Разделение труда в управлении организацией

 

Содержанием функции  является: 1) приспособление организационной  структуры фирмы к задачам  намечаемой деятельности; 2) подбор людей  для конкретной работы и делегирование им полномочий, прав использования               ресурсов организации.                                                               

Мотивация  -   это совокупность внутренних и внешних  движущих сил, которые побуждают  человека к деятельности, задают границы  и формы деятельности и придают этой деятельности направленность, ориентированную на достижение определенных целей.

 В зависимости от того, какие цели преследует мотивация, какие задачи она решает, можно выделить два основных ее типа:

1) основан на  том, что путем внешних воздействий  на человека активизируются мотивы, которые побуждают человека осуществлять определенные действия, приводящие к желательному для мотивирующего субъекта результату. Необходимо знать, какие мотивы могут побуждать человека к желательным действиям, и то, как вызывать эти мотивы.

        2) основан на формировании определенной мотивационной структуры человека, а основное внимание обращается на то, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивы действий человека, и наоборот, ослабить те мотивы, которые могут негативно сказаться на эффективном управлении человеком. Этот тип носит характер воспитательной и образовательной работы и часто не связан с определенными действиями или результатами. Однако данный тип мотивации требует гораздо больших усилий, знаний и способностей для его осуществления, но его результаты существенно превосходят результаты первого типа.                                                    

Одним из основных методов воздействия на человеческие ресурсы являются стимулы. В качестве них могут выступать отдельные предметы, действия других людей, обещания, носители обязательств и возможностей, предоставляемые возможности и многое другое, что может быть предложено человеку в компенсацию за его действия или что он желал бы получить в результате определенных действий. Реакция на определенные стимулы различна.                                                                                                                     

Использование различных стимулов для мотивирования  людей называется процессом стимулирования. Стимулирование как воздействие не на личность непосредственно, а на внешние обстоятельства с помощью ожидания благ, побуждающих работника к действию, имеет различные формы. Так, в практике управления одной из самых распространенных его форм является материальное стимулирование. Стимулирование принципиально отличается от мотивирования, а суть этого отличия состоит в том, что стимулирование — это одно из средств, с помощью которого может осуществляться мотивирование.

Мотивация оказывает воздействие на следующие характеристики человеческой деятельности: усилие; старание; настойчивость; добросовестность; направленность.

Контроль  -  процесс  обеспечения  того,  что  организация   действительно достигла своей цели. Это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Главные инструменты  выполнения этой функции - наблюдение, проверка всех сторон деятельности, учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи. По данным учета производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Подготавливаются и принимаются новые управленческие решения.

Контроль можно  также классифицировать: - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний), - по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону), - по объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами), - по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Стадии контроля: 1) определение концепции контроля. 2) определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления).  3) планирование проверки. 4) определение значений действительных и предписанных. 5) установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка). 6) выработка решения, определение его веса. 7). документирование решения. 8) метапроверка. 9) сообщение решения (устное, письменный отчет). 10) оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков). 
Содержание конкретных функций управления:

Конкретные  функции управления тесно связаны  со спецификой предприятия и основными сферами его деятельности (общее управление, финансовое управление, производство, НИОКР, маркетинг).

Общее управление предприятия состоит в его  структуризации, организации деятельности, планировании, управлении персоналом, контроле, учете и анализе результатов деятельности, что подробно будет рассмотрено в дальнейшем.

При управлении производством решаются задачи экономики  производства (издержки, цены) и планирования производства продукции. К задачам планирования производства относят: - выбор технологического процесса; - планирование программы производства; - планирование последовательности производства (оперативное планирование); - формирование производственных систем (систем оборудования); - содержание и эксплуатация оборудования;  - организация материально-технического снабжения.

При управлении НИОКР (инновациями) реализуются следующие  конкретные функции управления: - организация инновационного процесса; - выбор и реализация стратегии НИОКР; - оптимальное распределение ресурсов на НИОКР; - внедрение результатов НИОКР; - защита результатов НИОКР.

Реализация  функций в области маркетинга включает: - организацию сбора и  обработки маркетинговой информации; - выбор целевых рынков и их сегментирование;  - применение маркетинговых решений по продукту;  - выбор и взаимодействие с каналами товародвижения;  - продвижение товара; - выбор и реализация ценовой политики; - планирование и анализ эффективности маркетинговой деятельности.

Финансовое  управление предприятием включает: - приобретение финансовых средств; - использование финансовых средств; - управление ликвидностью;  - структурирование капитала и имущества;  - управление платежными средствами и проведение платежного оборота; - финансовое планирование и финансовый контроль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Централизация,  децентрализация и делегирование  полномочий

 

Термин “централизация”  относится к степени сосредоточения принятия решения руководителем, что  связано только с формальной властью, т.е. с правами, которыми наделено определенное лицо. Централизация означает концентрацию властных полномочий на верхнем уровне руководства организацией. Цель централизации — увеличение синергии, улучшение координации, предотвращение ошибок на нижних уровнях управления. 

Преимущества централизации:

- yлyчшaeтся  кoнтpoль и кoopдинaция cпeциaлизиpoвaнныx фyнкций, yмeньшaeтся кoличecтвo и мacштaбы oшибoчныx peшeний, пpинимaeмыx мeнee oпытными мeнeджepaми;

-  cильнoe цeнтpaлизoвaннoe yпpaвлeниe пoзвoляeт избeжaть cитyaций, пpи кoтopыx oдни oтдeлы организации pacтyт и paзвивaютcя зa cчeт дpyгиx или opгaнизaции в цeлoм;

- бoлee экoнoмнo и лeгкo иcпoльзуется oпыт и знaния пepcoнaлa цeнтpaльнoгo aдминиcтpaтивнoгo opгaнa.

Децентрализация — это передача или делегирование прав и ответственности за ряд ключевых решений на нижние уровни управления организацией. Цель децентрализации — облегчение процессов принятия решений и инициатив на нижних уровнях управления, оперативность руководства, высокая адаптивность организации к новым условиям.

Пpeимyщecтва дeцeнтpaлизации:

- yпpaвлять кpyпными opгaнизaциями цeнтpaлизoвaннo нeвoзмoжнo из-зa oгpoмнoгo кoличecтвa тpeбyющeйcя инфopмaции и, cлeдoвaтeльнo, cлoжнocти пpoцecca пpинятия peшeний;                                                   

• дeцeнтpaлизaция дaeт вoзмoжнocть пpинимaть peшeния тoмy pyкoвoдитeлю, кoтopый ближe вceгo cтoит к вoзникшeй пpoблeмe и лyчшe вcex ee знaeт;                                                                                                    
• дeцeнтpaлизaция cтимyлиpyeт инициaтивy и пoзвoляeт личнocти oтoждecтвить ceбя c opгaнизaциeй;                                                               

- дeцeнтpaлизaция пoмoгaeт пoдгoтoвкe мoлoдoгo pyкoвoдитeля к бoлee         выcoким дoлжнocтям, пpeдocтaвляя eмy вoзмoжнocть пpинимaть вaжныe peшeния в нaчaлe кapьepы.                                                            

Делегирование полномочий – это форма разделения управленческого труда, позволяющая увеличить его эффективность. Делегирование представляет собой средство, при помощи которого руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если существенная задача не делегирована другому человеку, руководитель вынужден будет выполнять ее сам. Это, конечно, во многих случаях просто невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Более важным является то, что сущность управления заключается в умении «добиться выполнения работы другими».

Делегирование полномочий имеет ряд положительных  моментов:

а) Руководитель освобождается от выполнения рутинной работы и получает время для решения творческих вопросов.

б) Делегирование  полномочий является своеобразной формой повышения квалификации сотрудников и способствует максимальному использованию их знаний и опыта.

в) Делегирование  является большим стимулом в работе подчиненных, которые начинают чувствовать себя хозяевами на участках работы, поощряет инициативу, приучает к самостоятельности и готовит людей к перемещению на более высокие должности. Делегирование полномочий - это тот случай, когда убивают сразу несколько зайцев.                                                                   

Процесс делегирования  полномочий:

1. Поручение работникам индивидуальных конкретных заданий;
2. Предоставление соответствующих полномочий и ресурсов подчиненным;
3. Формулирование обязательств подчиненных выполнить порученные им задания.

Делегирование базируется на полномочиях  и ответственности.                              

Ответственность - это обязательство  работника выполнять делегируемые ему задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.

Поскольку ответственность представляет собой обязательство, которое отдельный работник берет на себя, то он не может ее делегировать или передавать своему подчиненному. Работник, на которого возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязан выполнять ее лично, но он останется ответственным за удовлетворительное (неудовлетворительное) завершение работы.

Под обязательством мы понимаем то, что от индивида ожидается выполнение конкретных рабочих требований, когда он занимает определенную должность в организации. Фактически, индивид заключает контракт с организацией на выполнение задач данной должности в обмен на получение определенного вознаграждения. Ответственность означает, что работник отвечает за результаты выполнения задачи перед тем, кто передает ему полномочия. Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочия, и собственно ответственность не может быть делегирована.

В крупных организациях руководители высшего звена редко общаются с подчиненными на низших уровнях, которые фактически выполняют большинство конкретных задач. Тем не менее, они несут ответственность за дела фирмы и своих подчиненных.

Полномочие - это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение делегируемых задач.

Полномочия не следует смешивать  с властью, под которой понимают реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию.

Полномочия определяют, что лицо, занимающее определенную должность, имеет право делать. Власть определяет, что оно действительно может делать. Можно иметь власть, не имея полномочий.

Различают два вида полномочий:

1) Линейные полномочия;

2) Штабные полномочия;

Линейные полномочия - это полномочия, передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.

Линейные полномочия выражают существующую в организации систему властных отношений между руководством и подчиненными.

Делегирование линейных полномочий создает  иерархию уровней управления организации, называемую цепью команд.

Штабные полномочия - это право  советовать или помогать руководителям, наделенным линейными полномочиями, а также штабному персоналу.

Типы штабного аппарата, в зависимости  от функций, которые он выполняет:

• консультативный;
• обслуживающий;           
• личный.