Менеджмент коммуникации в организации

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 14 Февраля 2013 в 13:11, курсовая работа

Краткое описание

Целью работы является – изучение теоретического материала, касающегося темы работы, провести исследование этапов коммуникативного процесса в исследуемой организации, выявить недостатки организационных коммуникаций и осуществить проектирование коммуникаций в ОАО «Стронг».
В работе поставлены следующие задачи:
1. Проанализировать сущность коммуникаций в организации;
2. Исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса ОАО «Стронг»;
3. Выявить недостатки организационных коммуникаций в ОАО «Стронг»;
4. Спроектировать мероприятия по настройке коммуникаций в исследуемой организации.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3
1. ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ 5
1.1 Четыре этапа коммуникаций 6
1.2 Коммуникации между организацией и ее средой 8
1.3 Коммуникации между уровнями и подразделениями 10
1.4 Коммуникации по восходящей 11
1.5 Коммуникации между различными отделами 12
1.6 Коммуникации руководитель- подчиненный 13
1.7 Коммуникации между руководителем и рабочей группой 14
2. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОАО «СТРОНГ» 15
2.1 Коммуникации на предприятии 15
2.2 Коммуникационные барьеры и их значение в работе ОАО «Стронг» 22
3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОАО «СТРОНГ» 29
3.1 Создание проекта совершенствования коммуникационного процесса на предприятии 29
3.2 Экономическое обоснование проекта 43
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 47
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 48

Прикрепленные файлы: 1 файл

Менеджмент Коммуникации в орг..doc

— 253.00 Кб (Скачать документ)

На любом из перечисленных выше уровней могло быть принято решение  об отклонении новой идеи. Если предположить, что идея действительно была хорошей, сообщение инженеру об отклонении его предложения фактически проинформировало бы его о том, что организация не стимулирует его к поиску новаторских предложений, обеспечивающих сокращение издержек, и к выработке подобных предложений в будущем. В результате организация может лишиться многих серьезных возможностей повышения производительности и получения экономии. Описанная конкретно идея за 5 лет организации принесла экономию в 13,5 млн. долларов.

1.4 Коммуникации по  восходящей

 

Т.е. снизу вверх, также выполняют  функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. [11, C. 24]

1.5 Коммуникации между  различными отделами

 

В дополнение к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. [12, C. 58]

К примеру, представители разных отделов  в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким  вопросам, как составление распсания  занятий, уровень требований в программах для выпускников, сотрудничество в исследовательской и консультативной деятельности и обслуживание местного населения. Подобным же образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, координации деятельности рабочих групп, контроле за издержками, новых методах лечения и т.п. в сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта о обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно- исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через научно- исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций проектно- исследовательского отдела с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы.

Дополнительные выгоды от коммуникации по горизонтали заключаются в  формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации. [14, C. 279]

1.6 Коммуникации руководитель- подчиненный

 

Наиболее очевидным  компонентом коммуникации в организации  являются отношения между руководителем  и подчиненным. Хотя они служат примером обмена информацией по вертикали, рассмотрим этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. [9, C. 153]

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечением вовлеченности в решение задач отдела, с обсуждением проблем эффективности работы, достижения признания и вознаграждения с целью мотивации, совершенствованием и развитием способностей подчиненных, со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

 

 

1.7 Коммуникации между  руководителем и рабочей группой

 

В дополнение к обмену информацией между руководителем  и подчиненным имеет место  обмен между руководителем и рабочей группой. Коммуникацией с рабочей группой в целом позволяет руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритета отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера. [2, C. 32]

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

 

2. Общая характеристика  ОАО «Стронг»

 

 

Базой исследовательской работы является предприятие ОАО «Стронг».

Предприятие является юридическим  лицом, имеет самостоятельный баланс, собственное имущество, расчетный счет в учреждении банка, печать, бланки со своими реквизитами и наименованием.

Для обеспечения своей деятельности предприятие, за счет денежного вклада учредителя, образует уставной фонд.

Предметом деятельности организации  является: производство и продажа учебно-наглядных пособий для школ, детских садов и высших учебных заведений.

2.1 Коммуникации на предприятии

 

Исследуемая организация небольшая (25 человек), имеет специфические функции, вытекающие из направленности деятельности организации.

Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем в данном случае выступает директор. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов, характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности  работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии.

На втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего -  видеоконференции. Нужно заметить, что в ОАО «Стронг», независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, нередко в организации ОАО «Стронг» пользуются двумя - тремя каналами передачи. Так, например, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным приказом. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается наблюдениями в ходе проведения анкетирования. Но все же без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

Информация, которая используется в организации для коммуникационного  управления, подразделяется на:

  1. базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;
  2. текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в  свою очередь, подразделяется на:

  1. документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
  2. недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать разную степень срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе выбора канала передачи сообщения, а также степени ее восприятия и возникновении обратной связи.

В ходе анализа коммуникационных связей, происходящие в работе ОАО «Стронг» использовался метод анкетирования, который затрагивал коллектив из 25 человек.

Анкета подразумевала ответы  на вопросы каждого служащего организации от третьего лица, что психологически не препятствовало раскрепощению его личности и являлось стимулом к более правдоподобному «объективному» ответу на поставленный вопрос, действуя по принципу: лучше говорить о других, чем о себе самом.

Таким образом, ответы на вопросы, в ходе проведения анкетирования, характеризующие, в основном негативные явления в коммуникациях организации: в 40% случаев склонялись к «Да», 20% - «Нет», 20% - «Скорее нет» и 20% - «Скорее да».

Кроме того, анализ данных, полученных в результате проведенного анкетирования для выявления  состояния организационных коммуникаций и путей их совершенствования  показал: что работники имеют  много побочной, не свойственной их квалификации работе и трое из пяти специалистов высказали пожелание освободить их от лишних работ, а также почти все сотрудники указали на недостаточное обеспечение информацией.

Таким образом, коммуникационные процессы в ОАО «Стронг» можно охарактеризовать следующим образом:

1. По субъекту и  средствам коммуникаций больше  всего преобладают межличностные  коммуникации, которые проявляются  без помощи технических средств  и информационных технологий. Кроме  того, межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный для такой организации, как ОАО «Стронг». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

Межличностные коммуникации могут определяться как социальным статусом человека, его позицией в  системе формальных отношений, так  и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений, отвержений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности. [1, C. 102]

2. По форме общения,  коммуникации в организации происходят  при помощи устной речи, то  есть вербальные.

3. По каналам общения,  наряду с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная  цепочка». Этот вид неформальной  коммуникации самый распространенный  для такого типа организаций.

Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней  рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

Каждый месяц (в конце  месяца) начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной  работе директору. Также в этом докладе  возможны предложения, пожелания, просьбы  как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для получения информации о произведенных расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Информация о работе Менеджмент коммуникации в организации