Шпаргалка по "Культура речи"

 

12.     Служебная документация: понятие о служебном документе, типы документов, унификация языка служебных документов.

Служебными называют документы, которые  составляются от имени предприятия  или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно  официально-деловой стиль. Эти документы  должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

Понятие "служебный документ" охватывает многие формы управленческой деятельности, которые выражаются с  помощью соответствующих документов:

планирование - посредством подготовки различных планов;

учет - в виде составления и обработки  статистической, бухгалтерской и  оперативно-технической документации;

инструктирование - в виде издания  инструкций, методических указаний;

контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и т.д.

Документация, будучи тесно связанной  со всеми формами управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в качестве способа  и средства реализации возложенных  на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому  оно является одним из средств  укрепления законности, контроля исполнения, трудовой дисциплины.Юридическое значение документов чрезвычайно важно для управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя  правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие - а к ним можно отнести практически  любой документ - наделяются юридической  функцией в случаях использования  их в качестве доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Современный служебный документ - это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики  языка слов. Языковой материал, содержащийся в элементах оформления документа  или во внетекстовых формах передачи информации - чертежах, схемах, диаграммах и т. д., выполняет вторичную, ориентирующую функцию.[8]

По способу синтаксической организации  речи, а также по виду ее пунктуационного  и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов:

Традиционная линейная запись связной  речи:

Тексты документов c линейной записью речи представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д.

Трафарет - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов - бланки справок, командировочных удостоверений.

Процесс создания трафаретных документов - это выделение для группы однородных документов постоянных частей текста или реквизитов и определение  объемов пробелов для вписывания меняющихся сведений. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов в русском языке: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета  не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения.

Встречающиеся в практике документы  можно разделить:  
–       по назначению (удостоверяющие какие-либо факты или права и содержащие определенные сведения, например, справочного характера);  
–       по источнику происхождения (официальные, исходящие от государственных учреждений, и частные, исходящие от частных лиц);  
–       по способу изготовления (рукописные, машинописные, типографические, комбинированные, изготовленные средствами малой полиграфии и репрографии, а также с помощью фотографии);  
–       по очередности происхождения (оригинал, подлинник, копия – точное воспроизведение оригинала).

13.     Трудные случаи именного согласования и глагольного управления в письменной деловой речи.

Структура сложного предложения. В  деловой письменной речи, преобладают  простые предложения. Однако это  не означает, что сложные предложения  менее значимы для текстовой  организации в официально-деловой  письменности. Сложное предложение  передает сложную мысль, отражая  сложные отношения тех или  иных социально-правовых ситуаций. Точно  определить те или иные смысловые  отношения помогают союзы и союзные  слова. Именно поэтому использование  их должно быть корректным. Особенно это  относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными  словами: не только ...., но и; как.... так  и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как  и др.

Причины возникающих ошибок сводятся к следующему:

·  иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только крупные и средние предприятия сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов;

·  встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении: В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии;

·  нередко составители документов неоправданно усложняют текста, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщенных различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами) сложных предложений: В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок; Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины. Подобные предложения должны рубрицироваться, т.е. члениться на составные части, графически отделенные одна от другой. Рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.

 

14.     Технология публичного выступления (ораторское искусство): подготовка речи, поиск материала, словесное оформление. Виды речей.

Публичное выступление представляет собой  процесс передачи информации, основная цель которого - убедить слушателей в правильности тех или иных положений.

Технология “message house” имеет плюсы и минусы:  
 
(+) компактность, графичность, чёткость структуры, универсальность содержания (подходит для любой темы выступления), возможность самостоятельного использования; наименьший (среди известных) коэффициент искажения информации в процессе восприятия выступления;  
 
(-) В процессе обучения иногда наблюдается психологический барьер отдельных людей к работе в модельных ситуациях, технология не рассчитана на переговорные и протяженные во времени коммуникационные процессы, не имеет запасных вариантов при изменении темы выступления.

Пошаговое рассмотрение технологии публичного выступления

Шаг 1. Определите цели выступления.

Выясните, зачем вам нужно выступать? Какую  цель вы преследуете? Есть множество  целей для публичного выступления, но все их можно свести к нескольким.

· Информировать слушателей - рассказать им о новом опыте, посвятить в  обстоятельства интересующего всех дела.

· Убедить слушателей - подготовить  их к признанию той или иной точки зрения, способа решения  проблемы.

· Побудить к действию - вызвать отклик аудитории и желание что-либо изменить в окружающем мире.

Нередко в выступлении в той или  иной мере выражены все три цели, но какая-то из них действительно  главная.

Успешно реализовать цель своего выступления  возможно только при знании аудитории, ее особенностей и потребностей. Наилучшей  всегда оказывается речь, которая  резонирует с представлениями и  желаниями слушателей.

Шаг 2. Соберите информацию о вашей аудитории.

Одно  дело - выступать перед специалистами, другое - перед дилетантами. Возраст, социальное положение, личные и общественные интересы, степень осведомленности  о предмете выступления, отношение  к докладчику тоже весьма влияют как  на восприимчивость аудитории, так  и на ее интерес к теме доклада. Небезразлична докладчику и степень  близости к слушателям 
Замечательно, если вы организуете сбор информации об аудитории в соответствии с логическими уровнями: среда (окружение) - привычный стиль поведения - способности (знания) - убеждения (мнения, ценности, предубеждения) - самопредставление (профессиональное и личностное) - миссия (общие цели, которые поддерживает большинство аудитории).  
Весьма полезным окажется знание о лидерах мнений (людях, которые задают тон оценкам и мнениям какой-либо группы) данной аудитории. Это, собственно, стабильные показатели аудитории.

Непосредственно перед выступлением стоит прояснить  для себя и ситуативные показатели, а именно: эмоциональное состояние  собравшихся, их ожидания по поводу выступления.

Собрав  эти ценные данные, попытайтесь понять, в каком виде вы можете быть представлены собравшимся. Тут много выборов: можно подчеркнуть свой статус, возраст, принадлежность к какой-то определенной группе, можно обозначить род своих  занятий и степень своей профессиональной подготовленности и т. д. Выборов  много, но далеко не все из них подходят к вашим целям и особенностям аудитории. Срабатывает эффект выступающего.

Шаг 3. Конструируйте свой образ.

Мнение  людей подвергается более сильному влиянию со стороны выступающих, которые кажутся экспертами в  своей области и вызывают доверие.

Впечатление об искренности человека и доверие  к нему (а следовательно, и эффективность  воздействия) могут быть усилены, если он ясно и выпукло аргументирует  позицию.

Однако  если у вас очень высокий авторитет  перед данной аудиторией, то он все  же будет оказывать на нее влияние (даже если аудитория и будет знать  о ваших прагматических целях  и намерениях) из одного желания  совпасть с авторитетной личностью.

Для нас одним из наиболее существенных является "внешний знак" авторитета - титул, звание и прочее, обозначающие ценность личности через ее социальную роль. Достаточно сообщить, что перед  нами "профессор", "генерал", "директор", как вступают в силу определенные установки восприятия, ранее сложившиеся оценки и ожидания.

Авторитетная  личность или знаменитость подтверждает достоинство того или иного товара (идеи), или человека, или явления.

Шаг 4. Определите свою роль.

Определив особенности аудитории, с которой  вы будете иметь дело, важно определиться с той ролью, которую вы будете использовать при выступлении.

Исследователь А. Добрович считает, что для успешного психологического воздействия нужна особая социально-психологическая роль: "Если вы способны по отношению к своему слушателю выступить в роли Божества - считайте, что он уже загипнотизирован. С той же секунды как признал вас таковым". [6]

Специалисты по суггестивной лингвистике подчеркивают необходимость для суггестивного (внушающего) воздействия на аудиторию  таких ролей, иначе возникает  проблема барьера восприятия. А. Добрович предложил набор ролей, имеющих суггестивное воздействие:

Роль  Покровителя. Покровитель - значит могучий  и властный, но добрый к тебе человек, опора в бедах, утешение в страданиях, предмет благоговения.

Роль  Кумира. Кумир необязательно могуч, необязательно добр к тебе, но он знаменит, обаятелен, пользуется всеобщим восторженным восхищением.

Роль  Хозяина или Господина. Может  быть, он недобр к вам, может быть он, не является кумиром публики. Не в этом дело. Любое его слово - закон. Попробуйте не подчиниться - есть нечто похуже смерти: пытки, когда  смерти ждут как счастливого часа. Роль Авторитета. Этот обладает ограниченной властью и не обязан творить благие дела. Благо уже в том, что он больше других разбирается в каком-нибудь общеполезном и важном деле. К нему нельзя не прислушиваться. Не воспользуешься его советом - гляди, сядешь в лужу.

Роль  Виртуоза или Ловкача. Выступая в  этой роли, вы даете понять, что умеете совершать невозможное. Хорошее  или плохое - не важно. Виртуозный делец, из-под земли добывающий то, чего иным и не снилось; виртуозный вор-карманник; виртуозный игрок, фокусник, стихоплет, спорщик - что угодно. В любом случае вы завораживаете публику и даже ограбленный вами субъект не может  не восхищаться вашей ловкостью  и не позавидовать ей в глубине  души.