Особенности исполнения функций налогового агента по налогу на доходы физических лиц в России

Регистр налогового учета рассчитан на один налоговый период (календарный год). Регистр в организации ведется в электронном виде. Заводят его при первом же начислении и выплате доходов человеку. Даты выплаты доходов в регистре указывают в соответствии со статьей 223 НК РФ (письмо Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-328).

По окончании года сведения, отраженные в регистре, используют при составлении справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ. Чтобы корректно заполнить этот документ, в регистре налогового учета предусмотрена графа «Месяц налогового периода». В ней отражают тот месяц, в котором полученный гражданином доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Все показатели в регистре налогового учета (кроме суммы НДФЛ) отражают в рублях и копейках. Сумму налога показывают в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывают, суммы в 50 коп. и более округляют в большую сторону).

При заполнении разделов регистра налогового учета по НДФЛ используют справочники, утвержденные ФНС России. Например, при заполнении раздела, в котором отражаются персональные данные человека,  применяют справочники «Коды документов» и «Коды регионов». Чтобы указать гражданство, адрес и код страны постоянного проживания нерезидентов, используют Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. В отношении налоговых резидентов указывают код России - 643. При отражении доходов и налоговых вычетов руководствуются справочниками «Коды доходов» и «Коды вычетов». Так же учитывают, что налоговые вычеты положены только резидентам в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ по ставке 13 % (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Хранят регистры налогового учета по НДФЛ не менее четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Ведь не обнаружив регистров, налоговики могут привлечь налогового агента к ответственности по ст. 126 НК РФ.

Регистры налогового учета ведут персонально по каждому человеку, который получает от организации доходы, облагаемые НДФЛ.

Я бы хотела рассказать об ответственности за отсутствие регистров налогового учета. Отсутствие регистров является грубым нарушением правил, за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность. Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, налоговая инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 р. Если нарушение обнаружено в течение нескольких налоговых периодов, размер штрафа увеличится до 30 000 р.

 Нарушение, которое привело  к занижению налоговой базы, повлечет  за собой штраф в размере 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 р. Такие меры ответственности предусмотрены статьей 120 НК РФ. 

За непредставление регистров по требованию налоговой инспекции организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ. Пункт 1 этой статьи предусматривает штраф в размере 200 р. за каждый непредставленный документ. Пункт 2 - штраф в размере 10 000 р. за отказ от представления документов и сведений о налогоплательщиках.

За отсутствие регистров по заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать должностных лиц организации (например, руководителя) на сумму от 300 до 500 р. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В Приложении 2 представлен регистр налогового учета по НДФЛ за 2013 г. № 67. Теперь рассмотрим порядок начисления НДФЛ в организации.

В таблице 6 приведены данные по заработной плате администрации организации, по которым проведем начисление НДФЛ.

 

Таблица 6 - Данные для исчисления НДФЛ, в рублях

ФИО	Должность	Заработная плата за декабрь 2013 г.	Заработная плата за январь-ноябрь 2013 г.	Данные для стандартных вычетов
Ларина Е.Д.	Начальник отдела кадров	24650	271150	Дети: 1 ребенок 5 лет, единственный родитель
Юрьева А.Ю.	Юрист	22950	252450	Дети: 2 детей 2-х и 6-ти лет
Горюнова А.П.	Директор	38284	421124	Дети: 1 ребенок 22 лет, студент очной формы обучения
Чащина В.Б.	Главный бухгалтер	29750	327250	Дети: 1 ребенок 18 лет, студент очной формы обучения; 2 ребенок 9-ти лет, 3 ребенок 2-х лет

 

Налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет. Налоговый вычет предоставляется в двойном размере единственному родителю [2]. Рассмотрим в таблице 7 вычеты, которые положены сотрудникам, представленным в таблице 6.

 

Таблица 7 - Суммы и виды предоставляемых налоговых вычетов, в рублях

ФИО сотрудника	Должность	1 ребенок	2 ребенок	3 ребенок
Ларина Е.Д.	Начальник отдела кадров	2800
Юрьева А.Ю.	Юрист	1400	1400
Горюнова А.П..	Директор	1400
Чащина В.Б.	Главный бухгалтер	1400	1400	3000

 

Как видно из таблицы 7, начальнику отдела кадров Лариной Е.Д. полагается двойной вычет на ребенка, т.к. она является единственным родителем.

Налоговый вычет на детей действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода, превысил 280 000 р. Начиная с месяца, в котором указанный доход превысил 280 000 р., налоговый вычет на детей не применяется (статья 218 НК РФ пункт 4) [2]. Лариной Е.Д. и Юрьевой А.Ю. в декабре 2013 г. полагаются вычеты, т.к. их доход за предшествующие 12 месяцев не превысил 280 000 р., что видно из таблицы 8.

 

 

 

 

Таблица 8 - Заработная плата работников для подтверждения права применения стандартных налоговых вычетов по сотрудникам Горюнова А.П. и Чащина В.Б. за 2013 г., в рублях

Месяц отчетного года	Заработная плата нарастающим итогом
	Горюнова А.П.	Чащина В.Б.
январь	38284	29750
февраль	76568	59500
март	114852	89250
апрель	153136	119000
май	191420	148750
июнь	229704	178500
июль	267988	208250
август	306272	238000
сентябрь	344556	267750
октябрь	382840	297500
ноябрь	421124	327250
декабрь	459408	357000

 

Из таблицы 8 видно, что начиная с августа 2013 г. Горюновой А.П. не предоставляется вычет на детей, а Чащиной В.Б. с октября 2013 г. не предоставляется вычет на детей.

Проведем расчёт НДФЛ за 2013 г. по сотрудникам администрации фирмы (таблица 9).

 

Таблица 9 - Расчет НДФЛ по сотрудникам за 2013 г., в рублях

Месяц отчетного года	Ларина Е.Д.	Юрьева А.Ю.	Горюнова А.П.	Чащина В.Б.	Итого
I	II	III	IV	V	VI
январь	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	1400	5800	12800
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	36884	23950	102834
I	II	III	IV	V	VI
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4795	3114	13368
февраль	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	1400	5800	12800
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	36884	23950	102834
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4795	3114	13368
март	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	1400	5800	12800
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	36884	23950	102834
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4795	3114	13368
Итого НДФЛ за 1 квартал 2013 г.	8522	7859	14385	9341	40105
апрель	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	1400	5800	12800
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	36884	23950	102834
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4795	3114	13368
май	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	1400	5800	12800
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	36884	23950	102834
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4795	3114	13368
июнь	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	1400	5800	12800
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	36884	23950	102834
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4795	3114	13368
Итого НДФЛ за 2 квартал 2013 г.	8522	7859	14385	9341	40105
Итого НДФЛ за 1 полугодие 2013 г.	17043	15717	28770	18681	80211
июль	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	1400	5800	12800
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	36884	23950	102834
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4795	3114	13368
август	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	0	5800	11400
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	38284	23950	104234
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4977	3114	13550
сентябрь	24650	22950	38284	29750	115634
I	II	III	IV	V	VI
вычет	2800	2800	0	5800	11400
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	38284	23950	104234
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4977	3114	13550
Итого НДФЛ за 3 квартал	8522	7859	14749	9341	40469
НДФЛ за 9 месяцев 2013 г.	25565	23576	43518	28022	120680
октябрь	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	0	0	5600
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	38284	29750	110034
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4977	3868	14304
ноябрь	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	0	0	5600
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	38284	29750	110034
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4977	3868	14304
декабрь	24650	22950	38284	29750	115634
вычет	2800	2800	0	0	5600
налоговая база по НДФЛ	21850	20150	38284	29750	110034
НДФЛ к удержанию из зарплаты	2841	2620	4977	3868	14304
Итого НДФЛ за 4 квартал	8522	7859	14931	11603	42913
НДФЛ за 2013 г.	34086	31434	58449	39624	163593

 

Таким образом, на примере четырех сотрудников ООО «БВГ - СИСТЕМЫ» был показан порядок расчета налога на доходы физических лиц.

Так как по окончании года сведения, отраженные в регистре, используют при составлении справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, рассчитаем НДФЛ и рассмотрим порядок заполнения данной справки на примере данных сотрудницы организации Ерохиной Н.В.

Ерохина Наталья Викторовна, гражданка России (дата рождения - 15.10.1983, паспорт серии 64 03 N 142 354, проживает по адресу: 410050, г. Саратов, ул. Малиновая, д. 14, работает продавцом в ООО "БВГ-Системы".

Она написала заявление на предоставление ей в 2013 г. стандартных вычетов по НДФЛ на несовершеннолетнего ребенка. Прав на иные вычеты нет. Доходы Ерохиной за 2013 г. показаны в таблице 10. Налог со всех доходов удержан. Задолженностей перед бюджетом по НДФЛ у организации  на дату запроса справки не имеется. Заполним справку по форме 2-НДФЛ на сотрудницу. В таблице 10 приведем доход Ерохиной за 2013 г.

 

Таблица 10- Доходы, выплаченные Ерохиной Н.В. в 2013 г., в рублях

Месяц	Вид дохода	Сумма	Итого с начала года
Январь	Заработная плата	12000,00	12000,00
Февраль	Заработная плата Пособие по временной нетрудоспособности	8400,00 1307,40	21707,40
Март	Заработная плата	12000,00	33707,4
Апрель	Заработная плата	12000,00	45707,4
Май	Заработная плата	12000,00	57707,40
Июнь	Заработная плата	12000,00	69707,40
Июль	Заработная плата Отпускные	6782,61 5673,92	82163,93
Август	Заработная плата	12000,00	94163,93
Сентябрь	Заработная плата	12000,00	106163,93
Октябрь	Заработная плата	12000,00	118163,93
Ноябрь	Заработная плата	12000,00	130163,93
Декабрь	Заработная плата	12000,00	142163,93

 

В 2013 г. все доходы сотрудницы облагались по ставке 13%, поэтому заполнять нужно одну справку.

Рассмотрим порядок заполнения справки. В поле "Признак" ставим код 1, так как из доходов удерживался НДФЛ. Далее указываем реквизиты ООО "БВГ - Системы" и личные данные работника. Обратим внимание на некоторые нюансы. Если у физического лица нет ИНН, то соответствующее поле останется незаполненным. Ерохина является налоговым резидентом, поэтому в поле "Статус налогоплательщика" укажем код 1. Код России берем из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ) - 643. Код документа, а также другие необходимые для заполнения справки коды можно взять из справочников, данных в Приложениях к Приказу ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@(ред. Приказа ФНС России от 06.12.2011 №ММВ-7-3/909@).

Все значения (кроме сумм налога) записываются в рублях и копейках. Суммы НДФЛ фиксируются в полных рублях. Код заработной платы - 2000, пособий по временной нетрудоспособности - 2300, отпускных - 2012.

Разберемся со стандартными вычетами. Стандартные вычеты на детей полагаются за все месяцы, пока доходы не превысят 280 000 р. Доходы сотрудницы не превысили данный лимит. Определим величину вычетов. У Ерохиной один несовершеннолетний ребенок, вычет на которого составляет 1400 р. в месяц. Общая сумма вычетов за 2013 г. будет равна 16800 р. (1400 р. x 12 мес.). Обратим внимание на следующий момент. В новой редакции справочника код вычетов в 1400 р. на всех детей - 114. Облагаемый доход составит 125363,93 р. (142163,93 р. - 16800 р.). Отразим его в строке 5.2. Сумма НДФЛ – 16297 р. (125363,93 р. x 13%). Весь налог удержан и перечислен в бюджет. Значит, сумму налога укажем в строках 5.3, 5.4 и 5.5. 

Нюансы, требующие особого внимания. Справки по форме 2-НДФЛ можно представить лично, по почте или через Интернет. Причем по почте с описью вложения разрешается отправить сведения, как на бумаге, так и на электронных носителях. Чтобы сообщить о невозможности удержать налог с доходов физического лица, также заполняют справку по форме 2-НДФЛ. Способ расчета суммы перечисленного налога с доходов работника, если у организации имеется на конец года задолженность, допускается выбрать самостоятельно.

Образец заполненной справки приведен в Приложении 3.

Далее проанализируем общую сумму начисленного и уплаченного налога на доходы физических лиц за 2011 - 2013 гг. по данным ООО «БВГ-СИСТЕМЫ» (таблица 11).

 

 

Таблица 11 - Анализ начисленного и уплаченного НДФЛ за 2011 - 2013 гг. по данным ООО «БВГ-СИСТЕМЫ», в тыс. руб.

Показатель	2011 г.	2012 г.	2013 г.	Изменение за 2012 г.	Изменение за 2013 г.
1. Сумма начисленной заработной  платы (фонд оплаты труда)	6785	8745	10759	1960	2014
2. Сумма причитающихся  вычетов по НДФЛ	584	996	1452	412	456
3. Налоговая база по  НДФЛ (стр. 1 - стр. 2)	6201	7749	9307	1548	1558
4. Ставка по НДФЛ, %	13	13	13	0	0
5. Сумма НДФЛ, подлежащего  уплате в бюджет (стр. 3 ∙ стр. 4) : 100	806	1007	1210	201	203
6. Сумма заработной платы  к выплате (стр. 1 - стр. 5)	5979	7738	9549	1759	1812