Управленческий учет и контроль в менеджменте

Особого внимания заслуживает принцип бюджетного (сметного) метода управлениязатратами, финансами, коммерческой деятельностью. Он используется на крупных предприятиях как инструмент планирования, контроля и регулирования. Бюджетный цикл состоит из процедур планирования всех сфер деятельности, подразделений; суммирования проектных решений всего коллектива; расчета проекта бюджета; расчетов вариантов плана и внесения корректив; окончательного планирования и учета изменяющихся условий и отклонений от запланированного.

Сметами (бюджетом) охватывают производство, реализацию, распределение и финансирование. В сметах находят отражение затраты  на производство всего предприятия  и его подразделений, доходы от видов  деятельности, подразделений, предприятий  в целом, прибыль.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 СУЩНОСТЬ И ЦЕЛИ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ.

3.1 СУЩНОСТЬ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ И ПОНЯТИЕ БЮДЖЕТА  
       Одним из проверенных мировой практикой эффективных способов управления предприятием в рыночных условиях является бюджетирование. Этот метод в различных вариантах применяется практически всеми крупными и средними предприятиями. 
       Сущность бюджетирования состоит в разработке взаимосвязанных планов производственно-финансовой деятельности предприятия и его подразделений исходя из текущих и стратегических целей функционирования, контроля за выполнением этих планов, в использовании корректирующих воздействий на отклонение от параметров их исполнения.  
      Бюджетирование - процесс согласованного планирования и управления деятельностью организации с помощью бюджетов (смет) и экономических показателей, позволяющих определить вклад каждого подразделения и каждого менеджера в достижение общих целей. 
       Планирование – особый тип процесса принятия решений, который касается не одного события, а деятельности всего предприятия. Процесс планирования неразрывно связан с процессом контроля. Без контроля планирование становится бессмысленным. Планирование наряду с контролем является одной из функций управления и представляет собой процесс определения действий, которые должны быть выполнены в будущем. Любое предприятие, достигшее среднего размера и, как следствие, имеющее такую организационную структуру, при которой службы предприятия обладают определенным уровнем самостоятельности, нуждается в планировании и контроле. 
       Разные авторы по понятию бюджет. М. Вахрушина дает следующее определение бюджету. Смета (или бюджет) представляет собой финансовый документ, созданный до выполнения предполагаемых действий. Это прогноз будущих финансовых операций. 
       Согласно определению Института дипломированных бухгалтеров по управленческому учету США, бюджет – это количественный план в денежном выражении, подготовленный и принятый до определенного периода, обычно показывающий планируемую величину дохода, которая должна быть достигнута, и (или) расходы, которые должны быть понесены в течение этого периода, и капитал, который необходимо привлечь для достижения данной цели.  
       Н. Адамов и А. Тилов определяют бюджет как финансовый план предприятия, отражающий в количественном выражении стратегические и тактические цели его деятельности и мероприятия по их достижению. Наиболее важными требованиями к бюджетам являются: соответствие целям и задачам финансовой стратегии предприятия, целостность, системность, доступность, сопоставимость, корректность, согласованность, оперативность и функциональность. В качестве основных принципов бюджетного планирования можно привести следующие: 
-  унификация всех бюджетных форм, бюджетных периодов и процедур разработки для предприятия и всех структурных подразделений независимо от специфики их хозяйственной деятельности; 
-  совместимость бюджетных форм, форматов с установленными формами государственной отчетности; 
-  совместимость вспомогательных бюджетных документов с основными бюджетными формами; 
-  обеспечение возможности составления сводного бюджета; 
-  стабильность, неизменность процедур бюджетирования и установленных целевых нормативов на протяжении всего бюджетного периода; 
-  разделение накладных расходов на затраты структурных подразделений и компаний в целом по формуле, единой для всех подразделений; 
-  непрерывность процедуры составления бюджетов, что предусматривает регулярный пересмотр и корректировку ранее сделанных прогнозов на новый период, не ожидая завершения действующего; 
-  заблаговременная формулировка финансовых целей всех подразделений в виде заданий определенных норм рентабельности; 
-  учет доходов и расходов, поступлений и списаний денежных средств в сопоставимых по времени единицах учета; 
-  детальный учет наиболее важных статей расходов, доля которых в чистых продажах достаточно велика. 
       Система бюджетирования предполагает многовариантный анализ финансовых последствий реализации намеченных планов, анализ различных сценариев изменения финансового состояния предприятия, оценку финансовой устойчивости в изменяющихся условиях внешней хозяйственной среды. 
       Бюджетирование выполняет три основные функции: 
       Планирование. Данная функция самая важная, так как бюджетирование является основой для внутрифирменного планирования. При помощи бюджетов происходит распределение финансовых ресурсов организации в соответствии со стратегическими целями. Бюджет придает количественную определенность выбранным перспективам деятельности, все затраты и результаты приобретают денежное выражение. Бюджетирование способствует правильному и четкому целеполаганию на предприятии, выработке стратегии бизнеса; 
       Учет. Составление бюджетов это одна из основных задач управленческого учета. Система учета предоставляет точные данные по подразделениям, видам продукции или комбинации этих показателей. Благодаря бюджетированию на предприятии появляется возможность получать точную информацию, сравнивать намеченные цели с действительными результатами его деятельности.  
       Роль бюджетирования в управленческом учете состоит в том, чтобы отражать движение денежных средств, финансовых ресурсов, счетов и активов предприятия в максимально удобной форме, своевременно представлять соответствующие показатели финансовой деятельности в наиболее приемлемом для принятия эффективных управленческих решений виде; 
       Контроль. Эта функция тоже важна для предприятия: как бы ни был хорош план, он остается бесполезным, если нет эффективного контроля за его осуществлением. Бюджет представляет собой набор показателей или критериев, которые должны использоваться при контроле за его деятельностью. Путем непрерывного сопоставления фактических данных с плановыми показателями можно оценивать деятельность на любом этапе. 
       Таким образом бюджетирование это один из наиболее важных инструментов организации по определению перспектив развития организации упорядочению и контролю ее деятельности. 
 
3.2 ВИДЫ БЮДЖЕТОВ 
       Существует много разновидностей бюджетов, применяемых в зависимости от структуры и размера организации, распределения полномочий, особенностей деятельности и т.п. 
       К двум основным, "идеологически" отличным типам бюджета следует отнести бюджеты, построенные по принципу "снизу вверх" и "сверху вниз". 
       Первый вариант предусматривает сбор и фильтрацию бюджетной информации от исполнителей к руководителям нижнего уровня и далее к руководству компании. При таком подходе много сил и времени, как правило, уходит на согласование бюджетов отдельных структурных единиц.  
       Второй подход требует от руководства компании четкого понимания основных особенностей организации и способности сформировать реалистичный прогноз хотя бы на рассматриваемый период. Бюджетирование "сверху вниз" обеспечивает согласованность бюджетов отдельных подразделений и позволяет задавать контрольные показатели по продажам, расходам и т.п. для оценки эффективности работы центров ответственности.  
       На практике, как правило, применяются смешанные варианты содержащие в себе черты обоих вариантов.  
       Классификация бюджетов: 
       По сфере деятельности предприятия. В бюджете по операционной деятельности в рамках соответствующего временного периода детализируется содержание показателей, отражаемых в текущем плане доходов и расходов по операционной деятельности. 
       Бюджет по инвестиционной деятельности направлен на соответствующую детализацию показателей текущего плана доходов и расходов по этой деятельности. 
       Бюджет по финансовой деятельности призван соответствующим образом детализировать показатели текущего плана поступления и расходования денежных средств. 
       Долгосрочные и краткосрочные бюджеты. По различным мнениям, "горизонт прогнозирования" на данный момент в России составляет от полугода до полутора-двух лет. Таким образом, представляется вполне рациональным считать краткосрочными бюджетами квартальные и менее, а долгосрочными - от полугода до года. 
       Зачастую в компании долгосрочное и краткосрочное бюджетирование объединяются в единый процесс. В этом случае краткосрочный бюджет составляется в рамках разработанного долгосрочного и поддерживает его, а долгосрочный уточняется по прошествии каждого периода краткосрочного планирования и как бы "прокатывается" вперед еще на один период. 
       Причем если краткосрочный бюджет, как правило, несет гораздо больше контрольных функций, нежели долгосрочный, который в основном служит для целей планирования. 
       Постатейные бюджеты. Постатейный бюджет предусматривает жесткое ограничение суммы по каждой отдельной статье расходов без возможности переноса в другую статью. В России сама концепция постатейных бюджетов широко распространена в коммерческих структурах, но на практике редко воплощается с достаточной жесткостью. 
       Бюджеты с временным периодом. Этот термин означает систему бюджетирования, в которой неизрасходованный на конец периода остаток средств не переносится на следующий период. Эта разновидность бюджета используется в большинстве организаций, так как позволяет более четко контролировать деятельность менеджеров и расход ресурсов компании, пресекая "накопительские" тенденции. К недостаткам такого метода следует отнести неравномерность расходования бюджетных средств, когда в конце периода менеджеры начинают в срочном порядке тратить остаток средств на зачастую ненужные расходы или просто неоптимальным образом, опасаясь, что в случае "недорасхода" бюджет на следующий период будет урезан на соответствующую сумму. Кроме того, в конце периода довольно много сил тратится на инвентаризацию и отчетность. 
       Гибкие и статичные бюджеты. При составлении гибкого бюджета расходы ставятся в зависимость от некоего параметра, как правило, характеризующего объем производства или продаж. Гибкий бюджет хорош тем, что позволяет более адекватно оценить эффективность работы подразделений. 
       Преемственные бюджеты и бюджеты с нулевым уровнем.Бюджет с нулевым уровнем - это бюджет, который каждый раз составляется заново, "с нуля". В противоположность ему, у преемственного бюджета есть нечто вроде шаблона, в который при очередном бюджетировании лишь вносятся коррективы, отражающие текущие изменения по сравнению с устоявшимся процессом. Преемственный бюджет намного снижает объем усилий и времени, затрачиваемых на бюджетный процесс. Однако он имеет и довольно серьезные недостатки, основным из которых является опасность образования "застойных участков", тянущихся из прошлого без изменений, которые при составлении бюджета "с нуля" могли бы быть пересмотрены и оптимизированы. 
       Выбор того или иного метода разработки, видов и форм бюджетов определяется исходя из специфики деятельности, объемов производства и реализации, целей и задач деятельности предприятия.

 

       3.3 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ БЮДЖЕТА И БЮДЖЕТНЫЙ АНАЛИЗ В БЮДЖЕТНОМ ЦИКЛЕ       

       Бюджетный процесс в организации имеет циклический характер с периодом, равным временному интервалу, на котором осуществляется бюджетирование и для которого разрабатывается бюджет. Этот интервал называется бюджетным периодом. В большинстве случаев он составляет один год. В течение бюджетного периода основные вопросы планирования решаются бюджетным комитетом на своих регулярных совещаниях. 
       Бюджетирование, касается не только периода, к которому относится план. Очевидно, что разработка плана должна начаться еще до начала бюджетного периода, а процедуры контроля должны завершиться после него. Все эти составляющие формируют бюджетный цикл, который включает следующие этапы: 
       1. постановка целей на бюджетный период; 
       2. сбор информации для разработки проекта бюджета; 
       3. анализ и обобщение собранной информации, формирование проекта бюджета; 
       4. оценка проекта бюджета и корректировка его при необходимости; 
       5. утверждение бюджета; 
       6. исполнение бюджета и текущая корректировка показателей;

       7. текущий и итоговый анализ отклонений; 
       8. представление отчета о выполнении бюджета и анализ достижения целей организации за отчетный период; 
       9. выработка рекомендаций для корректировки бюджета текущего периода и разработки будущих бюджетов.

       Все эти этапы объединяются в три основных фазы, четко разграниченные по времени. До начала бюджетного периода этапы подготовки бюджета объединены в фазу планирования. С началом бюджетного периода начинается фаза реализации, которая включает помимо исполнения бюджета все текущие аналитические процедуры. Подготовка итоговых отчетов и анализ ex-post формируют завершающую фазу бюджетного цикла. Таким образом, бюджетный цикл, соответствующий одному бюджетному периоду, длится гораздо дольше, чем сам бюджетный период, поскольку начинается задолго до его начала и заканчивается уже после его завершения, когда уже длится фаза реализации следующего цикла. На практике получается, что через небольшой промежуток времени после завершения отчета об исполнении бюджета целесообразно начинать готовить следующий бюджет. 
       Функции бюджета как средства контроля  и оценки деятельности предприятия раскрываются только тогда, когда прогнозируемые показатели сравниваются с фактическими. Иными словами по завершении планового периода необходимо составить отчет о деятельности предприятия, в котором будут сравниваться прогнозируемые и фактические показатели. 
       Контроль за исполнением бюджета базируется на следующих основополагающих принципах: 
темпоральность - контроль за исполнением бюджета осуществляется множественно и параллельно во времени на базе соответствующего отчетным интервалам информационного обеспечения. Предварительный и текущий контроль возможен при совершенствовании электронно-документированного управленческого (оперативного) учета, контроль по завершению отчетного периода базируется на данных бухгалтерского учета;объективность - к информационному обеспечению, на базе которого выполняется контроль за исполнением бюджета, предъявляются требования системности и целостности. Объективности предварительного и текущего контроля можно достичь при гармонизации данного учета с бухгалтерской отчетностью; 
сравнимость - необходима однозначная идентификация хозяйственных операций и их параметров, что, естественно, обусловливает требование о наличии единого бюджетного классификатора, таблиц соответствия регистров бухгалтерского и бюджетного учета, а также системы согласования информации в параллельных контурах учета; 
ответственность - руководители структурных подразделений ответственны за формирование, утверждение и последующее исполнение бюджета в рамках их компетенций, определенных регламентом.  
       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       На рисунке 1 представлены основные этапы бюджетирования и соответствующие им виды контроля: 
·      Предварительный контроль (контроль с прямой связью) 
·      Текущий контроль (контроль с обратной связью) 
·      Заключительный контроль (контроль с обратной связью) 
Рис.1 Контроль с прямой и обратной связью в системе бюджетирования 
 
      

Предварительный контроль проводится до начала выполнения действий по претворению намеченных целей предприятия. Его задача –  установить, могут ли возникнуть какие-либо трудности, препятствующие выполнению этих планов. Данный вид контроля осуществляется в процессе формирования бюджетов: когда предполагаемые результаты могут  быть далеки от требуемых, когда рассматриваются  различные варианты действий до тех  пор, пока составленный бюджет не будет  соответствовать установленным  критериям. В ходе предварительного контроля. 
       Текущий бюджетный контроль осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Его задача заключается в сопоставлении фактических и бюджетных показателей, выявлении отклонений и осуществлении корректирующих действий. Текущий контроль базируется на обратной связи через систему учета, которая по своему характеру может быть непрерывной и периодической. 
       Обратная связь в системе текущего бюджетного контроля осуществляется в виде отчетов, периодичность подготовки которых зависит от уровня менеджмента, для которого они предназначены, вида центра ответственности и ситуационных потребностей управления.  
       Бюджетный текущий контроль может осуществляться путем наблюдения и на основе документальной первичной информации. 
       Контроль через наблюдение за исполнением бюджетов осуществляется путем общения менеджера со всеми участниками хозяйственной деятельности. Этот вид контроля более оперативен и действенен, он позволяет выявить многие отклонения , не поддающиеся учету. 
       Контроль на основе документальной первичной информации позволяет точнее определить разрыв между бюджетными и фактическими показателями, этот способ более объективен к причинам возникновения отклонений. 
       Необходимо отметить, что эти две формы текущего контроля взаимно дополняют друг друга, и служат одной цели – осуществлению корректировки корректирующего действия на показатели исполнения бюджета до их окончательного формирования. 
       Заключительный бюджетный контроль осуществляется либо сразу по окончании периода, для которого осуществлялось планирование, либо по истечении заранее установленного периода времени. Данный контроль осуществляется путем сопоставления фактических результатов и бюджетных показателей. Выполняет следующие функции: 
·        Способствует получению целостной информации, на основе которой формируются последующие бюджеты, с учетом реалий прошлого. 
·        Позволяет производить более точный расчет фактических показателей бюджетов с учетом временных факторов. 
       Управленческий учет и контроль всегда сопровождает анализ. В зависимости от видов бюджетного контроля различают три вида бюджетного анализа: перспективный, оперативный и ретроспективный. 
       Перспективный бюджетный анализ изучает экономические явления и процессы с позиции перспективы их развития и использования при формировании бюджетов. 
       Основные цели данного анализа – изучение способов и возможностей достижения стратегических и тактических целей организации, реальность исполнения, составляемых бюджетов. 
       Оперативный бюджетный анализ используется непосредственно при формировании бюджетов. Основные цели – оценка отклонений исполнения фактических показателей от намеченных бюджетом. 
       Оперативность в анализе бюджетов означает прежде всего своевременность выявления и исследования краткосрочных изменений деятельности отдела, которые либо могут вывести его из заданного бюджетом направления развития, либо сигнализируют о появившейся возможности перейти на более эффективный  режим функционирования. При этом всегда необходимо учитывать время, в течение которого действуют причины, порождающие отклонения от бюджета.  
       Ретроспективный анализ проводится на основе итоговых результатов деятельности подразделения за период, установленный бюджетом. Ретроспективный анализ проводится по документированным источникам информации на базе бухгалтерской и статистической отчетности, что позволяет типизировать процедуры анализа. Компьютерная техника позволяет существенно сокращать сроки проведения анализа, более полно учитывать влияние выявленных факторов на результаты производственно-хозяйственной деятельности. 
       Целью ретроспективного анализа является оценка напряженности и обоснованности бюджетных показателей, установление причины отклонения от бюджетных показателей и проведена оценка деятельности менеджеров, структурных подразделений и по предприятию в целом.   
       Таким образом бюджетирование обеспечивает лучшую координацию хозяйственной деятельности, повышает управляемость и адаптивность предприятия к изменениям во внутренней (оргструктура, ресурсы, потенциал предприятия) и внешней среде (рыночной конъюнктуре), снижает возможность злоупотреблений и ошибок в управлении, обеспечивает взаимосвязь различных аспектов финансово-хозяйственной деятельности, формирует единое видение планов предприятия и возникающих в процессе их осуществления проблем всеми ответственными работниками, обеспечивает более ответственный подход специалистов к принятию решений, лучшую мотивацию их деятельности и ее оценку.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 4  ОСНОВНЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В

МЕНЕДЖМЕНТЕ И УСЛОВИЯ ИХ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Производственные мощности предприятий  и фактические объемы производства определяют применение систем управленческого  учета.

Система управленческого  учета характеризуется объемом информации, поставленными перед ней целями, критериями и средствами достижения целей, составом элементов и их взаимодействием.

Классификация систем управленческого  учета представлена на рис.4.1.

Рис. 4.1. Классификация систем управленческого учета

Признаками классификации являются: широта охвата информацией, степень  взаимосвязи финансового и управленческого  учета, оперативность затрат на производство, полнота включения затрат в себестоимость  продукции,.

По широте охвата информацией видов деятельности, организационной структуры предприятия, продукции различают полные системы, состоящие из совокупности систематического и проблемного учета, и системы с целевым набором их составных частей.

Систематический учет затрат — есть финансовый учет затрат на производство с его регламентацией по составу затрат, способам регистрации, идентификации и группировки, представления в отчетности. Элементами систематического учета являются:

1) измерение и оценка затрат  по приобретению и использованию  производственных ресурсов;

2) контроль процессов снабжения,  производства, реализации в натуральных  измерителях;

3) группировка затрат по статьям  расхода и элементам, по местам  возникновения, по видам продукции,  работ и услуг, сюда же относится  порядок включения затрат в  себестоимость;

4) внутренняя и внешняя отчетность, удовлетворяющая своих пользователей  по срокам, содержанию и частоте  представления.

Проблемный учет формирует информацию об экономической, технологической, конструкторской и организационной подготовке производства; о ценах и реализации продукции; об управлении производственными запасами и рационализации расхода производственных ресурсов.

Задачи проблемного учета решаются с помощью методов программирования, нормирования, планирования, прогноза, системного экономического анализа, контроля и регулирования на основе фактических  данных производственного учета  и статистики.

Содержание понятия "проблемный учет" показывает, что данные этого  учета используются для решения  будущих экономических и производственных проблем предприятия.

Данные проблемного учета используются для:

• планирования и прогнозирования  затрат и доходов, нормирования и  составления смет (бюджетов);

• анализа расходов и отклонений от нормативов (стандартов) и анализа  доходности производства продуктов;

• оценки деятельности структурных  подразделений и предприятия  по критерию величины затрат и доходов, получаемых в процессе производства и сбыта;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

• принятия многовариантных управленческих решений на ближайшую и дальнюю  перспективу в области производства и сбыта, кооперирования, импорта  и экспорта, ассортимента продукции  и др.;

• разработки моделей управления запасами и затратами,

которые бы обеспечивали оптимизацию  затрат и доходов. По степени взаимосвязи между финансовым (систематический учет затрат и доходов) и управленческим учетом в практике зарубежных стран применяют две системы: монистическую и автономную.

Монистическая — интегрированная система, объединяющая систематический и проблемный учет на основе прямой и обратной связи на счетах бухгалтерского учета. Систематический учет путем отражения на счетах бухгалтерского учета производственных издержек, готовой продукции и ее реализации дает возможность оценить деятельность предприятия, его финансовое положение. Дополняя финансовую информацию данными внутренней отчетности, администрация может оценить рациональность организации производства на любом его участке. Из оперативных сведений и отчетности материально-ответственных лиц определяются положительные и отрицательные отклонения от действующих стандартов. Тем самым создаются предпосылки организации действующей системы контроля за издержками и доходами.

Думается, что предприятия небольших  по объему производства размеров или  выпускающие однородную по своему составу  продукцию будут применять интегрированную  систему учета.

Автономная система  — обособленное создание систематического и проблемного учета. Связь между финансовым и управленческим учетом осуществляется с помощью так называемых парных контрольных счетов одного и того же наименования.

По оперативности затрат системы разделяют: на систему учета фактических (прошлых, исторических) затрат и систему учета стандартных (нормированных) затрат. Оперативность затрат — один из критериев действенности системы, ориентированной на увеличение эффективности.