Понятие субъекта и объекта в организационной деятельности

Координация. Процесс координации  представляет собой четвертую составляющую организационной деятельности.

Координация - это процесс организации совместной деятельности менеджеров, занимающих разные должности.

Необходимость координации определяется тем, что значительная часть работ  имеет комплексный характер и  выполняется совместной деятельностью  группы менеджеров. В таких группах  необходимо распределять работы между  менеджерами и координировать (увязывать) их действия.

Координационная деятельность необходима также при выполнении процессов, в которых принимают участие  группы менеджеров, принадлежащих к  разным функциональным областям деятельности. Например, в процессе разработки плана  запуска продукции в производство необходимо координировать деятельность производственников, маркетологов, снабженцев, финансистов и других специалистов. Существует три главные формы  координации: прямая, последовательная и обратная. Прямая форма существует на самом нижнем уровне структуры аппарата управления. Группы менеджеров нижнего уровня взаимодействуют слабо, поскольку их деятельность скоординирована на стадии распределения полномочий. В последовательной форме результат работы группы менеджеров одной функциональной области является входной информацией для менеджеров, принадлежащих другой функциональной области в последовательном порядке. При этом результат работы последующей группы менеджеров не влияет на деятельность предыдущей группы. Обратная форма возникает тогда, когда деятельность между разными группами осуществляется в обоих направлениях.

Скалярный процесс. Пятым видом организационной деятельности является скалярный процесс.

Под скалярным процессом понимается организация многоступенчатой линии связи вышестоящего должностного лица с непосредственным исполнителем.

Скалярный процесс обеспечивает взаимопонимание руководителя и  подчиненного при их общении с  помощью информации, передаваемой "сверху вниз" или же "снизу вверх". Данный процесс как вид организационной  деятельности менеджера имеет место  при организации коммуникаций в  системе управления.

 

2.1 Цели и принципы функции организации

 

Функция организации всегда направлена на деятельность человека, неизменного  участника всех процессов, происходящих на предприятиях. Особенностью функции  организации является то, что она  обеспечивает не просто реализацию совместных действий людей, а целенаправленную, полезную деятельность индивидуума, исходя, прежде всего, из мотивов успеха группы, коллектива. Такие действия достигаются  вследствие взаимосвязи индивидуальности и коллектива, при которой личность, в большинстве случаев, подчиняет личные интересы требованиям совместной (групповой) деятельности. Условия совместного труда вытекают из определения организации (предприятия) и ее свойств. Одно лишь свойство предприятия - наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели - уже указывает на необходимость организаторской деятельности. Функция организации как вид управленческой деятельности имеет свои цели и выполняется на основе собственных принципов.

Цель функции организации состоит  в проявлении свойств (знаний, умений, навыков и др.) человека, обеспечивающих эффективность выполняемых действий или комплекса действий, ведущих  к получению позитивного результата.

Независимо от того, будет ли менеджер осуществлять самоорганизацию своим  действий, принимать коллективные или  индивидуальные решения, организовывали процессы выполнения других функций  управления, он должен ясно осознавать цель организационной деятельности, четко представлять возможности  и последствия ee реализации. При этом менеджеру следует понимать, что организационная деятельность не выражается в воздействии на участников группы, а лишь создает необходимые условия для того, чтобы управленческое воздействие (регулирование) привело к желаемому результату. Коллективные действия могут наступить при оказании воздействия (приказа, распоряжения и др.), но эти действия не всегда приведут к эффективному результату. Чтобы такой результат можно было получить, необходимо еще чтобы совместные действия были надлежащим образом организованы.

Функция «организация» выражается в социально-трудовых и экономических  отношениях, которые позволяют руководителю получить возможность предвидеть ході событий и целесообразно воздействовать на них. Как нам известно, эти отношения возникают между людьми, участвующими в реализации какого-либо конкретного процесса. Эффективность работы группы зависит от организации ее работы, т. е. от такого распределения действий исполнителей, при котором они не мешали бы друг другу, а одни действия переходили бы в другие действия, что в общем гарантировало бы эффект коллективных действий.

Принципы функции организации.

Для того, чтобы достичь целенаправленной полезной деятельности отдельных индивидуумов в коллективных действиях, труд их должен быть организован на основе таких принципов.

Принцип активного социально-трудового  приспособления.

Согласно модели Портера-Лоулера, результаты, достигнутые работником, зависят от трех переменных: затраченных усилий, способностей и характерных особенностей человека, а также от осознания им своей роли в процессе труда. В свою очередь, эти переменные будут проявляться в зависимости от степени приспособления выполняемой работы к личным интересам работника. Активные потребности движут им в ходе трудового процесса. Степень организации труда работника в группе будет определяться тем, насколько он сумеет приспособить и активно изменить среду в своих интересах. Именно принцип социально-трудового приспособления является наиболее характерным в организации коллективного трудового процесса.

Сложности процесса организации совместного  труда работников проявляется в  том, что:

а) у каждого работника есть собственные потребности, и мотивировать их труд будут разные факторы;

б) со временем потребности работников меняются, поэтому нельзя рассчитывать, что мотивация, которая оказала действие один раз, будет эффективно работать все время. Менеджеры, занятые организацией труда других людей, должны обеспечивать возможности для удовлетворения потребностей работников, действующих в группах.

Чтобы ясно понимать принцип социально-трудового  приспособления и правильно им пользоваться, надо постоянно учитывать не только положительную, но и отрицательную стороны:

а) приспособление человека к ситуации не возникает само собой и сразу. Оно возникает из неприспособленности;

б) механизм сотрудничества человека в группе ее устраняет и затем создает приспособление.

Менеджер, организовывая выполнение какого-то решения, подбирает подходящих людей и распределяет среди них  обязанности. Исполнители, получая  задание, не сразу устанавливают  соответствие порученной работы личным интересам. Они в этот момент испытывают неприспособленность. Попав в группу, человек, чаще всего, меняет индивидуальные первоначальные потребности, приспосабливая свои интересы к интересам группы. Группа в целом влияет на поведение  отдельной личности и этим создает  приспособление. Из этого принципа следует, что организовывать работу проще в постоянно действующей  группе, где проявляется свойство сплоченности. В таких группах  активное изменение среды и социально  деятельное приспособление происходит не в интересах индивидуальных потребностей, а групповых, которые легче учитывать  при организации работы группы. Методы достижения успешной деятельности обусловлены  также необходимым организационно-коллективным мышлением. Организация совместного  труда требует правильного установления уточненного состава действий (конкретных работ), способа последовательности в выполнении действий и обеспечения  общего взаимопонимания членов группы по конечному результату их деятельности.

Принцип результативного  действия.

Данный принцип предусматривает  необходимость выработки критериев  оценки качества индивидуального труда  в коллективных процессах.

Работа человека не только организовывается, но и контролируется. Поэтому менеджер, определяя задание каждому исполнителю  в группе с целью осуществления  действенного контроля над их выполнением  и обеспечения успешной деятельности, должен установить критерии удовлетворительной работы.

С одной стороны, в качестве таких  критериев могут быть стандарты, определяемые на стадии планирования, с другой стороны, менеджер должен установить собственные критерии в отношении  требований, предъявляемых ко всем членам группы. Исходя из того, что поведение  каждого члена группы индивидуально, менеджеру нужно уточнять требования к результатам действия каждого  работника. Результативного действия от каждого исполнителя в группе можно ожидать только тогда, когда  менеджер выдает задание исполнителю  индивидуально, а не ограничивается доведением общего задания до сведения группы в целом, а также устанавливает  показатели удовлетворительной оценки работы отдельного индивидуума.

Принцип системной деятельности.

Этот принцип проявляет себя в специфической форме полезного  дополнительного результата, получаемого  за счет организационной кооперации усилий исполнителей. Организация коллективной деятельности выражается не только в  определении конкретных заданий  исполнителям, но и в кооперации усилий исполнителей и ресурсов, которыми они наделяются для выполнения порученной работы.

Дополнительный (синергический) полезный результат получается вследствие соблюдения менеджером, ответственным за организацию  коллективных действий, требований первых двух принципов (приспособления, результативного  действия), четкого осознания конечного  результата и видения пути его  достижения. Организованные коллективные действия, обеспечивающие полезный дополнительный результат, выражаются:

а) в ясной формулировке и определении функционально связанных действий исполнителей;

б) в установлении причинных отношений в этой деятельности. Организация коллективного труда направлена на одновременные (параллельное последовательное) отдельные (конкретные), но взаимосвязанные действия исполнителей, обеспечивающие более высокие общие результаты (эффект синергии), чем суммарный результат их индивидуальных действий. Чтобы добиться такого результата, необходимо надлежащим образом синхронизировать совместные действия, т. е, чтобы подбор исполнителей был правильным, цели и средства были согласованы, исполнители ясно представляли смысл своих действий и конечный результат совместных действий.

Принцип взаимоотношения  полномочий.

Данный принцип определяет правила  специфического вида организационной  деятельности - делегирования полномочий. Специфика делегирования полномочий как вида организационной деятельности выражается в следующем:

а) полномочия делегируются должности, а не индивидууму;

б) полномочия определяют право, ответственность и обязанности должное относительно использования ограниченных ресурсов предприятия и направления усилий (т. е. организации действий) некоторых ее работников (групп) на решение определенных задач;

в) делегирование полномочий представляет собой акт, который превращает человека, занимающего определенную должность, в руководителя, имеющего право организовывать труд других людей (подчиненных);

г) в отличие от других видов организационной работы, полномочия определяются на конкретный период один раз и, как правило, закрепляются должностной инструкцией, изложенной в письменном виде.

Принцип взаимоотношения полномочий связывает отношения вышестоящих  руководителей с руководителями низшего уровня в части передачи им определенных задач управления для  самостоятельного решения. Так как  ответственность не делегируется, то руководитель, делегировавший свои полномочия, имеет право контроля над правильным использованием полномочий руководителем, которому они делегированы.

Принцип экономизации действий.

Организация как функция управления распространяется не только на синхронизацию  действий групп исполнителей и делегирование  полномочий, но и на индивидуальную организацию труда менеджера.

Этот принцип вытекает их Закона экономии времени - всеобщего экономического закона всех способов производства. Он определяет правила эффективного (экономического) использования рабочего времени  менеджера. Фактор времени - это ресурс, который подлежит организации его  использования. Чем менее эффективно мы его используем, тем дороже он нам обходится.

Менеджер должен ясно и четко  себе представлять и помнить, что  организация его личного труда  тесным образом связана с организацией многих процессов управления в подчиненном  ему коллективе и существенно  влияет на конечные результаты.

Организация труда менеджера должна удовлетворять требования экономичности, в соответствии с которыми возложенные  на него обязанности должны выполняться  с минимальными затратами времени  и наиболее рациональными способами.

2.2 Структура организаторской деятельности

 

Рассматривая функцию «организация»  как способ обеспечения эффективности  коллективных действий людей в процессе достижения общих целей, можно выделить два уровня ее использования - уровень  производственных подразделений (цехов) и уровень аппарата управления предприятием. Такой подход приводит к разграничению задач организации на два специфических класса: задачи организации физического труда (производственного) и задачи организации управленческого труда.