Вопросы коммуникации в современных организациях

Эти этапы можно представить в виде простой модели коммуникативного процесса:

 

 

Рисунок 1.1 – Этапы коммуникативного процесса

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. На этом этапе он должен принять в расчет множество факторов, чтобы осуществить эффективный обмен информацией. В действительности необходимо осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как отправить сообщение, и уверенность в адекватности и уместности идей с учетом конкретной ситуации и цела.

После зарождения идеи идет этап кодирования и выбора канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. Это кодирование превращает идею в сообщение. Далее отправитель выбирает канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования идеи. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоконференции и т. д.

Далее следует этап передачи информации. На этом этап отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие по ошибке принимают за сам процесс коммуникаций. Но передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.

Четвертым этапом является этап декодирования. После передачи сообщения отправителем, получатель декодирует его. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Однако по некоторым причинам, получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель.

С помощью обратной связи руководитель имеет возможность узнать, правильно ли сотрудник его понял. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и должен пройти все этапы обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь – реакция на то, что услышано, увидено или прочитано. Информация в вербальном или невербальном оформлении отсылается отправителю, свидетельствуя о мере понимания, усвоения и согласия с сообщением. Обратная связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и понято. Руководитель не может изначально рассчитывать на то, что переданная им информация будет воспринята правильно, также руководитель, который не сможет наладить обратную связь придет к выводу, что эффективность его действий резко снижена. Также, если обратная связь с работниками будет заблокирована, в конце концов, руководитель окажется изолированным. Обратная связь способствует значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией, хотя двусторонний обмен протекает медленнее. Обратная связь позволяет обеим сторонам подавлять возникшие помехи. Так, существуют преграды, обусловленные восприятием. Учет числа факторов из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией позволяет не допустить снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, обусловленные восприятием. И одна из таких преград возникает по причине конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного ими опыта.

Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Эта характеристика исключительно важна для обмена информацией. Из нее следует, что во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими в физическом смысле. Как следствие, идеи, закодированные отправителем, могут оказываться искаженными и не полностью понятыми.

Кроме этого наличие семантических барьеров приводит к тому, что слова могут иметь разные значения для разных людей, и информация не всегда может быть воспринята правильно. Семантические затруднения могут быть также обусловлены расхождением способов, которыми люди приписывают значение группам символов. Семантические барьеры могут быть опасны для компаний, действующих в многонациональной среде, а также семантические барьеры, обусловленные культурными различиями, могут крайне затруднять деловые переговоры.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Искажение может быть непреднамеренное (из-за затруднений в межличностных контактах) и сознательное (изменить смысл сообщения в своих интересах). Также искажение может произойти вследствие фильтрации.

Сообщения, отправляемые наверх, могут быть искажены в силу несовпадения статусов уровней организации (тенденция снабжать «высшие звенья» положительной информацией). Также помеха передачи достоверной информации наверх – страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию, он отсеивает менее важную информацию, оставляя, по его мнению, более важную. Также происходит и с обменом информацией. Но понимание руководителем важности не всегда совпадает с пониманием работников организации.

Кроме этого, если структура организации продумана плохо, возможности руководителя планировать и добиваться целей снижается. В организации с многочисленными уровнями управления вероятность искажений гораздо больше, так как каждый уровень может корректировать и фильтровать информацию.

Также проблемы могут вызвать неудовлетворенный состав, способ организации власти и распределения задач. И, конечно, конфликты между различными группами и отделами, могут создать серьезные проблемы в коммуникациях.

Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или  сигналов,  между двумя или более индивидами. Она соединяет  определенным  образом  участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.

Коммуникационная  сеть  состоит  из  вертикальных,  горизонтальных  и диагональных  связей.  Вертикальные  связи  осуществляются  сверху  вниз  от руководителя  к  подчиненному.  Горизонтальные  связи  осуществляются  между равными по уровням работниками или частями организации.  Диагональные  связи - это связи с другими начальниками и подчиненными.  Взаимосвязь  этих  сетей создает реальную структуру организации.

Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера  группы  приводит  к возрастанию   количества   возможных   коммуникационных  отношений.  Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть,  зависит  ее  влияние  как  на сокращение, так  и  на  увеличение  разрыва  между  посланным  и  полученным значением, и соответственно деятельность персонала может отличаться  большей или меньшей эффективностью.

Особенно важно  знание  типов  коммуникационных  сетей  или  структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей  для  групп разной численности можно  выделить  четыре  основных  типов:  колесо,  цепь, круг, сложный круг (или всеканальная).      

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в  сетях типа  «колесо».  Одно  лицо  занимает  центральное  место  в  коллективе   и большинство членов этой группы при определении своей позиции  сориентированы на центр. Это связано  с  лидерскими  функциями  лица  находящего  в  центре «колеса», его возможностями оказывать больше социального влияния  на  других членов группы. Оно также связано с ответственностью за  передачу  информации и принятие окончательных решений.

Если члены группы соединены между собой, как  звенья  одной  цепи,  в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы  имеем  сеть  типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с  тем, кто расположен рядом с ними. Примером полностью децентрализованных групп  являются  «всеканальные» сети, которые используются, как правило,  тогда,  когда  необходимо  участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют  еще  открытыми коммуникациями.

 

 

1.3 Современные средства  коммуникации в менеджменте

 

 

Бурное развитие информационных технологий, способствовало радикальному изменению способа коммуникации и обмена информации между членами организации. Так, например, это позволило в значительной мере расширить возможности менеджера следить за производительностью групп или отдельных работников, повысить скорость принятия решений и обмен информацией. Наибольшее влияние на способ передачи и обмена информацией между организациями оказали два крупнейших изобретения в информационных технологиях – создание компьютерных сетей и средств беспроводной связи.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации:

• электронная почта,
• голосовая почта,
• факс,
• телеконференция,
• видеоконференция,
• электронный обмен данными (электронный документооборот),
• интрасети, или внутренние сети.

Данные информационные технологии повлияли на организацию рабочих мест в современных организациях довольно сильно. Общение и обмен информацией меду персоналом организации больше не ограничены временем или пространством. Уничтожение физических и пространственных ограничений  означает, что структура современной организации должна не только поддерживать, но и способствовать движению информационных потоков с высокой скоростью. Благодаря этому появились новейшие организационные схемы виртуальных организаций, обучающих организаций, организации без границ и пр.

Благодаря развитию информационных технологий в организации появляются новые профессии – так, например, «читатель электронной почты».  Американская компания «Forrester Consulting» обнаружила, что в США до 44% крупных корпораций принимают на работу людей, чья обязанность – читать электронную почту. Как выяснилось, читатели электронной почты необходимы для проверки исходящих писем на предмет наличия в них информации представляющей коммерческую тайну или интеллектуальную собственность.

Такого рода контроль осуществляется в 48% крупных компаний. В целом же содержанием исходящей электронной почты в той или иной мере обеспокоены от 71% до 76% корпораций, работающих в сфере информационных технологий.

Электронная почта вызывает много вопросов. Как выяснилось по результатам опроса представителей IT-компаний, исследователи из «Message Labs», 60% фирм готовы отказаться от ее использования, если ситуация с распространением вирусов и спама не изменится в лучшую сторону. Остальные 40% признали, что испытывают «волнение» в связи с угрозами их бизнесу, так  или иначе исходящими от электронной почты. Только 29% опрошенных выразили какой-то оптимизм по этому поводу. Надежда только на то, что e-mail через какое-то время безнадежно устареет и сольется с другими видами коммуникаций, вроде беспроводной и мгновенной передачи данных.

Новые информационные технологии позволяют создать виртуальные рабочие места. При такой организации используются огромные офисные помещения, оснащенные передвижной мебелью, переносными телефонами и портативными компьютерами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Организация коммуникаций  на примере Территориального 

органа федеральной службы государственной статистики по РМ

2.1 Исследование коммуникативного  процесса в Территориальном 

органе федеральной службы государственной статистики по РМ

 

 

Территориальный орган  Федеральной службы государственной статистики по РМ (Мордовиястат)  создан и действует в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением Федеральной службы государственной статистики Российской Федерации (Росстат).

Основными видами деятельности Территориального органа  Федеральной службы государственной статистики по РМ являются: государственное  управление в области статистики и социологии, создание и использование баз данных и информационных ресурсов.

Деятельность Территориального органа  Федеральной службы государственной статистики по РМ направлена на выполнение Федеральной программы статистических работ, обеспечение достоверности статистической отчетности, подготовку и представление органам государственной власти и управления статистической информации о социально-экономическом положении РМ. С целью повышения достоверности, полноты и своевременности представления статистических данных проводится работа с подотчетными предприятиями и организациями РМ.

В Территориальном органе  Федеральной службы государственной статистики по РМ происходит ежемесячный сбор и обработка следующих унифицированных форм отчетности: П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», П-2 «Сведения об инвестициях», П-3  «Сведения о финансовом состоянии организации», П-4 «Сведения о численности и заработной плате». Кроме этого в Территориальном органе  Федеральной службы государственной статистики по РМ осуществляется сбор и обработка еще по 263 формам, различной направленности, сбор и обработка данных по которым централизованы в органах статистики. Из них – 122 формы с годовой периодичностью предоставления данных; 61 – с квартальной; 50 – с месячной; 20 – единовременные и представляемые один раз в несколько лет. На  основе данных сведений  формируется общая характеристика о социально-экономическом положении РМ, видов экономической деятельности  экономики, форм собственности, районов.  Разрабатывается аналитический материал по различным отраслям экономики и социальной сфере. В течение года в Территориальном органе  Федеральной службы государственной статистики по РМ осуществляется сбор и обработка около 320 тыс. отчетов, что в месяц составляет 26,7 тыс., а в среднем за день – 1,2 тыс. отчетов [32].