Контроль, его формы и методы

В рамках структуры управления протекает управленческий процесс (движение информации и принятие управленческих решений), между участниками которого распределены задачи и функции управления, а следовательно — права и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру управления можно рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение намеченных целей организации.

В соответствии с этим построение организационной структуры управления требует: группировки всех видов работ по функциям, обязанностям или задачам; формирования соответствующих отделов, рабочих групп и определения индивидуальных исполнителей; установления полномочий по принятию решений и отношений между отделами, рабочими группами и индивидуумами по поводу выполнения ими функций, обязанностей и задач; установления каналов коммуникаций и механизмов, обеспечивающих координацию и передачу решений по вертикали и горизонтали. Приведем определение наиболее важных понятий, имеющих непосредственное отношение к построению структуры управления.

Полномочия — это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия подчиненных на выполнение конкретных задач. Их определяют также как делегированное или присущее данной должности право использовать ресурсы организации. Ответственность — это обязанность выполнять задачи и отвечать за их решение. Полномочия и ответственность связаны между собой: полномочия без ответственности создают условия для неограниченной власти и разнузданности, а передача ответственности без предоставления необходимых полномочий — это характеристика безграмотного и безответственного отношения лица к собственным обязанностям. Делегирование — это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Власть — это право влиять на поведение других людей и заставлять их действовать в определенном направлении.

Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Структура Отдела Пенсионного фонда РФ представлена в таблице 1 «Структура и функции аппарата управления Государственного учреждения –

 Отдела Пенсионного фонда РФ в Куйбышевском районе Ростовской области».

Таблица 1

Структура и функции аппарата управления Государственного учреждения –

 Отдела Пенсионного фонда  РФ в Куйбышевском районе

 

Подразделение	Функции подразделения
Руководство: - Начальник Отдела.	Руководство деятельностью Фонда и несение ответственности, распределение обязанностей между заместителями и руководителями групп, издание в пределах своей компетенции приказов, положений, инструкций и других документов, обязательных для исполнения всеми работниками Пенсионного Фонда, а также выполнение других задач, установленных для руководителей.
Группа по кадрам и делопроизводству: - специалист по ведению  делопроизводства.	Осуществление работы по организации административно-распорядительной деятельности начальника Отдела, обеспечение правильного и единообразного применения Государственного стандарта РФ в делопроизводстве. Прием, перевод, увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством. Прием, регистрация обращений граждан.
Юридическая группа: - ведущий специалист эксперт (юрисконсульт).	Защита прав и охраняемых законом интересов Отдела в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, органах государственной власти субъектов местного самоуправления. Оказание информационно-правовой помощи структурным подразделениям Отдела.
Отдел оценки пенсионных прав застрахованных лиц: - старший специалист	Проведение правовой оценки индивидуальных сведений застрахованных лиц по общему трудовому стажу, стажу на соответствующих видах работ, заработной платы. Проведение работы по оценке пенсионных прав ЗЛ путем конвертации в расчетный пенсионный капитал для дальнейшего назначения им трудовой пенсии.
Финансово-экономическая группа: - главный бухгалтер; - ведущий специалист	Формирование полной и достоверной информации о деятельности Управления и его имущественном положении, бухгалтерской отчетности. Учет имущества, обязательств, хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении.
Отдел персонифицированного учета, администрирования страховых взносов, взаимодействия со страхователями, взыскание задолженности: - Руководитель группы; - старший специалист; - старший специалист.	Регистрация застрахованных лиц в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Сбор, проверка достоверности индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке, начисленных страховых взносов застрахованных лиц, представляемых страхователями работодателями и лицами самостоятельно уплачивающими страховые взносы в виде фиксированного платежа, зарегистрированными в органах ПФР. Выставление требований, решений об уплате недоимки по страховым взносам, пеней и штрафов.

Продолжение  Таблицы 1 

Подразделение	Функции подразделения
Отдел автоматизации: - старший специалист.	Обеспечение функционирования всех программных комплексов и баз данных используемых в Управлении, контроль за правильным использованием средств вычислительной техники и оборудования. Заключение соглашений об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи ( бесконтактным способом)
Обслуживающий персонал (уборщица, охранники)	Обслуживание рабочего помещения, кабинетов, оборудования, охрана имущества помещения.

 

Рис. 4 Организационная структура Отдела ПФР.

Данную организационную структуру можно отнести к линейно-функциональной структуре управления. Плюсом данной формы управления является качественное разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжение и принимать решения при участии и помощи функциональных работников. Минусом в такой организационной структуре управления является постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений, что вызывается решением производственных задач, обусловленных новыми целями функционирования и требующих определенных знаний. Это приводит к замедлению сроков выполнения работ, что ведет к росту управленческих расходов.

В ПФР организационная структура строится на принципах ценности человеческих ресурсов, соблюдения норм трудового законодательства, стабильности трудовых отношений, понимания ответственности кадровых служб за функционирование всей системы Пенсионного фонда Российской Федерации, необходимости привлекать к работе в ПФР только лучший персонал, эффективно его использовать, способствовать его развитию и профессиональному росту, а также устанавливать нужные направления работы персонала с определенными целями в соответствии с рыночными требованиями, то есть правильное понимание тех психологических, социальных и производственных факторов, которые влияют на решение сотрудников о закреплении на рабочих местах.

 

2.3 Анализ управленческого контроля в Отделе ПФР Куйбышевского района

Контроль - одна из основных функций управления. Контроль состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и осуществления корректирующего воздействия в случае, если полученные результаты отличаются от установленных стандартов. Контроль способствует тому, чтобы фактически полученные результаты были как можно ближе к требуемым или желаемым.

В Отделе ПФР сбором и обработкой информации о выполнении задач, сопоставлением ее с параметрами, заданными заранее в стратегических планах или программах, выявлением отклонений, анализом причин, вызвавших такие отклонения, их оценкой и принятием решения о корректирующем воздействии занимаются руководители групп во главе с Начальником Отдела.

Начинается стратегический контроль с установления целей развития объекта управления. Измерение полученных результатов, мониторинг состояния контролируемого объекта - следующая стадия стратегического контроля. На заключительной стадии контроля происходит сравнение результатов измерений с целевыми ориентирами, выявление расхождений, требующих корректирующего воздействия и осуществление этого воздействия.

Успешный стратегический контроль должен обладать следующими характеристиками:

1) Своевременность. После драки кулаками не машут, - говорит известная пословица, то есть, нет смысла осуществлять воздействия (махать кулаками), в том случае, когда действие (драк) закончилось.

2) Ориентация на результат. Важно проконтролировать результат выполнение работы, а не момент прихода на рабочее место после обеденного перерыва; качество отчета, подготовленного сотрудником не качество очинки карандашей на его рабочем месте.

3) Простота. Усложненные процедуры контроля, как правило, приводят к тому, что тормозится выполнение других управленческих функций. Целесообразно контролировать лишь несколько ключевых показателей, но делать это систематически и эффективно.

4) Экономичность. Затраты на контроль должны быть соизмеримыми с другими видами затрат. Контроль не должен становиться доминирующей функцией управления.

5) Соответствие миссии организации. Стратегическому контролю подлежит в конечном счете степень соответствия результата деятельности организации ее миссии. Стратегический контроль должен быть направлен на основные цели, критерии и показатели деятельности организации.

Контроль в Отделе ПФР начинается с установления целей. Затем следует стадия выработки критериев, оценочных показателей и размеров допустимых отклонений. Далее выработанные критерии доводятся до сотрудников, и организуется процесс измерения оценочных показателей. После сравнения оценочных показателей с целевыми, процесс контроля разветвляется: либо значимые отклонения отсутствуют, и тогда на этом заканчивается данный цикл контроля, либо зафиксированы значимые отклонения. В случае если в процессе измерения происходит отклонение от заранее заданных целевых показателей, то процесс контроля опять разветвляется. Далее либо производятся корректирующие воздействия и устраняются отклонения, либо пересматриваются критерии оценки. В любом случае цикл контроля затем повторяется вновь.

Критерии оценки строятся на основе конкретных целей, которые были выработаны на стадии планирования. Все критерии, применяемые в процедуре контроля, выбираются из целей, которые лежат в основе стратегии организации. Эти цели должны быть измеримыми и ориентированными во времени, чтобы можно было сопоставить результаты, полученные организацией, подразделением или отдельным человеком, с предварительными ориентирами и целями. Непосредственному количественному измерению поддаются не все цели, в этих случаях полезно формировать косвенные показатели. Для любой цели обязательно следует устанавливать контролируемые измеримые параметры, в противном случае весь процесс управления теряет всякий смысл.

В Отделе ПФР применяется технология, которая, предписывает каждому подразделению, даже каждому работнику планировать собственную деятельность в соответствии с определенным шаблоном. Этот шаблон предусматривает:

• установление миссии, формирование видения, определение стратегии;
• выявление факторов успеха, необходимых для достижения поставленных целей;
• составление плана действий, направленных на использование этих факторов или на их развитие;.
• определение индикаторов (показателей), по которым можно будет определять успех действий в рамках данного плана.

По каждому направлению действий устанавливаются соответствующие индикаторы, отражающие разные аспекты деятельности подразделения или корпорации в целом:

• человеческий;.
• клиентский;.
• обновления и развития.

Система контроля в Отделе ПФР включает в себя не только аналитические показатели и выводы. В системе контроля присутствует сильная организационная составляющая – люди, которые занимаются контролем, потоков информации от подчинённых - к руководителям.

Информация, которая собирается в системе контроля для обработки и анализа, должна отвечать следующим требованиям:

• своевременность
• достоверность
• релевантность (существенность)
• полезность
• полнота
• понятность
• регулярность поступления

Система сбора контроллинговой информации опирается на существующую систему информационных потоков. Система информационных потоков контроля должна быть органично встроена в общую систему информационных потоков предприятия.

Перед руководителями групп Отдела ПФР стоит задача обеспечения оперативного сбора и анализа информации о выполнении плана работ.

Руководитель Отдела должен получать информацию, чтобы в случае наметившихся в работе Отдела отклонений успеть предпринять соответствующие меры и скорректировать работу.

Одной из разновидностей контроля в Отделе ПФР является контроль за исполнением документов.

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести контрольные журналы, регистрационно-контрольные карточки (картотека),письменные отчеты, проверки, обсуждение вопросов контроля исполнения на совещаниях, проводимых руководителем или его заместителями, а также на оперативных совещаниях у руководителей структурных подразделений.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

В качестве методов организационной работы по исполнению поручений используются методы текущего, предварительного и последующего контроля.

Применяется также метод упреждающего контроля.

К мерам упреждающего контроля можно отнести:

• рассмотрение хода реализации поручений руководителя на совещаниях, семинарах, оперативных совещаниях, проводимых руководителями структурных подразделений;
• направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах;
• осуществление контрольных проверок исполнения поручений;
• проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений по привлечению к ответственности виновных лиц и другие.

В Отделе ПФР введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система контроля исполнения документов. Техническим средством контроля за исполнением документов является электронная регистрационно-контрольная карточка базы ПЭВМ  и ее бумажный дубликат. Организация  контроля исполнения документов в  Отделе ПФР предусматривает определенный порядок работы с документами. Установленный порядок работы с контролируемыми документами с момента их поступления до завершения исполнения, отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту, обусловливает перемещение документов деловой необходимостью, исключает дублирующие инстанции и действия, позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с соблюдением требований к их оформлению в соответствии с инструкцией по делопроизводству и другими действующими нормативными документами по делопроизводству.