Организация работы помощника директора на предприятии «Уральский филиал Всероссийского научно-исследовательского института охраны и эк

Согласно должностной инструкции, помощник руководителя:

1. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в отделы или конкретным исполнителям для использования в процессе работы или подготовки ответа
2. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники
3. Принимает документы и личные заявления на подпись директора Филиала.
4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя
5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением отделами и конкретными исполнителями документов, поступающих на рассмотрение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование
6. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание
7. Передает и принимает информацию по приемно–переговорным устройствам, (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения директора филиала информацию, полученную по каналам связи.
8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения),
9. Осуществляет контроль за  соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора филиала, взятых на контроль
10. В случае необходимости от имени директора филиала дает указания или поручения сотрудникам  Филиала.
11. Своевременно готовит предложения директору филиала по участию Филиала в знаменательных датах организаций регионов Урала и Западной Сибири, взаимодействующих с Филиалом. Ведет учет этих дат.
12. Печатает по указанию директора филиала служебные материалы, необходимые для его работы.
13. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников
14. Оформляет и регистрирует документы (служебные задания, приказы директора филиала, командировочные удостоверения) о командировках
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность (приказы института, переписка с институтом, переписка филиала по основной деятельности - входящая и исходящая, приказы филиала  о командировках)
16. Копирует необходимые документы на ксероксе, заверяет их.
17. По заявкам отделов формирует пакеты документов, необходимых для участия в конкурсах, для заключения договоров
18. Делает отметки в командировочных удостоверениях
19. Обеспечивает сохранность учредительных документов, их актуализацию. Выдает  документы работникам филиала для осуществления регистрационных и иных действий.
20. Обеспечивает сохранность документов на здания, помещения, земельные участки. Выдает  документы работникам филиала для осуществления регистрационных и иных действий.
21. Составляет списки для поздравления с праздниками и днями рождения, составляет тексты поздравлений, осуществляет электронную рассылку.
22. Ведет табель учета рабочего времени работников филиала, работающих по адресу ул. Фурманова, 107
23. Выдает бумагу работникам филиала, работающих по адресу ул. Фурманова, 107
24. Осуществляет отправку корреспонденции эксресс-почтой.

Помощник руководителя в данной организации выполняет две основные функции: осуществляет бездокументное обслуживание сотрудников управленческого аппарата и посетителей и работает с документами.

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы и др. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени.

К бездокументной работе относится соединение руководителя по телефону с абонентами, организация приема работников аппарата и посетителей, подготовка и обслуживание различных совещаний и др. Зная круг лиц, с которыми необходимо напрямую соединять руководителя, а также зная функции всех сотрудников учреждения, помощник «фильтрует» вызовы, соответственно переключая их на сотрудников, компетентных в различных вопросах.

Остальные обязанности: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление – относятся к документному обслуживанию. Участвуя в создании документов, помощник руководителя печатает их, отправляет адресатам, стенографирует, а также работает с диктофоном. Иногда помощник руководителя ь по поручению руководителя самостоятельно готовит проекты приказов и ответы на поступающие письма и запросы. В этих случаях руководитель излагает суть документа, а помощник составляет текст, печатает его, дает на подпись руководителю и отправляет.

Прием посетителей – одна из важнейших функций помощник руководителя. Помощник руководителя организует прием посетителей руководством. В обязанности секретаря входит составление расписания приема.

Прием посетителей руководителем осуществляется согласно регламенту работы руководителя и правилам внутреннего трудового распорядка предприятия. Приемным днем является вторник с 11.0. до 14.00. На прием, как правило, записывается от 5 до 12 человек. Помощник руководителя  должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Это сделано путем размещения соответствующего объявления на двери приемной.

Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:

• прием командированных работников;
• прием делегаций;
• прием сотрудников по текущим вопросам;
• прием сотрудников личным вопросам;
• прием посетителей других организаций.

При приеме командированных работников помощник руководителя:

• выясняет, согласовано ли это посещение заранее;
• выясняет вопрос, по которому прибыл посетитель;
• отмечает командировочное удостоверение;
• выясняет, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помогает ему в решении этого вопроса.

При организации приема делегаций помощник руководителя:

• выделяет сотрудника, который будет сопровождать делегацию;
• в случае прибытия иностранной делегации обеспечивает наличие переводчика;
• по просьбе руководителя подает напитки и легкие закуски руководителю и членам делегации.

При приеме сотрудников по личным вопросам помощник руководителя:

• контролирует, чтобы руководители отделов, которые могут понадобиться шефу во время приема, находились на рабочих местах и при необходимости помогали ему;
• принимает все телефонные звонки и переадресовывает их руководителю или в другие отделы организации;
• не пропускает в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношения к приему.

При приеме посетителей других организаций помощник руководителя:

• согласовывает время приема, чтобы оно было удобно как для посетителя, так и для руководителя;
• заранее ставит в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи;
• докладывает о посетителе и провожает его в кабинет руководителя.

В Уральском филиале ВНИИ охраны и экономики труда помощник руководителя имеет отдельное помещение. Это приемная перед кабинетом руководителя. Площадь приемной составляет 8 м2, приемная обставлена в соответствии с требованиями, предъявляемыми к офисному помещению.

Имеется специальная книга регистрации посетителей, а также справочник, где перечислены все отделы организации, должности и ФИО основных сотрудников.

При приеме работников других организаций помощник руководителя  фиксирует в книге регистрации:

• фамилию, имя, отчество посетителя;
• организацию, которую он представляет, и его должность;
• вопрос, по которому пришел посетитель;
• время приема;
• было ли назначено это время приема заранее27.

Выяснив цель посещения, помощник руководителя направляет посетителя к директору или к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой. Если посетитель будет принят руководителем, помощник руководителя докладывает о нем, передав визитную карточку или запись с данными о нем. Помощник руководителя также подбирает и передает руководителю необходимые для разговора документы.

В случае задержки приема посетителю предлагают подождать. В том случае, когда время приема было назначено, а руководитель занят, помощник руководителя объясняет причины ожидания или отказа в приеме, по возможности указывает, на какое время прием переносится, или договаривается о другом дне посещения. Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, помощник руководителя связывается с записанным на прием посетителем, ставит его в известность и сообщает об изменении обстоятельств.

О каждом посетителе независимо от его служебного положения обязательно докладывают. Доклад осуществляется по внутреннему телефону.

Некоторую особенность имеет прием командированных работников. В этом случае помощник руководителя при необходимости оказывает содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.

Если руководитель отсутствует, помощник руководителя в зависимости от решаемого вопроса направляет посетителя к лицу, которое компетентно в решении данного вопроса.

По окончании деловой встречи руководитель иногда поручает помощнику сделать запись о результатах беседы.

Помощник руководителя имеет специальный ежедневник для записи необходимых рабочих моментов. Записи в нем делаются ежедневно и совместно уточняются (во время утреннего доклада о текущих делах). В процессе ежедневной работы помощник руководителя записывает в ежедневнике все вопросы, которые могут интересовать руководителя и дела, которые ему поручили выполнить. К сожалению, о планах руководителя в данной организации помощник часто узнает в последний момент, что мешает планировать дневную работу. Между тем, в идеале планирование необходимо осуществлять на день, неделю, месяц, квартал, год. Для напоминания о телефонных звонках или других мероприятиях помощник руководителя использует функцию мобильного телефона «напомнить».

Глава 3. Основные проблемы в деятельности помощника руководителя Уральского филиала ВНИИ охраны и экономики труда и пути их решения

Принципиальных проблем в организации работы помощника руководителя данной организации не наблюдается. Поскольку автор курсовой сама выполняет данные обязанности, она может судить об этом достаточно компетентно. Тем не менее, в организации работы существует ряд технических сложностей, на которых следует остановиться.  Проблемы эти носят именно технический характер и при необходимости могут быть разрешены достаточно легко и быстро, но к сожалению руководство не уделяет им достаточного внимания.

Первый блок проблем связан с меблировкой помещения, в котором работает помощник руководителя. Как уже говорилось выше, помещение является достаточно просторным. Тем не менее, помещение было меблировано более чем 20 лет назад, ещё в 80-е годы прошлого века. Частично мебель была заменена. В приемной, естественно, появился стол с компьютером, современное кресло для помощника руководителя, новое кресло для посетителей. Тем не менее, шкафы и другая мебель для хранения бумаг осталась прежней. Во-первых, из-за этого внешний вид приемной приобрел крайне эклектичный характер, что происходит неблагоприятное впечатление и не работает на имидж учреждения. Во-вторых, поскольку существенно изменился сам характер документации, её не всегда удобно хранить и быстро отыскивать.

Во всех пособиях, посвященных организации работы приемной, рекомендуется держать в ней некоторое количество газет и журналов, чтобы занять посетителей в случае вынужденного ожидания. Тем не менее, руководство категорически отказывается от этого вполне безобидного нововведения. На мой взгляд (взгляд помощника руководителя) развлекательная периодика в данном случае неуместно, но в приемной вполне могут находиться профильные журналы и общероссийские деловые издания, такие, как «АиФ», «Аргументы недели», «Коммерсантъ», «Российская газета», «Труд» и т.д. Наличие последнего издания представляется особенно уместным, поскольку это профильное издание данного института.

Вторая проблема является более существенной и носит принципиальный характер. Приемом входящих документов помимо помощника руководителя занимается канцелярия. При этом часть корреспонденции в электронном виде приходит на электронный адрес помощника директора, часть на общеэлектронный адрес учреждения. Работа с входящими документами между помощником руководителя и канцелярией не вполне регламентирована. Канцелярия не подчиняется напрямую помощника директора, поэтому переданные туда для отправления корреспондентам письма и распоряжения иногда задерживаются. Бывают ситуации, когда некоторые документы несколько раз «путешествуют» из канцелярии к помощнику директора и обратно. Особенно часто такие проблемы возникают в связи с командировочными удостоверениями и ответами на запросы, а также различного рода справками.

Вероятно, в должностных обязанностях и инструкциях по делопроизводству следует более четко оговорить права, служебные обязанности и перечень функций помощника директора и канцелярии. ВУ настоящее время инструкции по делопроизводству составляет канцелярия, поэтому помощник директора не имеет возможности влиять на этот вопрос.

Следующий принципиальный момент – это должностная инструкция помощника директора. За составление должностных инструкций в организации отвечает отдел кадров. До 2011 года функции помощника директора оговаривались с помощью старой должностной инструкции, составленной ещё в 1988 году. Разумеется, за это время она безнадежно устарела. Три года назад была составлена новая должностная инструкция, которая была принципиально переделана по сравнению с устаревшей должностной инструкцией. Именно эта инструкция содержится в приложениях и была проанализирована выше. Тем не менее, и в ней содержатся некоторые положения, которые на взгляд автора должны быть устранены или переформулированы. Обратимся к анализу этой должностной инструкции.

Пункт 2.2 Должностной инструкции гласит, что помощник руководителя «выполняет различные операции с применением компьютерной техники». На наш взгляд, этот пункт является абсолютно бессмысленным. какие именно операции выполняет помощник руководителя, из него не следует, а то, что специалист должен работать с использованием современной техники, а не с помощью гусиного пера, является достаточно очевидным. Таким же бессмысленным является пункт 2.7, который гласит, что помощник директора «передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу)». При нынешнем стремительном обновлении техники вряд ли имеет смысл уточнять, чем именно должен пользоваться работник – стационарным телефоном, мобильным телефоном, факсом или иным аппаратом. Все эти требования явно устарели, равно как и пункт «копирует необходимые документы на ксероксе». Все эти пункты должностной инструкции явно устарели ещё 20 лет назад, когда ксерокс, интернет и мобильный телефон ещё только появлялись.