Контроль как функция управления

б) поддержание достаточного, но не чрезмерного уровня запасов материальных ресурсов;

в) поддержание достаточного, но не чрезмерного уровня запасов готовых изделий и такого движения незавершенного производства, которое позволяет отгрузить продукт потребителям в срок;

г) выполнение календарных  программ, обеспечивая обязательства  по отгрузкам.

Диспетчерский контроль связан в основном с потоком информации об осуществлении процесса производства продукции. Он направлен на:

а) контроль выдачи производственным подразделениям скоординированных календарных планов выпуска продукции;

б) поддержание гибкости в производственном процессе;

в) контроль процесса выполнения календарных планов, обоснование необходимых регулирующих воздействий в процессе производства.

2. Обеспечение стандартов качества выпускаемой продукции.

Контроль качества продукции проявляется в различных формах и вызывает к себе различное отношение. Наиболее распространенные виды контроля направлены на следующие объекты:

а) контроль качества поступающего сырья, материалов, деталей. Он называется йодным контролем;

б) контроль соблюдения стандартов (технологических норм, нормативов) в процессе выполнения производственным персоналом технологических операций. Это - производственный контроль;

в) контроль качества готовой продукции в конце производственного процесса. Он имеет название финишный (окончательный) контроль;

г) контроль технико-химических и структурных качеств готовой продукции - выборочный контроль;

д) контроль качества конструкторской и технологической документации - нормоконтроль.

Эти две цели контроля являются в одно и то же время элементами процесса производства и процесса управления.

Обеспечение эффективности  деятельности организации. Данная цель соответствует одному из важнейших  видов контроля - маркетинговому контролю.

Обеспечение финансовой конкурентоспособности организации. На достижение данной цели направлен финансовый контроль, который включает в себя:

контроль доходности (рентабельности);

контроль финансовой устойчивости;

контроль кредитоспособности;

контроль использования  капитала;

контроль уровня самофинансирования;

контроль валютной самоокупаемости.

Обеспечение гарантии надлежащего исполнения управленческого  решения. Эта цель направлена на повышение  уровня эффективности осуществления  решения руководителя. Отсутствие этого  контроля довольно часто приводит к  тому, что многие решения не достигают цели или вообще не выполняются. Управленческий контроль часто служит для ограничения власти, которая может быть использована менеджерами при выполнении решения.

Установление  обратной связи в процессе коммуникаций. Часто эту цель объединяют с реализацией управленческих решений. Однако обратная связь существует не только для обслуживания процесса принятия решений. Обратная связь, создаваемая с помощью функции контроля, создает условия, при которых люди, разговаривающие между собой, понимают друг друга. Обратную связь обеспечивает коммуникационный контроль.

Этим перечнем, естественно, не исчерпываются цели функции контроля. Деятельность контроля распространяется и на другие объекты. Например, «защитить активы организации  от воровства, брака, неправильного использования». Контрольная функция осуществляется через инвентаризацию, аудиторские проверки, установление материальной ответственности. Выражая цели контроля в конкретных организационных формах, руководство фирмы создает четкую базу отсчета для последующих решений деятельности организации. Выполнение контрольных функций, пронизывая все сферы деятельности, позволяет определить, насколько хорошо организация работает в направлении осуществления своих целей.

 

Контроль как  вид управленческой деятельности.

Контроль как управленческая деятельность сводится к сопоставлению менеджером двух результатов - результата, установленного планами работы организации и фактически полученного результата. Контрольная деятельность всегда направлена на выше рассмотренные объекты управления. Как нам известно, вид деятельности представляет собой конкретную задачу управления. Каждая задача контроля имеет свое назначение и интегрируется с другими задачами в системе управления. Если этого не было, то среди работников аппарата управления невозможно было бы провести эффективное разделение труда. А это приводит к дублированию работ и появлению так называемых «ничейных» задач.

Контроль над  поведением объекта имеет свое назначение и временной интервал его осуществления. Поэтому контроль как вид деятельности может быть классифицирован по двум признакам - назначению и времени осуществления.

По назначению можно выделить следующие виды контроля:

линейный;

функциональный;

перационный.

Различаются эти  виды контроля только отношением к  контролируемому объекту или процессу.

Линейный  контроль. Значительная доля задач контроля выражена отношением «подчиненный-начальник». Они устанавливают обратную связь после того, как принято управленческое решение, и наступил этап его выполнения. Оценка результата принятого руководством решения выполняется, прежде всего, с помощью задач контроля. Контролю также подлежат действия исполнителя решения не только с точки зрения эффективности его действий, но и осуществления этих действий. Исполнители очень часто под действием личных мотивов могут вообще не выполнять принятые решение. Поэтому руководитель должен помнить, что «реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления». Каждое принимаемое руководителем решение требует соответствующего ему контроля над исполнением его подчиненными. А для этого руководитель должен наладить линейный контроль Л.

Функциональный  контроль. Организации широко используют различные виды функционального контроля: производственный, финансовый, маркетинговый, нормоконтроль, кадровый, экспедиторский.

Объектами функционального  контроля являются конкретные функции, по который контролируются важнейшие  экономические показатели. Например, в финансовом контроле в центре внимания находятся такие показатели, как  уровень прибыли, затраты производства и их отношения к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др..

Процесс решения  задач функционального контроля заключается в сравнении определенных показателей результативности со стандартами (нормами). Результат их решения выражается в установлении величины отклонения результирующего показателя относительно планового стандарта. Большинство задач этого типа решается на основе учетной информации, в отличие от задач линейного контроля, которые в основном используют информацию наблюдения. Распространение результирующей информации происходит как по вертикали (снизу вверх), так и по горизонтали (объект-контролер).

Операционный  контроль. Основной целью операционного контроля является обеспечение движения продукта на предприятии в соответствии с календарной производственной программой и доставка продукта потребителю в назначенный срок.

Задачи операционного  контроля в основном обеспечивают два главных направления в производственном процессе:

а) контроль осуществления производственного процесса изготовления продукции в соответствии с календарными производственными программами и технологическими параметрами (диспетчерский контроль);

б) контроль качества выпускаемой продукции на всех стадиях производственного процесса, начиная с контроля качества используемого сырья и материалов и заканчивая определением соответствия произведенного продукта техническим характеристикам и параметрам в ходе испытаний, эксплуатации и послепродажного обслуживания.

Кроме основных видов, операционный контроль используется и в других функциональных подсистемах. Например, контроль оплаты текущих  счетов, контроль поступления денежных средств на счета предприятия и др.

Объектом контроля являются отдельные операции какого-либо процесса, протекающего в рамках организации.

Время осуществления  контроля.

По признаку времени решения задач контроль можно разделить на три основных вида:

а) предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ;

б) текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;

в) заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.

Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.

Это обстоятельство станет более понятным после краткого ознакомления с выделенными видами контроля.

Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и поэтому бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:

1. контроль осуществляется не на стадии выполнения плановых заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;
2. контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. - это способ контроля эффективного выполнения всей работы;

 

3. контроль осуществляет не специальный контролер или вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.

На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах деятельности: разработке различных проектов (планы, оргструктуры управления и т. п.), в  подборе человеческих ресурсов, поиске финансовых ресурсов, определении материальных ресурсов. Например, проведение собеседований (контроль уровня квалификации) при приеме работников на предприятие, предварительный контроль сырья, материалов, комплектующих непосредственно у поставщика или определение стандартов на поставляемые материалы. Разработка оргструктуры управления требует соблюдения определенных правил и норм.

Предварительный контроль включает в себя в основном задачи общего характера, которые относятся  к экспедиторскому, линейному и функциональному контролю.

Текущий контроль направлен на выявление отклонений непосредственно в ходе осуществления процесса выполнения работ.

Сферой его применения являются процессы выполнения управленческих решений и диспетчирование осуществления  производственного процесса. Текущий контроль большей частью охватывает частные задачи и является прерогативой начальников, контролирующих работу своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:

контроль исполнения решений;

проведение  пооперационного контроля в технологическом процессе производства продукции;

обеспечение обратной связи в коммуникациях;

 

определение изменений  во внешней среде - конкуренции, законодательстве, культурной среде, экономике и др.;

процесс адаптации организации  к происходящим изменениям и усовершенствование деятельности.

 

Текущий контроль может проводиться как во время  выполнения работы (пооперационный контроль), так и для измерения фактических  результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль). Это наиболее распространенная и наиболее видимая часть контроля, осуществляемого в организациях.

Заключительный  контроль включает в себя задачи, которые решаются только после того, как работа выполнена. Контроль может выполняться сразу после завершения работы в целом (например, приемка готовой продукции техническим контролем) либо по истечении заранее установленного времени после выполненной работы.

Можно поставить вопрос: для чего нужен такой контроль, если работа уже сделана, и повлиять на нее невозможно. В качестве аргумента можно привести цитату из мудрой китайской книги «И Цзинь» («Книги перемен»): «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».

Заключительный контроль позволяет провести глубокий анализ выполненной работы для того, чтобы выявить причины такого выполнения работы. Например, финишный контроль готовой продукции проводится не только для того, чтобы бракованная продукция не была отправлена потребителю, но и для выявления причин, послуживших причиной брака.

Вторым важным направлением заключительного контроля является точное и объективное измерение  полученного результата выполненной  работы для последующего мотивационного вознаграждения исполнителя.

Рассмотренная классификация  видов контроля есть ни что иное, как взгляд с различных сторон на одну и ту же контрольную деятельность: назначение контроля, время осуществления, параметры контроля, источники информации, место проведения. Для каждой конкретной цели может быть использована определенная классификационная характеристика.

Например, для распределения  задач по вертикали при проектировании оргструктуры управления их нужно рассматривать  по признаку параметров контроля (общие  и частные), а для распределения по горизонтали - по назначению контроля (линейный, функциональный и операционный).