Организация дополнительных услуг в деловых гостиницах

     С целью гарантированного обеспечения  участников конференции номерами в  гостиницах, осуществляется предварительное  бронирование. Подбор средств размещения для иностранных или иногородних  участников конференции осуществляется на основании бюджета, в случае если оплату за размещение осуществляет непосредственно Заказчик. В случае, если участники конференции осуществляют оплату за свое размещение самостоятельно, подбор средств размещения осуществляется на основании их предварительных требований, как правило, на альтернативной основе. К услугам участников конференции предоставляются несколько гостиниц от 3 до 5 звезд недалеко от места проведения конференции.

     Заказчик  обязан проинформировать участников конференции относительно того, какие услуги он передал на аутсорсинг компании и как осуществляется связь с компанией. Это происходит посредством рассылок и размещения соответствующей информации на сайте организатора конференции с размещением интерактивной ссылки на сайт компании.

     В случае необходимости предоставления визовой поддержки иностранным  участникам конференции, осуществляется сбор необходимой информации от участников конференции, а также осуществляется пересылка соответствующих документов в загранучреждения РФ.

     Заказ легкового транспорта для встреч и проводов участников конференции  в аэропортах, их транспортировки  от гостиницы до места проведения конференции (если мероприятие происходит не в гостинице, в которой размещены участники) осуществляется либо на основании бюджета, либо, если таковой не предусмотрен на условиях оплаты услуг непосредственно участниками конференции. Предоставляются любые виды легкового транспорта (представительский, бизнес, эконом-класс), а так же микроавтобусы и автобусы.

     Организация экскурсий, культурной программы, пост-конгрессных  туров для участников конференции  и гостей осуществляется так же, либо на основании бюджета Заказчика  или предлагается в качестве опциона  непосредственно участникам конференции. При этом осуществляется сбор оплаты с участников конференции и предоставление всего комплекса туристско-экскурсионных услуг.

     Все положения, перечисленные выше, находят  отражение в договоре на организацию и проведение конференции. Данный договор является основным документом, на основании которого Заказчик и участники конференции получают все услуги, необходимые для проведения конференции.

3.2. Проведение конференции.

     Подготовка  к проведению конференции (т.е. работа по организации конференции) может продолжаться вплоть до ее открытия. Это связано с тем, что в процессе подготовки всегда возможны незначительные изменения отдельных элементов программы и внесение дополнительных корректировок для повышения качества обслуживания участников.

     Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следует просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

     В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

     Нужно позаботиться о том, чтобы при  проведении заседаний было обеспечено следующее:

     1) помещение для заседаний на  все время их проведений;

     2) обеспечить проход приглашенных  через вахту или проходную  без задержки. Для этого необходимо  заранее составить список приглашенных  и отдать на проходную;

     3) служебные машины или такси  для подвоза участников из  гостиниц или с вокзала;

     4) обслуживание в зале заседаний.

     Проведение  конференции начинается с прибытия первого участника конференции  в аэропорт и заканчивается с  вылетом последнего участника. В  течение всего периода проведения конференции осуществляются постоянный контроль качества предоставления услуг в соответствии с договором.

3.3. Виды банкетов.

   Служба организации конференций и банкетов обладает богатым опытом проведения мероприятий различного масштаба: от деловых встреч до конференций, сипозиумов, презентаций, банкетов, юбилеев и свадебных торжеств с возможностью аренды профессионального оборудования, а также с организацией разнообразного питания – кофе-брейков, бизнес-ланчей, бизнес-ужинов, фуршетов, банкетов.

     В зависимости от уровня сервиса различают следующие виды банкетов:

• Застолье с полным обслуживанием. Это обычно официальные мероприятия, масштабные торжества: визиты общественных деятелей и целых делегаций, презентации, выставки, конференции. На банкете с полным обслуживанием имеются четко составленные списки приглашенных, утвержденное меню, порядок посадки гостей. Каждую смену блюд осуществляют квалифицированные официанты. Строгое соблюдение правил расстановки посуды, сервировки, норм этикета, - приоритетные направления, характеризующие данные виды банкетов.
• Банкет с частичным обслуживанием. Данный тип застолья предпочтителен и наиболее популярен в случаях неофициальных мероприятий, семейных торжеств, свадеб, выпускных балов. Гости рассаживаются чаще всего в произвольном порядке. Специально приглашенные люди могут только осуществить оформление стола без услуг обслуживания. Конечно же, соблюдение всех правил сервировки остается неизменным.

   По  форме организации мероприятия  можно выделить такие виды банкетов, как:

• Фуршет. Такое название произошло от французского «a la fourchette», что дословно означает «на вилку». И, действительно, - при фуршете гости пользуются в основном одним столовым прибором – специальной вилочкой. Никаких ножей и ложек, - для многих это более комфортно, чем классические виды банкета.
• Банкет-коктейль. Здесь все еще более просто: полное отсутствие столовых приборов – если только шпажки. Столы на банкет-коктейль сервируются легкими закусками, такими как: канапе, волованы, тосты, тарталетки, блинчики, минишашлыки, фрукты. Непринужденная атмосфера банкета-коктейля хороша для встреч, совещаний, конференций.
• Банкет-чай. Застолье для любителей выпечки, десертов, шоколада, добротных сортов чая и натурального кофе. айный банкет проводится по любому удобному случаю и носит поразительно теплый, располагающий характер. Из предметов сервировки на банкет-чай первой необходимости можно выделить: десертные ложечки, вилочки, чашки, блюдца, креманки, розетки для варенья и меда, подносы, щипцы.
• Комбинированный банкет. Очень популярен. Сочетает в себе несколько видов банкетов. Проводится обычно по одному и тому же поводу, но использованием сразу нескольких помещений. Классический банкет, коктейль, фуршет – вот примерное грамотное сочетание мероприятий.
• Кофе – брейк или кофе – пауза – именно так называется небольшой перерыв на кофе или просто на отдых посреди насыщенного событиями или деловыми переговорами рабочего дня.

 
 
 
 

Практическая часть

1.Организация  деловых услуг

  в гостинице «Космос».

1.1. Общая характеристика  гостиницы «Космос».

   Гостиница Космос это великолепный образец советской архитектуры, 25-этажная гостиница, которая была построена в 1979 году в современном космополитическом стиле по французскому проекту. Гостиница Космос восхищает своей величественностью, превосходством не только гостей столицы, но и коренных москвичей. Гостиница Космос поражает не только грандиозной архитектурой здания, но и великолепным убранством холлов, изысканностью блюд многочисленных ресторанов, комфортностью и уютом номеров. В гостинице Космос Вы почувствуете себя на космической высоте. Добро пожаловать в гостиницу Космос!

   Гостиница Космос интересна прежде всего организаторам конференций, семинаров и крупных форумов, путешественникам и деловым людям, стремящимся получить в гостинице не только комплексное обслуживание проводимого мероприятия, но профессиональный уровень организации работы и комфортного отдыха. Гостиница Космос готова предоставить своим гостям 7 конференц-залов, 14 многофункциональных банкетных залов «Галактика», «Лунный» и «Вечерний Космос», Концертный зал (1000 мест), площади для проведения выставок («Мраморный холл», «Зеркальный холл», фойе концертного зала), дополнительное оборудование для проведения различных мероприятий.

   Гостиница Космос расположена на северо-востоке Москвы на одной из главных улиц города — проспекте Мира, в зеленом районе, в 20 минутах езды до центра. Напротив гостиницы Космос расположен Всероссийский выставочный центр (ВВЦ), Останкинская телебашня, Музей-усадьба графа Шереметьева. Относительно близко от гостиницы Космос находятся спорткомплекс «Олимпийский» и выставочный комплекс «Сокольники», Ботанический сад и Национальный заповедник «Лосиный остров». Из окон гостиницы открываются красивые виды Москвы. В 4 км. расположен Рижский ж/д вокзал, расстояние до аэропортов: Шереметьево — 35 км., Домодедово — 55 км., Внуково — 40 км.

   Гостиница Космос может принять до 2000 гостей Москвы. Номерной фонд гостиницы 1777 номеров, из них: 1311 стандартных номеров, 417 стандартных номеров Повышенной Комфортности, 28 номеров категории «Полулюкс», 9 номеров категории «Люкс», 6 номеров категории «Апартаменты», 6 номеров категории «Люкс Гранд».

   Номера  гостиницы оснащены ванными комнатами, кондиционерами, телефонами с международной связью, спутниковым телевидением, мини холодильниками. Тишина, удобная комфортабельная мебель, уютные холлы располагают к спокойному отдыху и плодотворной работе. В номерах высшей категории предоставляются дополнительные удобства: халат и тапочки, расширенный набор полотенец и аксессуаров, фен, новая мебель и т.д.

1.2. Бизнес - услуги и конференции. 

     К  услугам гостиницы «Космос» широкие возможности для проведения любых мероприятий: от деловых встреч, конференций, семинаров, фуршетов до крупномасштабных форумов, конгрессов, концертов, кинопоказов и выставок.

     В распоряжении 7 конференц-залов, 7 многофункциональных банкетных залов "Галактика" и "Вечерний Космос", Киноконцертный / Конгресс зал (1000 мест), площади для проведения выставок (Зеркальный холл, Мраморный холл, Фойе киноконцертного зала), дополнительное оборудование, беспроводной доступ в Интернет (по технологии Wi-Fi).

     В гостинице 7 обновленных конференц-залов  вместимостью от 10 до 250 чел.:

- "Меркурий"

- "Венера"

- "Плутон"

- "VIP"

- "Юпитер"

- "Нептун"

- "Сатурн"

     Все конференц-залы расположены на 3-м уровне, за исключением зала"VIP"(2-й уровень).  
         Зал "Сатурн" оборудован небольшой сценой.

     Для крупных мероприятий в Вашем  распоряжении 7 многофункциональных  банкетных залов "Галактика" и "Вечерний Космос" вместимостью от 20 до 500 чел.

          Банкетные залы многофункциональны, здесь можно провести любое мероприятие: банкет, фуршет, выпускной вечер или свадьбу, конференцию, презентацию, семинар.

          Кроме этого, ресурсы отеля для проведения мероприятий включают 7 конференц-залов (10-250 мест), Киноконцертный / Конгресс зал (1000 мест), а также выставочные площади.  

    Банкетные залы расположены на уровнях 2 ("Вечерний Космос") и 3 ("Галактика"). Возможно объединение малых залов внутри "Галактики" (№№ 1-5), так как перегородки между ними мобильны, что позволяет варьировать площадь зала в зависимости от масштабов Вашего мероприятия.  

         Прекрасная кухня, праздничное оформление залов, фигуры изо льда, масла и овощей, музыкальные и развлекательные программы, трансфер, фото и видеосъемка, дополнительное оборудование. 
           Большой опыт нашего персонала по организации и широкие возможности гостиницы - к Вашим услугам. Любое событие или мероприятие мы поможем Вам провести максимально удобно и интересно.

           Банкетные залы "Галактика" - это 6 банкетных залов:

• «Галактика Центральный»
• «Галактика 1»
• «Галактика 2»
• «Галактика 3»
• «Галактика 4»
• «Галактика  5»

           Залы "Галактика" расположены на 3-м уровне (или на 1 уровень выше главного холла) в правом крыле гостиницы. Интерьер выполнен в светло-синих тонах.

             Зал "Галактика Центральный" оборудован сценой и танцполом. Современный свет и звук.