Контроль как функция управления

      Поручение по исполнению документа должно быть дано руководителем в течение  суток со времени поступления  документа на рассмотрение. В резолюции  необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.      

После рассмотрения руководителем документ передается в группу контроля по приемке выполненных  работ. Работники службы  исходя из содержания документа и резолюции ставят на документе штамп о постановке на контроль с указанием срока исполнения и вносят соответствующую информацию в регистрационные формы.      

Группа  контроля по приемке выполненных  работ ежедневно обобщает данные об исполнении документов и докладывает руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины, при необходимости вносит предложения по повышению уровня исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля.      

Документы и поручения считаются исполненными после выполнения содержащихся в  них заданий и представления  сотруднику, осуществляющему контроль, материалов, подтверждающих исполнение.      

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для признания документа исполненным.      

Отчет об исполнении должен содержать следующую  информацию:

• ФИО лица, которому направлен ответ, дата и номер документа ответа, кем подписан, фамилия исполнителя, краткое содержание;
• если ответ по документу дан в устной форме, в справке указываются дата, фамилия лица, которому дан ответ, и краткое содержание ответа.
• Если подразделение является ответственным исполнителем документа, то составляется сводный отчет об исполнении с учетом информации подразделений-соисполнителей.

      Для обеспечения своевременного исполнения поручений контрольные документы, находящиеся у сотрудника в случае его отсутствия по уважительной причине, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.      

После исполнения документ направляется в  дело в соответствие с утвержденной номенклатурой. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

Обязательному контролю исполнения подлежат:

• поручения и указания, содержащиеся в указах, постановлениях, распоряжениях, письмах представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, судебных органов;
• запросы и обращения граждан и представителей организаций по качественному оказанию услуг (заявки от клиентов);
• предложения, заявления и жалобы граждан;
• решения ООО «Эклипс»;
• приказы, распоряжения, нормативные акты;
• поручения руководителей;
• распорядительные документы.

      Постановке  на контроль подлежат также поручения  с формулировками "доложить", "представить", "внести предложения", "подготовить  проект ответа (документа)" и другие поручения, предусматривающие выполнение какой-либо работы в установленный период времени.       

Необходимость постановки документа на контроль и  срок исполнения определяются на основании  резолюции руководителя и содержания документа      

Сроки исполнения могут указываться в  самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксироваться в резолюции руководителя.      

Если  срок исполнения приходится на нерабочий  день, документ должен быть исполнен в  первый, следующий за ним рабочий день.      

В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля исполнения поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения, исчисляемые со дня регистрации в учреждении

2.3. Рекомендации по  совершенствованию  системы контроля  ООО «Эклипс»     

На  данном предприятии  выявлены следующие недостатки в работе руководства, которое  не может в полной мере проводить эффективный контроль  при принятии управленческих решений.     

На  предприятии отсутствует контроль по подсистемам, а от обоснованности и реализации этих подсистем зависит эффективность системы менеджмента в целом.    

Регламентация контрольных процедур на предприятии  ограничивается описанием функционирования органов внутреннего контроля предприятия, а также процедур по сбору информации с целью составления отчетности (заключительного контроля). Описание процедур предварительного контроля, включающего сбор оперативной информации по контрольным точкам, анализе ее, принятие на ее основании решений отсутствуют.    

На  данном предприятии документ, описывающий  структуру, утвержден, однако, степень детализации  информации в нем недостаточна. Это является серьезным препятствием для эффективного распределения функций между структурными подразделениями. Так как составной частью среды контроля  являются документы, регламентирующие деятельность  подразделения предприятия и отдельных специалистов (регламенты, инструкции), часть из них оказывается неразработанной или неутвержденной, отсутствует единообразие в стандартных изложениях информации, не взаимосвязаны между собой регламенты, качество информации в регламентах оставляет желать лучшего.      

Для устранения недостатков в работе предприятия рекомендуется:

1. Реализовать контроль по подсистемам.

Общий контроль подсистем возлагается  на руководителя компании. При этом каждую подсистему контролирует также начальник подсистемы. Предметы контроля указаны в таблице 2.

Таблица 2.

Предметы  контроля по подсистемам

2. Формализовать деятельность компании.

Для эффективной  работы системы управления в целом  и системы внутреннего контроля в частности крайне необходим  качественный уровень формализации деятельности компании. Формализацию деятельности следует начать с рассмотрения ее организационной структуры. Затем необходимо регламентировать деятельность отделов в целом и каждого сотрудника в частности. Для этого важно прописать стандарты работы и показатели эффективности работы сотрудников  и отделов компании.      

Для эффективной реализации функций  контроля необходимо:

• выполнять контроль  строго в пределах утвержденной организационной структуры предприятия и в рамках прописанных стандартов работы и регламентов;
• контролируемые центром ответственности параметры должны соответствовать критериям существенности.

3. Также  ООО «Эклипс» стоит принять на работу сотрудника, который будет выполнять определенные <span class="dash041e_0431_04