Управление внутренними и внешними коммуникациями в организации

Восходящее направление  – это информация, перемещающаяся в  организации от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства [12, с. 252].

Информация, преимущественно  идущая «наверх», характерна и для  формальных связей, и для неформальных. Обычно она поднимается (или опускается) на тот уровень, в компетенцию  сотрудников которого входят полномочия адекватно и полноценно отреагировать  на поступившую информацию. Так, сообщение  с описанием идеи инновации направляется высшему руководителю, а приказ —  конкретному исполнителю на нижнем [21, с. 214].

Вторым видом внутренних коммуникаций в организации является горизонтальное направление. Когда  общение происходит между членами  одной группы или рабочих групп  одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня, то такой  коммуникационный процесс называется горизонтальным. Данное коммуникационное направление необходимо, так как  позволяет сэкономить время и  обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно, на неформальном уровне. Помимо служебных причин, коммуникации по горизонтали являются наиболее употребляемой формой личных отношении неформального общения. Такие коммуникации сплачивают коллектив, укрепляют равноправные отношения, позитивно влияют на удовлетворенность работников своим трудом [2, с. 145].

Как и в любой системе, в системе внутренних коммуникаций существует ряд проблем. Что касается российских компаний, особенно, в крупных холдингов, отсутствие единого информационного пространства – частое явление. Сотрудники не имеют сведений о перспективах развития компании, ее позиционировании на рынке. Бывает, сотрудники узнают о внедрении новых продуктов или назначении/увольнении ключевых руководителей своей организации из СМИ. Естественно, это подрывает доверие к руководству, как следствие, снижается лояльность персонала и его мотивация, увеличивается текучесть кадров [22].

Одна из причин подобных явлений - отсутствие в штате сотрудника, отвечающего за внутренние коммуникации на постоянной основе. Согласно опросам, в 50% случаев данная функция закреплена за специалистами HR-служб. Эту работу часто проводят топ-менеджеры (29% компаний), реже - специалисты PR-отделов (21%). Как правило, не выделяются целевые средства на поддержку внутренних коммуникаций. Большую часть бюджета HR-отделов «съедает» рекрутинг. Как следствие, информация доводится до работников нерегулярно, без нужного эмоционального заряда, без учета особенностей бизнеса и размеров компании [24].

Отдельно следует остановиться на проблемах управленческого учета  как элемента внутренней коммуникации. Сбор информации часто ведется бесцельно, большая часть такой информации не пригодна, является излишней или  просто мешает принятию необходимых  управленческих решений. Получается, что  против компании ведется своего рода «информационная война», причем силами ее сотрудников и часто из лучших побуждений [23].

Исходя из перечисленных  проблем, можно назвать следующие  основные критерии оценки эффективности  системы ВК:

1. Увеличение качества и количества коммуникационных каналов, взаимодействия подразделений при выполнении совместных работ;
2. Увеличение количества промежуточных звеньев при передаче информации;
3. Своевременность распространения информации и соответствие имеющихся информационных каналов масштабам бизнеса и отраслевым особенностям;
4. Уменьшение количества слухов, распространяемых в организации;
5. Установление баланса между вертикальными и горизонтальными коммуникациями внутри компании, между документированной (формализованной) информацией и вербальными средствами ВК;
6. Формирование состояния социально-психологического климата в коллективе [23].

Выводы по 1 главе

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод о том, что в настоящее время коммуникации, как внешние, так и внутренние имеют огромное значение для организации. Так как предприятие является открытой организацией, то она зависит от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров и потребителей. Важны и внутренние коммуникации. В организации существуют горизонтальные и вертикальные типы коммуникаций. От того, насколько грамотно построены внешние и внутренние коммуникации будет зависеть эффективность производительности предприятия, формирование положительного имиджа, повышение репутации организации.

2. АНАЛИЗ  ВНЕШНИХ И ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ ЗАО «ЧЕЛЯБИНСКИЙ КОМПРЕССОРНЫЙ  ЗАВОД»

2.1 Характеристика ЗАО «Челябинский Компрессорный Завод»

ЗАО «Челябинский Компрессорный Завод» - один из ведущих российский производителей, предлагающих комплексный подход к обеспечению технологических процессов предприятий сжатым воздухом (Приложение Б). ЗАО «ЧКЗ» образовано 25 октября 1999г. Свое становление Челябинский компрессорный завод начал с производства компрессорных станций серии КР (компрессор роторный). Это установки КР-10/8Э с электроприводом и КР- 12/8Н с дизельным двигателем. В свое время аналогичные установки выпускал завод «Компрессор» в г. Ташкент. В связи с распадом СССР этот завод оказался за границей, и его продукция попала в разряд дорогостоящего импорта. Отвечая растущим нуждам промышленности, Челябинский компрессорный завод и начал свою работу с выпуска столь необходимых установок. Завод практически с первых шагов занял собственную нишу на российском рынке пневматического оборудования. ЗАО «ЧКЗ» играет важную роль в отечественном компрессоростроении. Годовой оборот компании превышает 1 млрд. рублей. В сентябре 2008 года был изготовлен 5-ти тысячный компрессор – передвижная винтовая компрессорная установка с приводом от дизельного двигателя Deutz, КВ-5/10П.

Основным направлением деятельности ЗАО «ЧКЗ» является выпуск винтовых компрессорных установок. Продукция завода зарекомендовала себя в самых различных сферах производства, причиной тому послужила ее надежность, долговечность, простота в обслуживании и доступная цена. Сегодня предприятие серийно производит 30 моделей винтовых компрессорных установок с приводом от электрического двигателя, 12 моделей с приводом от дизельного двигателя, 7 моделей поршневых дожимных компрессорных установок. Предлагается к реализации 29 моделей поршневых компрессорных установок высокого и среднего давления, оборудование по подготовке воздуха (ресиверы, охладители, осушители, фильтры и др.), пневмоинструмент, поршневые компрессоры производства Бежецкого завода АСО. ЗАО "ЧКЗ" имеет ряд типовых решений по изготовлению мобильных компрессорных станций, выполненных в виде блок-контейнеров компрессорных (БКК), предназначенных для снабжения качественным сжатым воздухом пневматических систем нефтяной, текстильной, машиностроительной, деревообрабатывающей, строительной и других отраслей промышленности. Установки серии ДЭН превосходно зарекомендовали себя в пищевой промышленности на предприятиях по разливу масла и газированной воды, по производству хлебобулочных, кондитерских, ликероводочных изделий — там, где предъявляются специальные требования к качеству сжатого воздуха. Производятся специальные компрессорные установки для передвижных буровых, машин для ремонта буровых установок и.т.д.

Высокий инженерно-технический  потенциал, накопленный за весь период деятельности предприятия, позволяет  проектировать и производить  специальные версии винтовых компрессорных  установок с учетом всех требований заказчика (см. приложение 2).

Учитывая современные  требования рынка, согласно которым  потребителю необходимо оборудование полной заводской готовности и снижение до минимума монтажных работ, ЗАО  «ЧКЗ» в начале 2004 года приступило к выпуску блочно-комплектного оборудования Блок Контейнеры Компрессорные (БКК) с установленной электроарматурой и элементами жизнеобеспечения, укомплектованные компрессорными установками, оборудованием по подготовке сжатого воздуха, мембранными генераторами азота (комплектация свободная под требования заказчика).

БКК – это новое слово  в компрессоростроении. Для БКК не требуется строительства специального здания, что расширяет диапазон его применения в самых различных отраслях промышленности и железнодорожного транспорта. Он отлично зарекомендовал себя в северных районах России, там, где ведется разработка нефтяных и газовых месторождений. Имеется ряд патентов, защищающих инновационные технические решения, применяемые в БКК.

Сегодня в числе клиентов завода: Буровая компания «Евразия», «Роснефть», «Лукойл», «СургутНефтеГаз», «РЖД», «Газпром», «Сибнефть» и т.д.

Сегодня Челябинский компрессорный  завод – это более десяти тысяч  квадратных метров собственных производственных площадей, где установлено новое  современное оборудование: лазерные комплексы, листогибочный пресс, линия  порошковой покраски, обрабатывающие центры с числовым программным управлением  и т.д. На заводе трудятся более трехсот  высоко квалифицированных специалистов. В компрессорных установках ЧКЗ используются комплектующие компоненты ведущих мировых производителей: Eldin, GHH- RAND, Rotorcomp, Camozzi.

ЗАО «ЧКЗ» не просто продает компрессорные установки, а предлагает своим клиентам комплекс услуг: от аудита их пневматической системы и подбора оборудования, необходимого для получения качественного сжатого воздуха, до сервисного обслуживания компрессорных станций и поставки запасных частей к ним.

Продукция Челябинского компрессорного завода получила широкое распространение  во всех регионах России и ближнего зарубежья. У Челябинского компрессорного завода большие планы на будущее. Уже сегодня на заводе закончено  строительство нового производственного  корпуса. Высокое качество компрессорных  установок марки ЗАО «ЧКЗ»  отмечено дипломами «100 лучших товаров  России». ЗАО «ЧКЗ» не ограничивает свою деятельность поставками компрессорного оборудования.

Наряду со вниманием к клиентам завод отводит важное место развитию корпоративной культуры. Ведь именно корпоративная культура определяет корпоративную этику. Неукоснительное  соблюдение этических норм и верность основным ценностям служат формированию и сохранению корпоративной культуры на заводе [25].

2.2 Внутренние коммуникации ЗАО «ЧКЗ»

Корпоративная культура ЗАО «ЧКЗ»  формировалась на протяжении существования  данного предприятия. Залог успеха предприятия основывается на высоком  потенциале трудового коллектива. Основу управленческой команды составляют выпускники Челябинской Государственной Агроинженерной  Академии. Сотрудники знают друг друга много лет, досконально изучили возможности каждого и нашли им наиболее эффективное применение в производственном цикле. Точно так же, “штучно”, шел подбор кадров на все вакансии. Работающие на предприятии токари, фрезеровщики – лучшие специалисты в данной области в городе Челябинск.

Руководство ЗАО «ЧКЗ» стараются  обеспечить двустороннюю коммуникацию между руководством и его трудовым коллективом. А также всячески способствуют развитию положительной мотивации  у каждого сотрудника по отношению  к деятельности ЗАО «ЧКЗ» и высокому качеству работы. Для этого созданы разнообразные тренинги и повышение квалификации. Ежеквартально среди сотрудников службы сервиса, отдела сбыта, маркетинга и технического отдела проводятся курсы аттестации и повышения квалификации. Обучение производит начальник технического отдела.

Одной из важных черт формирования корпоративной культуры является «программа адаптации новых сотрудников». Во время прохождения такой программы  новый сотрудник проходит курс адаптации, в ходе которого он знакомится с предприятием, его идеологией, принципами работы, людьми, информацией о структуре компании, показателями работы и т. д. Что примечательно, в роли учителей выступают лучшие сотрудники, не обязательно руководители. В результате такого интенсивного «ввода» новый сотрудник с первых дней чувствует себя членом коллектива, время до начала его продуктивной работы сокращается с нескольких месяцев до 2–3 недель.

Внутренние коммуникации ЗАО «ЧКЗ» происходят в два потока: «сверху» и «снизу». В первом случае речь идет об информации, исходящей от генерального директора ЗАО «ЧКЗ», которая систематически доводится до персонала, так как у каждого сотрудника есть потребность в знании о намерениях руководства, итогах и перспективах деятельности организации, состоянии дел, обоснованности слухов. Не менее важен и встречный поток – от персонала к руководителю. Настроения, мнения, решения, оценки, отношения, возможные предложения к улучшению дел – обо всем этом руководитель может узнать только непосредственно от сотрудников.