Вопросы коммуникации в современных организациях

На базе полученных данных Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики  по РМ выпускается информационный материал, содержащий социально-экономические индикаторы, рассчитанные на душу населения, анализируется доля каждого региона в составе Приволжского федерального округа в производственной, инвестиционной и строительной сферах. В связи с высокой оперативностью формирования сводных таблиц, данная информация является одной из самых востребованных республиканскими органами власти и управления, так как позволяет всецело определить место республики в социально-экономическом развитии Приволжского федерального округа, ее вклад в дело успешного продвижения экономических реформ. Для того, чтобы рассмотреть получение нужного рода информации от населения республики, необходимо исследовать организацию коммуникационного процесса в Мордовиястате.

Зарождение идеи. Обмен  информацией  начинается  с  формулирования  идеи  или   отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею  или  сообщение  следует сделать  предметом  обмена.  Его  роль  заключается   в   проектировании   и кодировании информации с последующей передачей другим  участникам  процесса.

Очень важно правильно и  тщательно  сформулировать  свою  идею,  сделать  ее конкретнее,  с  тем,  чтобы  она  стала интересной  и   притягательной   для получателя.   Предварительно    отправитель    должен    осуществить    свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.

Так, например, в связи с Всероссийской переписью населения, которая проводилась в октябре 2010 года, необходимо было обратить внимание общественности и привлечь население к участию в переписи.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать  идею,  отправитель  должен  с  помощью  символов закодировать ее, использовав  для  этого  слова,  интонации  и  жесты  (в частности, при выступлениях в СМИ). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. Мордовиястат использовал общеизвестные каналы, такие как - электронные  средства  связи, включая    компьютерные    сети,    электронную    почту,    видеоленты    и видеоконференции.  Выбор  средства  сообщения  не  ограничился   единственным каналом.  Использовалось два  или  большее  число  средств коммуникаций  в  сочетании.  Тем не  менее  исследование  показало,  что  одновременное  использование средств обмена устной и  письменной  информацией  обычно  эффективнее,  чем, только обмен письменной информацией.

Передача. Для передачи сообщения использовалась по большей части вербальная  коммуникация, представляющая собой выступления руководителей и сотрудников как на выставках, конференциях, так и по радио и телевидению. Речь является самым  универсальным  средством  коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего  теряется  смысл сообщения. 

Декодирование. После передачи  сообщения  получатель  декодирует  его. Декодирование - это перевод символов отправителя в  мысли  получателя.  Если символы,  выбранные  отправителем,  имеют точно  такое  же   значение   для получателя, последний будет знать,  что  именно  имел  в  виду  отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не  требуется,  процесс обмена информацией на этом должен завершиться. В данном случае население должно было отреагировать на сообщения о Всероссийской переписи населения и активно участвовать в ней.

 

 

2.2 Анализ электронного  документооборота как средства 

коммуникации для Территориального органа федеральной службы

государственной статистики по РМ

 

 

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот также исключительно важен для правильной организации статистического, финансового и управленческого учёта.

Закон об официальном статистическом учете и административный кодекс обязывает предприятия и организации вовремя и достоверно представлять статистическую информацию, но порой возникают некоторые затруднения, которые можно связать с причинами субъективного характера. Часто во многих организациях статистическую отчетность делает бухгалтер, отсюда разное понимание статистических и бухгалтерских показателей, особенно, если организация находится на упрощенной системе налогообложения. Если сроки сдачи налоговой и другой бухгалтерской отчетности и статистической отчетности совпадают, возникают трудности, связанные с переносом на более поздние сроки сдачи отчетов в статистику, что мешает их своевременной проверке и обработке. В связи с этим много времени занимают напоминания по телефону респондентам о сроках предоставления, недостаточно времени остается на более детальный анализ самих отчетов.

В этой ситуации многое зависит от профессиональных качеств респондента (в данном случае лица, уполномоченного предоставлять статистическую информацию). WEB-сбор облегчит работу, позволит избежать возможной личной неприязни в процессе общения, исключить конфликтные ситуации и соответствовать веянию времени.

Системы документооборота внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед Мордовиястатом. Наиболее частыми из них являются:

1. обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
2. поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
3. поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
4. исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
5. исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Использование системы электронного документооборота позволяет значительно повысить производительность труда персонала, сокращает время, затрачиваемое на процессы документооборота. У Мордовиястата существует сложившаяся система документооборота, и по мере роста организации она расширяется, что приводит к необходимости ее анализа. Во многом повышение производительности зависит от особенностей документооборота на предприятии, но нельзя исключать и человеческий фактор. Результаты работы сотрудников с системой электронного документооборота, возникающие при этом проблемы или задержки также необходимо отслеживать, учитывать и анализировать.

Неэффективное использование системы электронного документооборота мешает развитию предприятия. Ведь вовремя не полученная информация или документ зачастую ведет к потере времени, денежных средств.

Существуют проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Наиболее общие из них - это:

1. консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота;
2. фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы;
3. постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Отсутствие систем электронного документооборота в большинстве случаев не воспринимается руководителями предприятий как проблема, так как у них недостаточно мотивации изменить сложившийся порядок вещей.

Так например, в правовых системах «Гарант», «Консультант» наряду с календарем налоговой отчетности существует календарь статистической отчетности, но редко кто из должностных лиц, ответственных за предоставление статистической информации, обращается к нему.

 

 

2.3 Оценка эффективности  коммуникативного процесса  в

Территориальном органе федеральной службы государственной

статистики по РМ

 

 

Для Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по РМ показателям эффективности коммуникативного процесса является индекс удовлетворенности пользователей  официальной статистической информацией.

Для оценки эффективности коммуникативного процесса Мордовиястата можно проанализировать результаты исследования пользователей официальной статистической информации и оценки их удовлетворенности в 2011 году.

Более половины ответов получены от органов власти и управления – 64,3%, от предприятий и организаций - 27%  и  8,7% - других пользователей. Основная масса потребителей приобретает статистическую информацию более 3 лет (57%).  О  возросшем интересе  к статистической  информации  свидетельствует тот факт, что по данным опроса, круг возможных клиентов, использующих  статинформацию, может быть увеличен на 11%. Как один из факторов, сдерживающих темп  увеличения объемов продаж статистической информации, является ограничение или  отсутствие финансовых возможностей заказчиков на приобретение информации. В частности 8% респондентов (администрации городских поселений) обосновали отсутствием в их бюджете  соответствующей статьи расходов  и  10% получением необходимой статистической информации от вышестоящих организаций.

Мотивацию целей  приобретения статических публикаций иллюстрирует диаграмма, изображенная на рисунке 2.1:

Рисунок 2.1–Мотивация целей приобретения статистических публикаций, %

Как видно из диаграммы рисунка 2.1, информация, предоставляемая Мордовиястатом, наиболее востребована по производственной необходимости (56,5%), а также для исследования рынка товаров и услуг (17,4%). Это обусловлено потребностями организаций, которые на основе анализа приобретенных статистических изданий, принимают организационные управленческие решения. Следует отметить, что на научные исследования и разработки приходится незначительная доля (1,4%), что обусловлено низкой востребованностью данной информации в этих сферах.

Основными пользователями (61%) статистической информацией являются руководство и финансово-экономическая служба предприятий и организаций, 17% - аналитическая служба и служба маркетинга.

Проведенный опрос позволяет сделать вывод, что 63% заказчиков являются приверженцами традиционного способа получения и восприятия информации, то есть в печатном виде и только 22% предпочитают электронный вид. Одним из основных инструментов повышения уровня осведомленности пользователей о статистических изданиях является  ежегодный каталог изданий Мордовиястата  (76%);   информацию о  выпускаемых  статистических публикациях из Интернета и из прессы потребители узнают - 7% и 10% соответственно. Подавляющее большинство пользователей удовлетворяет информация о новых статистических публикациях  (каталог, WEB-сайт). Положительно на этот вопрос ответили 70% пользователей. Это свидетельствует о том, что пользователи знакомы с WEB-сайтом Мордовиястата, но основную информацию получают из бумажных источников, что обусловлено минимальным представлением информации на сайте организации с целью обращения пользователей к платным печатным источникам.

Потребителям статистической информации было предложено также оценить актуальность, надежность, полноту информации, а  также полиграфическое исполнение источника статистической информации. Результаты опроса представлены на рисунке 2.2.

 Рисунок 2.2 – Оценка потребителями основных характеристик источников

статистической информации Мордовиястата, %

 

Как свидетельствуют данные рисунка 2.2, в целом выпускаемая статистическая информация оценивается пользователями позитивно (25%, 21%, 27% и 27% соответственно). Однако, значительный процент пользователей (22%, 25%, 24% и 29% соответственно) оценивает основные характеристики источников статистической информации ниже среднего. Это обусловлено необходимостью получения более подробной информации по различным сферам жизнедеятельности общества, в том числе  городских  поселений,  сельских  администраций, особенно по вопросам, касающимся уровня жизни населения: заработной платы, размера пенсий, уровня преступности и безработицы, строительства.

На основе полученной в результате маркетингового исследования информации были рассчитаны индекс удовлетворенности и индекс доверия пользователей к официальной статистической информации за 2011 год. В таблице 2.1 представлены результаты расчетов данных индексов и их компонентов.

Таблица 2.1 - Расчет индекса удовлетворенности пользователей  официальной статистической информацией Территориального органа Федеральной службы государственной статистики  по РМ

Показатель	Значение  показателя
Средняя оценка качества статистической информации	7,24
Средняя оценка качества представления статистических данных	7,40
Средняя оценка информации, размещенной на сайте Территориального органа Федеральной службы государственной статистики  по РМ	7,04
Средняя оценка обслуживания клиентов, получающих информацию по электронной почте и телефону	7,82
Средняя оценка работы сотрудников статистической службы	8,42
Средняя оценка доверия к важнейшим статистическим показателям, публикуемым Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики  по РМ	6,84
Средний балл для общей оценки Территориального органа Федеральной службы государственной статистики  по РМ	7,19
Средний балл для оценки деятельности  в целом Территориального органа Федеральной службы государственной статистики  по РМ	6,92
Индекс удовлетворенности пользователя	7,36
Индекс доверия пользователей	7,03