Оптимизация численности персонала

 

 

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФГБОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «_______________________________»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

К У Р С О В А Я    Р А Б О Т А

 

По дисциплине:

Основы управления персоналом

 

Тема:

Оптимизация численности персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: Лутохин А.Б.

        Студент  2 курса

               4   семестр

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________, 20__

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение ……………………………………………………………………….........3

 

ГЛАВА 1 СОСТАВ, СОДЕРЖАНИЕ, ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………………………...7

1. Документы организационного характера ………………………………..........7
2. Распорядительные документы ………………………………………………..12

 

ГЛАВА 2 СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…………………………………………………………………..18

1. Этапы создания распорядительного документа ………………………..........18
2. Требования к оформлению приказа ……………………………………..........25

 

ГЛАВА 3 ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИДО ТюмГУ……………………………31

 

 

Заключение …………………………………………………………………………34

Список источников и литературы ………………………………………………...36

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ.

 

 

Любой бизнес должен быть, прежде всего, рентабельным. Чем больше руководители организаций ищут различные пути увеличения прибыли и снижения производственных издержек, тем актуальнее становятся для них вопросы повышения экономической эффективности затрат и инвестиций в человеческие ресурсы компании.

Повышать же рентабельность бизнеса можно двумя путями: либо увеличивая выручку, либо снижая затраты. Разумеется, между двумя этими показатели есть определённая связь. Но в современных условиях, характеризующихся жёсткой конкурентной борьбой за потребителя и перенасыщенностью рынка, бывает крайне затруднительно повышать оборот и цены на продукцию, поэтому одним из важнейших способов повышения эффективности бизнеса является снижение издержек.

Термин оптимизация численности сотрудников начал широко использоваться в лексиконе управленцев в 90-х годах прошлого столетия, когда наблюдалось снижение объёмов производства и ухудшение финансового положения многих крупных и средних предприятий промышленности (металлургия, машиностроение, строительство, транспорт и т. д.). Тогда многие предприятия нашей страны были на грани полной остановки, поэтому они не только прекращали приём новых работников, но и проводили сокращения; основными требованиями были минимизация численности персонала и снижение расходов на его содержание.

Сейчас оптимизация численности персонала представляет собой оптимальное определение численности персонала, которое производится с использованием различных методик нормирования численности. Не секрет, что в настоящее время многие компании почувствовали влияние мирового финансового кризиса на свою деятельность, и прежде всего это выражается в резком снижении прибыли. По этой причине они вынуждены серьёзно пересматривать свои затраты, в частности на персонал. Даже твёрдо стоящие на ногах компании принимают решение об оптимизации штатного состава. (В дальнейшем для целей настоящей курсовой работы термины «компания», «организация» и «предприятие» будут употребляться как синонимы).

Процессы реорганизации, реструктуризации, оптимизации оргштатной структуры и численности персонала - это те процессы, которые с определённой периодичностью происходят во многих компаниях1. Вопрос оптимизации численности персонала имеет существенное значение на стадии развития любой организации. Несовершенное планирование человеческих ресурсов может привести к их потере и, в итоге, дорого обойтись для предприятия. Планирование численности персонала необходимо, так как сотрудники с необходимой квалификацией не всегда находятся в распоряжении организации, а излишний персонал не может все время эффективно применяться.

Кадровое планирование и составление бюджетов расходов на персонал - одна из основных компетенций современного руководителя службы управления персоналом. Такое планирование помогает определить как качественную, так и количественную потребность в сотрудниках различных категорий, а также определить соответствие структурного и кадрового потенциала компании ее целям и стратегии развития.

Экономический эффект планирования кадров весьма высок и выражается в сокращении возможных потерь на ввод новых сотрудников; сокращении затрат на поиск и подбор персонала; сокращении потерь и ущерба, вызванных несоответствием кандидата должности; уменьшении текучести кадров.

В первой главе настоящей курсовой работы проанализировано понятие планирования численности персонала, влияния изменений в законодательстве на этот процесс, рассмотрены правовые аспекты оптимизации численности персонала в организациях.

Рассмотрена необходимо сопоставить потребности организации и имеющиеся человеческие ресурсы. Исследуется, что потребность в кадрах может быть как качественная (нужны работники определённой квалификации), так и количественная. Кадровое планирование должно в идеале дать ответы на все вопросы, связанные с обеспечением компании необходимой рабочей силой и определением связанных с этим издержек.

 

Во второй главе курсовой работы рассмотрены варианты и механизмы оптимизации расходов на персонал, так как в хозяйственной деятельности любой компании данная задача видится одной из самых приоритетных.

Экономить ресурсы, необходимые для ведения бизнеса, стремится каждый грамотный руководитель. Затраты на персонал составляют значительную часть затрат большинства компаний, поэтому оптимизация численности персонала – важная задача, решение которой необходимо для эффективного ведения бизнеса.

В Заключении сформулированы выводы, проведены важные для автора обобщения и рекомендации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ГЛАВА. ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ОПТИМИЗАЦИИ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА

 

 

1. Понятие и правовая сущность планирования численности персонала

 

Персонал (от лат. personalis - "личный") представляет собой личный состав организаций, включающий всех наёмных рабочих, а также работающих собственников и совладельцев2.

Основная цель планирования человеческих ресурсов (в узком смысле) состоит в обеспечении реализации планов организации с точки зрения человеческого фактора - работников, их численности, квалификации, производительности, издержек на их наем. Планирование численности персонала тесно связано с планированием объёмов производства, сбыта, финансовым планом и планом оборота. Все эти планы должны учитывать изменения в численности персонала, и наоборот.

По своей правовой сути планирование численности персонала - часть кадрового планирования. Последнее является элементом общей системы планирования организации, которое решает задачи, связанные с обеспечением рабочей силой необходимой численности и качества, ее эффективного использования, совершенствования социальных отношений3. Впрочем, иногда оба термина употребляются как синонимы, что, на наш взгляд, не совсем верно. Кадровое планирование и планирование численности персонала соотносятся между собой как общее и частное. Кадровое планирование - понятие более широкое и включает в себя планирование численности персонала. Определить кадровое планирование можно как определение потребности в персонале для обеспечения достижения целей организации , как в настоящее время, так и на перспективу.

 

Планирование численности персонала является неотъемлемой составляющей ступенью процесса кадрового планирования. Оно базируется на видах деятельности компании, данных об имеющихся и запланированных рабочих местах, плане проведения организационно-технических мероприятий, штатном расписании и плане замещения вакантных должностей.

Планирование численности персонала необходимо, так как сотрудники с необходимой квалификацией не всегда находятся в распоряжении организации, а излишний персонал не может все время эффективно применяться в организации.

По критерию времени планирование численности персонала можно разделить на три вида:

• краткосрочное (на период не более одного года или на период проведения определённого проекта);
• среднесрочное (до 5 лет);
• долгосрочное.

Краткосрочное планирование занимается преимущественно применением имеющегося персонала и работой с ним, в то время как средне- и долгосрочное планирование в большей степени занимаются его привлечением, развитием, обучением и/или высвобождением.

Планирование численности персонала включает в себя следующие направления:

- определение объективной и тактической потребности в персонале;

- планирование набора персонала  на определённый период или  проект;

- планирование высвобождения персонала;

- планирование использования существующего  персонала;

- планирование затрат на персонал.

Планирование численности персонала осуществляется как в интересах организации, так и в интересах сотрудников, поскольку для организации важно иметь нужное количество работников необходимой квалификации в нужном месте и в нужное время, а для сотрудников важно иметь определенность в завтрашнем дне, а также представление о собственном будущем на предприятии либо за его пределами.

 

Сущность планирования численности персонала

 

Цель планирования численности персонала - иметь в нужном месте и в нужное время персонал необходимой квалификации для выполнения соответствующей работы.

Планирование персонала должно определять:

• сколько персонала и какой квалификации необходимо в будущем;
• как привлечь необходимый и сократить излишний персонал, учитывая социальные аспекты;
• как использовать работников в соответствии с их способностями;
• как целенаправленно содействовать развитию персонала, приспосабливать его знания к изменяющимся требованиям;
• каких затрат потребуют планируемые кадровые мероприятия.

Основными задачами можно назвать следующие:

- обеспечение организации человеческими  ресурсами в заданные сроки, желательно  минимизировав все издержки;

- организация эффективной работы  по найму (комплектование) и развитию (обучение) персонала4.

Исходными данными при планировании численности персонала являются:

- производственная программа;

- нормы выработки;

- необходимый рост производительности  труда;

- план организационно-технических  мероприятий;

- структура работ;

- другие показатели и факторы, например такие, как степень автоматизации производственных процессов.

Использование для решения задачи определения численности персонала норм по труду позволяет получить объективный и обоснованный результат. Нормирование является инструментом определения численности персонала, необходимого для выполнения заданного объёма работ. На практике используются несколько видов норм по труду (нормы времени, выработки, численности и обслуживания), на основе которых можно рассчитать как необходимую, так и штатную численность работников. Необходимая численность работников позволяет эффективно и качественно выполнять конкретную работу в заданных объёмах и обеспечивает соблюдение научно обоснованного режима труда и отдыха.

В пределах общей численности производятся более точные расчёты численности по категориям, профессиям, специальностям, должностям и разрядам (основных и вспомогательных рабочих, управленческого и младшего обслуживающего персонала, пожарно-сторожевой охраны и пр.).

На численность персонала влияют различного рода факторы - как экономические, так и политические и, конечно же, правовые.

• Экономические:

Например, конкуренция и состояние рынка сбыта, изменяющиеся под воздействием множества факторов, оказывают самое прямое влияние на потребности компании в человеческих ресурсах. Усиление конкуренции на стабильном или сокращающемся рынке, как правило, означает, что компании необходимо подумать о сокращении численности своих сотрудников. И, наоборот, быстро растущий спрос на продукцию организации является индикатором необходимости набора дополнительной рабочей силы5.

• Законодательные: такие как изменение налогового режима, системы социального страхования, трудового законодательства.

Очевидно, что снижение обязательных выплат в фонды социального страхования автоматически сокращает издержки на рабочую силу и может сделать прибыльным для компании привлечение дополнительных рабочих, которые прежде не могли быть наняты из-за высоких издержек.

• Примером политических причин может служить ситуация на Украине. В то время когда граждане Украины приезжают в Россию работать, они вынуждены срываться со своих рабочих мест  в Санкт-Петербурге и срочно выезжать на свою  Родину, так как там ситуация очень близкая к войне.

Как правило, ответственность за планирование численности персонала распределяется между службой управления персоналом (HR отдел) и линейными менеджерами (руководителями подразделений).

В идеале, служба управления персоналом (HR отдел):

1. участвует в выработке стратегии развития организации, анализирует потребности в персонале с учетом  стратегических планов организации;
2. Рекомендует руководству предприятия план развития организации в части привлечения персонала с учетом текущей потребности организации;
3. анализирует информацию об имеющемся персонале, разрабатывает предложения относительно более эффективного использования наличных человеческих ресурсов, прогнозирует наличие персонала при различных вариантах развития организации; работает как на уровне отдельных подразделений, так и на уровне организации;
4. анализирует макроэкономическую информацию, законодательство и информацию о рынке труда и образовательных услуг для обеспечения реалистичности планов по работе с персоналом;
5. анализирует судебную практику, косвенно затрагивающие вопросы оптимизации численности предприятия.
6. предлагает, согласовывает, обосновывает и утверждает стратегические планы по работе с персоналом и несет ответственность за их реализацию;
7. разрабатывает формы предоставления информации, заявок, планов для облегчения взаимодействия между службой управления персоналом, линейными руководителями и высшим руководством;
8. консультирует линейных руководителей (руководителей подразделений) по вопросам планирования персонала.