Информационное обеспечение системы управления персоналом

Критериями  условий эффективности являются сокращение сроков составления сводок, сокращение документооборота, повышение производительности труда работников отдела кадров.

Экономическую эффективность определяют при помощи трудовых и стоимостных показателей  они могут быть как абсолютными, так и относительными.

Абсолютный  показатель экономии определяют как  разность между затратами отдела кадров при ручной обработке информации Со и при машинной Са.

Сначала определяются затраты при бескомпьютерной  обработке.

Cо=До*Тс*(1+Н+Кд), (1)

где:

До – трудоемкость работ отдела кадров при ручной обработке, чел./час

Тс – среднечасовая тарифная ставка 1-го работника, руб.;

Н – коэффициент  накладных расходов, 0,3-0,5 ;

Кд- коэффициент  учета дополнений заработной платы, (0,39)

Расчет численности  персонала с целью определения  суммы их заработной платы определяется по типовым нормам обслуживания и нормам времени, которые рассчитаны с учетом удельного веса расчетных работ. Если все операции вести вручную для данного вида работ требуется 4 работника Часовая тарифная ставка равняется Тс=6,8 руб.

Трудоемкость  работ чел./час при ручной обработке

До=М*176,4*Ч, (2)

где:

М- 12 месяцев

176,4 – месячный  часовой фонд работника

Ч – кол-во учетных  работников, чел.

До=12*176,4*4=8467,2 чел./час

Тогда Со=8467,2*6,8*(1+0,5+0,39)=108820 руб.

Затраты отдела кадров на обработку информации после внедрения новой технологии обработки определяются по формуле:

См=Тм*См, (3)

где:

См - стоимость  машинного времени (руб.).

Тм - затраты  машинного времени (в час)

Тм =Кз*Твв, (4)

Кз=время зработы  процессора + вр. работы диска + вр. раб. Мыши + вр.раб. пам. К=1,7

Твв – время ввода с клавиатуры

Твв=объем ввода/скорость ввода

Твв=Qвв/Vвв, (5)

Vвв- скорость  ввода 140 сим/мин.

Qвв=å [Кi*(Ксi*Q1i+Q2i)],                                         (6)

Кi – кол-во документов, поступающих на компьютерную обработку  в течение года (990)

Ксi- среднее  количество строк.

Q1i – среднее  кол-во символов, вводимых из реквизитов  заполняемой строки документов  вида i (30)

Q2i – среднее  кол-во символов, вводимых с внестрочных  реквизитов в док-ты вида i (100)

Qвв=990 (13*30+100)=485100 симв.

Tвв=485100/140*60=57,75 ч

Тм=Кз*Твв=1,7*57,75=98,17

См- стоимость  машинного времени=25 руб./час

Итак:

Са=98,75*25=2468 руб.

Трудоемкость  работ

Др=Кр*До (чел/час), (7)

Кр=0,5

Др=0,5*8467=4233,5 (чел./час)

Стоимость работ, оставшихся не компьютеризированными  после компьютеризации равна:

Ср=Кр*Со=0,5*108820=54410 руб.

Прямая экономия от внедрения РС

Сп=(Со-С1), (8)

С1=Са+Ср, (9)

С1=2468+54410=56878

Итак прямая экономия

Сп=108820-56878=51942

Косвенная экономия имеет форму прироста прибыли. Компьютеризация управления персоналом повышает интенсивность, оперативность и глубину контроля и анализа управления персоналом предприятия, обеспечивает более действенный контроль за потерями и затратами, увеличивает выручку и снижает себестоимость.

Ск=Кв*ВР+Кс*СС, (10)

где:

Кв =0,5% - процент прироста выручки от реализации,

ВР – выручка  от реализации равна 992400 руб. (по данным УКС);

Кс – 0,2% - процент  снижения себестоимости,

СС – себестоимость  работ равна 1471000 руб. (по данным УКС);

Ка – нормативный  коэффициент ожидаемой экономической эффективности капитальных вложений (0,12)

Ск= 0,5%*992400+0,2%*1471000=4962+2942=7904

Общее изменение  прибыли

П=Сп+Ск

П=51942+7904=59846

Определим расчетный  коэффициент экономической эффективности  определяемый отношением прибыли (П) к затратам на приобретение компьютерного обеспечения с дополнительными затратами по запуску программы (К=54000)

Ер=П/К; Ер=59846/54000=1,1

Величина, обратная расчетному коэффициенту экономической  эффективности, характеризует срок окупаемости затрат на создание и внедрение проекта.

Ток – время  окупаемости; Ток=К/П; Ток=54000/59846=0,9 года

При выполнении условий Ер>0,3 или Ток<3,3 года, использование проекта считается экономически оправданным.

Результаты  вычислений удовлетворяют нормативным  требованиям Ер=1,1 Ток=0,9 следовательно, внедрение данного проекта экономически оправдано.

На предприятии  недостаточно используется внутренний резерв при подборе кандидатов. Я предлагаю уделить больше внимания уже работающим кадрам на предприятии, для чего предлагается замещение вакантной должности с использованием процедуры внутреннего конкурса. Информацию о таких вакансиях предлагается размещать в виде объявления на информационной доске предприятия, доступной каждому работнику или объявлять о данных свободных вакансиях на общем собрании коллективов. В данном объявлении для внутреннего конкурса помимо содержания работы, необходимо отражать и квалификационные требования к кандидату на вакантное рабочее место (должность). Итоги данного конкурса подводить через две недели после его объявления.

Для обеспечения  постоянного притока кандидатов необходимо периодически анализировать работу со СМИ, выявляя более эффективные источники. Например, газета ("Работа"), в которых начальник статистики и учета персонала размещает объявления, не могут охватить большую часть нужной аудитории. Для охвата более широкой аудитории он использует достаточно дорогой источник, например, как реклама на телевидении. В этом случае стоит разместить объявление в более массовых печатных изданиях (например, с телепрограммой - "Телесемь"), а телевидение использовать в случаях, когда нужно закрыть сразу большое число вакансий. Следует также более плотно сотрудничать с центрами занятости, поскольку, во-первых это дешево, а во-вторых, сотрудниками центра занятости производится первичный отбор кандидатов

При подборе  персонала из внешних источников мы предлагаем использовать услуги частных агентств, а также осуществлять Internet подбор данных категорий работников с помощью сайтов.

Для осуществления  подбора персонала в ВУЗах, мы предлагаем объявлять тематический конкурс для лучших выпускников профильных институтов. Суть конкурса: топ-менеджеры предприятия разрабатывают темы для будущих дипломных проектов (работ) студентов, данные темы предварительно согласовываются с заведующим кафедрой профильного ВУЗа. Топ-менеджеры предприятия являются руководителями или консультантами дипломных проектов (работ) на все время написания дипломных проектов (работ), а также студенты приглашаются на предприятие для прохождения производственной и преддипломной практик. После защиты диплома лучшим из студентов гарантируется предоставление рабочего места.

При подборе  сотрудников низшего звена, которые  обращаются на предприятие лично, мы предлагаем разработать предварительную телефонную анкету. После проведения оценочного телефонного интервью кандидатам предлагается подойти на предприятие для проведения очного собеседования.

Сегодня практически  у каждой компании есть web-сайт. Как  правило, его посещают большое число  пользователей, поэтому web-сайт служит прежде всего средством маркетинга. Однако web-сайт также можно использовать как мощный инструмент подбора персонала.

Почему сайт компании может стать инструментом подбора персонала? Во-первых, среди  посещающих web-сайт в силу профессиональных интересов могут оказаться высококвалифицированные специалисты, интересующиеся вакансиями предприятия. Во-вторых, публикация вакансий на web-сайте компании становится нормой, и многие специалисты, желающие работать именно на данном предприятии, могут посещать сайт для того, чтобы ознакомиться с его предложениями. В-третьих, web-сайт дает возможность автоматизировать прием анкет, оценивать кандидатов, а также отправлять им ответы по электронной почте.

Internet подбор  — это решение, позволяющее  коренным образом улучшить процесс подбора и найма персонала благодаря объединению в едином процессе кандидатов, работодателей, менеджеров по подбору персонала, в результате чего организация приобретает высококвалифицированных специалистов, наилучшим образом соответствующих потребностям деятельности предприятия.

Internet подбор  позволит предприятию:

- автоматизировать  полный цикл операций по подбору  кандидатов, а также оценивать нанятых сотрудников в соответствии с требованиями организаций;

- сопровождать  все этапы работы, связанные с  подбором и наймом сотрудников — поддерживать всю информацию, требуемую для кандидатов, менеджера по персоналу, а также всю прочую информацию, сопровождающую процесс подбора и найма;

- планировать  подбор и найм сотрудников  с наилучшей результативностью благодаря использованию интегрированной информации о персонале.

В данной курсовой работе мы предлагаем разработать на сайте ОАО «Башнефтьхим»" - www.bnx.com раздел "Вакансии", как инструмент подбора персонала.

Чтобы превратить web-сайт предприятия www.bnx.com инструмент подбора персонала, мы предлагаем выполнить следующие действия:

1.Разработать  на web-сайте удобную навигацию.  Для этого ссылку на раздел "Вакансии" необходимо разместить  непосредственно на главной странице сайта предприятия. Все ссылки на важную для кандидатов информацию будут находиться непосредственно на главной странице раздела "Вакансии" .

2.Предоставить  посетителям исчерпывающую информацию. Необходимо опубликовать на web-сайте  подробную информацию о предприятии,  либо лозунг предприятия, которые, во-первых, будут привлекательны для кандидатов, а во-вторых, будут описывать преимущества работы именно на данном предприятии. Кроме того, необходимо подробно описать каждую вакансию. Данная информация должна заинтересовать специалистов и убедить их направить свои резюме.

Я предлагаю разместить на главную страницу раздела "Вакансии" следующую информацию: "Работа в ОАО «Башнефтьхим»"" - это работа для успешных людей! Пять причин работать именно у нас: работа в сплоченной команде профессионалов; бесплатное обучение, повышение квалификации, профессиональное развитие; карьерный рост; социальные гарантии, стабильно выплачиваемая заработная плата; активная общественная жизнь (спартакиады, конференции, фестивали самодеятельного творчества)".

Ниже данной информации предлагаем размещать подробную информацию об имеющихся вакансиях, при этом четко структурировать объявление по разделам, выделив:

- название вакансий;

- требования  к кандидату;

- условия оплаты;

- контактная  информация (факс, телефон, e-mail).

3.Сделать процесс подачи заявки простым и удобным. Эффективность раздела "Вакансии" во многом зависит от того, будет ли и насколько автоматизирован на web-сайте предприятия процесс подачи заявки кандидатом.

Предлагаю автоматизировать следующие операции:

- Регистрация резюме. Когда кандидат нашел вакансию, предлагается давать ему не адрес электронной почты для отправки резюме, а предложить анкету, которую необходимо заполнить. Ссылку на данную анкету необходимо разместить под каждой вакансией.

- Подписка на  вакансии. С помощью этой функции кандидат может указать характеристики интересующих его вакансий, после чего все новые вакансии, удовлетворяющие требованиям кандидата, будут посылаться ему по электронной почте. Данная функция особенно полезна для привлечения "пассивных" кандидатов, которые имеют работу, но готовы рассматривать интересные предложения. Ссылку на данную подписку необходимо разместить на отдельной странице раздела "Вакансий".

4.Направить  кандидатов на web-сайт предприятия.  Для этого надо продумать шаги по продвижению сайта предприятия. Прежде всего необходимо создать для раздела "Вакансии" специальный домен. Например, это может быть домен третьего уровня с приставкой job к домену предприятия (www.job.bnx.com). Необходимо упоминать этот адрес во всех объявлениях о вакансиях, которые публикует предприятие и использовать его во всех акциях, проводимых для привлечения кандидатов на работу.

5.Анализировать  статистику. Для успешного развития  раздела "Вакансии" web-сайта  предприятия очень важно собирать  и анализировать статистику его посещения. Отчеты, содержащие число посещающих его кандидатов, источники их поступления, количество просмотров каждой вакансии и т.п., покажут эффективность объявлений предприятия.

Интернет –  эффективный источник поиска кандидатов, особенно специалистов самого высокого уровня, однако в городе Кирове данный способ поиска сотрудников пока распространен слабо. Поэтому на начальном этапе реализации данного проекта мы рекомендуем только создать раздел "Вакансии" на web-сайте предприятия, но по мере увеличения числа кандидатов, поступающих на предприятие через сайт, мы предлагаем объединить web-сайт с базой данных. Объединение web-сайта с базой данных позволит предприятию:

-обновлять содержание  сайта – возможность оперативно  управлять содержанием раздела "Вакансии", публиковать новые вакансии и удалять заполненные, не обращаясь за помощью к администратору сайта;