Контроль, его формы и методы

Важной причиной недостаточной контрольной деятельности является отсутствие контрольной группы, которая была наделена бы властными полномочиями.

Для осуществления качественного контроля и достижения определенных целей в контрольной деятельности необходимо проводить аналитическую работу. Причем не на конечной стадии контроля, а в процессе выполнения планов. Это необходимо для того, чтобы помочь успешному осуществлению задач, предупредить возможные ошибки и недостатки.

Задача контроля состоит в выполнении фактического состояния какого-либо процесса, сопоставления его с намеченными целями, оценка ситуации и предложении при необходимости корректирующих мер. При помощи анализа можно заблаговременно выявить причины отклонений, предупредить срывы, обнаружить неиспользованные возможности и резервы. Необходим новый подход к осуществлению контроля. Чтобы контроль осуществлялся не за сроками решений,  (другими словами «для галочки»), а проводился конструктивный детальный анализ. Главный смысл использования различных форм контроля состоит в том, чтобы обеспечить единство решения и исполнения, помочь успешному осуществлению задач, предупредить ошибки и недостатки.

Для совершенствования контроля выполнения плана и контроля  выполнения бюджета необходимо, создать службу контроллинга, учитывая следующие требования:

1. Служба контроллинга должна иметь возможность получать необходимую ей информацию из бухгалтерии, группы персонифицированного учета и группы назначения и перерасчета пенсий.
2. Служба контроллинга должна иметь возможность и полномочия организовывать сбор дополнительной информации, требуемой ей для анализа и выводов, но не содержащихся в существующих документах финансово-экономических служб.
3. Служба контроллинга должна иметь возможность внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.
4. Служба контроллинга должна иметь возможность быстро доводить информацию до сведения начальника отдела.
5. Служба контроллинга должна быть независимой от той или иной структурной службы.

Современные условия функционирования Отдела ПФР выдвигают требования совершенствовать процессы управления на предприятии в части оптимизации и упорядочивания управленческих воздействий на экономическую сферу, постоянного исследования на предмет вариантов достижения поставленных целей. Уровень оперативности и надёжности учёта и контроля, глубина анализа при этом должны быть настолько высоки, что существует жёсткая необходимость в создании единого информационного обеспечения этих функций управления и их интеграции в единую систему.

Решение этих задач предполагает использование наиболее прогрессивных концепций и инструментов менеджмента. Одним из важнейших направлений в развитии теории и практики управления и совершенствования организации планирования, учёта, контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия является концепция контроллинга, реализация которой позволяет в нужные сроки и качественно предоставлять необходимую информацию на различные уровни управления.

По результатам анализа развития научной мысли на предмет концепции контроллинга можно утверждать, что существует множество определений его сущности. Западные экономисты сходятся во мнении, что контроллинг есть управленческая концепция, которая охватывает все сферы деятельности предприятия: финансы и учёт, менеджмент и маркетинг, интегрируя и координируя деятельность различных служб для достижения оперативных и стратегических целей. В нашей стране развитие за последнее десятилетие экономической мысли в сфере технологии менеджмента повлияло на появление различных трактовок контроллинга, таких как «внутренний аудит» или «составная часть управленческого учёта и бюджетирования». По мнению специалистов, разнообразие определений «контроллинга», даёт основание говорить о контроллинге не как о системе определенных знаний, а скорее, как о философии или о концепции управления предприятием, под которой следует понимать совокупность мнений о целях и задачах контроллинга, его организации и инструментарии на предприятии. Основную роль в контроллинге играет исследование экономической сферы предприятия, определение текущего состояния «Есть» по отношению с состоянием «Должно быть», моделирование управленческих воздействий и анализ на этой основе процессов и ситуаций, которые могут привести предприятие к намеченным целям. Обобщая трактовки термина, контроллинг может быть определен как целеориентированная система планирования и контроля, обеспечивающая интеграцию, системную организацию и координацию фаз процесса управления, функциональных областей, организационных единиц и проектов предприятия.

Области менеджмента, такие как планирование, контроль, анализ, учёт являются не сколько составными частями (подсистемами) контроллинга, сколько инструментальными областями и организационными механизмами, на основе информации от которых реализуется функция контроллинга на предприятии. Система контроллинга лишь использует данные приёмы в своей деятельности и оперирует информацией - результатами, которые сформировались в ходе реализации на предприятии соответствующих функций управления. Сущность контроллинга заключается в сведении воедино, интеграции, этих информационных потоков и на основе их координации, определения направления воздействия на внешнюю и внутреннюю среду для достижения цели и своевременного доведения информации до лиц, принимающих управленческие решения (управляющей подсистеме). Можно сказать, что контроллинг выполняет роль компаса в процессе деятельности организации, осуществляет лоцию к достижению целей предприятия, выявляет векторы необходимых управляющих воздействий на окружающую среду организации.

Таким образом, сущность контроллинга заключается в выявлении векторов воздействия на экономическую ситуацию для достижения намеченных целей на основе интеграции и координации информационных потоков, являющихся результатом реализации функций управления экономической деятельностью. Рассматривая контроллинг с позиции системного подхода, его можно определить как целостную систему управленческих элементов, посредством взаимодействия которых достигается ориентация управленческого процесса на предприятии для достижения поставленных целей. Контроллинг есть элемент управления управлением в организации, управляющей системой, контролирующей, координирующей и учитывающей действительное состояние системы управления.

Контроллинг как система - есть надстройка системы управления, основным ядром которой является экономический инструментарий выработки мероприятий для достижения желаемого состояния организации как системы в целом. На высших уровнях управления эта надстройка отвечает за стратегическую направляющую процесса управления, на низших – за операционную.

С позиции системного похода можно дать общее определение системы контроллинга как совокупности всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих разработку заданного направления функционирования организации. Систематизация набора элементов, входящих в систему контроллинга и состоящего из четырёх подсистем: методологии, структуры, процесса и техники контроллинга представлена на рис.4.

Рис.4 Набор элементов системы контроллинга

Методология контроллинга включает: цели, законы и принципы, функции, методы, технологии и практику контроллинга. Процесс контроллинга представляет: систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение. Структура системы контроллинга включает: функциональную и организационную структуру, схему организационных отношений, конкретные схемы взаимодействий высших органов управления и профессионализм персонала. Техника контроллинга включает: компьютерную и организационную технику, сети связи (внутренние или внешние) систему документооборота.

В свою очередь методология и процесс контроллинга формируют концептуальную сферу системы контроллинга, а структура и техника контроллинга - её механизм. Элементы системы контроллинга продуцируют интеграцию на основе их взаимодействия в едином информационном пространстве, овладевают экономической ситуацией, процессами и управленческими воздействиями и вырабатывают мероприятия по координации последних.

Можно утверждать, что на каждом предприятии, где есть система управления с элементами выработки её желаемого состояния существуют те или иные элементы контроллинга, но из-за отсутствия взаимосвязи (и взаимовлияния) между ними отсутствует и система контроллинга на данном предприятии.

Итак, концепция контроллинга, направленная на интеграцию в единой системе учета, планирования, контроля и анализа и построение системы эффективного управления предприятием, является тем организационно-методическим обеспечением, посредством которого осуществляется координация управленческой системы на предприятии.

На первом этапе существования служба контроллинга представляет собой группу из 2-3 человек, которая выполняет роль аналитической службы. На первоначальном этапе работы службы контроллинга нет необходимости привлекать дополнительных сотрудников для сбора информации. Служба контроллинга представляет собой небольшую группу квалифицированных специалистов, обладающих достаточно большими полномочиями и доступом ко всему объему информации.

Информация, которую будет готовить служба контроллинга, предназначена напрямую начальнику Отдела ПФР.

Более того, служба контроллинга ставится в привилегированное положение приказом начальника Отдела, где остальные группы обязуются предоставлять службе контроллинга всю необходимую информацию.

Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему операционных потоков. Система информационных потоков контроллинга должна быть ограниченно встроена в общую систему информационных потоков Отдела ПФР Куйбышевского района

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Цель работы с информационными потоками – оптимизация работы Отдела ПФР. Система информационных потоков – совокупность физических перемещений информации, которая дает возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать решение. Наиболее общая система информационных потоков – это сумма потоков информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность. Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и анализа должна отвечать следующим требованиям: своевременность (информация должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать), достоверность (чтобы не тратить дополнительное время на ее проверку), релевантность (существенность), полезность (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение), полнота (не должно быть упущений), понятность (информация не должна требовать значительных усилий для расшифровки), регулярность поступления. Чтобы обеспечить выполнение этих требований к информации, сотрудники, работающие в системе контроллинга, вынуждены разбираться с информационными потоками, чтобы не происходило дублирование информации, информация доходила до адресата и не требовала уточнений. Система информационных потоков контроллинга должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков Отдела ПФР, в противном случае произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им системы контроллинга. Часто сама система информационных потоков предприятия работает плохо (документы проходят медленно, никто не отвечает за документ в целом). В таком случае не имеет смысла встраивать подсистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает плохо. В рамках работы по внедрению системы контроллинга необходимо перестроить и оптимизировать всю систему информационных потоков в Отделе ПФР. И, наконец, существует задача автоматизации бухгалтерии и других финансово-экономических служб Отдела ПФР. Если принять решение о сборе фактической информации раз в неделю (вместо один раз в месяц), то подразделения физически не будут успевать обрабатывать информацию и предоставлять в службу контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому целесообразно автоматизировать контроллинговую работу. Самая важная задача службы контроллинга – обеспечение оперативного получения информации. Время решения этой задачи для руководителей ограничено возможностью принятия конкретных управленческих решений для исправления ситуации. В настоящее время на большинстве предприятий основной период планирования и учета – это месяц. Задача службы контроллинга – создание системы, обеспечивающей руководителей информацией чаще, чем 1 раз в месяц. Для того, чтобы собирать затраты и сводить баланс каждый день, требуется принципиально новый уровень автоматизации учета.

Также необходимо решить вопрос: куда предоставлять информацию? В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя – информация бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.

Создание службы контроллинга позволит:

1. Отследить весь процесс выполнения решений, что не могут на практике сделать руководители из-за отсутствия времени, загруженности текущей работой. Принципиальное отличие службы контроллинга от других служб будет в том, что она будет решать задачи улучшения  экономической работы и аналитической (выполнение / невыполнение) стратегических задач.
2. Уделять внимание контролю выполнения плана не время от времени, а в динамике заниматься проблемами бюджетирования, выполнения стратегического плана.
3. Аккумулировать всю полноту информации в отделе.
4. Оперативно реагировать на внезапно возникающие проблемы и на основе анализа выдавать проработанные решения.
5. Повысить исполнительскую дисциплину специалистов и руководителей групп.
6. Заменить формальные отписки на полноценную информацию.

Самой важной задачей службы контроллинга должно быть предоставление оперативной информации для начальника Отдела по анализу данных и выработанных предложениях.

3.2 Возможные варианты внедрения службы контроллинга

 Контроллинг – новое явление в организации, поэтому его внедрение может вызвать сопротивление. Чтобы преодолеть это сопротивление, быстро добиться первых результатов, а затем утвердить в Отделе ПФР стабильно работающую систему, следует проанализировать трудности, которые могут возникнуть, их причины и средства, позволяющие им противостоять. Феномен сопротивления новому - парадоксален, но общеизвестен. Внедрению контроллинга мешают две группы факторов: несовершенство самой модели и социально-психологические факторы. Рассмотрим влияние социально-психологических факторов. Сопротивление новым методам экономического анализа может быть индивидуальным и групповым.

Источники группового сопротивления: инерция структур (структура обладает «встроенной стабильностью»; групповая инерция (неписанные правила, регулирующие поведение группы людей, противодействующие изменениям); угроза статусу группы (например, может пострадать статус бухгалтерии или планового отдела); угроза сложившимся отношениям власти внутри предприятия; угроза сложившемуся порядку распределения ресурсов.