до степени технологичности  под влиянием общественных потребностей и возможности их прямого использования  в туристской деятельности[12,c.65].

Обобщая различные подходы к изучению туризма в научной литературе, можно сделать вывод, что туризм - это любая поездка продолжительностью более 24 часов, предпринимаемая индивидуумом с любой целью, кроме двух: обосноваться в новом месте либо заняться оплачиваемой деятельностью.

В функциональном отношении подходы к изучению туризма подразделяются на лечебный, оздоровительно-спортивный и познавательный.

Функции туризма - это основа, на которой  зиждутся все разветвления его классификации  в зависимости от разнообразия признаков.

Классификация туризма свидетельствует о большой многоаспектности туристской деятельности и развития курортно-рекреационных хозяйств Казахстана.

В современной  литературе туристское движение объясняется  многимираз-

нороднымимотивами, т.е. любители путешествий, отправляясь в путь, преследуют самые различные цели.

Одни  хотят ознакомиться с достопримечательностями  той или иной территории, другие - полюбоваться красотами природы, подышать чистым лесным или горным воздухом, поправить свое здоровье. Иными словами, в туризме можно выделить три основных целевых функции: познавательную, оздоровительно-спортивную, лечебную. Некоторые авторы объединяют эти три функции и сужают их содержание под общим названием "мотивы восстановления трудоспособности", т.е. восстановление физических и психических сил человека, живущего в условиях экологического кризиса, бедствия и катастрофы.

Деятельность  турпредприятия является результатом взаимодействия всех элементов системы экономических отношений турпредприятия и поэтому определяется совокупностью производственно-хозяйственных факторов.

В современных больших корпорациях эффективная организация - не просто предварительное условие успешного выполнения стратегии. Сама корпорация есть или должна быть логическим отражением своей стратегии.

С тех пор, как долгосрочный успех предопределен во многом совершенно адекватным внешним менеджментом, остаются два или несколько моментов, которые  более критически значимы: структуризация и реструктизация корпоративной организации. Данная проблема имеет свою долю внимания со стороны ученых и теоретиков, но их поиски касаются в лучшем случае не более чем принципов руководства старшими, менеджерами, оспаривающими необходимость структуризации в контексте изменяющегося экономического окружения и громадного комплекса деятельности и ресурсов для поддержания предопределенности разработанных корпоративных целей. В этом случае организация превосходит науку, выступая как один из тончайших элементов и претендуя на все искусство управления.

К сожалению, организационная неразбериха в  большой степени ежедневно присутствует даже в больших и хорошо управляемых  компаниях. Последствия в результате путаницы и конфликтов: повторение, пустая трата усилий, задержки, срывы, сердитые слова или расслабление и допуск других компаньонов к  туристскому бизнесу. Все это  вместе приносит неэффективное исполнение, неоправданно высокие стоимости, потерю позиций в конкуренции, низкую мораль, снижение прибыли и утрату альтернатив в осуществлении руководства[12,c.78].

Но ограниченность системы управления меньше зависит  от самих приводных ремней, чем  от того, насколько крепки бразды управления и как свободно и стремительно оперативное воздействие.

В устойчиво  развитой системе управления и при  стабильном руководстве сотрудники высокого калибра работают продуктивно  и с энтузиазмом,

несмотря на ограничения организационного плана.

"Квадратный  ком в круглой дыре" - выражение,  употребляемое, чтобы охарактеризовать  человека, который потерпел неудачу  при хорошем исполнении работы. Классический пример, когда прекрасный  туроператор терпит наудачу, выступая  в качестве турагента, и весьма хороший турагент, который плохо справляется с функциями туроператора. Деловые потери и глубокое персональное разочарование от таких неудач вызывают пустые траты человеческой энергии. Зачастую неудачи возникают не столько как ошибка туроператора, а как результат плохого организационного решения управления. И в основном они могут быть исключены, если старшие исполнители четко следуют элементарным установкам, разрабатываемым положениям.

Техническая работа также требует специализированных знаний в области как технологии туризма, расчетов, оперативных источников, так и данных электронного процесса. Такие знания должны приобретаться  посредством обучения и (или) в ходе практической работы.

Творческая  работа, такая как научные источники  и адвертайзинг (реклама), требует высокой степени представления, видения и способности прийти к свежим идеям.

Административная  работа, выполняемая непосредственно  менеджером по продажам или турагентом, требует умения проводить или реализовывать установки, исполняемые другими.

Руководство, т. е. такая деятельность, которая  позволяет реализовать функции  руководителя (например, директора  по маркетингу), должна во всех случаях  побуждать сотрудников к эффективной  деятельности.

Даже на самом низком уровне функции  обычно включают два или более  основных видов работ. Чем выше функция (должность), тем больший круг работ  закрепляется за данным должностным  лицом. Высоко творческая натура обычно не терпит рутины, и если приходится сталкиваться с задачами рутинного  свойства, вряд ли возможно проявить свое мастерство. Работник, функционирующий  на уровне оперативного руководства, не обязательно должен быть хорошим  аналитиком, администратором или  лидером. Поэтому должность, вбирающая  в себя несколько различных видов  работ, требует от индивидуальной личности определенной степени многосторонности. Обычно в этом случае число квалифицированных  кандидатур ограничено, так как должностные  функции расширяют рамки предложенной деятельности.

Сам по себе руководящий принцип  мало влияет на то, сколько видов  работ закрепляется за функциональной должностью. Если необходимые виды работ распределены, должностное  лицо, как правило, почувствует, возможно ли вынести большую нагрузку. Решение в данном случае может быть принято в ходе управленческого наблюдения и изучения специалистов, таких как аналитики организации и линейные менеджеры.

Любые исполнительские  поиски организационного улучшения  должны разрабатываться с позиции  готовности к точному определению  новых функциональных обязанностей как по горизонтали, так и для штата. Но перед тем, как будут определены новые функции и должности, их стоимость должна быть продумана и добавлена к действующей оплате труда. Счета по дополнительной компенсации (пенсии, страховка, госпитализация и т. п.) должны быть внимательно изучены. Точно так же, как и стоимость офиса и секретарских услуг.

Помимо  введения новых должностей, текущее  организационное планирование оценивает  также действующие должности. Простой  вопрос: "Так ли уж необходима эта  работа?" - может привести к радикальным  изменениям. Деятельность, которая  когда-то была необходимой, может стать  устаревшей и требовать изменения  условий. Например, техническое обслуживание, разработанное на стадии введения нового туристского продукта и его цикла  обращаемости, может не пригодиться  после того, как реализация налажена. В бизнесе желание управлять  не потерпит роскоши или многообразия интересов.

Линейные  полномочия передаются от главного исполнителя  вниз через все ступени управления, вплоть до самого низшего звена оперативной  работы или старшего агента - супервайзера, т. е. до всех тех, кто руководит подчиненными.

За последние 10 лет штатная структура в туристских компаниях РК неоправданно увеличилась. Необходимо ее упорядочение, чтобы угнаться за ростом и сложностью задач компаний в условиях быстро развивающихся изменений в деловом мире туризма. Необходимость в новых штатных структурах, в частности ответственных за формирование долгосрочной стратегии, логистику и организационное планирование, оправдана, и такие структуры возникают, если правление четко осознает их важность.

В большинстве  туристских концернов главный распорядитель  устанавливает роль своей администрации. С учетом своего подхода к управлению он определяет диапазон или включает в контракт перечень полномочий своего офиса. Своими средствами распорядитель  вырабатывает стиль и методы исполнения работы, через организацию работы заставляя работников понять, что  работа должна быть выполнена соответствующим  образом, а также добиваясь, чтобы  работники всегда помнили, что означает имидж офиса главного распорядителя  данной компании. Но имидж может  меняться.