Деловые беседы и переговоры. Методы переговоров. Протокол о намерениях

            Переговоры – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении  всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры. Это основной способ получить от других людей то, чего мы хотим. Каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые его затрагивают; всё меньше и меньше людей соглашаются с навязанными кем-то решениями. Будь то в деловой сфере, правительственных кругах или в семье, люди достигают большинства решений путём переговоров.

           Переговоры протекают в виде деловой беседы по вопросам, представ-ляющим интерес для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей. Для успешного развития бизнеса (фирмы, предприятия и т.д.), необходимо умение вести переговоры со сторонними организациями. Переговоры существенно различаются по своим целям: заключение договора о поставках, на проведение научно-исследовательских или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации деятельности и т. д.

Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что называется де-ловым общением. Как правильно составить официальное письмо или пригла-шение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах уделяется большое внимание. Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности.

Личные встречи  и переговоры — наиболее трудная и ответственная форма переговоров. Они требуют большого умения владеть собой, обладания находчивостью, быстротой ориентации для того, чтобы принимать правильные оперативно-тактические решения при быстро меняющейся ситуации, способность к поиску и нахождению компромисса, проявлению гибкости. Крайне полезно индивидуальное знание характера и личных качеств партнера по переговорам или умение составить в короткое время правильное представление о нем, выявить действительные его намерения и возможности. Для быстрейшего достижения поставленной цели следует тщательно готовиться к предстоящим переговорам, предусматривать возможные ситуации, не полагаться на стереотипы, подбирать так команду, чтобы ее участники могли оказать вам помощь в возникающих ситуациях. 

Умение вести  переговоры - это умение не говорить, а слушать. Опытные коммерсанты часто стремятся отдельными вопросами и репликами разговорить оппонента, что позволяет им заранее проанализи-ровать его позицию и продумать возможные варианты контраргументов.

Переговоры составляют значительную часть профессиональной дея-тельности деловых людей, предпринимателей, менеджеров, специалистов разного уровня, работников социальной сферы, политических лидеров и т.д. В "Словаре русского языка" С.И. Ожегова переговоры определяются как – «обмен мнениями с деловой целью». Однако, в отличие от деловых бесед, под деловыми переговорами понимается речевое общение между собесед-никами, которые обладают необходимыми полномочиями от своих органи-заций (учреждения, фирмы и т.д.) для установления деловых отношений, разрешения спорных вопросов или выработки конструктивного подхода к их решению. Это значит, что в отличие от деловых бесед, переговоры - процесс, участники которого являются представителями хотя бы двух сторон (учреж-дений, фирм и т.д.), уполномоченными осуществлять, соответствующие де-ловые контакты и заключать договоры. Значение деловых переговоров невоз-можно переоценить. Именно переговоры (межличностные или групповые) предполагают обсуждение конкретного предмета с конкретной целью. Достижение цели переговоров всегда связано с выработкой совместной программы действий по какому-либо направлению деятельности. 

Сейчас значительно расширился круг лиц, связанных по роду своей  деятельности с разными деловыми (в том числе и зарубежными) партнерами. Чтобы успешно вести  дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Становясь частью единого делового мира, мы все в большей мере переносим  существующие общие закономерности на нашу действительность, требуя и  от отечественных партнеров цивилизованного  общения.

Очень важны и психологические  аспекты делового общения. Вопрос, с  которым постоянно сталкиваются деловые люди, как построить беседу, переговоры. Важно понимать общие  закономерности делового общения, что  позволит анализировать ситуацию, учитывать  интересы партнера, говорить на общем  языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение  не является исключением.

Исходя из всего вышесказанного, мы можем сделать вывод, что овладение навыками делового общения является необходимым для всех деловых людей. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.

                             2.1. Методы ведения переговоров   

   От уровня организации деловых переговоров во многом зависит успех в достижении поставленных целей, впечатление о серьезности фирмы, т.е. ее имидж в деловых кругах. Переговоры - это взаимозависимые процессы выработки, обмена и выполнения определенных наборов обещаний, удовлетворяющих основные интересы всех сторон, непосредственно участвующих в переговорах. Процесс переговоров с позиции сотрудничества распадается на три процесса: адекватная коммуникация; эффективное просвещение; ответственное использование власти.

При правильном применении правил и  психологических приемов, можно  добиться наиболее благоприятных условий  для фирмы. Необходимо развивать такие качества как: выдержка, самообладание, ум, правильная стратегия. Переговоры состоят из трех основных частей (фаз): подготовка переговоров, процесс переговоров и анализ результатов.

Как спланировать переговоры, чтобы  они прошли успешно? Каждое заключение сделок предполагает совпадение зачастую очень разных интересов. Совместное обсуждение проблем и нахождение приемлемого решения удается  лишь тогда, когда обе стороны  уходят с переговоров с чувством, что они извлекли выгоду из подписанного соглашения.

            Для углублённого рассмотрения предмета необходимо широко использовать на переговорах приведённые ниже методы:    

                                    Вариационный метод.

       При подготовке к сложным переговорам (в том случае, если заранее мож-  но предвидеть негативную реакцию противной стороны) надо выяснить:

1. от каких аспектов идеального решения (с учетом проблемы в комп-лексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться;
2. в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам;
3. какие аргументы необходимы , чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.);
4. какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок;
5. какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов.

         Такие рассуждения выходят за рамки чисто альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности живости мышления и реалистических оценок.

                                             Метод интеграции.

              Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации. Применение этого метода не гарантирует достижения соглашения в деталях; пользоваться им следует в тех случаях когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций.

     Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров вы от него ожидаете.

Не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.

                                         Компромиссный метод.

              Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться, что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к  согласию путем уступок, приемлемым для обеих сторон партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмот-рения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей. Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия.

                                              Метод уравновешивания.  

Определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы  побудить партнера принять Ваше предложение. Вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера.

Рассмотрите комплекс проблем  с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с  этим преимущества. Обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации. Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Приведенные методы ведения  переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и  принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

Вступая в переговоры, участники  могут использовать различные стра-тегии их ведения. Выделяют две основные стратегии ведения переговоров:

Позиционный торг - это стратегия переговоров, при которой стороны ориентированы на конфронтацию и ведут спор о конкретных позициях – то, чего стороны хотят добиться в ходе переговоров. Интересы – это то, почему стороны хотят добиться того, о чём заявляют. Участники переговоров стремятся к реализации собственных целей в максимальном полном объёме; действия участников направлены друг на друга. Выделяют два стиля торга: мягкий и жёсткий. Мягкий стиль торга ориентирован на ведение перегово-ров через взаимные уступки ради достижения соглашения. Жёсткий стиль торга – стремление твёрдо придерживаться выбранной позиции с минимальными уступками.

Переговоры  на основе взаимного учёта интересов – это стратегия ведения переговоров, предполагающая взаимное стремление к выработке решения, максимально удовлетворить интересы каждого из них. Участники совместно анализируют проблему и ищут варианты её решения.

                        2.2. Подведение итогов переговоров.

              Независимо от того были переговоры успешными или безрезультатными их итоги должны быть обсуждены:

Если ход переговоров  был позитивным, то на завершающей  их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые  затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характе-ристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться .уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров  необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем. То есть, следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

Переговоры можно считать  завершенными, если тщательно и ответст-венно проанализированы результаты и приняты необходимые меры для их реализации; сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров.  Анализ итогов переговоров преследует следующие цели:

• сравнение целей переговоров с их результатами;
• определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;
• деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

              Анализ итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

1. Анализ сразу по завершении переговоров - такой анализ помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);
2. Анализ на. высшем уровне руководства организацией - такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели:
• обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив;
• оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;
• определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;
• получение дополнительной информации о партнере по переговорам;
3. Индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров.