Управленческий учет и контроль в менеджменте

 

1.4 ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Понимание сущности управленческого  учета позволяет выявить зависимость  функций, выполняемых этим видом  учета, от функций управления. Функции  управления обычно состоят из: планирования, контроля, оценки, непосредственно  организационной работы, внутренних информационных связей и стимулирования. Функции представлены на рис.1.1.

 

 

Рис. 1.1

Планирование —процесс описания вариантов действий, которые могут быть осуществлены в будущем. Он включает: постановку цели; формулировку задач; изыскание путей решения задач для достижения поставленной цели; выбор вариантов альтернативных действий. На этой стадии руководитель должен иметь информацию о смете и предполагаемых источниках ее исполнения. Хорошо составленные планы бывают настолько гибкими, что позволяют руководителю их изменять при определенных производственных ситуациях.

Планы могут быть краткосрочными и  долгосрочными. Перспективный план представляет собой предположение  администрации в отношении развития предприятия на 3—5 лет. Он предусматривает  комплекс мер, которые должна провести администрация в настоящее или  в ближайшее время. Таким образом  решают вопросы инвестиции в основные фонды, производственные запасы, в создание и освоение новой продукции, так как изменение ассортимента выпускаемой продукции страхует предприятие от риска снижения прибыли.

Контроль —проверка осуществления планов со стороны руководителя, менеджера — состоит из определения состояния объекта; сопоставления фактических результатов с плановыми;

пересмотра планов, если становится ясным, что они не могут быть выполнены; выявления отклонений от запланированного и регулирования. Контроль настолько  тесно связан с планированием, что  в обычной работе не проводят границу  между ними. Любое управленческое решение основывается на оценке деятельности, где управленческое планирование и система контроля полностью взаимодействуют.

На этой стадии управления руководитель имеет информацию в виде отчетов  исполнителей, в которых собрано  количественное измерение фактического состояния объекта. Часто в отчете сравниваются фактические и бюджетные  данные, выявляются отклонения. Это  позволяет руководителю концентрировать  внимание на негативных процессах и  выявлять проблемы, требующие решения  в будущем, например, пересмотр обязательств по поставке продукции некоторым  покупателям.

Оценка —понимается как заключительный процесс анализа всей системы принятия решений. В этом случае определяется, была ли достигнута поставленная цель (обратная связь), и выясняются причины отклонений: недостатки планирования; неоптимальный набор действий, который привел к увеличению количества оперативных решений; несоответствие системы контроля требованиям управления; выбор неверной цели.

Организационная работа состоит в создании организационной структуры предприятия, предназначенной для практической реализации поставленных целей — отделов, бюро, групп, подразделений и т.п.; распределении обязанностей между исполнителями; координации действий исполнителей на основе внутренних информационных связей, объединяющих разные уровни управления; установлении коммуникационных каналов связи с использованием линейных и нелинейных отношений.

Функционирование системы управленческого  учета определяется организационной  структурой предприятия. Производственная бухгалтерия предстает как система  внутренней отчетности структурных  подразделений. Учет затрат на производство строится по центрам ответственности, что дает информацию руководству  предприятия об эффективности специализации, подчиненности, разделения полномочий в достижении цели.

Стимулирование —это средство мотивации участников производственного процесса, побуждающее уяснить цели и задачи предприятия и принимать решения, соответствующие этим целям. В этом качестве выступают сметы и исполнительские отчеты об их выполнении.

Сметы содержат сбалансированные плановые показатели и ориентируют менеджеров на выполнение конечной цели предприятия. Исполнительские отчеты мотивируют обоснованность корректировки фактических  результатов по отношению к запланированным  и стимулируют персонал предприятия  к принятию мер по устранению отклонений либо к выявлению потенциальных  проблем в будущем. Внутренняя отчетность создает основу для повышения  эффективности системы контроля и регулирования, осуществляемой менеджерами.

Внутренняя информационная связь —это обмен информацией и отчетностью. Он позволяет скоординировать действия различных структурных подразделений для выполнения конечной цели; конкретизирует задачи каждого подразделения на предстоящий бюджетный период; определяет условия, в которых будет действовать каждый руководитель подразделения, и требования (потребности и ограничения) к нему смежных производственных подразделений. Исполнительные отчеты предоставляют любому менеджеру данные для анализа и оценки своих действий, разработки мероприятий по устранению действий, которые привели к снижению эффективности управления.

Функции управления и информация, обеспечивающая их действенность, позволяют  сформулировать функции управленческого  учета:

обеспечение информацией руководителей  всех уровней управления, необходимой  для текущего планирования, контроля и принятия оперативных управленческих решений;

формирование информации, которая  служит средством внутренней коммуникационной связи между уровнями управления и различными структурными подразделениями  одного уровня;

оперативный контроль и оценка результатов  деятельности внутренних подразделений  и предприятия в достижении цели;

перспективное планирование и координация  развития предприятия в будущем  на основе анализа и оценки фактических  результатов деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2  ПРИНЦЫПЫ ОГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И КОНТРОЛЯ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ ПРЕДПРИЯТИЯ.

2.1 ПРИНЦЫПЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Управление хозяйственной деятельностью  является сложным и комплексным  процессом. Система учета, отвечающая требованиям управления, также сложна и состоит из множества процедур. К тому же состав элементов системы  управленческого учета может  меняться в зависимости от целей  управления. Между тем любая система  учета, организованная на конкретном предприятии, отвечает общепринятым принципам.

К принципам управленческого учета относятся: непрерывность деятельности предприятия; использование единых для планирования и учета (планово-учетных) единиц измерения;

оценивание результатов деятельности подразделений предприятия; преемственность  и многократное использование первичной  и промежуточной информации в  целях управления; формирование показателей  внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления; применение бюджетного (сметного) метода управления затратами, финансами, коммерческой деятельностью; полнота и аналитичность, обеспечивающие исчерпывающую информацию об объектах учета; периодичность, отражающая производственный и коммерческий циклы предприятия, установленные учетной политикой. Совокупность перечисленных принципов обеспечивает действенность системы управленческого учета, но не унифицирует учетный процесс.

Непрерывность деятельности предприятия, которая выражается отсутствием намерений самоликвидироваться и сократить масштабы производства, означает, что предприятие будет развиваться в будущем. Этот принцип нацеливает бухгалтеров на создание информационного обслуживания решений долгосрочных проблем: анализ конкурентоспособности производства продукции, поставок сырья и материалов, изменения ассортимента и освоение новых продуктов, инвестиций и т.д.

Использование единых планово-учетных единиц измерения в планировании и учете производства обеспечивает между ними прямую и обратную связь.

Планово-учетные единицы раскрывают сущность систем оперативно-производственного  планирования на разных его уровнях; с их помощью возникает реальная возможность для разработки методологии  системы учета, основанной на тесной взаимосвязи показателей управленческого  учета производства и бухгалтерского учета затрат, определения результатов  хозяйствования отдельных структурных  подразделений.

На разных уровнях оперативно-производственного  планирования планово-учетные единицы  или более укрупнены, или, напротив, детализированы. В основе детализации  заложен принцип перехода от более  крупных единиц на уровне предприятия (изделие, производственный заказ, серия  изделий, наименование и т.п.) к более  мелким на уровне цеха, участка, бригады (деталь, операция, комплекс операций, машинокомплект, узловой комплект, бригадный комплект и др.).

Следует отметить, что планово-учетные  единицы управленческого учета  производства и единицы измерения  готовой продукции, сданной на склад, применяемые в бухгалтерском  учете, идентичны. Через них прослеживается связь управленческого и финансового  учета выполненных заказов. При  этом возможна любая группировка  данных в том или ином виде учета  по объектам управления, будь то группировка  по видам продукции, производственным заказам или структурным подразделениям. Кроме того, на уровне предприятия  планово-учетные единицы совпадают  с объектами калькулирования или являются их частью. На уровне структурных подразделений планово-учетные единицы могут быть использованы при выборе объектов учета затрат.

 

2.2 ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ  СТРУКТУРНЫХ 

ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ПРЕДПРИЯТИЯ

Один из основополагающих принципов построения системы управленческого учета. При всем различии организационных форм на предприятиях управленческий учет должен быть связан с оперативно-производственным и технико-экономическим планированием. В совокупности с системой планирования и контроля управленческий учет представляет собой механизм хозяйствования цеха, участка, бригады. Оценка результатов деятельности предусматривает определение тенденций и перспектив каждого подразделения в формировании прибыли предприятия от производства до реализации продукта.

Хозяйственный механизм предприятия  должен быть приспособлен к нуждам оперативного управления подразделениями  и внутри них.

Соблюдение в процессе сбора, обработки  и транспортирования первичных  данных принципа преемственности и многократного использованияупрощает систему учета и делает ее эффективной (меньше затрат — больше значимости в решении поставленной менеджером перед бухгалтером-аналитиком цели). При оперативном управлении информация управленческого учета подкрепляется и иногда дополняется бухгалтерскими данными. В свою очередь данные финансового учета детализируются, дополняются информацией, поступающей от управленческого учета. Иногда его называют принципом комплексности. Сущность принципа заключается в разовой фиксации данных в первичных документах или производственных расчетах и многократного их использования при всех видах управленческой деятельности без повторной фиксации, регистрации или расчетов.

Данный принцип позволяет создать  на предприятии рациональную и экономическую  систему учета сообразно его  размерам и масштабам производственной деятельности. Его реализация означает, что из минимального количества данных получают максимально необходимое  для управленческих решений количество информации. Тогда управленческий учет выполняет свои функции.

Управленческий учет обладает способностью так формировать показатели внутренней отчетности по данным первичного учета, что они становятся системой коммуникаций внутри предприятия.На нулевом уровне возникает учетная информация в первичных документах, отчетах основных и вспомогательных цехов; на первом уровне группируется информация в сводных документах отдела снабжения, внешней кооперации, производственных подразделений, сбытового и финансового отдела, бухгалтерии, складского хозяйства; на последующих уровнях производится объединение и формирование отчетной сводной документации в функциональных отделах заводоуправления (главного конструктора, главного технолога, главного механика, отдела кадров, производственного и т.п.).

На самом верхнем уровне происходит обобщение сводной информации, поступившей  из структурных подразделений, и  преобразование ее в результирующую отчетную документацию отделами —  производственно-диспетчерским, планово-экономическим  и бухгалтерией. Содержание отчетов  зависит от их целевого назначения или должности руководителя, для  которого они предназначены. Бухгалтеры-аналитики  составляют: отчеты по анализу себестоимости  в целях определения себестоимости  продукции;

сметы для планирования будущих  расходов; текущие оперативные отчеты производственных подразделений для  оценки результатов работы; отчеты о затратах на производство для принятия оперативных решений; а также  проводят анализ смет капитальных вложений для долгосрочного планирования или прогнозирования.

Таким образом, система должна отвечать принципам полноты и аналитичностиинформации. Показатели, содержащиеся в отчетах, должны быть представлены в удобном для анализа виде, не требовать дополнительной аналитической обработки, не предусматривать обратных синтезу (от низших до высших уровней управления) процедур. Нарушение этого принципа приводит к удорожанию системы и потере оперативности управления.

Принцип периодичности, отражающей производственный и коммерческий циклы предприятия, также важен для построения системы управленческого учета. Информация для руководителей необходима тогда, когда это целесообразно — ни раньше, ни позже. Сокращение времени может значительно уменьшить точность информации, подготовленной управленческим учетом. Как правило, аппарат управления устанавливает график сбора первичных данных, их обработки и группировки в итоговой информации.