Контроль в системе управления

• своевременность
• достоверность
• релевантность (существенность)
• полезность
• полнота
• понятность
• регулярность поступления

Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.

Перед службой  контроллинга стоит задача обеспечения  оперативного сбора и анализа  информации по затратам предприятия  в целях управления. Руководители предприятия должны получать информацию, чтобы в случае наметивших в работе предприятия отклонений успеть предпринять  соответствующие меры и скорректировать  работу предприятия.

Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой  сущности всякой организации. Итак,

Контроль – это процесс  обеспечения достижения организацией своих целей.

 

2.2.Общая характеристика предприятия «IBB» отель

 

В качестве объекта исследования была выбрана гостиница СООО «Минский международный образовательный центра имени Йоханнеса Рау». Гостиница была создана в соответствии с законодательством Республики Беларусь и является совместным белорусско-немецким предприятием. Белорусские Учредители ММОЦ: закрытое акционерное общество «Белорусский спутник» (20% уставного фонда), Минский городской исполнительный комитет (15% уставного фонда), открытое акционерное общество «Сберегательный банк «Беларусбанк» (15% уставного фонда). Немецкий учредитель: международный образовательный центр, общественно-полезное общество с ограниченной ответственностью, г. Дортмунд (50% уставного фонда).

ММОЦ создан по примеру  немецкой Академии образования, получил  поддержку федеральной земли  Северный Рейн – Вестфалия, евангелической церкви Вестфалии, а также многочисленных спонсоров и частных лиц. Уставный фонд составляет 7 156938 долларов США, в  том числе 4946938 долларов США –  ранее сформированный уставный фонд и 2210000 долларов США – дополнительный денежный вклад Международного образовательного центра, общественно-полезного общества с ограниченной ответственностью, г. Дортмунд.

Для ММОЦ характерен линейный тип структуры. Верхнюю ступень  управления согласно уставу занимают 2 директора: с немецкой стороны –  Астрид Зам (директор ММОЦ), с белорусской  – Виктор Федорович Балакирев (председатель дирекции ММОЦ). Оба директора наделены одинаковыми правами и участвуют  в равной степени в принятии решений. Для упрощения ведения документации документы подписываются только белорусским директором.

В ММОЦ имеются следующие  структурные подразделения: ресторан – менеджер Елена Ластовская, гостиница  – менеджер Дмитрий Савостеня, образовательный  центр – менеджер Ольга Пилипович, технический отдел – руководитель Игорь Фокин, бухгалтерия – главный  бухгалтер Светлана Бурдыко, историческая мастерская – руководитель Кузьма Козак. Менеджер подразделения наделен  всеми полномочиями, осуществляет все  функции управления. При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого проходят все команды управления, управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Вместе с тем образовательный центр является связующим звеном среди структурных подразделений, так как основная задача ММОЦ это организация мероприятий, а затем уже сопровождение ресторанным и гостиничным обслуживанием.

Служба приема и размещения, служба эксплуатации номерного фонда  входят в структурное подразделение  «гостиница». В подчинении менеджера  гостиницы находится персонал стойки приема и размещения, специалисты  отдела бронирования и аренды, горничные  и уборщицы общественных помещений.

Штатная структура предприятия  состоит из следующих отделов: бухгалтерия, отдел образовательных услуг, отдел  маркетинга, технический отдел, отдел  охраны, гостиница, ресторан.

Списочная численность на предприятии составляет 80 человек, в том числе производственный персонал - 47 человек, административно-обслуживающий  персонал – 23 человека.

ММОЦ им. Й. Рау – это  своеобразный комплекс, в который  входят также конференц-центр, гостиница  и ресторан «Вестфалия». В соответствии с целями деятельности и законодательством  Республики Беларусь предприятие осуществляет следующие виды деятельности:

- сдает в аренду офисные  помещения, в особенности международным  организациям и фирмам;

- предоставляет услуги  третьим лицам, за счет прибыли  от которых финансируется техническое  обслуживание центра;

- предоставляет услуги  гостиницами и ресторанами;

- осуществляет операции  с недвижимым имуществом;

- осуществляет туристскую  деятельность (проведение экскурсий  по городу);

- осуществляет предоставление  прочих услуг потребителям;

- предоставляет социальные  услуги без обеспечения проживания;

- осуществляет деятельность  по организации отдыха и развлечений,  культуры и спорта;

- предоставляет индивидуальные  услуги;

- осуществляет издательскую  деятельность;

- занимается образовательной  деятельностью;

- занимается деятельностью,  связанная с привлечением в  Республику Беларусь иностранной  рабочей силы и трудоустройством  граждан Республики Беларусь  за границей.

В сотрудничестве с Дортмундским Международным образовательным  центром Минский МОЦ:

- проводит собственные  многочисленные образовательные  мероприятия с использованием  собственных и спонсорских средств.  Основной акцент в сфере образовательной  деятельности ММОЦ ставится на  таких темах как «Взаимопонимание  и примирение», «Беларусь и  Европа», «Школа журналистики»,  «Церковь и общество», а также  «Человек и окружающая среда»;

- занимается организацией  образовательных поездок для  немецких групп;

- ежегодно устраивает  партнерские конференции для  общественных объединений и гражданских  инициатив из Германии и Беларуси;

- координирует реализацию  Программы поддержки Беларуси  федерального правительства Германии.

Потребителями услуг ММОЦ являются все слои населения, т. к. центр  предлагает широкий выбор услуг. Среди них можно выделить бизнесменов, представителей международных коммерческих и некоммерческих организаций (ООН, ОБСЕ), иностранных туристов. Постоянными  клиентами являются: Представительство  ООН в РБ, Всемирная Организация  Здравоохранения, бизнес-школа «ИПМ», Кока-Кола Бевриджиз Белоруссия, Пивоваренная компания «Сябар», Бритиш-Американ Тобакко, Роберт Бош АГ, Приорбанк, Представительство BASF, КРАВТ, NYCOMED, транспортно-экспедиторская компания ASSTRA, Международная организация по миграции, Белорусское общество Красного Креста и многие другие.

Таким образом, гостиничное  предприятие «IBB» достигает удовлетворение потребностей своих клиентов, предлагая  широкий набор услуг, отвечающих запросам различных целевых аудиторий. Данное обстоятельство подтверждается положительным имиджем гостиницы, а также наличием постоянным клиентов.

Итак, ознакомившись в  общих чертах с деятельностью  выбранного для изучения туристического предприятия, целесообразно перейти  к анализу реализации функций  контроля.

 

2.3. Анализ реализации функции контроля в «IBB» отеле

 

Рассмотрим и проанализируем применение в практике гостиницы  такой функции менеджмента как  контроль.

Среди форм контроля, осуществляемых в гостинице «IBB» стоит отметить и следующие:

1. Надзор за работой  подчиненных;

2. Анализ документов;

3. Вызов и заслушивание;

4. Запрашивание письменных  отчетов;

5. Проведение планерок;

6. Аттестация;

7. Аудит;

8. Инвентаризация.

На предприятии осуществляется как внешний, так и внутренний контроль.

Для начала, хотелось бы отметить органы, осуществляющие внешний контроль гостиничного предприятия, а именно:

- Министерство ЖКХ РБ  – утверждают правила проживания;

- Налоговая инспекция  по центральному району г.Минска – проверяет правильность и своевременность уплаты налогов;

- Фонд занятости –  следит за наличием вакансий;

- МЧС – следит за  пожарной безопасностью;

- санстанция;

- Госстандарт;

- Минспорта;

- Мингорисполком;

- Организации гостиничного  хозяйства.

Контроль за соблюдением действующего порядка формирования и применения цен (тарифов) осуществляется Комитетом государственного контроля, органами ценообразования, министерствами, другими республиканскими органами государственного управления, объединениями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, в соответствии с действующим законодательством.

Также следует отметить, что ММОЦ следит за нововведениями в туристическую деятельность, предлагаемыми  государственными органами, оплачивает все государственные пошлины, осуществляет свою деятельность в соответствии с  законодательством Республики Беларусь. ММОЦ взаимодействует с Минским  горисполкомом, Министерством спорта и туризма, администрацией Московского  района, Белгисом (подтверждение сертификата  об уровне обслуживания 3 звезды), Управлением  бытового обслуживания. Осуществляется связь с экологическими организациями. ММОЦ первая в Минске гостиница, где  соблюдаются правила экологического менеджмента (разделение мусора, солнечная  батарея, включение света от фотоэлементов), имеется сертификат, подтверждающий это.

За текущий год гостиницу  проверили следующие органы:

1. Налоговая инспекция;

2. Минское управление  Департамента Государственной инспекции  труда и соц. защиты, проверка  была проведена на предмет  организации оплаты труда. Проведен  контроль выполнения правил учета  и расследования несчастных случаев  на производстве, а также порядок  разработки, согласования и утверждения  инструкций по ОТ;

3. Фонд социальной защиты  Московского района г. Минска  – проверяет правильность начислений  и перечислений страховых взносов  в фонд соц. защиты;

4. Департамент финансовых  расследований – проверяет законность  хозяйственно-финансовых операций, а именно была проведена встречная  проверка с другими субъектами  хозяйствования.

В связи с тем, что гостиница  имеет самостоятельный баланс, который  составляется каждый год и действует  на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости, а также то, что источником инвестиционных проектов являются не только собственные  средства предприятия, но и заемные  средства иностранных инвесторов, проводится обязательная аудиторская проверка, для чего приглашаются независимые  аудиторы.

Ежегодно приводится ревизия, при котором проводится контроль товароматериальных ценностей, обоснованность списания денежных средств, операции по расчетным и валютным счетам, а также договорные обязательства.

Внутренний контроль осуществляется руководящими работниками гостиницы. Одной из форм такого контроля является проверка контроля осуществляется при  помощи так называемых «чек-листов» [Приложение В]. Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным оприходыванием денежных средств, правильным документальным оформлением, связанным с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и сверку их с балансом.

За каждым работникам бухгалтерии  закреплен свой участок учета, и  в конце месяца итоговая информация передается заместителю главного бухгалтера, который выводит финансовые результаты деятельности гостиницы и готовит  бухгалтерскую финансовую и налоговую  отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера доводит до главного бухгалтера основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).

Экономист ведет контроль за соблюдением цен и тарифов в отеле, разработкой штатных расписаний, составлением бизнес-планов.

Также в гостинице важное значение уделяется такой форме внутреннего контроля как инвентаризация.

Инвентаризация кассы  проводится ежемесячно или по необходимости. Назначенная комиссия, в составе  заместителя главного бухгалтера в  качестве председателя комиссии, бухгалтера и кассира, сопоставляет фактическое  наличие денег в кассе с  данными бухгалтерского учета. Далее  составляется сличительная ведомость, и выводятся результаты инвентаризации. По результатам инвентаризации составляется акт, где отражается результат инвентаризации, который визируется всеми членами  инвентаризационной комиссии, а именно главный бухгалтер, бухгалтер и  кассир.