Совершенствования организационной структуры управления организации

В ООО  «Экстрим» разработаны должностные  инструкции для всех работников аппарата управления, а для ключевых специалистов – тарифно-квалификационные характеристики.

Так, если креатор – создает рекламу, основную ее идею и композицию, художник, фотограф и рекламный дизайнер – развивают, обрабатывают эту идею и композицию, то менеджер по рекламе выполняет  всю сопроводительную работу (осуществляет отбор патентной информации, изучает требования рекламодателя к рекламе, разрабатывает необходимую редакционно-техническую документацию на проектируемую рекламу, занимается правовой защитой товарных знаков, подготавливает материалы для проведения работ по стандартизации, осуществляет редакторский контроль, участвует в оформлении заявок на промышленные образцы и т.д.).[16]

Таким образом, ООО «Экстрим» имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть Положение об организационной структуре.

2. Анализ  целостности объекта управления

Целью анализа  является оценка степени взаимосвязи  и взаимообусловленности подразделений организации, которые обеспечивают их взаимодействие в достижении цели системы.

Взаимодействовать могут только совместимые элементы, поэтому необходим матричный анализ целесообразной совместимости различных направлений деятельности в выполнении главной функции системы, которая и определяет миссию организации, ее долгосрочные и краткосрочные цели, а также пути их достижения. [12]

Долгосрочной  целью или стратегическим видением ООО «Экстрим» является лидерство  на рынке рекламных и полиграфических  услуг г. Барнаула.

Краткосрочной целью ООО «Экстрим» является повышение доходности предприятия.

Миссия  предприятия – предоставление качественных услуг в сфере рекламного бизнеса, полиграфии и разработки фирменного стиля.

 Основными  направлениями деятельности ООО  «Экстрим» являются:

• полиграфический дизайн;
• реклама;
• представительские материалы;
• фирменный стиль и имидж-реклама.

С помощью  метода проекций, т.е. построения матрицы  соответствия, проведем анализ взаимосвязи  и взаимообусловленности структурных  подразделений предприятия.

3. Анализ  эффективности системы целеполагания.

Цель  анализа – оценка прогнозных возможностей системы управления, характеризующаяся  ее способностью через свои организационные  структуры вырабатывать комплекс реальных целей и задач, обеспеченных потенциалом организации.

Прежде  всего, необходимо отметить, что практика построения дерева целей с адекватной системой показателей в ООО «Экстрим»  отсутствует. Определена только главная  цель предприятия как системы (в  долгосрочном плане – лидерство  на рынке полиграфических и рекламных  услуг города Барнаула, в краткосрочном  плане – повышение доходности предприятия).

 Системно  не упорядоченные плановые показатели  не согласуются со структурой  организации, не соответствуют  направлениям использования ресурсов и получению результатов, поэтому оценить вклад каждого блока в целевую эффективность системы сложно. Проведем оценку механизма целеполагания в ООО «Экстрим» на основе формулы (2.3).

Так как  в краткосрочном плане целью  предприятия является повышение доходности, возьмем в качестве результативного показателя – фактическую сумму чистой прибыли предприятия за 2006 год, в качестве цели организации – плановую величину чистой прибыли на 2006 год.

В соответствии с планом организации на 2006 год  величина чистой прибыли предприятия  составляла 2500 тыс. руб. Фактическая  величина чистой прибыли в 2006 году составила 2166,1 тыс. руб. Соответственно, целевая эффективность ООО «Экстрим» в 2006 году составила: .

Данный  показатель необходимо скорректировать  на сумму вклада подсистем в достижение цели организации. Для этого необходимо провести оценку показателей эффективности  целеполагания каждой подсистемы. Для  каждой подсистемы можно выделить собственные  показатели эффективности. В таблице 2.7 для каждого структурного подразделения выделен один показатель эффективности работы подразделения, который наиболее характерен ему. В результате сбора информации по данным показателям по структурным подразделениям были получены данные по соотношению результатов и целей подразделений (таблица 2.7).

Таблица 2.7 – Оценка эффективности целеполагания  структурных подразделений ООО «Экстрим»

Производим  окончательный расчет коэффициента механизма целеполагания: .

Таким образом, отклонение коэффициента от единицы  свидетельствует о сбоях в системе целеполагания ООО «Экстрим», а также об экономических проблемах предприятия. Как видим, проблемы возникли в дизайн-бюро (выполнение плана по выпуску дизайн-проектов в данном отделе составляет 88%), отделе размещения (соответственно, 88%), отделе по рекламной деятельности (85%), отделе по работе с клиентами (план по рентабельности продаж выполнен на 75%), бухгалтерии (по оценке руководителей, оперативность, точность и своевременность бухучета на предприятии составляет 90%). При этом в других подразделениях (например, в отделе полиграфии, отделе сувениров) наблюдается перевыполнение плана. Следовательно, работа структурных подразделений организации недостаточно эффективно скоординирована. Для повышения эффективности системы целеполагания в ООО «Экстрим» необходимо разработать дерево целей решения возникших экономических проблем в структурных подразделения организации. Решение проблем возможно при совершенствовании оргструктуры компании.

4. Анализ  внешней эффективности организации  (анализ степени использования организацией внешних возможностей).

Целью анализа  является оценка степени использования  системой управления возможностей внешней  среды, учета угроз, выявление причин рассогласования результата и цели в обнаруженных на предыдущих этапах проблемных зонах, степени соответствия организационной структуры управления всей совокупности условий ее функционирования во внешней среде.

Возрождение традиций создания торговых марок, собственного фирменного стиля у российских предпринимателей открывает возможности для увеличения объемов деятельности ООО «Экстрим». Также в связи с развитием бизнеса в регионе возрастает спрос на рекламную и полиграфическую продукцию. ООО «Экстрим» также имеет возможности открытия новых сегментов рынка, например новой категории потребителей. У предприятия также имеются возможности разработки новых видов продукции и услуг в сфере рекламы, а также использования новейших технологий рекламной деятельности для создания нового и высококачественного продукта.

Недостаточное количество хороших специалистов, профессионалов в сфере рекламы и дизайна  тормозит развитие организации. Это  сказывается на отсутствии или даже снижении спроса на продукцию компании, отсутствии нововведений в области маркетинга, разработок новых видов продукции.

Кроме того, существуют общие факторы, ограничивающие возможности как ООО «Экстрим», так и других рекламных и издательских организаций. Так, например, в России существует достаточно низкая норма рекламных расходов, относящихся на себестоимость, т.е. рекламных расходов, освобождаемых от налогов. С 1 апреля 2001 г. норма рекламных расходов была увеличена с 5 до 7,5%. В европейских странах на рекламные расходы квот вообще не существует. Западные компании в среднем тратят на продвижение товара до 10-15% от выручки. При этом доля рекламы в этом процессе может быть любой в соответствии со строго выверенной стратегией маркетинга. Существование данных нормативов в России ограничивает рекламные бюджеты компаний, соответственно, ограничивает спрос на услуги рекламных и полиграфических организаций.

5. Анализ  внутренней эффективности организации  (анализ степени использования организацией ее внутренних возможностей, характеризующих потенциал организации).

Целью анализа  является оценка способности организационной  структуры управления обеспечить достижение поставленных целей при минимальных и необходимых затратах (соответствия реального использования организацией внутренних возможностей блоку «механизм управления» концептуально модели, формализованному в виде обобщающего показателя К_му). Показатель К_му рассчитывается по формуле (2.2). Шкала оценки данного показателя при 10-ти балльной шкале следующая: [0-3]– организационная структура не отвечает целям и задачам деятельности предприятия; [3-6]– организационная структура неэффективна, механизм управления не регламентирует взаимодействие элементов и их целенаправленное развитие; [6-8]– организационная структура способствует эффективной деятельности предприятия, однако механизм управления недостаточно эффективно обеспечивает реализацию целевых установок и выработку решений на достижение максимальных результатов при минимальных и необходимых затратах; [8-10]– организационная структура и механизм управления являются эффективными.

Для характеристики эффективности механизма управления в ООО «Экстрим» используем показатели оценки организации управленческих процессов на предприятии, таких как: длительность управленческого цикла, непрерывность управленческого цикла, ритмичность управления, оперативность принимаемых решений, экономичность системы управления, уровень исполнительности аппарата управления, уровень качества подготовки управленческих решений, уровень использования рабочего времени в аппарате управления. Для их оценки используем экспертный метод. В качестве экспертов выступают работники предприятия: выпускающий дизайнер, директор рекламного отдела, коммерческий директор и начальник отдела полиграфии.

Таблица 2.8 – Расчет коэффициента эффективности механизма управления

Таким образом, коэффициент эффективности механизма  управления для ООО «Экстрим»  равен 7,56. Данное значение попадает в  интервал [6-8], что означает, что организационная  структура предприятия обеспечивает эффективность целесообразных взаимоотношений между элементами структуры, однако ее механизм управления недостаточно эффективно регламентирует взаимодействие структурных подразделений предприятия и их целенаправленное развитие, не обеспечивает реализацию некоторых целевых установок (например, выработку рекламных предложений и дизайн-проектов на одного работника), а также имеет необоснованно высокие затраты на достижение стратегических целей предприятия. Так, как показал анализ финансовых результатов ООО «Экстрим», себестоимость продукции и оказанных услуг в 2006 году по сравнению с 2003 годом возросла на 50,2%, а коммерческие расходы – на 11,1%.[18]