Разделение труда в управлении организацией

                                                                                                                      

    Уборщики

                                                             Шеф-повар                   Помощник                                               помещений

                               управляющего

     Менеджер                Главный управляющий по

                                            Повара Пекари    ресторана                   маркетингу и продажам

 Администратор

   зала Менеджер по

                                 продажам

                                                                                                       Официанты                     Менеджер по связям

                                                  с общественностью

                                                                                     

 Менеджер бара

 

     Бармены

 

Рисунок 6 – Разделения труда в управлении гостиницей  «Вокруг Света»

Структура  управления - линейно-функциональная.

Во  главе  всего комплекса  стоит управляющий гостиницей. Он  занимается  координацией  работы менеджеров различных подразделений. Управляющий гостиницей осуществляет конроль за работой  следующих подразделений: отдела кадров, бухгалтерии, отдела питания, отдела внутренней безопасности, отдела маркетинга и связей с общественностью, службы номерного фонда. Рассмотрим  функции  каждого  из них.

Отдел кадров.

Основные функции:

• оформление найма на работу;
• увольнение;
• обучение, переобучение персонала;
• повышение квалификации;
• разбор конфликтных ситуаций.

Ведение личных дел сотрудников  – одна из главных функций этого  отдела.

Бухгалтерия.

Бухгалтерия документально оформляет  совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные операции с поставщиками, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия. Также перед бухгалтерией ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, нахождение путей снижения товарных потерь при хранении, транспортировке и отпуске. Ежедневно в бухгалтерию предоставляются отчеты по остаткам и движению товаров и денежных средств. Кассир сдает выручку с контрольно кассовой лентой и кассовой книгой главному кассиру, по графику инкассации деньги передаются в банк.

 Подразделение питания.

Это наиболее многочисленное подразделение. К нему относятся официанты,  администраторы зала, повара, бармены, менеджеры ресторана и бара. Информация от поставщиков попадает на кухню шеф-повару. Если она касается пополнения склада, то она проходит через бухгалтерию, где поступивший товар оформляется документально.  В отдел бухгалтерии поступает также поток финансовой информации о полученной выручке.

Отдел внутренней безопасности.

Создается для защиты гостей, их имущества и имущества гостиницы. Отдел безопасности обязательно согласовывает с дирекцией гостиницы проект системы безопасности, который включает:

-    функции отдела  безопасности;

-    взаимоотношения  отдела безопасности с др. подразделениями;

-    технические  средства  для обеспечения безопасности;

-    программу  действий сотрудников при форс-мажоре.

Одна из функций этого  отдела – это контроль за ключами  и за сейфами в номерах и  у администратора, патрулирование коридоров  и помещений и т.д.

Управляющий отделом  безопасности периодически составляет отчет о происшествиях в гостинице с их анализом.

Отдел маркетинга и связей с общественностью.

Этот отдел является наиболее теневым  подразделением гостиницы.  Хотя для многих, знакомство с отелем начинается именно с него.  Обязанности работников, занятых в этом отделе можно подразделить на 4 группы: продажа, услуги по организации конференций и бизнес-семинаров, реклама и связь с общественностью.

Основная цель отдела маркетинга заключается  в продаже продукции и услуг отеля. На раннем этапе,  маркетологи исследуют рынок и определяют тот его сегмент, на который они будут ориентироваться.  Затем они изучают работу своих конкурентов, определяя их сильные и слабые стороны.

Как часть маркетинговой политики является почтовая рассылка ранее остановившимся в отеле гостям поздравительных открыток  с различными праздниками.  Реклама, бюджет которой определяется владельцем комплекса,  появляется в газетах и журналах, именно которые читают потенциальные клиенты гостиницы.

Связь с общественностью подразумевает процесс предоставления возможным гостям привлекательной информации о работе гостиницы. В обязанности этого отдела входит:  разработка и принятие макетов проспектов и других рекламно-информационных изданий, представление отеля и его услуг будущим гостям,  связь со средствами массовой информации, организация пресс-конференций.

Таким образом, отдел маркетинга представляет собой некий аналитический центр, который аккумулирует различного рода информацию и на ее основе  строит  стратегию продаж. 

Служба номерного фонда.

Используется для поддержания  информации о состоянии номеров  для управленческих нужд и для  отдела резервирования.  Каждому  номеру присваивается статус либо «свободно» либо « занято» в общем случае. Горничные присваивают свои статусы: «чистка не произведена», «чистая» и «готова для продажи».  Когда гость вселяется, статус его номера автоматически переводится в «занято».  Основные функции:

-  снабжение самой  последней информацией о состоянии  номеров; 

-  предоставление полной информации  о заполняемости отеля и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3. Проблемы  разделения  труда, способы их решения

 

Разделение труда в управлении гостиницей  «Вокруг Света» не эффективно. Для эффективной работы организации необходимо пересмотреть структуру управления организацией. Я предлагаю добавить в гостинице еще несколько подразделений, а именно инженерную службу, службу обслуживания и службу приема (Рисунок 7):

                                               Финансовый директор

                                                              Управляющий

                                                             гостиницей

        Главный инженер               Менеджер по обслужи-                Старший менеджер

           ванию                                     по приему

   Дежурные

 специалисты      Швейцары                             Дежурный менеджер

                                                    Подносчики багажа Кассир-оператор

    Консьержи Тел. оператор

 Рассыльные                                      Портье

 

     Водители

 

 

Рисунок 7 - Усовершенствованная структура разделения труда в управлении гостиницей  «Вокруг Света»

Инженерная  служба.

 Эта служба  необходима любой гостинице. Она несет  ответственность  за  работу  механической, электрической,  отопительной,   вентиляционной   систем,   водоснабжения   и канализации и осуществляет  профилактический  и  текущий  ремонт  не  только номерного фонда и установленного  в нем   оборудования,   но   и   всего гостиничного предприятия. К этой службе относятся: главный инженер и дежурные специалисты (слесарь, сантехник, электрик).

Функции инженерной службы: 1) административные функции (секретариат, канцелярия, снабжение, складирование, профилактические проверки, договорное обслуживание, планирование, учет); 2) функции по поддержанию инженерных систем (подогрев, вентиляция, кондиционирование, насосные системы, электрические системы, холодильные установки, оборудование пищеблоков, компьютерные системы, лифты); 3) ремонтные функции (ковровые, мебельные, обивочные и малярные мастерские, садовое хозяйство).

Одна из главных  функций: разработка системы пожарной сигнализации, схема эвакуации (общая  и поэтажная), осуществление контроля за средствами пожаротушения.

Служба обслуживания.

С точки зрения гостей служба обслуживания является важнейшей в гостинице, так как персонал именно этой службы работает с клиентами в постоянном контакте и выполняет все функции, связанные с их непосредственным обслуживанием.

Возглавляет службу обслуживания менеджер, которому подчинены  швейцары, подносчики багажа, консьержи, рассыльные, водители (обслуживают арендованные машины и паркуют автомобили гостей).

В связи с  важностью первых впечатлений клиентов о гостинице на персонал службы обслуживания возлагается особая ответственность. Как правило, первыми встречают гостей швейцары, которые стоят у входа в гостиницу. Они должны поприветствовать гостей, помочь им выйти из машины. Швейцары должны владеть информацией об услугах, имеющихся в гостинице, о гостиничных мероприятиях (конференциях, банкетах), о месте расположения гостиницы и ее окрестностях.

Сопровождением  гостей в номера занимаются рассыльные. Во время сопровождения им рекомендуется поддерживать с гостями разговор. При этом особенно важно дать информацию по имеющимся в гостинице услугам: о наличии и режиме работы ресторана, кафе, бара, прачечной, бассейна, спортзалов и т.д.

По прибытии в номер рассыльный должен в некоторой  степени помочь гостю разместиться: объяснить, что и как работает (освещение, радио, телевизор, кондиционеры).

Множество важных услуг оказывают гостям консьержи. Их можно увидеть за специальным столиком в вестибюле гостиницы или непосредственно на этажах. К наиболее типичным услугам, оказываемым консьержами, относятся: приобретение и доставка гостям билетов в театры; заказ столика в городских ресторанах; заказ и доставка авиа-, железнодорожных, автобусных билетов, предоставление справок о работе международного, междугородного и внутреннего транспорта; резервирование мест в парикмахерскую, косметический салон, на прием к врачу; информация о местных достопримечательностях, работе музеев, выставок, магазинов; помощь в экстренных случаях (например, вызов врача, юриста, нотариуса); выполнение сугубо личных поручений клиентов (осуществление покупок, оформление виз и т.д.).

Служба приема.

Эта служба предназначена  для работы с гостями во время  прибытия в гостиницу, проживания в  ней и расчета при выезде. Возглавляет  службу – старший менеджер.

Основная задача службы приема – максимальная загрузка номеров.

Портье ведет  картотеку по занятости номеров  и наличию свободных  мест,  и  выполняет функции информационного центра. Информация через  портье  движется  в двух направлениях: к  гостям    и  в   различные   подразделения гостиничного предприятия. Портье отвечает за хранение и выдачу ключей от номеров проживающим при предъявлении визитной карточки.

Служба приёма и размещения выполняет функции  бронирования, размещения гостей, выписки из гостиницы, ведёт учёт занятости и использования номерного фонда гостиницы.

Таким образом, для более эффективного разделение труда в управлении гостиницей  «Вокруг Света» необходимо добавить подразделения: инженерная служба, служба обслуживания и служба приема.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Разделение труда – это исторический процесс обособления, закрепления, видоизменения отдельных видов  деятельности, который протекает  в общественных формах дифференциации и осуществления различных видов трудовой деятельности. Разделение труда в обществе постоянно изменяется, а сама система разнообразных видов трудовой деятельности становится все более и более сложной, поскольку усложняется и углубляется сам процесс труда.

Функции  управления - это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работ. Общие, или универсальные, функции присущи управлению любым бизнесом или объектом. Общие функции: целеполагание, планирование, организация, координирование, регулирование, стимулирование, контроль, учет, анализ деятельности.

Термин “централизация” относится  к степени сосредоточения принятия решения руководителем, что связано  только с формальной властью, т.е. с  правами, которыми наделено определенное лицо. Централизация означает концентрацию властных полномочий на верхнем уровне руководства организацией. Децентрализация — это передача или делегирование прав и ответственности за ряд ключевых решений на нижние уровни управления организацией.

Делегирование полномочий представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены.