Вопросы коммуникации в современных организациях

 

Согласно полученным результатам, индекс удовлетворенности пользователей официальной статистической информацией Мордовиястата составил 7,36 и индекс доверия пользователей - 7,03 (1 - соответствует минимальному значению и 10 - максимальному уровню), что свидетельствует о достаточно высоком уровне доверия к официальной статистической информации и органам государственной статистики.

Наибольшие значения индекса удовлетворенности пользователей характерны для представителей федеральной и муниципальной власти (7,41 и 7,49 соответственно). Наименьшие значения индекса удовлетворенности характерны для представителей научных организаций (7,21).

Наиболее высокие оценки получили такие аспекты, как работа сотрудников статистической службы (8,42), уровень обслуживания с использованием электронной почты и по телефону (7,82) и качество представления статистических данных (7,40). Наиболее низкие оценки характерны для уровня доверия к ключевым показателям (6,84) и информации, размещенной на сайте статистической службы (7,04). Общая оценка качества статистической информации (7,24) близка к среднему уровню удовлетворенности.

Наиболее высокими оказались оценки работы сотрудников статистической службы и качества обслуживания у представителей органов исполнительной власти. Низко оценивают работу сотрудников статистических служб и качество обслуживания представители научных организаций и средств массовой информации.

Все категории пользователей примерно одинаково оценили качество всей статистической информации по сравнению с оценкой информации, размещенной на сайте. Наиболее критичными при оценке качества информации были также представители научных организаций и региональных органов власти. Информацией, размещенной на сайте Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по РМ, менее всего удовлетворены представители научных организаций и муниципальной власти; наиболее высокой была оценка официальной статистической информации пользователями, работающими в федеральных органах власти и СМИ. Оценки различных параметров качества данных приведены на рисунке 2.3.    

 

Рисунок 2.3 – Сводная диаграмма оценки различных параметров качества

статистических данных, представляемых Территориальным органом

Федеральной службы государственной статистики по РМ, %

 

Наиболее высокие оценки качества  получили такие параметры, как надежность и актуальность данных. Более половины респондентов высоко оценивают указанные параметры, а еще около 40% - достаточно позитивно. Далее по степени убывания идут следующие характеристики: детализированность данных и периодичность представления данных. Наиболее критично оценивается оперативность выхода статистических данных.

Сводные оценки различных параметров качества данных официальной статистической информации, предлагаемые разными группами пользователей, приведены на рисунке 2.4.

 

 

 

 

Рисунок 2.4 – Сводная диаграмма средних оценок параметров  качества данных официальной статистической информации различными

 целевыми группами, %

 

Оперативность выхода данных получила минимальный средний балл из всех оцениваемых параметров (6,97). Представители региональной власти оценили  данный параметр ниже среднего уровня по выборке (6,39), в то время как наиболее высокая оценка данного параметра наблюдается среди представителей бизнес-структур (7,4).

Наиболее высокую среднюю оценку получил такой параметр качества информации, как надежность данных (в целом по выборке 7,48 балла). По другим параметрам качества данных наблюдаются достаточно близкие оценки у представителей различных групп пользователей. 

 

С целью выявления общего мнения потребителей статистических услуг о Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики по РМ им было предложено несколько различных утверждений. Уровень согласия или несогласия с ними респондентов является показателем общего отношения пользователей к Территориальному органу Федеральной службе государственной статистики по РМ, что отражено на рисунке 2.5.

Рисунок 2.5 – Согласие с утверждениями о деятельности  Территориальный орган Федеральной службы государственной  статистики по РМ, %

 С утверждением о том, что  Территориальный орган Федеральной  службы государственной статистики  по РМ предоставляет статистическую  информацию хорошего качества, согласилось более половины опрошенных (53%), частично согласны с данным утверждением 40% и лишь 6% выразили свое несогласие.

Более половины респондентов согласны с тем, что предоставляемые статистические данные отражают наиболее заметные тенденции в обществе; не согласны с таким утверждением только 7% участников исследования.

Чуть меньше половины респондентов считают, что Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по РМ предоставляет беспристрастные данные; примерно столько же отмечают, что он регулярно предоставляет потребителям свои информационные материалы и услуги.

В целом деятельностью Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по РМ довольны более трети респондентов (38%), чуть более половины опрошенных довольны ею частично (52%). И лишь небольшая часть респондентов сказали о своей неудовлетворенности деятельностью Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по РМ (5%), а остальные затруднились с ответом. Наиболее высокий средний балл удовлетворенности деятельностью Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по РМ в целом у представителей федеральной власти (7,26), а наименьший - у представителей бизнеса (6,70).

Индекс доверия пользователей к официальной статистической информации по результатам исследования за 2009г. составил 7,03.

Рисунок 2.6 иллюстрирует, как меняется уровень доверия пользователей к основным статистическим показателям.

 

Рисунок 2.6 – Уровень доверия пользователей к основным статистическим

показателям,  %

 

Наибольшую степень доверия респонденты отмечают по отношению к статистическим данным Мордовиястата о численности населения. Значение этого индекса составляет 7,54. Более половины опрошенных доверяют этим данным, а еще треть респондентов частично доверяют. Далее следуют темпы роста валового регионального продукта (6,93), денежные доходы населения (6,74) и уровень безработицы (6,70). Меньше всего доверия у респондентов вызывает информация об уровне инфляции (6,31). Доверяет ей только треть (34%), в то время как не доверяют 15%,  остальные доверяют лишь частично.

Опыт проведения исследования в целом свидетельствует об эффективности используемых Мордовиястатом методических решений в области маркетинговых исследований и возможности их использования для оценки различных сторон деятельности статистической службы. Разработанный инструментарий в отношении проведения маркетинговых исследований удовлетворенности и доверия пользователей позволяет решать поставленные перед отделом маркетинга Мордовиястата задачи - оценивать потребность и уровень удовлетворенности статистическими данными у различных категорий пользователей, определять степень их доверия к официальной статистической информации. Полученная информация и накопленный методический опыт могут быть использованы для дальнейшего развития системы исследований удовлетворенности пользователей деятельностью Территориального  органа Федеральной службы государственной статистики по РМ и качеством статистической информации.

Таким образом, полученные результаты оценки удовлетворенности и доверия пользователей к официальной статистической информации Мордовиястата свидетельствуют о достаточно высоком уровне удовлетворенности и доверия, о позитивной оценке различных сторон деятельности статистической службы, прежде всего его сотрудников, и предлагаемых услуг. Но следует отметить, что исследование выявило и ряд некоторых проблем в коммуникационном процессе Мордовиястата: низкий уровень доверия пользователей к ключевым статистическим показателям,  к информации, размещенной на сайте; низкий уровень востребованности информационно-справочных материалов представителями научных организаций и муниципальной власти; слабая оценка оперативности выхода статистических данных; популярность бумажных источников информации вместе с непопулярностью данных сайта Территориального органа Федеральной службы государственной статистики  по РМ; информационно-справочные издания не характеризуются достаточной подробностью содержащихся данных; низкая востребованность безбумажных способов получения информационно-справочных материалов; средняя оценка пользователями статистической информации; низкая востребованность статистической информации на научные исследования и разработки; незначительная доля пользователей статистической информации из служб маркетинга организаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Совершенствование процесса  коммуникаций в Территориальном

органе федеральной службы государственной статистики по

Республике Мордовия

3.1 Развитие дистанционной работы 

 

Современный сотрудник имеет возможность работать в любом месте, сделав свой офис мобильным. Переносные рабочие станции, компьютеры, «ноутбуки» -все это сделало информационные офисные системы более доступными, более дешевыми и более оперативными в работе практически из любой точки.

Переносные компьютерные рабочие станции преодолели ограничение мобильности. Теперь нет нужды собирать всех сотрудников в одном месте в одно и то же время. Офис может быть в любом месте - дома (дистанционная работа), у клиента, в гостинице, в поезде и даже в самолете - везде, где бы ни оказался работник.

Электронные средства связи, с помощью которых сотрудники компании могут связаться с головным офисом, расширяют мобильность офисного пространства, позволяя людям находиться практически в любом месте, собирая, сохраняя и передавая требующуюся информацию.

Новейшие средства электронно-оптической связи позволили совмещать текст и изображение и проводить деловые встречи и конференции.

Телеконференции означают экономию времени и средств, затрачиваемых на командировки либо на содержание дорогостоящих зданий и помещений. Поэтому эффективность конференций и встреч, которые все-таки проводятся традиционно, намного повышается.

Другой вариант организации рабочих мест – принцип телеработы, когда служащие связаны со своим рабочим местом через компьютер.

 Совершенствование информационных  технологий может как повысить  эффективность коммуникаций, так и снизить ее. Поэтому для эффективного использования технических достижений необходимо придерживаться правил эффективной коммуникации:

1. Определите, какая информация является срочной.
2. Какая информация должна копироваться или переадресовываться и кому.
3. Кому и какая информация должна поступать.
4. Установите периодичность уничтожения электронных и других документов.
5. Определите сроки ответа на каждый вид коммуникации.
6. Не превышайте установленный максимальный объем сообщений.
7. Выработайте правила проведения совещания.

 

3.2 Применение информационных технологий

 

Применение современных технологий нацелено на внедрение «безбумажных» методов работы. Существует расхожее мнение, что управляющие проводят большую часть рабочего времени на деловых встречах и в телефонных переговорах.

С развитием современных технологий и внедрением их в работу офиса, стало возможным не только сохранение информации в электронной или цифровой форме, но и сохранение бумажных копий. Таким образом, количество сохраняемой информации удваивается. Эпоха «безбумажной» работы еще впереди. Сопротивление людей внедрению стопроцентной электронной офисной среды продолжается. Действительно, сохранение всей информации на жестком диске не избавляет от поступающих бумаг. Технология пока еще не достигла того уровня, какого хотелось бы. Технология пока еще не может полностью удовлетворить потребности.

Позитивная сторона информационной технологии заключается в том, что она позволяет достичь следующих целей:

1. Сократить время получения  информации (то есть свести к  минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).

2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся  работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).

Кроме этого, среди способов совершенствования коммуникаций в организации необходимо отметить следующие.

Руководитель на всех уровнях организации должен представлять потребности информации как собственные, так и своих начальников, коллег, подчиненных. Он должен оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Информационные потребности зависят от целей руководства, принимаемых им решений, оценки результатов его работы и его отдела, а регулирование информационных потоков в значимой мере облегчит процесс коммуникаций в организации.

Управленческие действия – еще один пример из числа действий руководителя для осуществления эффективного обмена информацией. Например, руководитель может проводить встречи с одним или несколькими подчиненными для рассмотрения текущих проблем, расстановки приоритетов, в некоторых организациях существует система коротких совещаний раз в неделю. Также сотрудники могут просить на встрече с руководителем или собирать совещание отделов. Планирование, реализация и контроль формируют дополнительные возможности управленческого действия для совершенствования коммуникаций. Обсуждение, прояснение новых планов, вариантов стратегий, целей, контроль хода работ, отчеты – дополнительные действия, подвластные руководителю.