Требования к организационным и управленческим процедурам

Кроме указанных документов в состав документации СМК входят документы, не имеющие нормативной силы:

— Типовые формы и записи;

— Справочные материалы.

Полный состав документов (по типам) с их названиями и сроками хранения приведен в номенклатуре дел компании «Развитие».

Основным документом СМК является руководство по качеству. Порядок разработки, согласования, утверждения и актуализации руководства по качеству определен в документированной процедуре №01 - ДП «Управление документацией».

Структура руководства по качеству и общее содержание каждого из разделов руководства по качеству определяется требованиями процедуры №01 - ДП «Управление документацией».

Пересмотр положений руководства по качеству осуществляется на плановой и внеплановой основе. Планово пересмотр руководства по качеству осуществляется один раз в год, после проведения анализа СМК со стороны руководства. Внепланово пересмотр руководства по качеству может осуществляться на основании результатов внутренних аудитов, либо при проведении корректирующих и предупреждающих действий.

Ответственным за актуализацию и пересмотр положений руководства по качеству является менеджер по качеству.

Управление внутренней документацией СМК осуществляется в соответствии с требованиями и порядком, определенным в ДП - 01 «Управление документацией».

Информирование сотрудников о выходе новых (актуализации существующих) документов СМК осуществляется менеджером по качеству за счет рассылки извещений по корпоративной почте. Размещение документации СМК осуществляется на корпоративном сервере. После получения извещения по корпоративной почте сотрудники обязаны ознакомиться с документами, о которых они были оповещены. Контроль ознакомления сотрудников с документацией СМК возлагается на руководителей подразделений. Проверка ознакомления сотрудников с документами осуществляется в ходе внутренних аудитов.

Менеджер по качеству ведет единый перечень документов СМК (номенклатура дел), в котором регистрируется статус пересмотра документов и рассылка бумажных копий документов СМК. Номенклатура дел ведется в электронном виде.

Обеспечение подразделений нормативными документами внешнего происхождения осуществляется за счет применения системы «Консультант плюс». Обновление и актуализация базы «Консультант плюс» осуществляется ежемесячно на основании договора. Ответственным за ежегодное продление договора и контроль получения обновлений базы нормативных документов является Руководитель юридической службы.

Наличие нормативных документов внешнего и внутреннего происхождения в местах их применения обеспечивается доступом сотрудников к информационным системам по локальной корпоративной сети. В локальной сети для доступа сотрудников размещается только актуальная версия документа.

В компании «Развитие» записи применяются для подтверждения выполнения действий, предусмотренных планами работ, картами процессов, документированными процедурами и организационно-распорядительными документами, издаваемыми руководством.

Управление записями по качеству осуществляется в соответствии с №02 – ДП «Управление записями по качеству».

Записи по качеству могут вестись на электронных носителях и на бумажных носителях.

Записи, ведущиеся в электронном виде должны сохраняться на сервере компании.

Записи, ведущиеся в бумажном виде должны сохраняться в подразделениях в соответствии с требованиями номенклатуры дел и №05 – РИ «Порядок организации документооборота в подразделении».

Ответственность за создание записей по качеству, их идентификацию, хранение, защиту от утраты и восстановление определена в №02 – ДП «Управление записями по качеству».

Срок хранения записей по качеству установлен в номенклатуре дел.

 

2.3. Ответственность  руководства

 

Высшее руководство компании «Развитие» приняло на себя обязательства по разработке и внедрению системы менеджмента качества, а также по постоянному повышению ее результативности.

Реализация обязательств осуществляется за счет внедрения основных принципов менеджмента качества в практику работы компании. Методы реализации принятых обязательств высшего руководства представлены в таблице 2.2.

Таблица 2.2

Обязательства по разработке и внедрению системы менеджмента качества

Принцип менеджмента качества	Метод реализации в СМК	Ответственный за реализацию
Организация, сфокусированная на заказчика	Определение приоритетных направлений развития компании, разработка политики и целей в области качества	Генеральный директор
Лидерство руководства	Разработка основных принципов работы компании, контроль и анализ исполнения принципов всеми сотрудника компании	Генеральный директор, Исполнительный директор
Вовлечение персонала	Обучение всех сотрудников менеджменту качества, регулярные тренинги и повышение квалификации персонала	Исполнительный директор
Процессный подход	Стандартизация основных процессов организации, проектная организация работ	Исполнительный директор
Системный подход руководства	Планирование развития компании на основе системного анализа, регулярный мониторинг и анализ достижения целей концепции развития	Совет директоров
Постоянное улучшение	Создание взаимосвязанных циклов улучшений, выполнение плана корректирующих и предупреждающих действий	Исполнительный директор
Принятие решений на основе фактов	Анализ исполнения планов компании (концепции развития, планов по проектам, планов развития СМК)	Генеральный директор, Исполнительный директор
Взаимовыгодные отношения с поставщиками	Выполнение программ развития партнеров, обучение и аттестация специалистов компаний-партнеров	Директор по маркетингу, Исполнительный директор

 

Для внедрения системы менеджмента качества и реализации принципов работы компании, установленных в концепции развития, высшее руководство компании регулярно определяет состав требуемых ресурсов и обеспечивает привлечение этих ресурсов. Ресурсное обеспечение всех работ компании планируется в рамках соответствующих бюджетов.

Высшее руководство компании «Развитие» установило следующие методы определения и обеспечения требований потребителей:

— определение приоритетных направлений развития компании на основе регулярного анализа потребностей рынка консалтинговых услуг, анализа конкурентных предложений и прогнозного спроса на консалтинговые услуги (устанавливаются в концепции развития). Ответственным за подготовку исходных данных является директор по маркетингу;

— определение ключевых характеристик качества работ (устанавливаются в программе качества по каждому проекту). Ответственным за соблюдение ключевых характеристик качества работ по проектам является исполнительный директор;

— проведение переговоров с представителями заказчиков и потенциальными заказчиками (результаты документируются в коммерческих предложениях, протоколах о намерениях и тексте договоров). Ответственными за организацию и проведение переговоров по своей сфере ответственности являются генеральный директор, исполнительный директор, директор по маркетингу;

— проведение регулярных анализов хода исполнения проектов (результаты документируются в проколах еженедельных и статусных совещаний по проектам). Ответственными за проведение анализа являются руководитель дирекции консалтинга и исполнительный директор;

— подбор и назначение на работы квалифицированного персонала (результаты документируются в квалификационной матрице и приказах о создании команды проекта). Ответственным за определение кадрового состава компании является генеральный директор, за подбор персонала – руководитель кадровой службы, за назначение на проект - директор дирекции консалтинга;

— планирование и выделение необходимых ресурсов (результаты документируются в соответствующих планах работ). Ответственным за планирование ресурсов и привлечение ресурсов на уровне компании является генеральный директор, ответственным за выделение ресурсов на каждый проект является руководитель соответствующей дирекции.

Указанные методы определения и обеспечения требований потребителей позволяют руководству прогнозировать поступление заказов и достижение целевых показателей деятельности компании.

Политика в области качества является согласованной частью общей политики организации.

В политике в области качества сформулированы основные приоритеты работы компании в области качества на предстоящий год.

Проект политики в области качества разрабатывается уполномоченным по качеству и согласовывается советом директоров. Утверждение политики в области качества осуществляет генеральный директор.

Политика в области качества ежегодно пересматривается. Пересмотр осуществляется на основании результатов анализа СМК со стороны руководства.

Доведение положений политики в области качества до сотрудников осуществляется генеральным директором на общем собрании коллектива компании. Общее собрание коллектива компании проводится ежегодно в последнюю рабочую неделю года.

Текст политики в области качества размещается в корпоративной сети. Доступ на чтение к тексту политики в области качества имеет каждый сотрудник компании.

Для информирования всех заинтересованных сторон политика в области качества компании «Развитие» размещается на Интернет – сайте компании. Ответственным за размещение текста политики в области качества на Интернет - сайте является системный администратор.

В компании «Развитие» принято, что разработка и постановка целей в области качества является составной частью процесса стратегического планирования деятельности.

Основанием для разработки целей в области качества являются:

— концепция развития компании;

— общая политика организации;

— политика в области качества.

Цели в области качества устанавливаются для следующих уровней управления:

— Цели корпоративного уровня – устанавливаются цели для организации в целом;

— Цели в области качества по продуктам/услугам – устанавливаются цели по отдельным услугам компании. Цели по продуктам/услугам отражают выполнение требований и ожиданий потребителей.

— Цели в области качества по процессам – устанавливаются цели по отдельным процессам компании. Цели по процессам отражают выполнение целей корпоративного уровня.

— Цели в области качества по подразделениям – устанавливаются для организационных единиц. Цели в области качества по подразделениям устанавливаются на основе целей по процессам и целей по продуктам с учетом возможностей каждого из подразделений.

Цели корпоративного уровня разрабатываются советом директоров и утверждаются генеральным директором.

Цели в области качества по продуктам/услугам, цели в области качества по процессам, и цели в области качества по подразделениям разрабатываются исполнительным директором. Утверждение целей осуществляется генеральным директором.

Цели в области качества по подразделениям доводятся до руководителя каждого из подразделений. Мониторинг и контроль достижения целей в области качества по подразделениям осуществляет исполнительный директор.

Контроль достижения целей в области качества корпоративного уровня осуществляет генеральный директор.

Контроль достижения целей в области качества по продуктам/услугам и целей в области качества по процессам осуществляет исполнительный директор.

Планирование создания и развития системы менеджмента качества осуществляется за счет:

— Планирования развития компании (устанавливается в концепции развития);

— Постановки целей в области качества (устанавливается в целях в области качества см. п.п. 5.4.1);

— Планирования деятельности (устанавливается в планах исполнения проектов и плане развития СМК);

— Планирования корректирующих и предупреждающих действий (устанавливается в плане корректирующих и предупреждающих действий).

При внесении изменений в систему менеджмента качества предусмотрены следующие мероприятия сохранения целостности системы:

— оценка влияния вносимых изменений на систему качества, процесс или организацию в целом (ответственность за проведение оценки определена в процедурах №05 – ДП «Проведение корректирующих действий» и №06 – ДП «Проведение предупреждающих действий»);

— планирование и проведение организационно-технических мероприятий по подготовке проведению изменений. Планирование осуществляется в плане корректирующих и предупреждающих действий. Ведение плана и контроль исполнения мероприятий осуществляет уполномоченный по качеству;

— контроль внедрения изменений. Осуществляется в соответствии с планом корректирующих и предупреждающих действий.

Ответственность и полномочия персонала определены в следующих документах: концепция развития;  цели в области качества;  организационная структура;  руководство по качеству и документированные процедуры;  карты процессов;  рабочие инструкции;  организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, поручения руководства).

Ознакомление сотрудников по вопросам ответственности и полномочий осуществляется следующим образом:

— концепция развития доступна для ознакомления и исполнения ее положений только высшему руководству компании. Каждый представитель высшего руководства расписывается в листе согласования концепции. Подпись в листе согласования означает принятие на себя обязательств по исполнению положений концепции развития, закрепленных за соответствующим представителем высшего руководства.