Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Июля 2014 в 13:51, курсовая работа
Цель работы заключается в том, чтобы выявить специфику работы помощника руководителя и ее особенности.
Задачи работы:
- показать специфику данной профессии и должности (это разные понятия);
- выявить профессиональные качества, которыми должен обладать помощник руководителя;
- проанализировать должностные обязанности помощника руководителя Уральского филиала Всероссийского научно-исследовательского института охраны и экономики труда;
- дать рекомендации по совершенствованию организации работы данного специалиста.
Введение 3
Глава 1. Специфика работы помощник руководителя в современных условиях 6
1.1. Обязанности помощника директора 6
1.2. Профессиональные знания и навыки специалиста 10
Глава 2. Обязанности помощника руководителя в уральском филиале ВНИИ охраны и экономики труда 16
2.1. Характеристика организации 16
2.2 Статус и должностные обязанности помощника руководителя 20
Глава 3. Основные проблемы в деятельности помощника руководителя Уральского филиала ВНИИ охраны и экономики труда и пути их решения 29
Заключение 35
Список литературы 37
ПРИЛОЖЕНИЯ 41
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Уральский федеральный университет
имени первого Президента России Б. Н. Ельцина»
Институт гуманитарных наук и искусств
Отделение архивоведения, документоведения и
информационно-правового обеспечения управления
Организация работы помощника директора на предприятии
«Уральский филиал Всероссийского научно-исследовательского института охраны
и экономики труда»
студентки
Научный руководитель:
Екатеринбург
2014
Содержание
Расширение масштабов деятельности управленческого персонала, усложнение выполняемых им функций настоятельно диктуют требования углубления и расширения базового образования этого персонала, приобретение им новых знаний, навыков, умений. Все сказанное в полной мере относится к ключевой фигуре в аппарате управления фирмы – к секретарю руководителя. С одной стороны, во многих крупных компаниях секретарь давно уже является ключевой фигурой, от которой зависит успешная работа компании, её репутация и положение на рынке. Иногда секретарь является вторым после директора лицом в фирме. С другой стороны, в очень многих фирмах наоборот недооценивают роль секретаря в связи с чем и сам секретарь оказывается в двусмысленном положении, и фирма несет определенные моральные издержки. Секретарь-референт или секретарь – помощник директора – перестает быть просто представителем управленческого персонала и поэтому данную должность следует рассматривать с особым вниманием.
Между тем, в сфере теоретического осмысления специфики этой профессии существуют многочисленные проблемы. С одной стороны руководители жалуются, что очень трудно найти профессионального помощника, который бы владел всеми необходимыми навыками и умениями в полном объеме. С другой стороны, другие руководители часто склонны недооценивать важность работы этого помощника, считая его вспомогательным работником, который обязан выполнять функции курьера, секретаря, машинистки, уборщицы, посудомойки. Очевидно, что неопределенный статус должности мешает выработке четких стандартов как в подготовке профессиональных помощников руководителей, так и в их работе. Все это определяет актуальность данной темы.
Объектом исследования является работа помощника руководителя в современных условиях. Предмет исследования – особенности технологии данной работы.
Цель работы заключается в том, чтобы выявить специфику работы помощника руководителя и ее особенности.
Задачи работы:
- показать специфику данной профессии и должности (это разные понятия);
- выявить профессиональные качества, которыми должен обладать помощник руководителя;
- проанализировать должностные обязанности помощника руководителя Уральского филиала Всероссийского научно-исследовательского института охраны и экономики труда;
- дать рекомендации
по совершенствованию
Из юридических документов, регламентирующих профессию секретаря, следует прежде всего назвать «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»1.
Во-первых, существуют многочисленные учебные пособия по секретарскому делу, можно назвать учебники В.И. Андреевой, Е.П. Смирновой, С.А.Ефимовой, Е.В. Меркуловой2. Далее следует отметить, что специфика работы секретаря отражена не только в учебниках по делопроизводству, но и в пособиях, посвященных управлению персоналом и этике делового общения. Здесь можно назвать работы М. Архангельской, К. Бэннета, Ф.А. Кузина3.
Многочисленные статьи, посвященные проблемам секретарской работы публикуются в одноименном журнале «Секретарское дело»4. Особо следует отметить работы Т.В. Кузнецовой, которая занимается данной проблемой много лет5. Статьи, посвященные специфике профессии секретаря, печатаются ещё в некоторых журналах, в частности, в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и «Управление персоналом»6.
Работа состоит из трех глав. В первой главе анализируется специфика работы помощника руководителя. Вторая глава посвящена анализу данной проблемы на примере конкретной организации. В третьей главе курсовой работы рассматриваются проблемы в работе помощника руководителя этой организации и даются рекомендации по совершенствованию работы данного специалиста. База работы - Уральский филиал Всероссийского научно-исследовательского института охраны и экономики труда.
Профессии «помощник руководителя», разумеется, не существует. Существует профессия «секретарь». К этой профессии обычно предъявляются невысокие требования. Но когда речь идет о секретаре-референте, секретаре-помощнике руководителя, секретаре-заместителе по административным вопросам, «Квалификационный справочник» предъявляет к этому специалисту повышенные требования. Звучат эти требования следующим образом: «Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет»7. При этом, когда речь идет о характеристике профессии секретаря, «Квалификационный справочник» требует лишь среднего специального образования и не требует никаких специальных навыков и опыта работы8. В то же время современные учебники по менеджменту и делопроизводству, характеризуя секретаря-референта или помощника руководителя, требуют и высшего образования, и второго высшего экономического образования, и знания как минимум одного иностранного языка, и прекрасной ориентации в законах и современных компьютерных программах и многого другого9.
Выявленное противоречие объяснимо, если проанализировать функции, выполняемые помощником руководителя и сравнить их с функциями обычного секретаря. НИИ труда была разработана классификация управленческих операций по функционально-технологическим признакам (рисунок 1).
Рисунок 1. Классификация управленческих операций по функционально-технологическим признакам10
В первые четыре класса (первая группа) включены операции, обеспечивающие эффективное взаимодействие персонала в целях принятия оптимальных управленческих решений, реализации стратегических и оперативных целей деятельности организации.
В служебно-коммуникационных операциях значительный
удельный вес составляют такие, как прием
посетителей, телефонные переговоры, служебные
командировки, доведение решений до исполнителей.
Во всех этих операциях самая активная
роль принадлежит помощнику руководителя.
Не менее важна его роль и в выполнении распорядительных операций. не столько
с точки зрения оформления принятых решений
(организационно-
В координационных операциях, направленных на согласование и взаимоувязку деятельности различных звеньев управления, наибольшее место занимает проведение совещаний и заседаний. Организационное и информационное обеспечение этой деятельности руководителя – важнейшая функция помощника руководителя. Опытный, высококвалифицированный специалист должен уметь самостоятельно координировать работу сотрудников, и в этом случае можно избежать проведения дорогостоящего мероприятия, каковым является совещание.
Приоритетными для помощника руководителя являются контрольно-оценочные операции. Этим специалистом контролируются как ОРД, так и решения коллегиальных органов организации, отдельные поручения руководителя. Предварительный контроль и регулирование хода выполнения заданий не формальный, а сущностный элемент деятельности помощника руководителя.
Следующие два класса составляют вторую группу операций. Существенную помощь руководителю оказывает помощник в аналитических операциях, связанных с получением, обработкой, фильтрацией информации. Широкие возможности для реализации этой функции предоставляет Интернет. Организация может формировать в соответствии со своими специфическими целями собственную информационную базу. Помощник руководителя должен использовать и возможности современной техники и традиционные методы получения информации: анализ опубликованных источников и литературы, изучение периодических изданий и др.
Конструктивные операции по подготовке и принятию решений – основа деятельности руководителя любого ранга и уровня. Но в реализации и данной функции помощник может оказать руководителю серьезную помощь. Например, при использовании метода «коллективного блокнота» помощник готовит необходимые для блокнота идей формы, контролирует ход его заполнения, определяет готовность участников (исполнителей) к коллективному обсуждению проблемы12.
Информационно-технические операции – третья группа операций, по мнению составителей Квалификационного справочника, которые являются основными в деятельности помощника руководителя. Этот вывод легко подтвердить формулировками, обозначенными в должностных обязанностях этого специалиста. Он ведет делопроизводство, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, ведет контрольно-регистрационную картотеку, печатает по указанию руководителя служебные материалы, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив, копирует документы на персональном ксероксе и т.д. Действительно, выполнение данной группы операций больше всего подходит к должностным обязанностям категории технических исполнителей. Но в седьмом, девятом и десятом классах классификации управленческих операций предусматривается выполнение многих видов работ, требующих высшего профессионального образования: стандартизация и унификация форм документов, рационализация документопотоков, проектирование баз данных и др.
Таким образом, выявленная сложность и многоплановость выполняемых помощником функций предполагают наличие у него глубоких знаний в таких областях, как менеджмент, документоведение и прикладное делопроизводство, информационные технологии, психология делового общения и др. Очевидно, что для эффективного выполнения всего комплекса указанных функций недостаточно должностей секретаря руководителя и секретаря-стенографистки. Необходимо четко дифференцировать уровни квалификации, объем и содержание обязанностей, должностное положение помощника руководителя. В России до сих пор нет такого нормативного документа, который регламентировал бы секретарские должности от низшей к высшей и содействовал бы профессиональному росту от обычного секретаря до помощника руководителя.
Таким образом, можно сделать следующие выводы. Профессия секретаря – это профессия очень широкая, и требования, предъявляемые к ней, очень меняются в зависимости от организации и характера работы. В настоящее время роль секретаря во многих организациях резко возросла, однако должностные инструкции во многих организациях не изменились. Некоторые организации вообще не считают нужным разрабатывать должностные инструкции для секретаря. Разумеется, это недопустимо, но когда речь идет не просто о секретаре, а о помощнике руководителя, необходимо очень четко регламентировать его деятельность. Хотя существует множество публикаций, посвященных данной проблеме, но на практике помощник руководителя часто сталкивается с проблемами недостаточной регламентации своей работы.
Должность помощника директора требует от специалиста высокого уровня подготовки, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой данного труда. Должность эта относится к обслуживающим. Задача помощника руководителя заключается в том, чтобы освободить руководителя от нетворческих, вспомогательно-технических операций. В обязанности специалиста входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке совещаний и заседаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе помощника руководителя является его деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.
Для квалифицированного помощника руководителя необходим минимальный набор умений: знание иностранного языка, компьютера, основ делопроизводства.
В идеале этот специалист должен знать следующее:
Помощника руководителя должен владеть следующими навыками:
Помощника руководителя должен быть ответственным за все, что поручает ему руководитель. Он должен уметь слушать и понимать каждого посетителя. Профессиональный помощника руководителя должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между руководителем и посетителями.
Предварительно очерченный круг обязанностей помощника руководителя позволяет составить его идеальный портрет – своеобразный эталон, включающий набор наиболее существенных деловых и личностных качеств. Он должен обладать высокими интеллектуальными способностями, иметь динамичную, устойчивую психику, волевой, целеустремленный характер, быть нравственно развитой личностью. Все это позволяет: