Организация работы помощника директора на предприятии «Уральский филиал Всероссийского научно-исследовательского института охраны и эк

Несмотря на то что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

 

Начальник Правового управления Федеральной службы по труду и занятости И.ШКЛОВЕЦ 

 

Приложение 3

 

Лист ознакомления работника с должностной инструкцией

 
 

 

Приложение 4

Должностная  инструкция помощника директора филиала

 

 

Должностная  инструкция

помощника директора филиала

Администрация

г. Екатеринбург

    

1. Общие положения

 

1.1. Настоящая должностная инструкция  определяет должностные обязанности, права и ответственность помощника директора филиала.

1.2. Помощник директора  филиала непосредственно подчиняется  директору филиала.

1.3.На должность помощника директора  филиала  назначаются лица, имеющие  высшее образование, опыт работы  с компьютером, навыки организаторской работы.

1.4. При исполнении своих  должностных обязанностей руководствуется  Конституцией Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, законами Российской Федерации, другими нормативными актами Российской Федерации, приказами, распоряжениями и указаниями Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, приказами и распоряжениями ФГУ «ВНИИ охраны и экономики труда», Уставом Института, Положением об УрМФ ФГУ «ВНИИ охраны и экономики труда» (далее - Филиал), положением об отделе, настоящей должностной инструкцией.

 

2. Должностные обязанности

 

2.1 Принимает поступающую на  рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в отделы или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответа

2. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники
3. Принимает документы и личные заявления на подпись директора Филиала.
4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя
5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением отделами и конкретными исполнителями документов, поступающих на рассмотрение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование
6. Организует проведение телефонных переговоров директора филиала, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание
7. Передает и принимает информацию по приемно–переговорным устройствам, (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения директора филиала информацию, полученную по каналам связи
8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения),
9. Осуществляет контроль за  соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора филиала, взятых на контроль
10. В случае необходимости от имени директора филиала дает указания или поручения сотрудникам  Филиала
11. Своевременно готовит предложения директору филиала по участию Филиала в знаменательных датах организаций регионов Урала и Западной Сибири, взаимодействующих с Филиалом. Ведет учет этих дат
12. Печатает по указанию директора филиала служебные материалы, необходимые для его работы.
13. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников
14. Оформляет и регистрирует документы (служебные задания, приказы директора филиала, командировочные удостоверения) о командировках
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность (приказы института, переписка с институтом, переписка филиала по основной деятельности - входящая и исходящая, приказы филиала  о командировках)
16. Копирует необходимые документы на ксероксе, заверяет их.
17. По заявкам отделов формирует пакеты документов, необходимых для участия в конкурсах, для заключения договоров
18. Делает отметки в командировочных удостоверениях

2.19  Обеспечивает сохранность учредительных документов, их актуализацию. Выдает  документы работникам филиала для осуществления регистрационных и иных действий.

2.20. Обеспечивает  сохранность документов на здания, помещения, земельные участки. Выдает  документы работникам филиала для осуществления регистрационных и иных действий.

2.21.Составляет списки для поздравления с праздниками и днями рождения, составляет тексты поздравлений, осуществляет электронную рассылку.

2.22 Ведет табель учета рабочего  времени работников филиала, работающих  по адресу ул. Фурманова, 107

2.23 Выдает бумагу работникам филиала, работающих по адресу ул. Фурманова, 107

2.24 Осуществляет отправку корреспонденции  экспресс-почтой.

 

 

3. Права

 Помощник директора  филиала имеет право:

    3.1. Знакомиться  с проектами решений руководства Филиала, касающимися его деятельности.

    3.2. Вносить на  рассмотрение руководства предложения  по совершенствованию работы, связанной  с обязанностями, предусмотренными  настоящей инструкцией.

    3.3. Получать от  руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Повышать свою квалификацию  для надлежащего исполнения своих  обязанностей.

 

4. Ответственность

Помощник директора филиала несет ответственность за:

4.1. Выполнение указаний и поручений  директора Филиала

4.2. Своевременное и качественное  выполнение должностных обязанностей, определенных  настоящей инструкцией.

4.3. Выполнение правил внутреннего  трудового распорядка Филиала, техники  безопасности и противопожарной  безопасности.

4.4. Соблюдение конфиденциальности информации, получаемой в ходе производственного процесса, помощник директора филиала несёт ответственность за её разглашение без предварительного согласия директора филиала.

 

Должностная инструкция подлежит пересмотру в случае изменения штатного расписания и перераспределения обязанностей.

 

 

Помощник директора филиала                                             __________/ _______________

                                                                                                                                                          (подпись)         (расшифровка подписи)

 

 

С должностной инструкцией ознакомлен(а):   __________/ _______________

                                                                                                                                                          (подпись)         (расшифровка подписи)

 

 

 

 

Приложение 5

Квалификационные требования, предъявляемые к помощнику руководителя

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

 

1 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г.) – М.: Юридическая литература.

2 Смирнова Е. П., Делопроизводство для секретаря.  – М.: Омега-Л , 2007; Ефимова С. А., Справочник современного секретаря – М.: Дашков и Ко , 2010; Меркулова Е. В., Практическое делопроизводство: составление и оформление документов.  – М.: Омега-Л , 2011; Андреева В.И., Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы на основе ГОСТов РФ - М.: Интел-Синтез , 1997

3 Архангельская М. Бизнес этикет или игра по правилам. – М.: Финансы и статистика, 2004; Бэннет К. Деловой этикет и протокол: краткое руководство для профессионала. – М.: Дашков и К, 2006; Кузин Ф.А. Культура делового общения: практическое пособие. – М.: Дело, 1996.

4 Попов А.В. Квалификационные требования к профессии секретаря // Секретарское дело. – 2011. - №12. – С. 15-25; Моисеев Р. Н. Секретарь - профессия престижная// Секретарское дело. – 2004. - N 12. - С. 5-8; Нарушевич А. Профессия - секретарь-референт // Секретарское дело. – 2011. - N 1. - С. 79-80; Овчинникова Т. И. Секретарь-референт - работа творческая // Секретарское дело. – 2006. - N 8. - С. 38-39.

5 Кузнецова Т. В. Путь к профессионализму // Секретарское дело. – 2001. - N 4. - С. 9-11; Кузнецова Т. В. Работа секретаря-референта - тема дипломного оргпроектирования // Секретарское дело. – 2004. - N 7. - С. 5-8; Кузнецова Т. В. Секретарь и его работа // Управление персоналом. – 2010. - N 2. - С. 9-13; Кузнецова Т. В. Секретарь-референт - высокопрофессиональный помощник руководителя // Секретарское дело. – 2004. - N 3. - С. 4-5; Кузнецова Т.В. Секретарь-референт. Особенности профессии // Секретарское дело. – 2006. - №8. – С. 44-49; Кузнецова Т.В. Современный секретарь // Секретарское дело. – 2010. - №3. – С. 51-57.