Контроль как функция управления

 

 

 

Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального  образования  «Московский экономический  институт»         Курсовая работа     по: теории управления (название  дисциплины)   на тему: контроль как функция управления.                                                                   Выполнил  Рыжов Ю.Г. Проверил_________________       Москва 2013 г.

 

 

 

Введение      

Контроль - процесс обеспечения достижения организацией своих целей, постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.     

Контроль  как одну из функций менеджмента  нельзя рассматривать в отрыве от планирования, организации, мотивации. Невозможно провести четкую границу  между планированием, организацией, мотивацией и контролем, ибо выполнение каждой из этих функций предполагает необходимость отслеживать результаты.      

Актуальность  темы курсовой работы обусловлена необходимостью осуществления контроля абсолютно  в любой компании, особенно в период кризиса, когда очень важно отслеживать изменения и приводить деятельность компании в соответствие этим изменениям.      

Целью данной курсовой работы является определение  назначения, форм и границ контроля в системе менеджмента.      

Для достижения цели поставлены следующие  задачи:

• Изучение теоретических аспектов контроля в системе менеджмента;
• Проанализировать контроль на примере компании;
• Предложить рекомендации по совершенствованию системы контроля на данном предприятии.

 

     Объектом  исследования курсовой работы является контроль в системе менеджмента.      

Предметом исследования – назначение, формы  и границы контроля.      

Методической  базой курсовой работы послужили  печатные труды отечественных авторов.      

Курсовая  работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка литературы.  

 

1. Функция контроля  в менеджменте

1.1. Содержание и роль  контроля     

Контроль  – это наблюдение за процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений.      

Данная функция  наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмент представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса.     

Контроль - управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.     

Содержание  контроля как функции управления заключается в своевременном  обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.     

Контроль  — комплексная функция, включающая  учет, оценку и  анализ.     

Комплексность контроля реализуются по следующим  направлениям:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов - плановых заданий, нормативов  (оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

 

 

     Значение  контроля  в  системе управления  заключается в том, что он:

• завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от  желаемого состояния объекта  со  всеми основными функциями менеджмента;
• производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е.  осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

 

     Управленческий  контроль направлен как вовнутрь, так и вовне организации. Непрерывность ее деятельности требует, чтобы контроль был бы в целом непрерывным процессом, хотя в ряде случаев допустим эпизодический контроль.     

Контроль  классифицируется по объектам приложения, стадии их жизненного цикла, по субъектам, которые его осуществляют; по интенсивности (нормальный или усиленный), степени охвата (сплошной или выборочный), необходимости разрушения этих объектов (требуется или нет).     

В системе управления контроль выполняет  следующие основные функции:

• диагностическую, помогающую изучить реальное положение дел в организации и выявить  резервы;
• коммуникативную (установление и поддержание обратной связи);
• ориентирующую,  на что нужно обращать особое внимание;
• стимулирующую к более эффективной и качественной работе, так как по его итогам могут иметь место поощрение или наказание;
• корректирующую на основе полученных результатов дальнейшую работу.

 

     Основными объектами внутриорганизационного контроля являются: важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового  потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.      

Контроль, без которого в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация, решает в системе управления несколько задач.     

Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде  организации факторы, которые могут  оказать существенное влияние на ее деятельность, необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать. Он помогает также отследить недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубину и создавать более обоснованные и надежные планы.     

Во-вторых, контроль помогает своевременно выявить неизбежные в работе любой организации нарушения  и изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для  их устранения.     

В-третьих, итоги контроля служат основой оценки результатов деятельности организации, работы персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления.     

В-четвертых, контроль позволяет скорректировать  текущее положение дел, создать  необходимые предпосылки для  стимулирования.     

Контроль  осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего,  он должен быть всеохватывающим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности организации и процессы, протекающие в ней. Речь, разумеется, идет не о тотальности, мелочности, требовании фиксировать любые события - это дорого и практически невозможно. Здесь нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий вместе с тем получить достаточно полную и объективную картину ситуации.     

Такой контроль не под силу одному человеку, или небольшой группе людей. К нему нужно привлекать весь персонал организации или его значительную часть, ибо лучший контроль - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения ими своих обязанностей.     

Предназначение  контроля – своевременно фиксировать  отклонения от нормы и вносить  коррективы в ход работ, исправляя  допущенные ошибки. Задача состоит  в том, чтобы выявить отклонения (от норм, параметров, установленных планом) на возможно более раннем этапе, когда корректировки не слишком сложны и можно быстро и без особых затрат исправить ошибки.     

Есть  и другое назначение контроля. Оно  сводится к роли обратной связи, корректирующей наши действия (как руководителя), если имеют место изменения. Это очень важная роль контроля, потому что невозможно учесть все трудности, которые придется преодолеть на пути к поставленной организацией цели. Если пренебречь возможными незапланированными изменениями условий, то, в лучшем случае, цель будет достигнута, но с очень большими затратами.     

Таким образом, контроль необходим для  достижения цели. С его помощью  обнаруживаются отклонения от норм, и корректируется деятельность организации.

1.2. Этапы и границы  контроля     

В функцию контроля входят:

• сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы,
• сравнение их с плановыми показателями,
• выявление отклонений и анализ причин этих отклонений,
• разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

 

     В связи с этим контроль необходимо рассматривать как процесс, который  можно отразить в виде контура  обратной связи.  

 

 

     Главным в контроле является вопрос, что, а  не как, контролировать. Если контроль рассматривать как процесс, то первым этапом в нем является установление стандартов. По содержанию этот этап тяготеет к процессу планирования. Как правило, стандарты устанавливаются в соответствии с целями, часто являясь их количественным выражением. Очевидно, что для установления стандартов избираются только те цели, которые могут быть оценены по конкретным показателям или критериям. Поэтому наиболее часто встречающимися показателями-критериями являются стоимость, уровень производительности труда, сроки сдачи объектов или выполнения работ и т.д. Эти показатели определяются в плановых заданиях. Однако на практике менеджеру часто приходится самому устанавливать промежуточные нормативы (стандарты).     

Для успешного практического использования контроля как функции рекомендуется:

• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
• устанавливать двустороннее общение;
• вознаграждать достижение стандарта;
• избегать чрезмерного контроля.

 

     На  втором этапе руководитель сравнивает желаемое с реально достигнутым, оценивает результаты и намечает план дальнейших действий. Но это не означает, что при любом сопоставлении  ожидаемого с реальным он прибегает к активным действиям. Перед принятием действий необходимо определить масштаб отклонений от стандарта. Ошибки при установлении масштаба отклонений могут привести к угрозе срыва целей, если взят слишком большой показатель отклонения. При малых масштабах контроль становится экономически невыгодным. В этом смысле недопустим формальный подход к значению отклонения. Между тем возможны случаи, когда менеджер игнорирует крупные отклонения и реагирует на мелкие. Задача заключается в необходимости определения действительно важных отклонений, от которых зависит успех дела.

      

Таким образом, второй этап контроля имеет  много составляющих: «измерение», «сравнение», «идентификация отклонений», «анализ», «программа корректирующих действий».     

Третий  этап процесса контроля – действия, т.е. «проведение корректировок». Набор  возможных действий на этом этапе  не слишком широк. По результатам  оценки масштаба отклонений существует лишь три варианта поведения руководителя: ничего не предпринимать, устранить отклонения, пересмотреть стандарт.     

«Ничего не предпринимать». Данная реакция  не свидетельствует о лености. Отсутствие действий руководства совсем не означает прекращение контроля, просто обнаруженные отклонения не создают угрозу срыва поставленных целей.     

«Устранить  отклонения». Такая реакция менеджера  необходима в случаях, когда обнаруженные отклонения создают угрозу достижения цели, превышают установленный масштаб. Задача – понять причину отклонений и вернуть течение дел в  запланированное русло. Часто настоящая причина отклонений маскируется другими, чисто внешними, поэтому возможен пересмотр программы действий разработанный на втором этапе контроля. Корректирующие действия при неверной, либо неполной оценке ситуации могут не только не устранить отклонение, но и внести дополнительные трудности.     

«Пересмотреть стандарты». Иногда стандарт может  оказаться завышенным, ведь он устанавливался до начала работ и, как всякий плановый показатель, может корректироваться. Стандарты корректируются в сторону повышения или понижения. При корректировке существенное значение имеет момент пересмотра стандартов. Слишком раннее изменение создает прецедент для последующего пересмотра, особенно если плановый норматив снижается. Запаздывание также плохо, как и спешка: в этом случае работники сами найдут эффективные способы противодействия как-то: приписки, обман при отчетах и пр.