Повышения эффективности управления орагнизацией

 

Миссия ООО АН «21 ВЕК» заключается в предоставлении потребителям возможности приобретения недвижимости путем рационального использования и совершенствования существующих мощностей и внедрения новых сервисных услуг таким образом, что, опираясь на современные технологии продаж и лояльность сотрудников, предприятие сохранило бы лидирующие позиции среди конкурентов, обеспечило бы соответствующую прибыль учредителям, а так же справедливое отношение к сотрудникам и объективную оценку их деятельности.

Стратегической задачей  ООО АН «21 ВЕК»  является развитие компании в качестве ведущего риэлтерского агентства в Северо-Западном регионе и в целом по России. При этом ООО АН «21 ВЕК» преследует следующие цели:

а) стабильный рост экономических и финансовых показателей деятельности общества;

б) освоение новых рынков сбыта услуг компании;

в) развитие собственной материально-технической базы;

г) развитие публичной кредитной истории;

д) укрепление имиджа и торговой марки компании.

Рассматриваемой ними компании присуще некие ценности, которых  она придерживается, чтобы клиент был полностью удовлетворен. Ценности компании:

- профессионализм (компетентные специалисты, ответственные по отношению к клиентам и коллегам; ответственный подход к работе и выполнение её на высоком уровне);

-  честность (компания в своей работе руководствуется правилами честного и откровенного ведения дел и такого же отношения ждет от клиентов);

- доверие (компания работает  на доверии, завоевывает доверие клиентов, всегда выполняя свои обещания).

 

3. Организационная структура и персонал предприятия. Анализ внутренней среды предприятия ООО АН «21 ВЕК»

 

Для эффективной работы организации  важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также их взаимоотношения. Организационная структура — документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности, сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков, и с учётом его организационных и материальных возможностей.

В агентстве недвижимости «21 ВЕК» существует следующая структура аппарата управления:

- директор агентства; 

- руководители филиалов (подчиняется директору агентства);

- юрист (подчиняется директору  агентства);

- главный бухгалтер (подчиняется  директору агентства);

- секретарь (подчиняется  директору агентства);

- риэлторы (подчиняются руководителю  филиала).

 

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Юрист

Секретарь

Б2

Б1

 

Директор Филиала 3

Директор Филиала 2

Директор Филиала 1

 

Риэлторы

Риэлторы

Риэлторы

 

Рисунок 1- Структура аппарата управления в ООО АН «21 ВЕК»

Директор агентства недвижимости «21 ВЕК» выполняет следующие функции:

- планирование работы  агентства (постановка миссии  организации, разработка краткосрочных  и долгосрочных целей и задач  для их выполнения);

- организация работы;

- контроль выполнения  работниками своих обязанностей;

- обучение сотрудников;

- мотивация работы сотрудников;

- анализ работы предприятия  в целом;

- анализ работы отдельных  сотрудников;

- учёт социальной защищённости  сотрудников;

- материально-техническое  обеспечение рабочих;

- ведение бухгалтерской  отчетности;

Юрист выполняет следующие  функции:

- юридическая защита интересов  агентства;

- проверка сделок на  юридическую «чистоту»;

- консультирование клиентов  по юридическим вопросам.

Бухгалтерия выполняет следующие  функции:

- формирование учетной и налоговой политики в соответствии с действующим законодательством;

- подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности;

- осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины;

- учет всех хозяйственных операций компании, учет исполнения бюджетов компании;

- налоговый учет компании;

- составление бухгалтерского баланса, другой бухгалтерской, налоговой, управленческой и статистической отчетности.

Секретарь выполняет следующие  функции:

- помощь директору агентства  с ведением документации;

- организация планерок;

- обзванивание клиентов агентства.

Руководитель филиала  выполняет следующие функции:

- организация работы филиала;

- обучение сотрудников;

- анализ работы сотрудников  филиала;

- сопровождение сделок;

- контроль выполнения  работниками своих обязанностей.

Риэлтор выполняет следующие  функции:

- поиск клиентов;

- поиск покупателей на  квартиры своих клиентов;

- грамотное консультирование  клиентов;

- помогает подобрать подходящую  квартиру для своего клиента;

- помощь в подготовке  документов, необходимых для сделки;

- консультирование по  ипотечным программам разных  банков;

- помощь в подготовке  документов для получения ипотечного  кредита;

- сопровождение сделки;

- несет ответственность  за «чистоту» сделки;

- ведение переговоров  по вопросам продажи и покупки  квартиры для своих клиентов.

- ведение клиентской базы.

Уборщики и курьерская служба выведены на аутсорсинг.

Организационная структура  управления выбранной нами компанией изображена на рисунке 2.

Центральное отделение на ул. Поморская,5.

 

Юрисконсультант

 

Отдел коммерческой недвижимости

Отдел аренды жилой недвижимости

Директор филиала вторичного жилья

Отдел кадров

 

Отдел загородной недвижимости

 

Бухгалтерия

Филиал 1

Филиал 2

Филиал 3

 

Рисунок 2 - Организационная структура управления ООО АН «21 ВЕК»

Функции подразделений аппарата управления:

Организационная структура ООО АН «21 ВЕК» относится к линейно-функциональному типу.

Для каждого работника  на предприятии разработаны должностные  инструкции.

Происходит вертикальное разделение связей на основные – линейные и дополняющие – функциональные, имеющие рекомендательный характер. Та часть функционального обеспечения, которая является строго обязательной, направляется нижестоящим подразделениям не напрямую, а через линейного руководителя (директора – генерального, директора филиала - в виде приказов, распоряжений и т.д.).

В целом, существующая структура  выбранной фирмы позволяет решать поставленные задачи. Однако, существуют недостатки, не позволяющие наиболее эффективно использовать ресурсы компании. К таким недостаткам относятся следующие факторы:

• генеральный директор, одновременно являющийся учредителем компании, работает менее эффективно, управляя руководителями секторов непосредственно. Возникает крайняя необходимость создания среднего звена для решения функциональных задач компании;
• подразделение вторичного жилья является в настоящий момент слишком отягощенным подразделением, тяжелым для управления для линейно функциональной структуры управления. Особенно негативно влияет на это то, что здесь сосредоточены 7 отделов вторичного жилья,  не всегда успешно сдающие текущую отчетность и отягощенные с точки зрения внутреннего контроля;
• в существующей структуре норма управляемости в подразделениях весьма различна и не оправдывается содержанием функциональной деятельности.

Основной целью работы с персоналом ООО АН «21 ВЕК» является максимальное использование квалифицированного потенциала всех работников.

Кадровая политика ООО АН «21 ВЕК» формируется с учетом тенденций и изменений в отрасли, на основе приоритетов, одобренных учредителей Общества, среди них:

• поддержание оптимальной численности состава, в соответствии с планом;
• обеспечение качественной подготовки персонала для выполнения трудовых обязанностей. Гарантия обеспечения выплаты конкурентной заработной платы;
• сохранение и развитие уровня социальных гарантий, предоставляемых работникам, за счет средств ООО АН «21 ВЕК» и привлечения средств Фонда социального страхования РФ.
• поддержание трудовой дисциплины на должном уровне.

Система работы с персоналом состоит из нескольких взаимосвязанных  подсистем:

• мероприятия по формированию персонала (прогнозирование структуры персонала;
• определение потребности;
• планирование персонала;
• привлечение, подбор, отбор и расстановка персонала;
• заключение трудовых договоров (контрактов), конкурсный отбор, увольнение;
• мероприятия, обеспечивающие востребованность персонала (профессионально-квалификационное и должностное продвижение персонала, управление карьерой);
• создание постоянных кадров;
• улучшение морально-психологического климата в коллективе;
• ротация персонала;
• мероприятия по учету потенциала, обучению персонала (учет квалификации персонала с использованием банка данных);
• оценка результатов труда с целью определения потенциала каждого работника; подготовка, переподготовка и повышение  квалификации.

В зависимости от характера воздействия на человека в ООО АН «21 ВЕК» применяют:

- методы стимулирования, связанные с удовлетворением определенных потребностей сотрудника;

- методы информирования, предполагающие передачу сотруднику сведений, которые позволят ему самостоятельно строить свое организационное поведение;

- методы убеждения, т.е. непосредственного целенаправленного воздействия на внутренний мир, систему ценностей человека;

- методы административного принуждения, основанные на угрозе или применении санкций.

Управленческие решения  по производственно-хозяйственной  деятельности принимает генеральный  директор, директор филиала, начальники отделов, и другие управленческие кадры. Степень дифференциации различных видов управленческой деятельности и функций невысокая, поэтому невысокая и степень сложности  управленческой структуры.

Любая организация находится  и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций  возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда организации является источником ее жизненной силы. Она  заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации  функционировать, а следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Под потенциалом предприятия  понимается совокупность ресурсов предприятия, обеспечивающих его функционирование и развитие. Потенциал предприятия  включает:

-технические ресурсы  (состав, состояние, возраст оборудования, инвентаря);

-человеческие ресурсы  (половозрастной и квалификационный  состав, образование, -ценности, корпоративная культура);

-пространственные ресурсы  (территория предприятия, характер  производственных помещений и  т.п.);

-организационные ресурсы  (структура управления, методы управления, состав и квалификация управленческих  кадров);

-финансовые ресурсы (структура  активов и ппасивов, ликвидность, прибыльность);

-информационные ресурсы  (используемая информационная система,  скорость поступления и обработки  информации);

-маркетинговые ресурсы  (восприятие маркетинговой концепции,  сильная маркетинговая подсистема, квалификация сотрудников, занимающихся  маркетингом);