Требования к организационным и управленческим процедурам

— цели в области качества корпоративного уровня доступны для ознакомления и исполнения совету директоров компании.

— цели в области качества по подразделениям доводятся до каждого руководителя подразделения на совещании у руководства. Кроме того, цели в области качества по подразделениям размещаются в корпоративной сети компании. Для каждого руководителя подразделения установлены права доступа на чтение раздела документа «Цели в области качества» по своему подразделению.

— организационная структура компании размещается в корпоративной сети компании и является доступной для чтения каждому сотруднику компании.

— руководство по качеству, документированные процедуры, карты процессов, рабочие инструкции размещаются в корпоративной сети компании и являются доступными для чтения каждому сотруднику. Ознакомление сотрудников с этими документами осуществляется в соответствии с п.п. 4.2.3 данного руководства.

— ознакомление сотрудников с приказами, распоряжениями и поручениями руководства осуществляется рассылкой по электронной почте. Сотрудники, которые упомянуты в этих документах в качестве исполнителей, проставляют свою подпись в бумажной версии приказа.

Для реализации функций системы менеджмента качества в компании «Развитие» введены следующие роли:

— уполномоченный по качеству;

— владелец процесса;

— внутренний аудитор СМК.

2.4. Менеджмент  ресурсов

 

Для работы системы качества, повышения ее результативности и выполнения требований заказчиков руководство компании «Развитие» обеспечивает привлечение следующих видов ресурсов:

— человеческие ресурсы (квалифицированный персонал);

— финансовые ресурсы;

— материально-технические ресурсы (средства связи и коммуникаций, рабочие помещения, инженерно-технические системы);

— информационные ресурсы.

Планирование состава ресурсов, их объемов и качества определяется исходя из целей привлечения ресурсов. В компании « Развитие » принято разделять две цели привлечения ресурсов:

— привлечение ресурсов на обеспечение производственной деятельности;

— привлечение ресурсов на обеспечение административно-хозяйственной деятельности.

Ответственность за определение состава ресурсов, их объемов и качества (по вопросам производственной деятельности) возложена на исполнительного директора компании.

Ответственность за определение состава ресурсов, их объемов и качества (по вопросам административно-хозяйственной деятельности) возложена на административного директора.

Ответственным за обеспечение компании всеми указанными видами ресурсов является генеральный директор.

Ресурсы необходимые для обеспечения производственной деятельности указываются в концепции развития, бизнес-планах, планах исполнения проектов, плане корректирующих и предупреждающих действиях и соответствующих бюджетах.

Ресурсы необходимые для обеспечения производственной деятельности указываются в бюджетах подразделений и компании в целом, а также в административно-хозяйственных договорах.

Для выполнения проектов с требуемым уровнем качества работ привлекаются сотрудники соответствующей квалификации и обладающие необходимой подготовкой. Уровень качества работ устанавливается опосредованно в целях в области качества компании и напрямую в каждом договоре по проекту.

В компании «Развитие» принят следующий порядок привлечения специалистов к выполнению проектов:

1. На  этапе проведения переговоров  с заказчиком директор профильной  дирекции на основании своего  экспертного опыта определяет  уровень сложности предстоящего  проекта.

2. Директор  дирекции назначает на проект  менеджера проекта из состава  своей дирекции, квалификация которого  соответствует уровню сложности  проекта. При назначении менеджера  на проект обязательно учитывается  «загрузка» менеджера по уже  исполняемым проектам.

3. Менеджер  проекта определяет состав команды  проекта. Команда проекта формируется  из числа сотрудников компании. Если в компании нет доступных  специалистов для выполнения  отдельных видов работ проекта, то менеджер проекта формирует  заявку в службу персонала  на поиск и подбор необходимого  специалиста. Требования к специалисту  и его квалификации определяет  менеджер проекта. Требования согласовываются  с директором дирекции.

Для учета и регистрации квалификации персонала в компании ведется квалификационная матрица персонала.

Квалификационная матрица персонала доступна для чтения всем менеджерам проектов.

Редактировать квалификационную матрицу персонала могут только сотрудники кадровой службы.

Управление персоналом в рамках работ по системе менеджмента качества включает в себя управление подготовкой персонала и управление квалификацией персонала.

Управление подготовкой персонала заключается в обучении персонала, проводимого на плановой основе.

Служба персонала разрабатывает и ведет план подготовки персонала. Ответственным за ведение плана подготовки персонала является руководитель службы персонала.

Плановая подготовка персонала включает в себя:

— обучение по программам второго высшего образования (обучение должно проводиться в аккредитованных государственных вузах);

— обучение по программам повышения квалификации;

— обучение по программам специализированных курсов.

Организация и проведение обучения проводится в соответствии с №12 – ДП «Организация обучения персонала».

Потребность в обучении персонала определяется на основе:

— результатов ежегодной плановой аттестации персонала;

— прогнозируемой потребности проектов;

— задач, установленных в концепции развития компании;

— прямого указания высшего руководства.

Учет прохождения обучения и его результатов ведется индивидуально по каждому сотруднику. Сбор сведений о пройденных программах обучения ведет служба персонала.

Результативность обучения оценивается руководителем сотрудника, прошедшим обучение. Если обучение сотрудника было краткосрочным (не более 1-го месяца), то руководитель составляет отзыв о работе сотрудника за период не менее 3-х месяцев после прохождения обучения. Если обучение было долгосрочным (от 1 года до 2-х лет), то руководитель сотрудника составляет отзыв при проведении очередной плановой аттестации.

Для сотрудников, принимаемых на работу в компанию, предусматривается процедура введения в должность и ознакомление со всеми необходимыми процедурами СМК.

Первоначальный инструктаж по технике безопасности и трудовому распорядку осуществляют специалисты службы персонала.

Первоначальный инструктаж по системе менеджмента качества осуществляет менеджер по качеству.

Инфраструктура, необходимая для выполнения производственной деятельности компании «Развитие» включает в себя:

— офисное оборудование и средства связи;

— офисные помещения.

Ответственным за поддержание офисного оборудования и средств связи в рабочем состоянии является административный директор.

Необходимость в расширении состава офисного оборудования и средств связи, а также их обновлении определяется генеральным директором на основании предложений директоров дирекций и руководителей отделов. Ежегодно, для обновления офисного оборудования, парка информационных систем и средств связи формируется бюджет.

Обслуживание офисного оборудования и средств связи осуществляется на основании договоров со специализированными организациями. Ответственным за заключение таких договоров и их продление является административный директор.

Для управления информационными ресурсами в компании создана и поддерживается в рабочем состоянии корпоративная информационная сеть. Работоспособность сети и ее отказоустойчивость обеспечивается комплексом технических средств. Ответственным за поддержание сети в работоспособном состоянии является руководитель отдела ИТ.

Доступ сотрудников к информационным ресурсам компании обеспечивается через распределенную базу данных. Информация с основных серверов базы данных сохраняется в RAID массивах. Еженедельно производится резервное копирование данных со всех серверов компании на выделенный сервер. Ответственным за соблюдением установленных правил сохранения информации является системный администратор.

Доступ сотрудников к информационной базе данных осуществляется с учетом назначенных прав доступа.

Обслуживание офисных помещений осуществляется на основании договоров с обслуживающими организациями. Ответственным за заключение таких договоров и их продление является административный директор.

В компании «Развитие» производственной средой, необходимой для осуществления производственной деятельности является наличие офисных помещений. Специальных требований к офисным помещениям не предъявляется.

В офисных помещениях должны соблюдаться нормальные условия труда установленные в ГОСТ 12.1.005-88 СОБТ “Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны”.

Для контроля и поддержания комфортной температуры в офисных помещениях применяется централизованная система кондиционирования воздуха и централизованная система отопления. Обслуживание данных систем осуществляется специализированными организациями на основании договоров. Ответственным за заключение договоров и их актуализацию является административный директор.

Для контроля состояния рабочих мест в компании ежегодно проводится аттестация рабочих мест. Аттестация рабочих мест проводится специализированной организацией на основании договора. Отчет по результатам аттестации рабочих мест представляется административным директором в ходе ежегодного стратегического анализа СМК со стороны руководства.

 

Заключение

 

Чтобы успешно руководить организацией и обеспечивать ее функционирование, необходим соответствующий инструмент. Одним из таких инструментов является система менеджмента качества (СМК). Наибольшую популярность приобрела модель СМК, описанная в стандартах ISO серии 9000. Стандарты ISO разработала International Standard Organization (ISO). Членами этой организации являются органы стандартизации (аналоги российского Госстандарта) многих стран. Первая версия стандартов ISO серии 9000 появилась еще в 1987 году. Тогда ее основным назначением было введение и обеспечение системы качества. Впоследствии стандарты дважды пересматривались. В частности, в 2000 году было исключено понятие обеспечения качества. Основной акцент был поставлен на процессный подход в управлении качеством. Сейчас эта версия называется ISO 9000:2000. Фактически СМК представляет собой систему качественного менеджмента компании, включающую: взаимосвязанные и взаимодействующие процессы и процедуры, организационные и технические мероприятия, цели, планы, компетентный персонал, основные средства, документацию, т.е. все то, что необходимо компании для достижения целей хозяйственной деятельности.

Стандарты менеджмента качества серии ИСО среди восьми базовых принципов менеджмента качества определяют важной задачей «вовлечение персонала» в процесс управления качеством, так как работники всех уровней составляют основу организации, и их полное вовлечение дает возможность организации с выгодой использовать их способности в улучшении качества деятельности и, соответственно, продукции. Для этого руководство организации создает обстановку, в которой сотрудники всех уровней оказываются не просто исполнителями воли руководства, а заинтересованными участниками решения производственных задач, т.е. вовлеченными участниками системы управления качеством. При этом стиль руководства должен быть сменен с авторитарного и административного стиля на корпоративный и либеральный. Другими словами, в области управления персоналом при внедрении систем качества необходимо переходить от менеджмента, основанного на праве силы, к менеджменту, основанному на силе правил.

Персонал рассматривается как самое большое богатство организации. Поэтому создаются все необходимые условия для того, чтобы раскрыть и использовать его творческий потенциал. Руководство стремится к тому, чтобы цели отдельных сотрудников были максимально приближены к целям организации, что, безусловно, должно находить отражение в материальном и моральном (нематериальном) стимулировании качества и производительности их труда.

Внедрение систем качества в условиях преобразований требует, чтобы схемы продвижения по службе, программы подбора и подготовки персонала, системы организации и стимулирования труда, системы обеспечения надежности профессиональной деятельности, также как и многие другие элементы системы управления, получили новое развитие. Необходимо, чтобы они могли эффективно поддержать новую конструкцию организации в условиях рыночной экономики и конкурентной среды.

Персонал, выполняющий работу, влияющую на качество продукции, должен быть компетентным на основании полученного образования, подготовки, навыков и опыта, работоспособен и надежен в своей профессиональной деятельности. Организация должна обеспечить компетентность, осведомленность и подготовку персонала к деятельности его в условиях внедрения системы управления качеством. Это дает возможность в системе управления качеством делегировать больше ответственности на нижние уровни управления. При этом важно придерживаться принципа передачи и расширения компетенции по мере роста компетентности – это означает, что сотрудники должны быть предварительно подготовлены для принятия на себя новой компетенции и ответственности. При увеличении ответственности рядовых сотрудников возрастает роль обратной связи, которая становится основной составляющей информационной системы организации. Кроме того, важную роль в процессе расширения и передачи ответственности играют социальные и психологические факторы – самоконтроль (должным образом организованный) и контроль со стороны коллег – участников делового процесса работает эффективнее, чем формальный контроль сверху.