Контроль как функция управления

Если нужно разрабатывать  схему технологии осуществления  контроля, то задачи нужно рассматривать  с позиций времени контроля (предварительный, текущий, заключительный).

Процесс контроля представляет собой набор процедур решения задач контроля, обеспечивающих поиск учетной информации о поведении  объекта (людей, занятых в производственном процессе и выполняющих другие функции  управления, а также параметров орудий и средств производства) и сравнение ее со стандартами или плановыми показателями для определения расхождения между текущим состоянием и установленными параметрами. Контроль может осуществляться в отношении деятельности отдельного сотрудника, группы сотрудников, отдела, службы или всей организации. Разработка алгоритма (схемы) и выбор методов решения задач контроля зависит от целей контроля. Достижение целей обеспечивается составом и содержанием задач контроля. Задачи контроля.

Функция контроля - это совокупность задач управления, решение которых направлено на получение информации, характеризующей состояние контролируемых параметров объекта.

Как нам уже  известно, задача управления является одним из элементов организационной  структуры управления, следовательно, схема контроля зависит от выбранного типа оргструктуры управления и является ее составной частью. Поэтому схема контроля проектируется вместе с разработкой оргструктуры управления.

Модуль регулирования  демонстрирует, насколько близко, на первый взгляд, слиты задачи контроля, анализа планирования, учета и регулирования (руководства).

Задачи контроля играют связующую роль между задачами планирования, устанавливающими стандарты, задачами учета, фиксирующими состояние  контролируемого объекта, и задачами регулирования, обеспечивающими корректировку в том случае, если достигнутые фактические результаты существенно отличаются от установленных стандартов или плановых показателей. В практике управления возможны случаи, когда информация, используемая для контроля, не подлежит учету (нет потребности).

В этом случае контроль представляет собой процесс наблюдения за поведением контролируемого объекта. Разумеется, не все процессы и объекты  в организации контролируются. Сплошной контроль сдерживает инициативу работников, превращает организацию в жестко регулируемую систему и снижает эффективность ее функционирования. Как правило, такая система контроля не соответствует соотношению: затраты - прибыль. Необходимо помнить, что каждый контролируемый параметр удорожает систему контроля. Чтобы этого не произошло, при разработке схемы контроля необходимо чета определить состав задач контроля. Каждая задача, которая может быть или должна быть включена в схемы контроля, сопоставляется:

ü с подсистемой (объектом или процессом), состояние которой необходимо контролировать;

ü с параметрами объектов или процессов, которые возможно измерить;

ü с влиянием вариаций параметров, влияющих на достижение целей;

ü с соотношением расходов на сбор информации по каждому контролируемому параметру с ожидаемым выигрышем.

Для получения  ответов на поставленные требования можно пользоваться законом Парето (20:80).

Содержание  задачи контроля (исходная информация, время, параметры, назначение контроля) определяется целью контроля. Важной характеристикой задач контроля является его направленность на среду (внутреннюю, внешнюю).

Организация имеет  множество конкретных целей, параметры  процесса, достижения которых поддаются  измерению. Цели контроля - установить допустимые отклонения плановой деятельности от стандартов. В процессе контроля стандарты отличаются двумя очень важными особенностями: - наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа; - наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, снизить затраты труда на 5% в 2007 году.

Бывают цели, по которым трудно установить количественные значения параметров, но контролировать их достижение важно для организации. В этом случае должны быть выбраны  косвенные показатели, которые имеют  отношение к данной цели, и они поддаются измерению.

Однако важно  помнить, что на достижение данной конкретной цели могут оказывать влияние  и другие факторы. Менеджеру нужно  уметь определять степень влияния  того или иного фактора на процесс  достижения цели.

Область, в которой установить показатели для контроля результатов особенно трудно, это НИОКР. Лица, осуществляющие контроль.

Обычно складывается впечатление, что в организации  имеются специально выделенные «контролеры», которые призваны решать задачи контроля. Такая категория служащих составляет незначительную долю в общей численности коллектива организации. Обычно это сотрудники отдела технического контроля качества продукции. Основную часть задач контроля выполняют руководители, независимо от своего ранга. Кроме того, задачи контроля решают штабные (функциональные) менеджеры как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Поэтому в действительности организация имеет разветвленную сеть субъектов контроля. Исходная информация для контроля. Для осуществления контроля необходимо иметь два вида информации:

а) стандарты (или плановые показатели) и критерии, определяющие, как должен осуществляться процесс;

б) результат (промежуточный или конечный), характеризующий истинное состояние контролируемых параметров объекта (процесса).

Стандарты и  критерии устанавливаются в процессе решения задач планирования и  вытекают из множества целей и  стратегии организации. Стандарты  и критерии называются показателями результативности, определяющими то, что должно быть получено для достижения поставленных целей. Контролируемые результаты устанавливаются функцией учета и поступают из двух источников: контролируемых объектов (процессов) внутри организации и контролируемых факторов внешней среды. Поэтому при формировании состава задач контроля необходимо детально провести анализ факторов внешней среды и определить внутренние характеристики контролируемых параметров. Важно осознать, что ошибки и проблемы, возникающие внутри организации, переплетаются, если их не контролировать и вовремя не исправить, с воздействиями условий внешней среды.

В организациях контроль внешней среды используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам, а также  реализации готовой продукции (маркетинговый  контроль).

Управление  осуществляется в отношении процессов, выполняемых в объектах. Оценить «правильность» осуществления процессов можно только на основе учета и измерения фактического результата, полученного на данный момент времени, или поев проведения работы, направленной на достижение желаемой цели.

Количественное  выражение результата представляет собой значение одного или нескольких параметров, описывающих состояние  объекта или процесса. Например, организация повысила объем продаж на 10%. Конкретным параметром (в данном случае) является количество проданных единиц товара. Или исключить нарушение нормы страхового запаса материала. В данном случае контролируется не процесс, объект (страховой запас, находящийся на складе). Параметром является количеств единиц сырья.

Параметры контроля позволяют лицу, осуществляющему контроль, сопоставить сделанную работу с запланированным заданием (стандартом).

В зависимости  от степени влияния контролируемого  параметра на жизнедеятельность  организации задачи контроля можно  разделить на две категории:

ü общие задачи, контролирующие стратегически важные параметры (прибыль, конкурентоспособность, бюджет и т. п.);

ü частные задачи, имеющие отношение к контролю частных показателей (например, количество опоздавших на работу).

Такое деление  задач контроля имеет важное значение для распределения их по уровням иерархии в оргструктуре управления, т. е. обязанностей, ответственности и прав каждой должности в структуре аппарата управления. Без выделения категорий задач контроля невозможно создать эффективную схему взаимосвязи задач управления, а, следовательно, обеспечить четкое взаимодействие аппарата управления. Чтобы внести весомый вклад в успех организации, контроль должен соответствовать ряду принципов.

Принципы определяют правила для осуществления эффективного контроля в организациях любого типа. На их основе строятся различные схемы выполнения контрольных функций. Схемы отражают специфические особенности каждой организации, но в то же время должны соответствовать принципам контроля.

В отличие от общих принципов управления, функция контроля имеет свои частные принципы.

Нижеследующие принципы должны служить руководством, или правилом, для создания эффективной  схемы контроля в организации (предприятии, банке, гос. учреждении).

Принцип результативности.

Результат - единственное, что представляет ценность в производственно-хозяйственной деятельности организации. Создание схемы контроля, которая позволяя руководителю получать информацию обо всех сферах деятельности предприятия, принесет мало пользы. Такая схема создает эффект «засорения мозгов» руководителя, поскольку он будет получать избыточную информацию, создающую серьезные помехи в принятии решений.

Следовательно, схема организации контроля должна охватывать сферы деятельности организации, которые имеют ключевое и результирующее значение для достижения целей организацией. Необходимо избегать контроля ради контроля. Бесполезно иметь обширную и полную информацию о различных отклонениях от стандартов, если эта информация не используется для осуществления необходимых корректирующих действий.

Так же бесполезно пытаться контролировать результаты, которых организация не может  достичь или не в состоянии  измерить.

Результативность  контроля обеспечивается только тогда, когда организация фактически достигает  желаемых целей с минимальными корректировками программы их достижения. Принцип адресности контроля.

Информация  о результатах контроля важна  только тогда, когда она доходит  до тех лиц, которые обладают правом осуществлять регулирующее воздействие  на объект для соответствующего изменения  параметров. Схема выполнения контроля должна обеспечивать получение информации, соответствующей контролируемому виду деятельности.

Информация, получаемая в результате контроля, должна объективно отражать то состояние контролируемого  объекта, которое действительно важно для успешной работы организации. Принцип восприимчивости контроля.

Контроль не должен создавать у работников организации  чувства неопределенности и беспокойства. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для контроля их деятельности, и вся система контроля их работы действительно полно и объективно отражают их труд. Применяемая схема контроля и система стандартов должны быть понятны лицу, результаты работы которого контролируются. Кроме того, люди должны понимать истинную цель контроля. В противном случае они будут сознательно нарушать или игнорировать схему контроля. Так, например, водители маршрутных автобусов сознательно ломали штамп-часы, контролирующие прибытие и убытие автобуса с начального или конечного пункта маршрута. Исправить такое положение можно было только системой мотивации труда водителей.

Восприимчивость контроля также обеспечивается четкостью  и ясностью стандартов. Стандарт должен играть роль мотивирующего фактора. Нереальный или несправедливый стандарт, с точки зрения контролируемого лица, разрушает мотив к предоставлению достоверной контрольной информации. Люди должны воспринимать стандарты как жесткие (иначе они будут действовать демотивирующе), но справедливые и достижимые.

Одной из важных сторон восприимчивости контроля является его простота. Простая схема контроля понятна людям, взаимодействующим с ней, они поддерживают ее, она требует меньших усилий и более экономична. Принцип своевременности контроля.

Информация, переданная руководителю раньше, чем она будет  ему необходима для принятия решений, может потерять свою ценность из-за устаревания. Несвоевременную информацию руководитель, как правило, не рассматривает и откладывает ее "на потом", а затем о ней забывает.

Если информация приходит с опозданием, и ее нельзя использовать для принятия решения, то она теряет всякий смысл.

 

Важнейшей ролью  контроля является обеспечение информацией  для устранения отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Организационная схема контроля должна создаваться так, чтобы давать информацию нужным людям до того, как разовьется кризис. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые адекватно соответствуют контролируемому явлению.

Принцип гибкости контроля.

Схема контроля не должна иметь жесткие организационные  рамки. Она находит свое воплощение в организационной структуре  управления предприятием. Организационно контроль должен быть достаточно гибким и своевременно приспосабливать к происходящим изменениям. Такое свойство контроля позволяет проводить своя временные изменения в оргструктуре управления, чем частично обеспечивается т гибкость. Частичность объясняется тем, что оргструктура изменяет свои параметры и при изменениях, происходящих в других функциях.

Подвижность факторов внешней среды достаточно быстро меняет обстановку в организации. Поэтому  контролируемые параметры, которые  играли ключевую роль в прошлом, сегодня  могут потерять свою актуальность. При этом возникли новые факторы, которые не были встроены в схему контроля предприятия, в связи с чем она не могла отслеживать их изменение. Без достаточной (и весьма значительной) степени гибкости система контроля не будет действенной в тех ситуациях, для которых она предназначена.