Контроль как функция управления

Несвоевременная реакция менеджера на процесс  пересмотра стандартов приводит к падению  его авторитета и уменьшению влияния  среди подчиненных.     

Контроль  по силе воздействия на состояние  дел в коллективе не может сравниться ни с каким другим методом. Поэтому  контроль должен быть эффективным. Понятие  эффективности применительно к  данной функции имеет следующие  составляющие: стратегическая направленность, ориентация на результаты, своевременность, гибкость, простота и экономичность.     

Стратегическая  направленность означает контроль, в  первую очередь, наиболее важных для  успеха дела показателей. Контроль менее  важных показателей делается реже, и его результаты оглашаются лишь после значительных отклонений, создающих угрозу. Стратегические цели необходимо контролировать даже в том случае, если их невозможно количественно оценить.      

Ориентация  на результаты. Часто руководители контролируют параметры «удобные» для контроля. Контроль, ориентированный на результаты, довольно сложен и не всегда возможен при традиционном подходе. В итоге активные работники, новаторы могут не укладываться в установленные формальные нормы и бывают незаслуженно наказаны, те же работники, которые ориентируются на контроль – выигрывают.     

Своевременность. Эффективность контроля часто зависит  не от количества проверок, их скорости, а лишь от своевременности. Это означает, что моменты контроля точно совпадают  с фазами производственной деятельности, наиболее полно отражающими ее ход.     

Гибкость  контроля означает, прежде всего, приспособляемость  к изменениям во внешней и внутренней среде. Этот показатель особенно важен  в сферах деятельности с быстрым  темпом перемен. В некоторых случаях требуется введение новых показателей, уменьшение или увеличение интервала между контрольными замерами и др.      

Простота  контроля. Содержание требования заключается  в необходимости упрощения системы  контроля. Избыточная сложность контроля приводит к неразберихе, резко снижает его эффективность, нервирует сотрудников, отвлекает их от основной работы. Цели, задачи и процедуры контроля должны быть понятны абсолютно всем сотрудникам предприятия, а это возможно только при его относительной простоте.     

Экономичность. Существуют два взаимосвязанных  понятия: затраты на контроль и экономический  эффект, получаемый вследствие контроля. Пока получаемый эффект больше затрат – контроль эффективен. Если наоборот, следует отказаться от такого контроля, либо изменить его. Под результатом иногда нужно подразумевать не только сиюминутную выгоду, но и отдаленную перспективу.      

Чтобы выполнить задачи, возложенные на контроль, управленец должен располагать  необходимой информацией, т.е. иметь  кем-то собранную информацию, либо сам  накапливать ее в виде различных показателей статистических, экономических и др., т.е. вести свой учет данных, необходимых для управления и принятия решений. Дело в том, что информация, накапливаемая системой бухгалтерского учета, отражает состояние дел внутри предприятия в прошлом и выражается, чаще всего, в деньгах. Но управленцу нужна обширная информация: претензии потребителей, недостатки продукции, натуральные показатели и многое другое, т.е. появляется необходимость в создании системы управленческого учета.

Предприятие осуществляет свою деятельность, при этом менеджеры  затрачивают много усилий для  того, чтобы добиться чего-то в рамках окружающей их среды. Они предпринимают  попытки планировать деятельность предприятия, организовывать совместный труд, вести учет полученных результатов и принимать множество решений. Однако затраченный труд может оказаться пустой тратой времени, а предприятие будет "плыть по воле волн", если руководство не будет осуществлять эффективный контроль над многими процессами, создающими предприятию условия устойчивости.

Контроль нужен  для того, чтобы быть уверенным  в эффективности деятельности предприятия. Однако сама функция контроля - понятие  отнюдь не однозначное. Виды деятельности, включаемые по функциональному признаку разделения управленческого труда в контроль, так широки, что для того, чтобы увидеть их в процессе управления, необходимо рассмотреть их на широком фоне определенных понятий и влияний, прежде чем обсуждать основные принципы и цели.

Направленность функции контроля.

Для менеджеров, занимающихся управлением какими-либо процессами, насущной необходимостью является умение объективно оценивать  факты.

Факты - это информация, характеризующая истинное положение дел, результатов деятельности, состояние протекания процессов (производственных, подготовки и реализации управленческих решений).

Для установления уровня результативности зафиксированных  фактов служит функция контроля. Без  оценки полученного результата организация  не может определить, насколько хорошо она функционирует и обеспечивает достижение поставленных целей. В необходимый момент времени система управления должна иметь сравнительные сведения о фактическом состоянии организации и о том состоянии, где она должна находиться в соответствии с разработанным планом.

Из определения  общего понятия управления следует, что управление существует как процесс  только тогда, когда можно установить факт достижения цели. Следовательно, контроль - это процесс человеческой деятельности, направленной на установление полезности свершившегося факта, его направленность на достижение цели или степень отклонения от плана достижения цели, допущенного отдельным лицом, группой лиц и организацией в целом. В этом смысле функция контроля - это такой вид управленческой деятельности, который позволяет организации вовремя воспринимая факт достижения результата (цели) или устанавливать ошибки, которые вредят достижению целей организации.

Следовательно, функция контроля направлена на установление ошибок и ограничение их накопления в деятельности менеджмента организации.

Неопределенность  является основным условием, в котором  менеджерам приходится принимать решения. Люди, принимающие участие в подготовке решения (сбор, анализ, обработка информации, выработка вариантов решения) и его реализации (исполнении), являются мощным источником неопределенности. Их поведение трудно прогнозируемо и зависит от многих личностных характеристик и условий работы. Менеджеру важно понимать, что достичь каких-либо результатов можно, работая совместной с людьми и через посредство людей. В данном процессе функция контроля, позволяя менеджеру убедиться, что люди, участвующие в процессе принятия и исполнения решения, действуют так, как нужно. Кроме того, в процессе контроля менеджер может своевременно выявить проблемы и не позволить им перерасти в кризис.

Следовательно, функция контроля обеспечивает своевременное преодоление сложных проблем в организации совместного труда в производстве и управлении.

Общение с людьми является основным методом в деятельности менеджеров. Коммуникации в работе менеджера строятся на умении «говорить на языке» того лица, с которым ведется работа. В организации эффективных коммуникационных связей функция контроля исполняет роль обратной связи.

Следовательно, контроль, используемый в процессах коммуникаций в форме обратной связи, позволяет руководителю убеждаться в том, что подчиненный правильно понял и воспринял поставленную перед ним задачу.

Стандарты. Процесс  контроля заключается в выявлении  отклонений от планируемых (заданных) параметров. Процессы управления протекают в условиях определенных норм - стандартов.

Стандарты характеризуются  наличием определенных ограничений (рамок), в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Стандарты отражают условия, задаваемые факторами внешней среды и возможностями (потенциалом) организации. Они являются результатом процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, отражают системы целей и стратегий организации.

Поскольку цели и стратегии постоянно корректируются вследствие действия на систему принципа динамического равновесия, то и стандарты  подлежат изменению.

Следовательно, правильно организованный контроль направлен на отслеживание появления ситуаций, приводящих к изменению стандартов.

Эмоции. Поскольку  организации вынуждены работать в условиях стандартов, то в организациях и в обществе в целом слово  «контроль» имеет негативную окраску  и порождает, прежде всего, отрицательные  эмоции. Контроль часто интерпретируется как принуждение, ограничение, подчинение чему-то. Со словом «контроль» можно ассоциировать чувство неопределенности и беспокойства.

Обычно исполнители  сопротивляются контролю над своей  деятельностью, особенно если они ощущают  неоправданность, чрезмерность контроля или его неправильную направленность. Все это верно. Однако сущность и смысл контроля заключается не столько в ограничениях деятельности отдельных лиц или организаций, сколько в возможности обеспечения достижения организацией своих целей путем своевременной корректировки деятельности организации до того, как возникающие проблемы не превращаются в кризис. Контроль позволяет сопоставлять реально достигнутые результаты с запланированными показателями, т. е. ответить на вопрос: насколько мы продвинулись к поставленным целям? Руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Важнейший смысл контроля заключается в определении именно тех направлений деятельности менеджеров и подчиненных, которые наиболее эффективно способствовали достижению общих целей организации. Уровень участия в достижении целей организации должен быть понятным менеджерам и подчиненным, а не только руководителям. В этом случае им будет понятен смысл контроля над их деятельностью.

Следовательно, создание эффективной организации  контроля обеспечивает снижение системы сопротивления контроля со стороны работников предприятия.

Минимизация затрат. Контрольная функция - это деятельность не только по выявлению отклонений фактического результата от плановых показателей, но в то же самое время и проверка эффективности, правильности, обоснованности ранее принятых решений. Контроль также выявляет фактическую базу, которая позволяет осуществить коррекцию ранее принятых решений, или же принять новое решение, более соответствующее фактическому положению, свойственному возможностям организации. Постоянная проверка принятых решений и их корректировка приводит к снижению затрат, предупреждению неэффективного использования ресурсов организации. Следовательно, функция контроля направлена на минимизацию затрат и стимулирование производства.

Приспособление  к изменениям внешней среды. Выживаемость организации в значительной мере зависит от оценки изменений, происходящих во внешней среде, и своевременном приспособлении своей деятельности к этим изменениям. Правильно спроектированная система контроля направлена на обеспечение работы менеджеров по мониторингу и выработке реакции на изменение внешней среды. Контроль создает организационно-экономическую систему открытого типа, т. е. взаимодействующую с внешней средой - одно из наиболее широко распространенных явлений природы. Контроль как функция и вид деятельности.

Настало время  дать понятие функции контроля. Существуют различные определения этого понятия. Например, контроль - это функция «непосредственного и постоянного надзора» (К. Маркс, соч., изд. 2-е, т. 23, с. 343). Контроль - это «орудие совершенствования государственного аппарата, искоренения бюрократизма, своевременного претворения в жизнь предложений трудящихся» (Смирнов Б. В. Функции управления социалистическим производством). Контроль - это «оценка решений (в том числе и решений о бездействии) после того, как они уже воплощены в жизнь» (Р. Акофф. Планирование в больших экономических системах). Контроль-это процесс обеспечения достижения организацией своих целей» (Мескон М. X. и др. Основы менеджмента). Толковые словари дают такие объяснения слова «контроль»: регулировать, контролировать, держать в границах, проявлять власть.

Такие понятия  исходят из того, что контроль как  вид управленческой деятельности и  как функция управления меняет свою окраску в зависимости от объекта  контрой и окружающих условий, а  также из-за недостаточно глубокого  исследования данной вида деятельности. Это приводит к тому, что контроль очень часто объединяют такими самостоятельными функциями, как анализ и регулирование.

Специалисты менеджмента, наверное, согласятся с тем, что понятие  «контроль» охватывает три его значения: 1) контроль как одна из общих функций управления; 2) контроль как деятельность или процесс выполнения управленческой работа; 3) контроль как способ соблюдения людьми или организациями установленных стандартов (ограничений и критериев).

Исходя из этих предпосылок, дадим следующее определение понятию «контроль».

Контроль - это процесс менеджмента, с помощью которого лицо или организация (коллектив людей) осознанно устанавливают фактические результаты, и сопоставляют с тем, что другое лицо, группа или организация в целом должны делать для достижения запланированных целей.

Теперь, когда  есть общее представление о том, что такое контроль, рассмотрит контроль как функцию управления и как  вид управленческой деятельности.

Контроль как  функция управления.

Являясь связующей  и многоликой функцией в процессе производства и управления, контроль имеет множество целей. Основными целями контроля в организации являются следующие.

1. Обеспечение планового осуществления производственного процесса. Достижение данной цели связано в основном с двумя видами контроля: экспедиторскими, диспетчерским.

Экспедиторский  контроль направлен на:

а) своевременность обеспечения производства материалами, деталями, узлами;