Организация дополнительных услуг в деловых гостиницах

     Бизнес - услугам  относится организация банкетов и иных массовых мероприятий.

1.3. Значимость делового  туризма.

     В наше время каждый четвертый из десятков миллионов  человек, ежедневно покидающих свой дом, чтобы отправиться в поездки - ближние и дальние, краткосрочные и длительные, - делает это по служебной надобности. И весь огромный сектор поездок, совершаемых с самыми разнообразными деловыми целями, именуется деловым туризмом. Деловой туризм играет важнейшую роль в развитии национальной экономики любой страны, активно содействуя ее интеграции в мировой рынок. Деловой туризм очень многогранен.

     Свыше 73% объема делового туризма составляют корпоративные поездки - как индивидуальные деловые поездки, так и для участия в мероприятиях, проводимых промышленными и торговыми корпорациями. Сюда же относятся и инсентив – туры, поездки, организуемые компаниями в целях мотивации сотрудников, занятых в основном продвижением и продажей производимого этой компанией товара. Поездки, связанные с участием в съездах, конференциях, семинарах под эгидой политических, экономических, научных, культурных, религиозных и других организаций, составляют около 16% рынка делового туризма. И 11% объема делового туризма занимают поездки с целью посещения торгово-промышленных выставок, ярмарок и участия в их работе. С каждым годом деловые, культурные и научные связи между регионами и странами становятся все более интенсивными. Деловой туризм играет в этом важную роль. Развитие национальной экономики и интеграция ее в мировой рынок тоже немыслимы без развития сферы делового туризма.

     Деловая коммуникация, обмен технологиями и информацией, поиск новых рынков, поиск партнеров  для инвестиций и совместных проектов, продвижение компаний через PR- акции, обучение персонала и внедрение  корпоративной культуры - все это  деловой туризм. Деловой  туризм - это один из ресурсов интеграции и развития компаний, через участие  в выставках и конгрессах, через  бизнес-образование. Деловой туризм - это одно из важнейших условий  успешного бизнеса.

     Необходимость организации  и обслуживания как корпоративных поездок, так и многочисленных мероприятий в сфере делового туризма послужили причиной создания мощной индустрии услуг. Инфраструктура делового туризма включает выставочные центры , конгресс - центры, бизнес - отели, бизнес-авиацию, платежные системы, современные технологии, благодаря которым деловой человек вне зависимости от своего местонахождения способен держать руку на пульсе своего бизнеса.

     Деловая жизнь успешно протекает только там, где для  этого имеются соответствующие условия. Осознать актуальность создания в России среды, максимально благоприятной  для бизнеса, можно, ознакомившись  с результатами исследования "The Best Cities for Business" ("Города мира, наиболее благоприятные для бизнеса"), опубликованными в 2007 году американским деловым журналом "Fortune". В исследовании приняли участие 35 европейских городов. Москва и Санкт-Петербург оказались далеко не на первых местах по качеству деловой инфраструктуры. В условиях увеличивающейся динамики бизнеса необходимо искать новые ресурсы для развития делового туризма такие, как:

• развитие персонала  при использовании успешного  опыта своих коллег - организация  стажировок и различного рода обучающих  программ как в России, так и за рубежом;
• участие в различных  мероприятиях, связанных с расширением  деловых контактов, поиском и  разработкой новых механизмов по привлечению инвестиций;
• обмен информацией  и технологиями;
• реклама и всевозможные PR-акции;
• создание имиджа и  репутации и другие.

1.4.Особенности бизнес - отелей.

     Бизнес-отель-это специализированная гостиница для обслуживания бизнесменов.

     Бизнес - отели отличает расположение в центральных районах города. Для удобства клиентов здесь должно быть идеально налажено транспортное сообщен.

     Бизнес - отели отличаются от обычных туристических и внутренне. Так, второстепенной после транспортного сообщения является наличие необходимой техники в номерах. Довольно часто в бизнес - отелях есть бюро экспресс доставки. Еще одним важным фактором для деловых людей, делающих свой выбор в пользу таких гостиниц, является возможность аренды зала для совещаний. Некоторые компании для проведения корпоративных встреч выбирают именно эти залы. 

     Гостиницы бизнес класса рассчитаны на путешественников, деловых  людей и всех, кому ежедневно необходим  комфорт, быстрые коммуникации, удобное  месторасположение и отзывчивый персонал с обязательным знанием  иностранного языка.

Деловая клиентура  представляет определенные требования к гостиницам. Основными из них  являются:

• местонахождение  в центре города;
• сочетание всех черт домашней обстановки с чертами офиса  - полным набором услуг связи, оргтехники, компьютерной техники и т.д.;
• гостиницы должны располагать удобной и надежной системой резервирования;
• быстрое оформление по прибытии и въезде;
• приемлемая цена;
• удобные для клиента форма платежа с предоставлением  копии счета для отчета перед  компанией;
• круглосуточное обслуживание в номерах и другие.

     При организации встреч и конгрессов гостиница должна обеспечить безопасность и приватность встреч.

          Среди общего числа разнообразных гостиниц бизнес - отели стоят особняком. И дело здесь не только в высоких для обычного, предпочитающего путешествия комфортному пребыванию в отеле туриста. Большинство бизнес -отелей заключают договоры с клиентами на обслуживание их в течение нескольких лет, берут на себя организацию проведения деловых мероприятий и пр. Целевая группа бизнес - отелей очень узкая, что объясняет формирование конкретного спектра предоставляемых услуг. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Оборудование бизнес – центра

  в гостинице.

2.1. Световое и звуковое оборудования для

конференц-залов и бизнес - центров.

   Для проведения успешных переговоров и продвижения новых проектов ни один бизнес-центр не обходится без современного конференц-зала, оснащенного профессиональным конференц - оборудованием.

   Для оснащения конференц-зала требуется  качественное и надежное оборудование, которое должно отвечать самым высоким требованиям и стандартам.

   Поэтому, предварительно необходимо провести разработку проекта по установке и монтажу всех систем в зале.

   Для установки светового и звукового  оборудования необходим полный анализ конференц-зала, учитывающий множество  факторов, таких как: объемно-архитектурные  характеристики, применяемые строительные материалы и планируемое функциональное наполнение. К примеру, звуковая система ставится с учетом особенностей распространения акустических волн, плюс проектируется система звукоизоляции (для работы в соседних помещениях). А световое оборудование (коллективного и индивидуального пользования) для оснащения конференц-залов должно иметь удобный для пользователей размер, комфортную для глаз яркость и контрастность.

   Конференц - система, включает в себя комплект оборудования, с помощью которого удобно и эффективно проводить крупные корпоративные собрания, дискуссии и обучающие семинары. Основной задачей такой аппаратуры является усиление речи говорящего, а благодаря разнообразным режимам работы возможно управление обсуждением и регламентирование.

   В конференц-зале часто устанавливают систему видео и аудио связи. Это необходимо для осуществления экстренной, оперативной связи и обмена информацией с другими удаленными подразделениями, организациями, структурами при помощи телемоста, а также для проведения коллективного обсуждения вопросов. Таким образом, может проходить видео и аудио протоколирование происходящего. Для хранения записанных данных (в цифровом или аналоговом виде) создаются специальные архивы.

   Обычно  в состав конференц - системы входят центральный блок со встроенным процессором и контрольным дисплеем, консоли/пульты председателя и консоли/пульты делегатов и другие установки, требуемые для более совершенного проведения делового общения.

   Кроме того, в систему дополнительных возможностей проведения конференций входит:

• синхронный перевод (система, обеспечивающая проведение международных встреч и конференций без прерывания речи выступающего с одновременным переводом на неограниченное количество языков);
• прямое или поименное голосование;
• организация телефонного моста (связь с деловыми партнерами на дальних расстояниях);
• автоматическая активация пультов делегатов (достаточно просто заговорить);
• аудио-видео документирование обсуждения;
• звукоусиление (предназначено для озвучивания помещений больших площадей);
• управление встречи с помощью специализированного программного обеспечения;
• автоматическое наведение камеры на говорящего;
• видеоконференция (передает изображение и звук по телекоммуникационным сетям).

2.2.Бизнес-телефон

     Услуга  Бизнес Телефон — это телефонный номер плюс дополнительные возможности, позволяющие сделать работу в офисе более комфортной и эффективной. За последние годы с развитием технологий качество интернет-телефонии существенно выросло. Услуга Бизнес Телефон — более гибкая и экономичная альтернатива традиционному телефону.

Преимущества  услуги Бизнес Телефон:

1. Возможность сохранить номер за собой. Номер останется за вами, даже если вы захотите изменить месторасположение офиса.
2. Недорогой межгород. Вместе с номером вам бесплатно подключается услуга Бизнес Межгород, позволяющая существенно экономить на междугородных переговорах.
3. Постоянная техническая поддержка. Мониторинг состояния сетей ведется круглосуточно 365 дней в году. Работа по устранению проблемы начинается в момент вашего обращения.
4. Экономия на установке. Подключение обойдется вам дешевле, чем установка традиционного телефона, — в среднем на 25 %.
5. Экономия на организации многоканальной линии. При установке или переносе линии вы потратите меньше.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Организация и  проведение конференций.

3.1 Организация конференции.

     Конференция, как и любое деловое мероприятие - это напряженная работа, как  для самих участников, так и  для организаторов. Участники конференции, конгресса или семинара за ограниченное время должны обсудить стоящие перед  ними вопросы и принять, если это необходимо, конструктивное, взвешенное решение. Поэтому задачей менеджера отдела организации конференций гостиницы является максимальное удовлетворение задач, поставленных клиентом.

     Это достаточно сложный процесс, который  потребует большого количества сил и времени:

     - подобрать конференц-зал;

- создать  комфортную атмосферу, отвечающую  формату и целям делового мероприятия;

     - продумать и учесть множество  организационных моментов.

     Менеджер может предложить различные варианты проведения мероприятия согласно бюджету и ожиданиям, поможет подобрать необходимое конференц - оборудование, варианты кофе-брейков и меню для банкетов, предложит разнообразную культурную программу для участников мероприятия, а также по желанию клиента сможет скоординировать в целом мероприятие, чтобы не упустить ни одну деталь.

     Осуществление работ по проведению конференции  начинается после получения соответствующего запроса от заказчика. Основные требования к содержанию запроса - это указание дат начала и окончания конференции и числа участников, а также перечня услуг. Исходя из данной информации, составляется предварительная смета расходов на проведение конференции и определяется бюджет, если он не был задан заранее. Но заказчик планирует бюджет еще на стадии принятия решения об организации конференции. Поэтому в основном смета расходов составляется исходя из бюджета.

     В первую очередь необходимо подобрать  место проведения конференции, которое  обеспечит комфортное размещение участников, исходя из требуемого плана расстановки столов и кресел (плана рассадки). Место проведения конференции должно также соответствовать и иметь возможности для подключения и эксплуатации оборудования и технического оснащения, необходимого для организации конференции. После этого осуществляется подбор конкретного оборудования, исходя из его функциональных требований с учетом требований качества и бюджета. Также, исходя из бюджета, осуществляется выбор меню кофе-брейков, ланчей и всех иных услуг, необходимых для организации и проведения конференции.