Организация работы помощника директора на предприятии «Уральский филиал Всероссийского научно-исследовательского института охраны и эк

Явным пережитком является и пункт 2.23 «выдает бумагу работникам филиала, работающим по адресу ул. Фурманова, 107». Выдача канцелярских принадлежностей никоим образом не относится к обязанностям помощника руководителя. Пункт этот был внесен в должностную инструкцию в начале 90-х годов, когда дефицитом являлось все, но сейчас его, разумеется, нужно исключить из должностной инструкции. Все канцелярские принадлежности сотрудникам уже много лет выдает отдел материального снабжения, но тем не менее этот пункт как своеобразны рудимент остался в должностной инструкции.

25. Впрочем, перечисленные выше моменты скорее являются любопытными курьезами. Более существенными представляются другие пункты должностной инструкции, связанные с принципиальными обязанностями помощника руководителя. Согласно должностной инструкции, помощник руководителя «обеспечивает сохранность документов на здания, помещения, земельные участки. Выдает  документы работникам филиала для осуществления регистрационных и иных действий». Фактически помощник руководителя выполняет функции архивиста. Между тем, во-первых, часть этих документов находится у юриста института, часть – в канцелярии, часть – у заместителя директора по хозяйственным вопросам. К тому же в канцелярии отсутствуют необходимые площади и шкафы для хранения архивных документов. Давно назрела необходимость создать в институте собственный архив и принять на работу хотя бы одного сотрудника. Вообще, как следует из «Инструкции по распределению функций помощника директора филиала и канцелярии» (инструкция приведена в приложениях), функции и должностные обязанности работников канцелярии и помощника директора в значительной степени пересекаются, особенно это касается работы с архивными документами. С одной стороны, как было сказано выше, именно помощник директора должен хранить эти документы, с другой стороны, оформлением дел для архивного хранения и подготовкой архивных справок согласно Инструкции занимается канцелярия. В итоге очень часто невозможно выяснить, у кого находится нужный документ, и кто должен с ним работать.

Вообще «Инструкция по распределению функций помощника директора филиала и канцелярии» и «Должностная инструкция помощника руководителя» часто приходят в противоречие друг с другом.  Поэтому оба эти документа нуждаются в корректировке. Существуют и другие положения в этих документах, которые здесь детально не рассматриваются, но которые необходимо пересмотреть. 

Ведение табеля рабочего времени также не входит в обязанности помощника руководителя. Этой проблемой много лет занимается отдел кадров, тем не менее, данный пункт (п. 2.22) присутствует в должностной инструкции помощника руководителя.

Следующая проблема связана с индивидуальными особенностями руководителя и, к сожалению, не может решиться путем документационного регулирования. Распоряжения помощнику директора очень часто отдаются по принципу «желательно сделать вчера, а лучше позавчера», что конечно не способствует продуктивной работе. К сожалению, повлиять на данную ситуацию невозможно. В связи с этим было бы уместно ввести в организации электронную информационную систему «Lotus Organizer» или «Outlook». Эта система помогает осуществлять хранение информации, планирование и управление сведениями о встречах, собраниях, задачах, контактах и событиях.

С помощью такого инструмента этой программы, как «Календарь», можно осуществлять планирование совещаний, семинаров, деловых встреч; запоминать дни рождения сотрудников и другие важные даты. При планировании в расписание заносится звуковое оповещение, что позволяет не забыть о важной встрече, телефонном звонке или событии. При работе в сети можно посылать приглашения на собрания, а затем отслеживать ответы. Пользователям сети предоставляется право доступа на просмотр чужого расписания при планировании каких-либо мероприятий. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. Оперируя одной частью электронного органайзера, например еженедельником, можно одновременно просматривать другие части – план на месяц, телефонный справочник. При этом помощник может иметь доступ к электронному органайзеру своего руководителя и вносить какие-либо данные, делая, кроме того, пометку, что эта информация секретаря, а руководитель вправе решить, воспользоваться данной информацией или оставить ее без внимания.

Возможно, если бы руководитель имел перед глазами на экране компьютера свой собственный распорядок дня и распорядок дня помощника, это заставило бы его более тщательно планировать собственную работу и работу помощника. Возможно, в этом случае удастся осуществить совместную работу помощника руководителя с директором по планированию на день, на неделю, на месяц.

Несмотря на установленные часы приема посетителей, руководитель часто отлучается именно в эти часы, что также не способствует эффективной работе. Использование электронной системы «Lotus Organizer» также могло бы способствовать решению этой проблемы, если бы директор видел на экране монитора перед собой, что его сегодня ожидают определенные посетители, в том числе и по важным вопросам.

Таким образом, рекомендации по совершенствованию работы помощника директора в организации сводятся к следующему:

1. корректировка должностной инструкции помощника директора и «инструкции по распределению функций помощника директора и канцелярии» с целью исключения пересекающихся обязанностей;
2. корректировка должностной инструкции помощника директора с целью включения в неё тех обязанностей, которые действительно выполняет этот специалист и исключения не свойственных ему обязанностей;
3. изменение меблировки и имиджа приемной;
4. возможно ведение с помощью системы «Lotus Organizer»

 

 

Заключение

 

Профессия помощника руководителя весьма сложна. Но она и привлекательна во многих отношениях. В настоящее время в связи с увеличившейся деловой активностью, особенно связанной с развитием различного рода офисной, административной управленческой работой, эта профессия  является очень востребованной. С одной стороны, это работает на престиж и авторитет профессии. С другой стороны, разнообразие организаций, в которых работают такого рода специалисты, не позволяет выработать какие-то единые требования, которые следует предъявлять к данной должности. Эта ситуация создает сложности не только для определения должностных обязанностей помощника руководителя, но и для эффективной работы организации в целом. Поскольку в стране в настоящий момент существуют предприятия очень разных размеров и разных форм собственности, являющиеся наследниками советских учреждений и созданные уже в годы перестройки, постольку очень трудно как-то унифицировать требования, предъявляемые к их работникам. Поэтому помощник руководителя оказывается в очень уязвимой ситуации.

Хотя существует «Квалификационный справочник», но как было показано в тексте работы, он во многом устарел, и требования к данной должности, перечисленные в нем, не соответствуют действительности. Должностные инструкции помощника руководителя хотя и должны быть в каждой организации, но в реальности они часто отсутствуют даже в государственных структурах. В связи с этим обязанности данного специалиста оказываются очень размытыми.

Поэтому в целом следует признать, что в настоящий момент требования, предъявляемые к должности помощника руководителя, являются крайне расплывчатыми. В работе мы попытались систематизировать их по мере возможности и обрисовать тот круг обязанностей, который выполняет помощник руководителя, являющийся специалистом и не принадлежащий к обслуживающему персоналу и техническим работникам.

Помощник руководителя оказывает шефу организации поддержку во всех повседневных делах. Это налагает на организацию его работы ряд ограничений, главным из которых является неукоснительное соответствие порядка работы помощника порядку деятельности руководителя. На практике это означает, что помощник руководителя на протяжении всего рабочего времени должен быть готов к эффективному выполнению любых служебных поручений руководителя организации. Подобная готовность достигается в результате постоянного совершенствования профессиональных навыков, внутренней готовности помощника руководителя к деловому разрешению любых проблем, возникающих в повседневной деятельности.

Рабочий ритм помощнику задает руководитель. Планы руководителя являются основой рабочих планов помощника. Задача помощника руководителя постоянно следить за неожиданными изменениями в планах руководителя, вносить изменения в свои планы работы и сообщать об этом заинтересованным лицам. Основой для составления планов секретаря может служить должностная инструкция.

В практической части работы проанализирована работа помощника директора ВНИИ охраны и экономики труда (Уральский филиал). В целом работа помощника директора организована достаточно грамотною. существует должностная инструкция и другие документы, регламентирующие работу данного специалиста. Тем не менее, несмотря на недавние изменения должностной инструкции, во многом она устарела. Это касается также самого имиджа данной должности и той обстановки, в которой работает помощник директора. Поэтому в курсовой работе содержится ряд рекомендаций по поводу того, каким образом следует изменить должностные инструкции помощника руководителя и меблировку и внешний вид приемной в соответствии с современными требованиями.

Список литературы

 

1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12 дек. 1993 г. – Екатеринбург: Уралюриздат, 2003. - 48 с.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Действующая редакция. – М.: Норма, 2012.-240 с.
3. Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера (С изменениями и дополнениями). Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188
4. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003
5. О должностных инструкциях работников. Письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3042-6-0
6. О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников. Письмо от 31 октября 2007 г. N 4412-6. 
7. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.07.98 N 37 (с последующими изменениями и дополнениями). –М.: Норма, 2001.
8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 года №536
9. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР). Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367.
10. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298.
11. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37.
12. Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9.
13. О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих. Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787.
14. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000.
15. Реестр аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда. - - URL: http://www.rosmintrud.ru/opendata/7710914971-rao
16. Устав Всероссийского научно-исследовательского института охраны и экономики труда.
17. Лицензия Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки на осуществление образовательной деятельности от 21.03.2013, регистрационный № 0645
18. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие на основе новых нормативов. - М.: ООО «Управление персоналом», 2005. -291 с.
19. Артемов О.Ю., Ермакова И.Н., Овчинникова Н.В. Фирма: управление, кадры, документы.-  М.: Атлант-центр, 2013. – 401 с.
20. Баласанян В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием // Секретарское дело. – 2012 - №2. - С. 46-48.
21. Брызгалин А. В. Свод хозяйственных договоров и документооборота предприятий с юридическим, арбитражным и налоговым комментарием. В 2 т. - М.: Аналитика-Пресс, 2001 – 583 с.
22. Васильева Л. М. Документоведение. Учебное пособие - Челябинск: Б. и., 2000 - 111 с.
23. Делопроизводство: учебник/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: АСТ, 2002.
24. Демушин А. Работа с конфиденциальными документами // Служба кадров и персонал. – 2010. - №3. – С. 90-94.
25. Документооборот как средство правового оформления хозяйственных операций – М.: Библиотечка РГ, 2008 - 176 с.
26. Ефимова С. А. Справочник современного секретаря – М.: Дашков и Ко, 2010 - 318 с.
27. Зайцев А.Н. Язык и стиль служебных документов// Секретарское дело. – 2010. - №1.
28. Истомина Е.С. Делопроизводство. – М.: Юрист, 2004.- 392 с.
29. Кисельцев Н.К. Должностная инструкция: правовые аспекты//  Кадровая служба и управление персоналом предприятии. – 2011. –  № 9. –С. 23 -32.
30. Коробейникова Л. С. Документационное обеспечение делового общения. – М. : Магистр , 2011 - 301 с.
31. Кузнецова Т. В. Делопроизводство и техническая документация. Учеб. для сред. спец. учеб. заведений - М.: Высшая школа, 1991 - 159 с.
32. Меркулова Е. В. Практическое делопроизводство: составление и оформление документов. – М.: Омега-Л , 2011 - 188 с.
33. Пшенко А.В. Порядок и сроки хранения документов коммерческих организаций в современном российском законодательстве// Секретарское дело. – 2003. - №12.
34. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности. – М.: ИНФРА-М , 2011 – 302 с.
35. Симин А.  Современные требования к должностной инструкции // Экономика и учет в строительстве. – 2008 . - № 6. – С.12 -31.
36. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря – М.: Омега-Л, 2007 - 152 с.
37. Сокова А.Н. Перспектива правил оформления управленческих документов// Делопроизводство. – 2008. - №2.
38. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие. – М.: Омега-Л, 2007.-394 с.
39. Тузова А.А. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Бизнес. 2012. -382 с.
40. Сайт Всероссийского научно-исследовательского института охраны и экономики труда. - URL: http://www.umco.ru/page5/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 Приложение 1

 

О должностных инструкциях работников. Письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3042-6-0

Должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем как отдельный документ.

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение от 29.07.2007 N 1-15/34 о порядке разработки должностной инструкции. Сообщаем следующее.

Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, хотя должностная инструкция является неотъемлемым инструментом регулирования трудовых отношений. Это не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника.

Представляется, что должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании.

Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Так, отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция может являться как приложением к трудовому договору, так и утверждаться работодателем как отдельный документ.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием.

Начальник Правового управления Федеральной службы 
по труду и занятости

И.И. Шкловец

 

Приложение 2

О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников. ПИСЬМО от 31 октября 2007 г. N 4412-6

В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено обращение. Сообщаем следующее.