Организация работы помощника директора на предприятии «Уральский филиал Всероссийского научно-исследовательского института охраны и эк

• постоянно пополнять базовые и специальные знания, повышая квалификацию, уровень профессионального мастерства;
• быстро адаптироваться к сложным управленческим ситуациям, уметь переключаться с одного вида работы на другой;
• налаживать деловые контакты, проявляя такую черту, как коммуникабельность;
• объективно оценивать себя и окружающих, не ограничиваясь при этом уже выработанными установками и стереотипами;
• контролировать свои эмоции, быть толерантным;
• относиться к людям с искренней доброжелательностью;
• уметь слушать собеседника или оппонента, отодвигая (пусть временно) личное «я» на второй план ради выполнения задач, поставленных руководителем15.

Помощника руководителя в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Многие специалисты пытаются сформулировать перечень квалификационных требований к современному помощнику руководителя. Наиболее комплексно и систематизированно квалификационные эти требования сформулированы специалистами Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ). Специалисты в своих рекомендациях попытались четко развести должностные обязанности «обычного» секретаря, секретаря руководителя, секретаря-референта и помощника руководителя (см. табл. 1).

Таблица 1

Требования к современным работникам секретариата16

Должность	Должен знать	Должен уметь
1. Оператор на телефоне	Правила ведения телефонных переговоров	Хорошо владеть речью, пользоваться оргтехникой
2. Секретарь директора	Дополнительно к п. 1 систему делопроизводства, деловой этикет	Дополнительно к п. 1 пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами
3. Секретарь-референт	Дополнительно к п. 2 область деятельности фирмы, ее руководящего состава	Дополнительно к п. 2 пользоваться информационно-правовыми системами
4. Референт/ помощник руководителя	Дополнительно к п. 3 основы организации труда, экономики и технологии	Дополнительно к п. 3 формировать конструктивные решения, осуществлять контроль исполнения решений, поручений, правил внутреннего распорядка
5. Офис-менеджер/ заведующий секретариатом	Дополнительно к п. 4 основы маркетинга, менеджмента, организации производства	Дополнительно к п. 4 организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры, транспорт, связь
6. Секретарь-переводчик	Дополнительно к п. 2 иностранный язык, технику устного и письменного переводов	Дополнительно к п. 2 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала
7. Секретарь-референт иностранного  представительства	Дополнительно к п. 3 иностранный язык, технику устного и письменного переводов	Дополнительно к п. 3 обеспечить точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригинала

 

 

Из этой таблицы следует, что обязанности помощника руководителя, равно как и предъявляемые к нему квалификационные требования, существенно отличаются от требований, предъявляемых к другим секретарям. Квалификационные характеристики могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

 

 

 

 

Глава 2. Обязанности помощника руководителя в уральском филиале ВНИИ охраны и экономики труда

2.1. Характеристика организации

 

Полное название учреждения  - федеральное государственное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт охраны и экономики труда» Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации. Работа написана на базе Уральского межрегионального филиала данного учреждения.

Юридический адрес филиала: 620144, г. Екатеринбург, а/я 435, ул. Фурманова, д. 107. E-mail: umco@umco.ru. Телефон: +7 (343) 260-21-7317

Уральский филиал ФГБУ «ВНИИ охраны и экономики труда» был образован в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 марта 2006 года № 330-р путем слияния трех учреждений дополнительного профессионального образования г. Екатеринбурга18.

В состав Уральского межрегионального филиала ФГБУ «ВНИИ охраны и экономики труда» вошли:

1. ГОУ «Уральский межрегиональный центр обучения персонала» (УМЦО).
2. Екатеринбургский центр обучения кадров промышленности (ЕЦОКП).
3. ГУ Свердловский областной центр подготовки кадров.

Именно эти три организации легли в основу Уральского межрегионального филиала ФГБУ «ВНИИ охраны и экономики труда».

Директором филиала является кандидат экономических наук Ильин Сергей Михайлович.

Предметом и целями деятельности нового института являются «проведение фундаментальных и прикладных научных исследований, осуществление научной, инновационной и внедренческой деятельности в области охраны и экономики труда, социально-трудовых и иных связанных с ними отношений, организация и проведение подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров в сфере комплексных проблем труда и социального развития»19.

УрМФ ФГБУ «ВНИИ охраны и экономики труда» Минтруда России внесен в реестр аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, под регистрационным номером 3217 от 26 декабря 2013 года20.

Основными научными направлениями деятельности Филиала являются:

- научное обеспечение государственной политики в области охраны и экономики труда, выявление проблем и разработка научно-обоснованных предложений по их решению;

- проведение прикладных научных  исследований в сфере охраны  и экономики труда, управления  безопасностью труда, сохранения  жизни и здоровья работников;

- научно-методическое сопровождение  государственной экспертизы условий  труда, независимого аудита состояния  охраны труда, оценки и управления  профессиональными рисками21.

В области прикладных научных разработок Филиал занимается:

- разработкой проектов нормативно-правовых  актов и нормативно-технической  документации в области охраны  труда, промышленной безопасности  и оценки рисков;

- разработкой и внедрением профессиональных  стандартов, государственных образовательных  стандартов, современных технологий подготовки и повышения квалификации работников, безработных граждан и незанятого населения, эффективных форм и методов профессиональной ориентации населения;

- оказанием информационной, консультационной  практической помощи предприятиям при создании и внедрении систем управления профессиональными рисками. Участие в научных и практических исследованиях по вопросам комплексных проблем труда, проводимых совместно с зарубежными партнерами.

- оказанием методической, консультационной  и информационной помощи службам охраны труда и занятости населения регионов Российской Федерации;

- подготовкой региональных и  отраслевых программ содействия  развитию персонала и производительности  труда;

- ведением работы по выработке  рекомендаций по повышению работоспособности в различных видах трудовой деятельности;

- формированием методик оценки  экономической эффективности мероприятий  в сфере охраны труда и производительности  труда на уровне предприятия, территории, региона, отрасли22.

При Филиале действует Ученый совет. Заседания совета проходят регулярно.

Обучение в филиале ведется по следующим образовательным программам:

- обучение и проверка знаний  требований охраны труда работников;

- обучение и проверка знаний  требований охраны труда членов  комиссий по проверке знаний требований охраны труда обучающих организаций;

- обучение экспертов по специальной  оценке условий труда;

- обучение специалистов по специальной  оценке условий труда;

- обучение специалистов по измерению  и оценке факторов производственной  среды;

- обучение методам и приемам  оказания первой помощи пострадавшим  на производстве;

- обучение и проверка знаний  требований безопасности в объеме  пожарно-технического минимума23.

21 марта 2013 года Филиал получил  бессрочную лицензию Федеральной  службы в сфере образования и науки на ведение образовательной деятельности по программам дополнительного профессионального образования24.

Структура УрМФ ФГБУ «ВНИИ охраны и экономики труда» будет описана ниже. Общее руководство Филиалом осуществляет директор Филиала. Директор имеет помощника. Ученый секретарь организует работу ученых советов Филиала, помощь в публикациях статей в рецензируемых научных журналах и др. Подбором кадров и юридическими вопросами работы организации занимается отдел кадровой и юридической работы. Лаборатория экономики и охраны труда обеспечивает научную деятельность института вместе с сектором научно-технической информации. В отдел экспертизы условий и охраны труда входят две лаборатории - «Лаборатория научно-методического сопровождения государственной экспертизы условий труда» и «Лаборатория охраны труда в субъектах малого предпринимательства». Как уже говорилось выше, основной задачей УрМФ ФГБУ «ВНИИ охраны и экономики труда» Минтруда России является научно-исследовательская деятельность, которую обеспечивает лаборатория экономики и охраны труда. 

Обучением занимаются следующие отделы:

- отдел обучения кадров  промышленности;

- отдел обучения персонала социально-трудовой  сферы;

- отдел обучения охране труда.

Отдел информационных технологий  издает программы, подготавливает выставки, оформляет стенды, выпускает методические пособия, занимается оформлением сайта и др.

2.2 Статус и должностные обязанности  помощника руководителя

 

Помощник директора филиала непосредственно подчиняется директору филиала. На должность помощника директора филиала  назначаются лица, имеющие высшее образование, опыт работы с компьютером, навыки организаторской работы.

Перечень основных задач помощника руководителя достаточно полно представлен в «Квалификационном справочнике должностей служащих»25. Как следует из квалификационной характеристики, он осуществляет работу по организационно-техническому и организационно-информационному обеспечению деятельности руководителя предприятия. Помощнику руководился в учреждении отводится важная роль. Он оформляет деловую переписку, осуществляет связь с другими организациями, встречается с людьми, которые обращаются с разнообразными заявлениями, просьбами, вопросами. Его обязанность – посоветовать, как быстрее оформить документы, проследить, чтобы вовремя были подготовлены и отправлены ответы на поступающие в учреждение письма. В данной организации помощник директора филиала несет ответственность за:

• выполнение указаний и поручений директора филиала
• своевременное и качественное выполнение своих  должностных обязанностей.
• выполнение правил внутреннего трудового распорядка филиала, техники безопасности и противопожарной безопасности.
• соблюдение конфиденциальности информации, получаемой в ходе производственного процесса,

Помощник директора филиала имеет право:

• знакомиться с проектами решений руководства филиала, касающимися его деятельности.
• вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
• получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
• повышать свою квалификацию для надлежащего исполнения своих обязанностей.

При исполнении своих должностных обязанностей помощник руководителя помимо общегосударственных нормативных актов руководствуется:

• приказами, распоряжениями и указаниями Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации,
• приказами и распоряжениями ФГУ «ВНИИ охраны и экономики труда»,
• Уставом Института,
• Положением об УрМФ ФГУ «ВНИИ охраны и экономики труда»,
• Положением об отделе,
• должностной инструкцией.

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме должны быть перечислены в должностной инструкции. В данной организации она имеется. Полностью эта инструкция приведена в Приложениях.

Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия26. Она необходима в случае возникновения споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях. На основании должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой. Проект инструкции обычно визируется составителем, юрисконсультом, отделом труда и заработной платы. Должностные инструкции утверждаются руководителем предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия. При этом виды работ, права и обязанности помощника руководителя в разных учреждениях могут отличаться. Это обусловлено характером работы учреждения, наличием или отсутствием специальных подразделений. У каждого помощника руководителя всегда исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к помощнику складывается свой круг обязанностей и прав, различного сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документационному и бездокументному обслуживанию.