Организация работы аптеки, обслуживающей население

 

В связи с этим закупки  товаров аптекой производятся через  посредников. Информацию об ассортименте и цене товаров, предлагаемых поставщиком  аптек получает из прайс – листов, которые распространяют оптовые  организации. при любом варианте поступления товаров между оптовиком и аптекой заключается договор о поставке аптеке товаров. Договор о поставке – это соглашение сторон заключивших в письменной форме, в силу которого поставщик обязуется поставить покупателю в условленные сроки определённые товары, а покупатель принять эти товары и оплатить.

 

Обязательным условием заключения договора является наличие у поставщика и покупателя лицензии на соответствующие  виды деятельности. Реквизиты сторон договора указывается в обоих  положениях, куда входит полное наименование юридического лица по его наименованию, а так же ФИО лица с правом первой подписи в данной организации и обоснование его полномочий.

 

Разделы договора.

 

1.  Предмет договора - то по  поводу чего заключили договор  поставка аптеки товаров. При  широком ассортименте товаров конкретная информация о нём отражается в спецификации, прилагаемой к договору. В этом случае в договоре обязательная ссылка на спецификацию. Спецификация подписывается 2-мя сторонами. В ней указывается наименование товара, единица измерения, количество по каждому наименованию.

 

Возможен другой вариант. В договоре отражается, что ассортимент поставляемых товаров формируется в соответствии с заказами покупателя и каждая информация о нём по каждому факту поставки создаётся в сопроводительных документах.

 

2.  Цена и общая  сумма договора. В этом разделе  оговариваются цены, валюта цены  и общая сумма договоров. При  определении цены важно установить  входит ли в неё доставка. Документ  А – 1. 10. В этом случае протокол  согласования также как и спецификация  подписывается обеими сторонами, прилагается к договору. В договоре обязательна ссылка на этот документ.

 

3.  Порядок поставки  и расчётов. В договоре фиксируется  порядок поставки товаров. Если  поставщик и покупатель находится  в 1 населённом пункте, то может  быть предусмотрена доставка товаров автотранспортом поставщика или её вывоз транспортом покупателя. При доставке товаров в другой город поставщик может сдать их для отправки автомашиной, ж/д или транспортом в соответствии организации. Договором оговаривается валюта и порядок расчёта. Расчёт с поставщиками может осуществляться по предоплате, по факту поставки, по мере реализации, с отсрочкой платежа.

 

4.  Качество и гарантии. В этом пункте устанавливаются  условия, которым должен отвечать  товары по качеству. Качество постоянных аптечных товаров должно соответствовать требованиям НТД, утверждённых в установленном порядке и подтверждаться сертификатом соответствия по каждой серии. В этом разделе оговаривается порядок проверки качества указанный остаточный срок действия поставляемых товаров, которые должны быть не меньше 50%, а для бакт. и вир. препаратов не менее 30%.

 

5.  Тара и упаковка. В этом разделе оговариваются  требования к таре и упаковке, которая должна соответствовать  требованиям НД и обеспечивать  сохранность товара. В этом разделе отмечается, входит или нет стоимость тары в стоимость товара, а также отсутствие или наличие необходимости возврата её поставщику.

 

6.  Ответственность  сторон. Этот пункт договора посвящён  взаимной ответственности сторон  за выполнение своих обязанностей. Штрафы.

 

7.  Срок действия  договора. Дата заключения, начало  и окончание действия договора. Различают:

 

а) однократные договоры. На одну поставку товаров.

 

б) длящиеся договоры. Поставки товаров осуществляются в течение  длительного времени.

 

8.  Дополнительные  условия. В договорах может  быть выделены особые условия,  а также обстоятельства не  преодолимой силы. К особым условиям  относится такие условия договоров,  порядок сдачи и приёмки товаров,  передача прав и обязанностей  третьим лицам, порядок разрешения споров и штрафные санкции, не отражённые в статье ответственность сторон. К обстоятельствам непреодолимой силы относятся различные силы: природные стихийные бедствия, социологические экономические силы, на развитие которых не может повлиять не поставщик не покупатель.

 

9.  Юридические адреса  и банковские реквизиты сторон. Любой договор заканчивается  перечислением реквизитов сторон, указываются юридические адреса, телефоны, факсы, наименование банков  и расчётные счета сторон. В  случае возникновения разногласий при заключении договора, сторона, предложившая его заключить должна в течении 30 дней с момента получения предложения другой стороны, рассмотреть и согласовать их либо письменно уведомить другую сторону об отказе заключения договора.

 

На основании заключённого длящегося договора, исходя из имеющихся  потребностей и финансовых возможностей аптек, составляется заказ и направляется поставщику (при однократном договоре наименование и количество заказанных товаров указываются в тексте самого договора или в спецификации).

 

Варианты подачи заказа могут быть различны:

 

1.  На бумаге носителя. В случае подачи заказа на  бумажном носителе аптека составляет  заказ-требование (форма А-1. 12). В  этом документе указывается наименование  заказываемых товаров, единиц измерения и количества по каждому наименованию, проставляемое в графе затребованное. В срочных случаях может составляться требования накладная (форма А-2. 20). Требования составляются в 2-х экземплярах, а на лекарственные средства, находящиеся на предметно–количественном учёте в 3-х экземплярах (1 экземпляр требования остаётся в аптеке, для контроля выполнения заказов, а остальные 1 или 2 направляются, в отдел снабжения поставщика). Требование, направляемое на аптечный склад, должны быть составлены по отделам хранения. Поступившие требования корректируются поставщиком, иногда даже дважды (в отделе снабжения и в отделе хранения). Корректировка возможна только в сторону уменьшения заказанного количества. В результате корректировки проставляется графа «фактически подлежит отпуску или отпущено».

 

2.  В электронном  варианте. Компьютеризация процесса  составления и подачи заказов  уменьшает время на его исполнение. В этом случае, получив по модемной  связи или электронной почте,  периодически обновляемой прайс-листами поставщика, аптека составляет единичный заказ и направляет его на аптечный склад. При этой форме подачи заказа таксировка происходит автоматически.

 

3.  По телефону. Заказ  может быть сделан в устной  форме по телефону, что повышает  оперативность его выполнения. Получив заказ, поставщик определяет цену и сумму по каждому наименованию товара и общую сумму (таксировка).

 

После этого формируется  заказ и составляется сопроводительные документы (счёт-фактура, товаротранспортная накладная А-1. 13). Эти документы называются сопроводительными, так как они сопровождают товар в пути его следования до места назначения.

 

Товаротранспортная накладная  выписывается при доставке товаров  автомобильным транспортным складом  или транспортной организацией. К  сопроводительным документам прилагаются сертификаты соответствия (сертификат качества) по каждому наименованию товара и по каждой серии этого наименования. Скомплектованный заказ вместе с сопроводительными документами поступает в транспортно-экспедиционный отдел склада. Здесь товар упаковывается и затаривается. При этом в каждый ящик или другую тару вкладывается упаковочный вкладыш (А-1. 15) или упаковочный ярлык (ТОРГ-9), в котором указывается № сопроводительного документа, наименование товаров в данном тарном месте, его количество и кому он предназначен. Упаковочный вкладыш или ярлык выписывается в 2-х экземплярах, второй остаётся на складе для контроля. Порядок поступления товаров в аптеку определяется договором и зависит от удалённости поставщика и наличия транспорта у него и у аптеки.

 

Возможны 3 варианта доставки товаров в аптеку:

 

1.  Аптека сама получает  товары на складе поставщика  и самостоятельно вывозит их. Необходимым доказательством для  получения товаров на складе  поставщика является доверенность. Доверенность подтверждает право материально ответственного лица аптеки на получение товаров. Доверенность является бланком строгой отчётности и оформляется по форме М-2 или М-2а. Она подписывается руководителем аптечной организации и заверяется её печатью. Доверенности нумеруются и подлежат учёту в журнале учёта выданных доверенностей (М-2б). В случае, если доверенность не была использована она возвращается директору аптеки или в бухгалтерию на следующий день после истечения срока её действия. В соответствии с гражданским кодексом РФ в общем случае срок действия доверенности не может превышать 3-х лет, а минимальный срок не установлен и определяется руководителем организации самостоятельно. Если срок действия доверенности не указан в ней, то доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи. В тоже время в соответствии с пр. МЗ РФ №330, 97г. доверенность на получение наркотических средств и психотропных веществ на аптечном складе действительна только 15 дней. При отпуске товара доверенность изымается поставщиком и хранится у него. При получении товаров непосредственно на аптечном складе представитель аптеки обязан проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товаров тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае отсутствия возможности проверить при приёме на складе товар по количеству и массе нетто, он принимается по количеству мест и массе брутто (вес товаров вместе с тарой). Об этом делается пометка в сопроводительных документах. При приёме товаров проверяется наличие сертификатов, подтверждающих их качество. Приняв товар, работник аптеки подтверждает его получение, проставляя штамп приёма (А-1. 1) и расписываясь в обоих экземплярах счёта фактуры. Он получает на руки 1-й экземпляр счёта фактуры вместе с сертификатом качества. А второй экземпляр остаётся на складе. С момента получения под расписку товара на складе до момента доставки его в аптеку ответственность за него несёт работник аптеки, получивший и сопровождающий товар в пути. Непосредственно приёмка товаров по количеству, массы нетто и качеству осуществляется в аптеке при вскрытии тары.

 

2.  Поставщик поставляет  товары своим транспортом. При  доставке транспортом поставщика  товар в отделе экспедиции  склада получает шофёр – экспедитор  по количеству мест и массе  брутто. На основании сопроводительных документов под расписку и отвечает за него в пути. По прибытии в аптеку экспедитор передаёт доставленный груз, сертификаты качества и сопроводительные документы материально ответственному лицу по количеству мест и массе брутто. Материально ответственное лицо аптеки производят количественно качественную приёмку поступившего товара в присутствии экспедитора. На всех экземплярах сопроводительных документов, возвращаемых экспедитору подтверждая факт приёма товаров, проставляется штамп приёма или печать аптеки, а также подпись материально ответственного лица. Один экземпляр сопроводительного документа, заверенный аналогично остаётся в аптеке и служит основанием для регистрации поступления товаров в учётных документах.

 

3.  Через транспортные организации. Если товар доставляется в аптеку через транспортную организацию, то экспедитор склада приводит груз на ж/д станцию, в аэропорт, речной или морской порт и сдаёт его вместе с сопроводительными документами работнику транспортной организации, который оформляет накладную на ценности, принимаемые для перевозки. 1 экземпляр накладной вручается экспедитору склада, как оправдательный документ за сданный груз. С этого момента за груз отвечает транспортная организация. При поступлении товара на ж/д станцию, аэропорт и т. д. пункта назначения, последние извещают аптеку в письменной форме. Груз, поступивший в адрес аптеки, должен быть получен незамедлительно. За простой транспорта при несвоевременной погрузке транспортная организация применяет штрафные санкции. Для приёмки товара у транспортной организации аптека направляет своего представителя, который принимает товар в соответствии с сопроводительными документами по количеству мест и массе брутто. При этом проверяются: состояние вагона или контейнера, сохранность пломб и оттиски на них, исправность тары, соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нём данным, указанным в сопроводительных документах. В случае сомнения в сохранности товара представители аптеки обязаны потребовать вскрытия повреждённых грузовых мест для проверки соответствия его количества и качества сопроводительным документам. При обнаружении недостачи товара, боя, порчи составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортной организации. Товар, пришедший в негодность по вине транспортной организации, аптекой не принимается. Независимо от способа доставки товара в аптеку обязательно проверяются его количество и качество.

 

Порядок приёмки товара регламентируется:

 

1.  Гражданским кодексом  РФ.

 

2.  Инструкция о порядке приёма продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, которое утверждено постановлением государственного арбитража при совете министров СССР от 15 июня 65года № П-6.

 

3.  Инструкцией о  порядке приёмке продукции по качеству, которая утверждена постановлением государственного арбитража при совете министров СССР от 25 апреля 66года №П-7.

 

4.  Конкретными условиями  договора

 

Согласно инструкций П-6 и П-7 окончательна приёмка товаров  по массе нетто и количеству товарных единиц должна быть произведена в момент получения незатаренного товара, либо в момент вскрытия тары. Но не позднее 10 дней, а скоропортящаяся продукция не позднее 24 часов с момента получения.