Деловые беседы и переговоры. Методы переговоров. Протокол о намерениях

          В процессе индивидуального анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

• правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам?
• соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям, сложившейся ситуации и требованиям?
• насколько правильно определены аргументы или предложения о компромиссе? как повысить действенность аргументации в содержательном и методическом плане?
• что определило результат переговоров? как исключить в будущем негативные нюансы в процедуре проведения переговоров?
• кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?
• получение объективного и полного ответа на последний вопрос будет играть решающее значение для будущности организации.

             Условия эффективности переговоров. Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают ряд как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего, партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия:

• обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;
• они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений (соответствующее право на ведение переговоров);
• партнеры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;
• уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы;
• партнеры по переговорам должны в определенной мере доверять друг другу.

Для обеспечения эффективности  переговоров следует соблюдать  определенные правила. Основное правило состоит в том, чтобы обе стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. Самое главное на переговорах — это партнер. Его нужно убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

Переговоры — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь  общую базу, поэтому важно найти  общий знаменатель для различных  интересов партнеров. Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу. Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать правильно вопрос и уметь выслушать партнера.

Позитивные результаты переговоров  следует рассматривать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение  все интересы партнеров.

Переговоры считаются  завершенными, если их результаты подверглись  тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

            Целесообразно: по окончании переговоров подготовить отчет об их проведении, в котором дать анализ итогам и ходу переговоров.  

Партнеры по переговорам, решая собственные проблемы, смогут прийти к соглашению, если будут стремиться к установлению благоприятного психологического и коммуникативного микроклимата беседы, к поддержанию доброжелательного тона разговора. В любых вариантах переговорного процесса должно быть реализовано "золотое" правило: "Относись к другим так, как ты хотел бы, чтобы они относились к тебе". Установление, поддержание деловых контактов на высоком уровне культуры, соблюдение правил делового этикета позволяют повысить эффективность решения любых предметно-содержательных задач. Если с собеседником не установлен необходимый контакт, не найден "общий язык", бесполезно приводить разумные, объективные аргументы.

             Обобщая сказанное, хотелось бы еще раз подчеркнуть, что  важнейшими предпосылками успешного проведения переговоров является: хорошая подготовка, концентрация на предмете, ориентация на решение проблемы, стремление выработать общую позицию, учет личностных качеств партнера, реализм, соблюдение интересов, гибкость и т. д..

 

 

                              3. Протокол о намерениях

 

 Протокольные мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

 

          Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обес-печение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п.

 

           Для ведения деловых переговоров создается протокольная группа: в крупных компаниях образуют специальные протокольные отделы, на мелких фирмах подобные функции часто поручаются помощнику и секретарю генерального директора фирмы, которые будут вести записи содержания переговоров . Для деловых встреч выделяется специальное просторное, хорошо обставленное помещение с большим круглым или овальным столом для одновременного ведения переговоров группой партнеров численностью до 10 – 12 человек.

            Работник, которому поручена запись переговоров, кратко отмечает основные позиции сторон, разногласия и договоренности. После окончания переговоров он расшифровывает свои пометки и составляет запись переговоров, которая подлежит утверждению ответственным за ведение переговоров, подшивается в досье договора и вводится в компьютерный файл договора. На основании достигнутых на переговорах договоренностей работники оперативных коммерческих групп и отделов вносят обязательства сторон в свои комплексные планы с указанием контрольного срока их исполнения и контроля. Одновременно с составлением записи переговоров тот же или другой назначенный участник переговоров составляет справку на фирму контрагента, в которую заносятся все сведения о контрагенте, полученные в ходе беседы. Одновременно с этим даются персональные характеристики участвовавших в преговорах представителей контрагента: пьет, курит, сдержан или раскован, упорен в своей позиции или склонен к компромиссам, на каком направлении коммерческой деятельности специализируется, положение на фирме, пределы полномочий и т.д. Накопление справочных материалов на контрагентов является процессом создания "золотого запаса" коммерческой фирмы, обеспечивающего возможность другим работникам, назначенным на следующие переговоры с тем же контрагентом, заранее быть сориентированными в важных характеристиках его работы.

           Составление записей переговоров и справок на фирмы - это практика, применяемая всеми хорошо организованными компаниями. Не стоит сомневаться, что после переговоров представители  контрагента, вернувшись в отель, составят и запись переговоров, и справку на Вас и Вашу фирму.

        Если в результате переговоров не удалось прийти к подписанию обязывающего стороны договора или соглашения, но для фирмы желательно зафиксировать достигнутые договоренности для последующего развития сотрудничества, можно подписать протокол о намерениях (Letter of intent). Протокол о намерениях не порождает юридических обязательств. Его заключают для выражения совместной воли сторон, закрепления партнерских отношений. Предметом его, например, может быть совместное участие сторон в инвестировании строительства. При этом стороны не обязуются в будущем заключить договор о совместной деятельности по строительству, как было бы в случае предварительного договора. Их соглашение носит декларативный характер. 
           Различия между предварительным договором и соглашением о намерениях существенные. И чтобы отличить их друг от друга, названия отнюдь не достаточно - ведь не оно определяет сущность соглашения. Поэтому, как бы ни назывался оказавшийся перед вами документ, распознать его можно, прежде всего, по формулировке предмета. Если в нем сказано, что стороны обязуются заключить другой договор, описаны его условия - значит, речь идет о предварительном договоре. Если же в нем выражено обязательство о совместном сотрудничестве, поддержке в реализации каких-либо проектов или даже конкретное обещание помощи или содействия, налицо соглашение о намерениях.

          В тех случаях, когда контрагент отказывается подписывать протокол о намерениях, но фирма все-таки хотела бы зафиксировать хотя бы частичный прогресс в переговорах, чтобы впоследствии не возвращаться к уже согласованным вопросам, можно составить памятную записку (меморандум), подписать ее с двух сторон или хотя бы со своей стороны и экземпляр вручить контрагенту. Ни протокол о намерениях, ни тем более меморандум не имеют обязательной юридической силы, но в моральном плане привязывают контрагента к ранее согласованным решениям. Естественно, что подписанные протоколы о намерениях и меморандумы подшиваются в досье контрактов и соглашений, а также вводятся в компьютерные досье.

         Но, несмотря на то, что протокол о намерениях не имеет силы договора, он не так уж бесполезен. Ведь в случае возникновения спора суд будет принимать во внимание любые документы, позволяющие установить общую волю сторон: переписку, переговоры и, конечно, протокол о намерениях. Во многих случаях это может оказаться очень полезным. 

 

 

                                   Заключение 

Деловое общение - это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной-коммерческой и т.д.), т.е. цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. От качества делового общения зависят взаимопонимание, согласованность действий и четкость приоритетов, возникающих у субъектов, занятых общим делом. 

 
           Деловое общение - необходимая часть человеческой жизни, важнейший вид отношений с другими людьми. Вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления.

Не осознав общие закономерности, присущие процессу переговоров, невозможно правильно, с учетом ваших целей  и задач, построить взаимодействие с партнером. На начальных этапах , приступая к ведению переговоров ,не стоит жалеть время на анализ того, что произошло и происходит на данных переговорах, как строится процесс их ведения. В дальнейшем это будет сведено до автоматизма и не понадобится столь подробного разбора. Появится то, что обычно называется опытом ведения переговоров. Однако, чтобы это действительно произошло, придется потратить немало усилий.

Нельзя научиться вести  переговоры, не участвуя в них. Поэтому  при наличии любой возможности, имеет смысл ее использовать. С  каждыми новыми переговорами приобретается  опыт, оттачиваются навыки.

За переговорами - как средством урегулирования конфликтных и кризисных ситуаций, а также средством, обеспечивающим сотрудничество различных социальных субъектов большое будущее. Они приходят на смену силовым и командным методам, обеспечивая наиболее гармоничное развитие социальной и экономической жизни. И они требуют уже сейчас специалистов своего дела, обладающих высоким творческим потенциалом, хорошо разбирающихся в тайнах избранной профессии, умеющих принимать продуманные и тщательно взвешенные решения.

 

 

                Список использованной литературы

1. Башмарин И.В. Современные требования к использованию трудовых ресурсов. //Кадры. - М.: 2004, №1. - с. 15-18.

2. Виханский О.С. Менеджмент. 3-е изд. М.: Гардарики, 2000. - 528 с.

3. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. - М.: ТК Велби, 2004. - с. 504;

4. Психология и этика делового общения. – 3-е изд., 2001. – 257 с.

5. Евенко Л.И. Эволюция концепций  управления человеческими ресурсами  // Стратегия развития персонала.  Материалы конференции. - Нижний  Новгород, 2005.

6. Иванцевич Дж. М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Юнити, 2003. - 276 с.

7. Культура делового общения: Практическое пособие. / Под ред. Кузина Ф.А., 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Ось – 89, 2000. – 345 с.

8. Международные стандарты общения. Бизнес – этикет. – М.: ИНТЕРНЕТ-ТРЕЙДИНГ,2005. – 345 с.

9. Пугачев В.П. Руководство персоналом  организации. - М.: Аспект-Пресс, 2003. - 279 с.

10. Рубин Дж.., Пруйт Д., Ким де Сунг. Социальный конфликт: эскалация, тупик, разрешение. - СПб.: прайм - ЕВРОЗНАК, 2002 - 352с. (секреты психологии).

11. Столяренко Л.Д. Психология управления: Учебное пособие/Л.Д. Столяренко.-Изд. 2-е. Ростов н/Д: Феикс, 2005.-512с.

12. Управление персоналом. Учебник  для вузов/ под ред. Т.Ю.Базарова. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2002. - 423 с.

13. Шонберегер Р. Японские методы управления производством. - М.: Экономистъ, 2000. - с. 318;

14. Цыпкин Ю.А. Управление персоналом. - М., Юнити, 2003. - 348 с.

 

 

                            Приложение №1

       Эта схема четко показывает специфику каждого переговорного процесса, каждый из переговоров носит универсальный характер и может быть востребован всегда и в различных сложных ситуациях.

 

Таблица 1- Анализ результатов делового общения:  

Деловая беседа: 1. Установление контакта 2. Уточнение задач 3. Сообщение информации (изложение позиции) 4. Постановка проблемы 5. Объяснение позиции 6. Обмен мнениями 7. Подведение итогов	Деловые переговоры: 1. Установление контактов 2. Установление задач, цели и содержания (переговоров) 3. Предъявление информации (изложение позиций) 4. Обсуждение позиций 5. Согласование позиции 6. Принятие решения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         Приложение №       

 

 

        

                                        

                                        ПРОТОКОЛ О НАМЕРЕНИЯХ

 

г. _________ «___» ____________ 200__ г.

 

_______________________________________________________ (далее Сторона-1)

                                                                  (название предприятия, учреждения, организации)

в лице _______________________________________________________________________,

                                                                                         (должность, ФИО)

действующего на основании _____________________________________, с одной стороны,

                                                                                                (устава, доверенности, положения и т. п.)