Совершенствование хозяйственного отдела ООО «СОЮЗЭНЕРГОГАРАНТ»

 

(продолжение табл. 17)

3	Обучение нового работника, ввод его в должность, организация обучения и повышение квалификации всех сотрудников.
4	Проведение исследований индивидуальной и групповой мотивации, проведение аттестации, разрабатка системы стимулирования персонала, премирования.
5	Создание благоприятного психологического климата в коллективе, внедрение корпоративной культуры, проведение социометрических исследований, поощрение индивидуальной и групповой инициативы, создания условий для творчества  внутри компании.

 

Второй  этап – это определение количества работников, структуры отдела, составление должностных обязанностей и определение взаимосвязей с другими отделами. На основе проведенных исследований деятельности изучаемой компании ООО «Союзэнергогарант» был сделан вывод о целесообразности продвижения по служебной лестнице менеджера отдела рекламы и маркетинга, который начиная с 2011 года активно принимал участие в обновлении кадровой политики компании и сумел отличиться, и назначении его начальником отдела кадров. Так же было выявлено посильным и нужным для компании приобретение в штат нового одного сотрудника в должности – специалист кадрового отдела.

Третий этап – составление должностных инструкций на основе, которых начальник отдела кадров и специалист отдела кадров будут осуществлять свою деятельность на ООО «Союзэнергогарант». Данные инструкции будут содержать: общие положения, функции, должностные обязанности, права, а также ответственность.

Четвертый этап заключает в себя подготовку рабочего места. Проведя инвентаризацию компании и тщательный осмотр здания, где расположена компания, было найдено подходящее помещение, отвечающее всем требованиям и способное разместить внутри себя отдел кадров. Так же для организации двух рабочих мест в компании были выделены уже имеющиеся в наличии данные предметы:

• Два стола
• Один стационарный новый компьютер с полной комплектацией
• Один ноутбук с полной комплектацией
• Два стула
• Одна мусорная корцина
• Два набора канцелярии (пишущие аксессуары, степлер, дырокол)
• Упаковка белой писчей бумаги А4, скоросшиватели, папки для деловых бумаг, файлы для бумаги
• Стационарный телефонный аппарат, подключенный и к внутренней линии
• Принтер
• Сканер

Организовав структуру отдела, определив должностные обязанности специалистов и составив список того, что необходимо для организации рабочего места кадрового отдела, переходим к пятому этапу – определение конкретных задач, в целях решения которых и был создан отдел. Перед отделом кадров ООО «Союзэнергогарант» генеральным директором будут поставлены  определенные задачи, для решения которых создается план работ на месяц, квартал и год. Они будут согласованы с начальником отдела кадров.

Эффект от внедрения самостоятельной кадровой службы подсчитан специалистами отдела рекламы и маркетинга: это позволит повысить экономическую эффективность компании в среднем на 3-6%.

Планы ООО «Союзэнергогарант» на 2014-2015 годы включают дальнейшее увеличение объемов производства услуг, улучшение внутренней организации компании, расширение сферы влияния и повышение конкурентоспособности компании в современных условиях рынка.

 

 

Глава 2 Предложения по совершенствованию управления хозяйственного обеспечения.

2.1. Мероприятия по совершенствованию  хозяйственного обеспечения в  ООО «Союзэнергогарант».

Проанализируем Положение о хозяйственном отделе ООО «Союзэнергогарант».   Перечисление основных задач и функций отдела. В табл. 18 обобщим полученные данные и сравним с функциями, которые должны быть у хозяйственного отдела в соответствии с типовым положением.

Таблица 18 – Сравнение Положения о хозяйственном отделе ООО «Союзэнергогарант»  и типового положения.

Задачи хозяйственного отдела
Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание	Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание
Функции отдела
Хозяйственное обеспечение
- Организует хозяйственное обеспечение деятельности «Союзэнергогарант»  и ее структурных подразделений, находящихся на хозяйственном обеспечении «Союзэнергогарант». - Организует эффективную и рациональную  систему средств, методов охраны  объектов	- Содержание зданий и помещений предприятия, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами. - Контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).
Продолжение табл. 8
«Союзэнергогарант»  - Обеспечивает эффективное использование  служебных и вспомогательных  помещений, находящихся на балансе «Союзэнергогарант»  - Организует мероприятия по поддержанию и развитию средств пожарно-охранной сигнализации и пожаротушения. - Организует мероприятия по  охране труда и технике безопасности. - Организует мероприятия по  поддержанию санитарного состояния  служебных, вспомогательных помещений  и территорий, прилегающих к объектам «Союзэнергогарант»  - Определяет объемы по ремонту и реконструкции служебных и вспомогательных помещений, находящихся на балансе «Союзэнергогарант»	- Формирование текущих и перспективных  планов реконструкции, капитального  и текущего ремонтов зданий, помещений  предприятия, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений. - Проведение ремонта зданий, помещений. - Контроль за качеством ремонтных  работ. - Приемка выполненных ремонтных  работ. - Участие в разработке планов  по созданию интерьера в зданиях  и помещениях предприятия в  соответствии с требованиями современного дизайна. - Работы по благоустройству, озеленению  и уборке территории, праздничному  художественному оформлению фасадов  зданий, проходных и т.п. - Составление смет расходов  на содержание зданий и помещений  предприятия, прилегающей территории. - Создание необходимых условий  для труда работникам, с обеспечением  их
Продолжение табл. 18
Материально-техническое обеспечение
- Подготавливает и ведет документы  по учету материальных ценностей. - Обеспечивает сохранность и  рациональное использование материально-товарных ценностей и технических средств. - Осуществляет контроль за исполнением  трудовых соглашений и договоров  со сторонними подрядными предприятиями, учреждениями, касающейся материально-технического  и хозяйственного обеспечения. - Обеспечивает канцтоварами, техническими  средствами и расходными материалами  структурные подразделения «Союзэнергогарант».	- Оформление документов, необходимых  для заключения договоров на  приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета. - Обеспечение структурных подразделений  канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными  товарами, ведение учета их расходования  и составление установленной  отчетности. -. Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств  механизации инженерного и управленческого  труда, принятие мер по их восстановлению  и ремонту в случаях гибели  или повреждения. - Оформление документов на техническое  обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования. - Материально-техническое обслуживание  совещаний, конференций, семинаров  и иных мероприятий.

Сравнение задач и функций Положения о хозяйственном отделе ООО «Союзэнергогарант».  И типового положения об аналогичном структурном подразделении позволяет выделить как положительные, так и отрицательные стороны.

Положительные стороны:

- наличие задачи по  хозяйственному и материально-техническому  обслуживанию;

- наличие отдельной функции  по обеспечению пожарной безопасности;

- наличие отдельной функции по охране здоровья.

- наличие полного комплекса  функций по материально-техническому  обеспечению.

Недостатки:

1. отсутствие в Положении  задачи по социально-бытовому  обеспечению, в частности:

- обеспечение транспортного  обслуживания

- обеспечение организации питания работников

- организация приема, регистрации  и необходимого обслуживания  лиц, прибывших в служебные командировки.

2. отсутствие конкретики  в формулировках функций подразделения, в частности:

- отсутствие отдельной  функции по контролю за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

- по обеспечению ремонта  здания на отдел возложена  только функция по определению  объемов ремонта и реконструкции  служебных и вспомогательных  помещений.

В данном случае отсутствует функция по ремонту и реконструкции, капитального и текущего ремонтов систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений.

3. отсутствие функции  по компьютерному и иному техническому  снабжению деятельности 

Итак, основной рекомендацией по совершенствованию хозяйственного обеспечения в ООО «Союзэнергогарант».

Характерный тип структуры службы снабжения – смешанный, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Однако наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское. Смешанный тип структуры отдела снабжения – наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению хозяйственного отдела .

Смешанная система хозяйственного отдела объединяет централизованную и децентрализованную структуры.

Материально-техническое снабжение деятельности органов местного самоуправления – осуществляемый на постоянной основе комплекс мероприятий, включающий:

- Безвозмездное пользование  имуществом, предназначенным для  обеспечения деятельности органов  местного самоуправления, переданным  на правах оперативного управления;

- Транспортное обслуживание  органов местного самоуправления  для исполнения служебных полномочий;

- Содержание  зданий и иных имущественных объектов органов местного самоуправления, служебных и иных рабочих помещений в состоянии, соответствующем противопожарным, санитарным, экологическим и иным установленным законодательством требованиям;

- Компьютерное и иное  техническое снабжение деятельности  органов местного самоуправления;

- Снабжение охраны административных  зданий и иных имущественных  объектов органов местного самоуправления, находящегося в них имущества  и служебных документов;

- Хозяйственно-техническое  снабжение;

- Иные мероприятия, направленные  на обеспечение функционирования  органов местного самоуправления.

В Положение о хозяйственном отделе в части функционала предлагается внести ряд изменений. Итак, основными задачами административно-хозяйственного отдела будут следующие:

1. Хозяйственное, материально-техническое  и социально-бытовое обслуживание.

2. Содержание в надлежащем  состоянии здания администрации, помещений, находящихся внутри нее, прилегающей территории.

3. Создание условий для  труда и транспортного обслуживания  сотрудников администрации.

 Функции.

1. Содержание здания и  помещений в нем, поддержание  их в надлежащем состоянии  в соответствии с действующими  санитарно-гигиеническими и противопожарными  нормами и правилами.

2. Контроль за исправностью  оборудования (освещения, систем отопления, вентиляции, противопожарными  датчиками  и др.)

3. Формирование текущих  и перспективных планов реконструкции  и ремонта здания или помещений  администрации, системы водоснабжения, отопления и др.

4. Организация проведения  ремонта помещений, контроль за  качеством ремонтных работ, приемка  выполненных работ.

5. Организация работ по  благоустройству, озеленению и уборке  территории, праздничному художественному  оформлению фасада здания, холла здания и т.п.

6. Составление смет расходов  на содержание здания, помещений  в нем, прилегающей территории.

7. Оформление документов, необходимых для заключения договоров  на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки, учета.

8. Обеспечение структурных  подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение  учета их расходования и составление  установленной отчетности.

9. Обеспечение  сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях гибели или повреждения.

10. Оформление документов  на техническое обслуживание  и ремонт оргтехники и оборудования.

11. Материально-техническое  обслуживание совещаний, конференций, семинаров, сессий депутатов и иных мероприятий.

12. Обеспечение транспортного  обслуживания администрации.

13. Создание необходимых  условий для труда работникам  администрации с обеспечением  их автоматизированными рабочими  местами с телефонной и факсимильной связью.

14. Обеспечение рационального  использования выделенных финансовых  средств.

Основными принципами управления хозяйственным обеспечением ООО «Союзэнергогарант» должны стать:

- Рациональное и эффективное  использование бюджетных средств путем грамотного планирования, принятия оптимального решения на основе обоснованных критериев выбора и получения максимального результата при минимальных вложениях.

- Привлечение внефедеральных  бюджетных средств, используя новые  экономические возможности, открывающиеся перед в современных условиях рыночных отношений.

- Поэтапное планирование  развития материально-технической  базы

Основные этапы работы по планированию оснащения органов муниципального управления ООО «Союзэнергогарант»:

1. Проведение анализа материально-технической базы органов ООО «Союзэнергогарант» и выявление потребностей в приобретении необходимого оборудования в соответствии с профилем и спецификой конкретных органов муниципальной власти.

2. Изучение нормативных  документов: санитарно-гигиенические нормы, правила техники безопасности; рекомендации по оснащению различных видов помещений и т.п.

3. Определение планируемых  объемов федерального финансирования  и возможностей по привлечению  внебюджетных средств.

На сегодняшний день функция планирования и прогнозирования в хозяйственном отделе отсутствует, поэтому предлагается данные функции передать вновь созданному организационному отделу, который будет заниматься вопросами организации различных мероприятий и совещаний, проводимых ООО «Союзэнергогарант», а также планированием, прогнозирование и контролем за осуществлением хозяйственного обеспечения.

Отдел материально-технического обеспечения будет укомплектован сотрудниками хозяйственного отдела и будет включать:

-начальника хозяйственного отдела;

-старшего программиста  хозяйственного отдела.

-ведущего специалиста  хозяйственного отдела.

Таким образом, отдел материально-технического обеспечения будет осуществлять непосредственно работы по хозяйственному обеспечению, а организационный отдел будет осуществлять функции по управлению хозяйственным обеспечением.

2.2. Эффективность предложенных  мероприятий

 Современных условиях  органам муниципального управления  ООО «Союзэнергогарант», и руководителям предстоит решить нелегкую задачу: как при постоянной нехватке бюджетных средств, выделяемых на оснащение органов муниципального управления ООО «Союзэнергогарант», , обеспечить выполнение современных требований, предъявляемых к административному процессу.