Повышения эффективности управления орагнизацией

Основными клиентами, учитывая специфику бизнеса, являются частные  лица, которые совершают сделки с  жилой недвижимостью, но так как  АН «21 ВЕК» предоставляет услуги по всему спектру услуг рынка недвижимости, то среди его клиентов существует также множество юридических лиц, которые обращаются в фирму в поисках респектабельного офиса или в поиске производственной базы. 

Клиенты, обратившиеся в  компанию, имеют возможность по согласованию со специалистом компании выбрать форму  оплаты услуг, оптимизировать выход  рекламы, а также согласовать  прочие моменты сотрудничества на взаимовыгодных условиях.

Для клиентов агентства созданы  следующие условия:

- полное и всестороннее юридическое сопровождение сделок с недвижимостью (жилые, нежилые помещения, коттеджи, земельные участки и пр.);

-   консультации по вопросам гражданского законодательства;

- правовая экспертиза документов при приобретении или отчуждении недвижимости;

-    составление договоров и контрактов;

- квалифицированная помощь в решении проблем, связанных с собственностью на недвижимость;

-  представление интересов в судебных органах (гражданские и арбитражные споры).

За время работы специалистами  АН «ВЕК» накоплен большой опыт и наработана хорошая практика проведения сделок разной сложности. Квалифицированные специалисты отдела нежилых помещений профессионально подходят к вопросу подбора объектов для клиентов. Обширная информационная база данных позволяет в кратчайшие сроки получить требуемый результат.

По охвату рынка, и по объему предложения АН «21 ВЕК» является одним из лидеров рынка недвижимости Архангельска.

Вообще, АН «21 ВЕК» готово заниматься любым регионом, т.к. лицензия это позволяет. А, учитывая тот факт, что наиболее крупные оптовые фирмы, расширяя свой бизнес, начинают покупать объекты недвижимости в наиболее активных деловых районах области, в которых развивается производство, это довольно перспективный вид услуг. Также существует тенденция покупки торговых и складских помещений на перспективу, в далеко небогатых районах области. АН «21 ВЕК» может отправить специалиста в необходимый район, где он изучит рынок недвижимости и подберет варианты.

2.5 SWOT-анализ ООО АН «21 ВЕК»

 

SWOT-анализ — метод стратегического  планирования, используемый для  оценки факторов и явлений,  влияющих на проект или предприятие. 

Все факторы делятся на четыре категории:  strengths (сильные стороны);  weaknesses (слабые стороны); opportunities (возможности); threats (угрозы) [11].

Основными задачами проведения анализа являются:

1   Определение слабых, но важных сторон компании.

2. Определение сильных сторон, которыми можно укрепить слабости.
3. Разработка проекта мероприятий, позволяющих укрепить слабые стороны и защитить их от угроз при помощи привлечения возможностей.

Применение этого метода позволяет установить линии связи  между силой и слабостью организации, а также внешними угрозами и возможностями, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии  организации. Вырабатывая стратегии, следует помнить, что возможности  и угрозы могут переходить в свою противоположность. Так, неиспользованная возможность может стать угрозой, если ее использует конкурент. Или, наоборот, удачно предотвращенная угроза может  создать у организации дополнительную сильную сторону в том случае, если конкуренты не устранили эту  же угрозу. SWOT-анализ исследуемой нами компании представлен в таблице 4.

Таблица 4 – SWOT-анализ компании ООО АН «21 ВЕК»

	Возможности	Угрозы
	- активная маркетинговая политика; - добиться более выгодных условий  по ипотеке и потребительским  кредитам для клиентов; - наладить сотрудничество с  бюджетными организациями с целью  привлечения клиентов; - увеличить количество филиалов  по городу.	- появление сильных конкурентов; - нестабильность рынка, агентство  никак не может повлиять на  изменения спроса и предложения  на недвижимость; - конкуренты, не входящие в НП  «ОРАО» предлагают клиентам более  низкие цены; - возможные изменения законодательства, связанные с регулированием риэлторской деятельности; - попытки конкурентов переманить  высококвалифицированных сотрудников  агентства.
Сильные стороны	Сила + Возможность	Сила + угрозы
- большой опыт; - одна из лидирующих фирм; - постоянное обучение персонала; - компетентный персонал; - наличие необходимых финансовых  ресурсов; - умение профессионально вести  конкурентную борьбу; - относительно низкие затраты; - эффективная реклама в городе; - сильная материально-техническая база.	- вложение средств в расширение агентства, открытие новых филиалов; - продолжить активно вести партнерские  отношения с банками для улучшения  условий для клиентов агентства; -совершенствование профессиональной подготовки кадров; -формирование комплексной работы с кадрами; -внедрение новых управленческих систем; -активная маркетинговая политика.	- не обращать внимание на более низкие цены, предлагаемые конкурентами, качество превыше всего - по возможности, способствовать  ужесточению законодательства касаемо риэлторской деятельности, поскольку агентств, входящих в РГР, это коснется в меньшей степени, нежели других; - в условиях падения спроса на недвижимость освоить другие рынки продаж.
Слабые стороны	Слабость + возможность	Слабость + угрозы
- относительно небольшое количество  филиалов; - агентство не является застройщиком; - слишком большое количество  сотрудников приходится на филиал.	- необходимо «разгрузить» филиалы  посредством открытия новых филиалов.	- продолжить улучшать системы  материального и нематериального  стимулирования риэлторов.

В результате анализа выявлены проблемы, которые связаны с нехваткой  рабочих  мест для сотрудников. Персонала  много т.к. у фирмы много клиентов, а работать им «тесно». Фирме необходимо расширять свою территорию, чтобы  сотрудникам было удобнее работать, ведь это очень влияет на то, как  функционирует фирма в целом. Результатом анализа SWOT-анализа являются мероприятия по совершенствованию методов управления и организации труда, которые приведены в следующей главе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

3.1 Проектирование новой  организационной структуры

 

Неравномерность распределения  численности по подразделениям, привнесение  в специализированные отделы дополнительных функций, затрудняющих выполнение основных задач, сложная структура управленческого  аппарата затрудняет функционирование системы управления и растягивает  процедуру контроля. Что ставит под  вопрос экономическую и практическую целесообразность функционирования отделов  и служб.

Возникает необходимость  отрегулировать распределение полномочий и нормы управляемости в отделах.

Исходя из анализа существующей организационной структуры компании, предложено осуществить реструктуризацию подразделений.

На основе проведённого анализа  АН «21 ВЕК»  были выявлены недостатки организационной структуры предприятия и разработан проект её оптимизации.

Проект по оптимизации  организационной структуры АН «21ВЕК » состоит в следующем:

­ Подчинить бухгалтерию, юриста и отдел кадров административному отделу. Назначить директором отдела (с совмещенными функциями) Главного бухгалтера, непосредственно подчиняющегося Генеральному директору.

­ Реструктурировать  отделы коммерческой недвижимости, загородной недвижимости, аренды жилой недвижимости; выделить производственный отдел, включающий центральный офис, в который входит четыре подразделения – коммерческой недвижимости, загородной недвижимости, аренды жилой недвижимости, вторичного жилья.

­ Сократить три позиции начальников отделов коммерческой недвижимости, загородной недвижимости, аренды жилой недвижимости, создать позицию заместителя генерального директора производственного отдела;

­ Вывести центральный офис из подчинения директора филиала вторичного жилья и подчинить заместителю генерального директора по производству. Руководителя центрального офиса сократить.

­  Директора филиала вторичного жилья перевести в должность заместителя генерального директора вторичного жилья со всеми подчинёнными ему отделами (за исключением центрального офиса) под руководство генерального директора.

                                  Генеральный директор

Зам. Генерального  директора    по производству

Зам. Генерального директора по адм. вопросам

Зам. Генерального директора вторичного жилья 

Центр. офис на ул. Поморская,5.

4

5

6

7

1

2

3

8

9

10

Новая усовершенствованная  структура управления представлена на рис 4.

1-Подразделение коммерческой  недвижимости,

2-подразделение аренды  жилой недвижимости,

3-подразделение загородной  недвижимости,

4-юрисконсульт,

5-бухгалтерия, 

6-специалист по кадрам,

7-программист, 

8-филиал 1,

9-филиал 2,

10-филиал 3.

Реализация данных предложений  по совершенствованию структуры  приведёт к:

• созданию должностей 3-х заместителей генерального директора;
• сокращению 4-х должностей начальников отделов;
• увеличению зарплаты персонала в связи с уменьшением штата персонала в структуре (фонд заработной платы остался прежним, а численность работников уменьшилась);
• улучшению управляемости подразделений;
• оптимизации системы управления качеством в связи с оптимизацией линий управления;
• улучшению взаимодействия подразделений и отделов как в вертикальном, так и в горизонтальном направлении;
• совершенствованию форм разделения и кооперации труда на предприятии.

Реализация предложений  по совершенствованию структуры  управления, соответствующей новой  стратегии, позволит:

• сократить затраты на персонал;
• успешно выполнять задачи, стоящие перед подразделениями, несмотря на проведённое сокращение персонала;
• поощрить наиболее квалифицированных и ценных для компании работников соответствующей моральной и материальной мотивацией.

 

 

2. Повышение мотивации работников к достижению целей организации

 

На предприятии ООО АН «21 ВЕК» очень развитая система стимулирования, но это не значит что ее стоит прекратить развивать.

Один из способов нахождения клиентов – работа с базой данных. База данных – это тетрадь (или, электронный  ресурс), в которую риэлтор записывает всех своих друзей, знакомых, одноклассников, одногруппников, бывших коллег по работе и т.д. Риэлтор туда записывает персональные данные этих людей и адреса проживания. Со временем число людей, записанных в эту базу, должно стабильно увеличиваться. Делается эта база для того, чтобы риэлтор регулярно напоминал своим знакомым о том, что он может помочь им с недвижимостью. Это делается в следующих формах:

- простые звонки с целью поговорить и между делом напомнить о себе как о специалисте по недвижимости, уточнить не нужна ли человеку или его знакомым помощь;

- рассылка поздравлений с различными праздниками;

- рассылка сувенирной продукции компании.

Как показывает практика, работа с базой данных является очень  эффективным способом привода клиентов в агентство, но несмотря на это лишь немногие риэлторы этим пользуются. Для улучшения мотивации предлагается следующее: увеличить процент с комиссии, который получает риэлтор, за сделки, которые он провел с клиентами, пришедшими благодаря базе данных и рекомендациям.

Полученная прибыль с каждой сделки делится следующим образом:

10 % - заработная плата директора агентства;

6 % - заработная плата директора филиала;

50 % - заработная плата  риэлтора (если за ним закреплен  наставник, то риэлтор получает 40 %, наставник 10 %);

9 % - расходы на рекламу;

15% - расходы на уплату  налогов, аренду, услуг связи,  оплату коммунальных платежей;

10 - денежные средства на развитие предприятия (прибыль).

Для сделок, проведенных  благодаря базам данных и рекомендациям, стоит повысить заработную плату  риэлтора до 55% с такой сделки. Для  этого придется произвести изменения  распределения прибыли при подобных сделках:

10 % - заработная плата директора агентства;

5 % - заработная плата директора филиала;

55 % - заработная плата  риэлтора (если за ним закреплен  наставник, то риэлтор получает 45 %, наставник 10 %);

7 % - расходы на рекламу;

12% - расходы на уплату налогов, аренду, услуг связи, оплату коммунальных платежей;

11% - денежные средства на развитие предприятия (прибыль).

В итоге видно, что сделка, проведенная благодаря базе данных, приносит прибыль риэлтору на 10% больше, чем сделка, совершенная благодаря  клиенту, пришедшему иным путем: