Контроль как функция управления

Принцип экономичности  контроля.

Контроль необходимо воспринимать как средство, помогающее руководству организации достигать  желаемых результатов. Нужно помнить, что система контроля должна работать на получение прибыли. В то же время контроль связан с множеством расходов, таких как оплата труда контролеров, потери рабочего времени на контроль, стоимость средств контроля, дополнительные отчетные данные и т. п.

Стоимость системы  контроля должна быть сравнима с прибылью, приносимой этой системой.

Однако, если система  контроля имеет стратегическое значение для организации, то такой контроль следует вести, даже если соотношение  «затраты-прибыль» незначительно.

1.3. Формы контроля     

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого  контроля) и административный.     

Финансовый  контроль осуществляется путем получения  от каждого хозяйственного подразделения  финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и т.д. Организационно финансовый контроль осуществляется через подразделения (чаще всего бухгалтерии) на разных уровнях управления. Это прерогатива высшего звена управления.     

Административный  контроль (его иногда называют оперативным  контролем) призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием  производственной программы. Это контроль за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителями производственных подразделений разного уровня.     

Можно сказать, что функция контроля выполняется  менеджерами всех уровней управления в рамках своих должностных обязанностей.      

В заключение необходимо напомнить, что  контроль должен быть постоянным и  охватывать все сферы деятельности, однако нужно избегать тотального контроля. Мелочная опека убивает инициативу исполнителей, в этом случае вряд ли кто-нибудь из сотрудников с охотой возьмет на себя ответственность. Результаты контроля должны быть доведены до сведения контролируемых. При этом они не всегда могут публично оглашаться, но заинтересованные лица должны иметь такую информацию обязательно.

 

2. Реализация контроля на примере ООО «Эклипс»

2.1. Общая характеристика  ООО «Эклипс»     

Российский  авторынок успокоился, продажи стабилизировались. По итогам девяти месяцев этого года спад продаж новых автомобилей в  России достиг 51%. В сентябре 2009 года относительно сентября 2008 года – последнего докризисного месяца – продажи упали на 52%. Дальше такого катастрофического падения по отношению к продажам 2008-го уже не будет – потому что концовка прошлого года прошла под знаком резкого падения спроса на новые автомобили.      

Сейчас  же можно констатировать стабильность российского рынка: сентябрь стал чуть лучше августа – продано примерно на 7000 автомобилей больше, чем в прошлом месяце.     

Ситуацию  на нашем рынке по-прежнему не сравнить с ведущими европейскими рынками. Кризис в продажах на нашей территории оказался значительнее. Россию потрясло так, что нам не позавидует ни одна страна Западной Европы, кроме Ирландии. Все остальные европейские страны не испытали такого существенного спада продаж, а ведущие автомобильные державы Европы за счет глобальных правительственных программ стимулирования спроса на автомобили показали даже рост. Например, в Германии продажи в 2009 году выросли на 26%, а спад продаж в Великобритании удалось удержать на уровне -15% от прошлогодних. В результате Великобритания, Италия, Франция и уж тем более Германия в цифрах абсолютных продаж обогнали российский рынок. Напомним, что в середине 2008 года Россия спорила с Германией за лидирующее положение на авторынке Европы.      

Автомобильные компании, ведущие бизнес в России, в сентябре не преподнесли серьезных сюрпризов. По-прежнему самыми успешными марками в эпоху кризиса остаются китайский Geely, американский Hummer и французский Citroen.

     Китайские седаны Geely, продвигаемые на нашем рынке компанией Red Dragon, за последний год закрепились на новом для себя рынке, показывая в кризисные времена стабильный рост. Автомобили Hummer отлично продаются благодаря адекватным данной экономической ситуации ценам. Грамотный маркетинг ведет компания Citroen, благодаря чему рост продаж автомобилей этой французской марки за девять месяцев 2009 года составил 15%.      

Удачно  переживают кризис компании, у которых  падение продаж не так существенно, как в среднем по рынку. Особенно удачно складываются дела у Сadillac, Audi, VW , BMW. Среди этих компаний присутствуют почти все премиум-бренды. Премиум-сегмент не попал под такое снижение продаж, как весь рынок. В 2009 году среди премиум-брендов хуже всего себя чувствуют Volvo и Saab с падением продаж 65% и 72% соответственно.      

Самая тяжелая ситуация за время кризиса сложилась у всех брендов концерна Chrysler и у некогда популярных китайских марок: более 70% потеряли в продажах Great Wall, Chery и BYD.      

Если  вести речь о первой десятке производителей, на долю которых приходится 3/4 всего  российского рынка, то здесь лучше  всего дела идут у KIA и Renault. В сентябре KIA показала один из самых лучших результатов  и уступила по продажам только Lada и Chevrolet, оставив позади грандов российского рынка Ford, Toyota, Renault. Успехи KIA позволили ей увеличить свою долю на российском рынке и подняться в табели самых успешных компаний с 13-го места по итогам продаж 2008 года на восьмое по итогам трех кварталов 2009-го, обогнав Daewoo, Opel, Mitsubishi и Honda.       

Не  так плохи дела на ВАЗе. Судя по последним  событиям, можно подумать, что завод  практически стоит, но ВАЗ продает  так много “Лад”, что любым  другим производителям и не снилось  – в четыре раза больше, чем Chevrolet. Да и спад продаж у Lada не такой большой, как в среднем по рынку: - 44%. Daewoo, Ford, Chevrolet, Nissan падают по продажам примерно с той же скоростью, что и весь рынок в среднем.      

Среди лидеров сильнее всего упали  продажи у ГАЗа, Toyota, Hyundai. Hyundai за девять месяцев продал на 67% меньше новых автомобилей и третье место по итогам 2008 года сменил на шестую позицию. 25 наиболее продаваемых моделей авто в России за 9 мес. 2009 г.     

Общество  с ограниченной ответственностью «Эклипс» было зарегистрировано в 1997 году.     

Общество  с ограниченной ответственностью «Эклипс» представляет  собой коммерческую  организацию с уставным капиталом равным 1000000 рублей, разделенным на доли, определенных учредительными документами размеров, а учредители этого общества не отвечают по его обязательствам своим имуществом и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Общество учреждено двумя физическими лицами: генеральным директором и главным бухгалтером.     

Уставом ООО  «Эклипс» предусмотрены различные  виды деятельности. Предприятие зарегистрировано по адресу: г. Москва, ул.Бухарестская дом. График работы ежедневно с 10 до 21.     

ООО Эклипс»  в своем составе имеет торговое предприятие – автосалон. Автосалон  размещен  на первом этаже бизнес центра ЦНИТА. Общая площадь  составляет 2000 кв. метров, в том числе торговая площадь – 300 кв. метров.      

Основной  целью  деятельности данного предприятия  является извлечение прибыли, путем  удовлетворения потребностей населения  в автомобилях и авто-товарах.   

Предприятие для покупателей  предлагает:

• Продажа в кредит
• Продажа в лизинг
• Trade-in (обмен старого а/м на новый с доплатой).
• Автострахование
• Регистрация в ГИБДД.
• Продажа автоаксессуаров.
• Установка дополнительного оборудования (весь спектр).

 

     Предприятие  торгует автомобилями марки «Hyundai». «Эклипс» занимается продажей и обслуживанием автомобилей HYUNDAI с ноября 1997 года и в настоящее время является несомненным лидером в своем регионе.      

 «Эклипс»  предлагает автомобили всего  модельного ряда Hyundai и полный  комплекс работ по их сервисному обслуживанию. Сервисный центр предприятия на Бухарестской улице, 1 включает зону ремонта, кузовной и малярный участки, авто мойку, склад оригинальных запчастей, аксессуаров и дополнительного оборудования.      

В настоящий момент основными видами деятельности ООО «Эклипс» являются:

• диагностика, ремонт, техническое и гарантийное обслуживание автомобилей;
• кузовные и покрасочные работы;
• продажа автомобилей;
• торговля запчастями и аксессуарами.

 

     Торгово-технологический  процесс построен по традиционному принципу – на основе индивидуальной формы обслуживания. Организационная структура данного предприятия представлена в приложении.     

Высшим  органом Общества является общее  собрание его участников. Руководство  текущей финансово-хозяйственной деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом Общества – Генеральным директором, который подотчетен Собранию.      

Управление  строится на простой линейно-функциональной структуре. Директор предприятия действует на принципах единоначалия, представляет интересы предприятия.    

Численность работников предприятия достаточно велика. За каждым  закреплено его  рабочее место, определены трудовые обязанности и ответственность. Для сотрудников автосалона является обязательным исполнение должностных инструкций, правил внутреннего трудового распорядка и всех других документов, регламентирующих деятельность предприятия. В таблице 1 перечислены основные функции, выполняемые отдельными категориями работников.      

Работники предприятия работают посменно по скользящему графику выходных, что благотворно влияет  на  трудоспособность  обслуживающего  персонала. В ООО «Эклипс» работают квалифицированные работники. Многие из них закончили высшие и средние специальные учебные заведения. На предприятии существует такой фактор как взаимозаменяемость работников (при уходе в отпуск, во время временной нетрудоспособности, во время обеденного перерыва или отсутствия на рабочем месте по семейным обстоятельствам).

Таблица 1.

Основные  функции работников предприятия ООО «Эклипс»

Наименование  должности	Функции
Генеральный директор	- организация  всей работы предприятия, ответственность  за его состояние и деятельность; - представление  предприятия во всех учреждениях  и организациях; - распоряжение имуществом и средствами предприятия, открытие счетов в банках; - прием  и увольнение работников, применение  мер поощрения и взыскания  на работников предприятия; - руководство  всей административной и хозяйственной  деятельностью предприятия; - утверждение  отчетов и балансов предприятия, штата автосалона.
Главный бухгалтер	- начисление  и  перечисление  платежей  в бюджет и внебюджетные фонды; - составление  итоговой отчетности; - предоставление  документов в налоговые органы; - планирование  товарооборота, валового дохода и др.; - осуществление  руководства бухгалтерией.
бухгалтер	- осуществление  приема и контроля первичной  документации; - подготовка  данных бухгалтерского учета   для составления отчетности.
Менеджер по продаже	- обеспечивает  бесперебойную работу в отделе, находится в течение всего рабочего времени на своем рабочем месте и может покидать свое рабочее место только в случае замены его другим продавцом; - осуществляет  предупредительное и вежливое  обслуживание покупателей, создает  для них необходимые условия для подбора и ознакомления заинтересовавшего их товара, контролирует отсутствие нарушений правил торговли; - производит  полную предпродажную подготовку  автомобилей (проверку наименования, количества, комплектности, цены, прочее); - осуществляет  предложение и показ авто покупателям; оказывает покупателям помощь в выборе модели автомобиля, консультирует покупателей по вопросам назначения, свойств, качества, о правилах ухода за авто, о ценах; производит подсчет стоимости покупки, выдачу чека, производит упаковку покупки, выдачу или передачу покупки на контроль; - осуществляет  контроль за сохранностью , торгового  оборудования и прочих материальных  ценностей; - обеспечивает  чистоту и порядок на рабочем  месте, а также в торговом  зале в целом; - соблюдает  трудовую дисциплину, правила и  нормы охраны труда, требования  противопожарной безопасности, гражданской  обороны.

 

      

Потребителями  ООО «Эклипс» являются лица со средним и выше среднего уровнем дохода.      

Закупочная  деятельность осуществляется под заказ, после внесения клиентом предоплаты или заключения договора о намерениях. Часть продукции является выставочными образцами и представлена в автосалоне.      

Конкурентами  ООО «Эклипс» являются дистрибьюторы автомобилей HYUNDAI, так как ООО «Эклипс» не является эксклюзивным представителем в своем регионе.

2.2. Анализ системы  контроля в ООО  «Эклипс»     

Рассмотрим методику организации контроля исполнения ООО  «Эклипс».      

Контроль  ООО «Эклипс» характеризуется следующими задачами в компании:

• своевременное исполнение поручений директора ООО «Эклипс»;
• обеспечение своевременного исполнения заявок от клиентов;
• организация своевременного выполнения приказов, решений, которые содержатся в нормативной документации компании;
• организация своевременного предоставления актуальной информации руководству компании о процессе исполнения заданий подчиненными, структурирование и исследование материалов о выполнении задач и процессе работы в целом;
• организация соблюдения режима работы компании, установленного в ней.

 

     Сотрудники  компании должны следовать утвержденным в компании требованиям и регламентам. Данные регламенты и требования касаются документооборота, режима работа, порядка  приема на работу и увольнения, порядка  распределения отпусков, ознакомление новых сотрудников с нормативными документами, регламентирующими деятельность компании в целом и непосредственно участок работы конкретного сотрудника в частности и т.д.      

Структурные подразделения  предприятия в соответствии со своими функциями обеспечивают исполнение поручений. Контроль по существу содержания и срокам исполнения документов осуществляют руководители структурных подразделений.      

Организация контроля исполнения возлагается на руководителя и руководителей структурных подразделений.       

Непосредственный  контроль исполнения  возлагается группу контроля по приемке работ.

Контроль  исполнения документов включает в себя:

• Постановку документов на контроль;
• Доведение документа (поручения) до исполнителя;
• Проверку хода исполнения;
• Учет и обобщение результатов исполнения, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.