Мониторинг поставщиков

     3 Разработка рекомендаций  по организации  мониторинга работы  поставщиков на  ОАО «КЭЗ» 
 

     3.1 Рекомендации по  внедрению системы  мониторинга на  ОАО «КЭЗ» 
 

     Главными  пунктами закупочной логистики, после  оценки потребности в приобретении ресурсов, является получение предложений  и их оценка. Подбор поставщиков, обсуждение вопросов ценовой политики с заключением  договоров. Составить заказ, проконтролировать  его качество и сроки поставок. Проконтролировать поступление  материальных ресурсов на склады и  обеспечить контроль распределения  запасов.

     Для выполнения всех вышеперечисленных  функции на предприятии должен быть организован мониторинг работы поставщиков. В данном случае ставится цель не заменить существующих поставщиков, а контролировать их деятельность, выявить области, требующие совершенствования, и договориться, как лучшим образом провести предложенные усовершенствования.

     При проектировании системы мониторинга  работы поставщиков на ОАО «КЭЗ»  следует учитывать следующие  особенности деятельности организации:

• кризисное состояние деятельности предприятия;
• увеличение материальных запасов на складах ОАО «КЭЗ»;
• тип производства ОАО «КЭЗ» характеризуется как серийное, выполняемое под заказ и др.

     Для оптимизации процесса мониторинга  на ОАО «КЭЗ» автор работы предлагает использовать последовательность действий, представленную на рисунке  3.1.

     Учитывая  нестабильное экономическое состояние  ОАО «КЭЗ», целью проведения мониторинга  поставщиков должно стать ранжирование уже имеющихся поставщиков для выстраивания эффективных отношений с ними.

     Источниками данных должны послужить сведения, получаемые из процесса закупок, представляющие собой важную информационную базу для принятия управленческих решений. Сводные отчеты и  тщательная проверка документов являются ценным источником информации и методами управления производством.

      Следует отметить, что в проведении мониторинга работы поставщиков  на ОАО «КЭЗ» занимаются только специалисты  материально-технического отдела. В  то время как  для эффективной  и профессионально-объективной оценки поставщиков необходимо формирование команды, состоящей из представителей службы закупок, технологических и  производственных подразделений. 

Определение проблемы и цели

Определение показателей оценки

Сообщение результатов

Коммерческий  директор

Представители поставщиков

Оценка системы  мониторинга

      

Определение источников данных

  

Сбор данных 

Интерпретация данных

Обработка данных

 

Использование результатов с целью планирования работы с поставщиками

      

      

Другие заинтересованные лица  

Планово-технологический  отдел

 
 
 
 

     Рисунок 3.1- Бизнес-процесс мониторинга деятельности поставщиков

     Примечание  – Источник: собственная разработка. 
 

     3.2 Рекомендации по  дифференциации поставщиков с целью оптимизации ведения мониторинга на ОАО «КЭЗ» 
 

     В связи с нестабильным финансовым положением ОАО «КЭЗ»  не может позволить себе держать инспекторов, которые эффективно и качественно вели бы мониторинг деятельности всех поставщиков. Поэтому, с целью упрощения процесса мониторинга, следует разделить поставщиков на группы. Вот почему одной из рекомендаций автора данной работы для оптимизации процесса мониторинга на ОАО «КЭЗ» будет дифференциация поставщиков.

     Для решения данной задачи могут быть использованы следующие характеристики закупаемых товаров: суммарная стоимость приобретенных товаров за год, средний запас, сумма затрат на поставку за год и др. По данным признакам следует провести АВС-анализ, поставщикам, попавшим в группы А и В АВС-анализа, следует уделить отдельное внимание и проводить анализ их деятельности не менее 2 раз в год. Оценивать поставщиков, которые не попадут в группу, которая обеспечивает 80 % товарооборота, не всегда имеет смысл, поскольку затраченные усилия могут оказаться дороже, чем потенциальная дополнительная прибыль.

     Также для дифференциация поставщиков может быть выбрана такая характеристика как значимость поставляемого товара для производственного процесса. Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия неравнозначны с точки зрения целей производственного  процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса. Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки. Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

     С целью определения роли поставщиком комплектующих в процессе производства следует провести анализ номенклатуры закупаемых товаров. Закупаемые ресурсы можно разделить на следующие группы:

1. Некритические для производства — это материалы, которые можно легко заменить аналогами и отсутствие которых не приведет к остановке производства или потере клиентов.
2. Основные материалы для производства. К ним также относятся расходные материалы для оборудования.
3. Проблемные материалы — это материалы из категории основных, закупка, транспортировка, хранение или обработка которых связана с трудностями (например, дефицитные, скоропортящиеся, опасные, требующие особых условий транспортировки и хранения и т.д.).
4. Стратегические материалы — те наиболее значимые высокорентабельные материалы, которые сейчас и в будущем будут основными, и из них будет изготавливаться основной продукт, который в настоящий момент находится в разработке.

     Теперь  в зависимости от категории материалов можно определить  категории поставщиков (см. рисунок 3.1).

   

     Рисунок 3.2- Ранжирование поставщиков по признаку «значимость материала»

     Примечание  – Источник: собственная разработка.

     Следующим шагом в процессе организации  мониторинга работы поставщиков  на ОАО «КЭЗ» должно стать определение  критериев, по которым будет вестись  наблюдение, и составление план-графика  мониторинга по каждой группе поставщиков.

     В кризисной ситуации группа ресурсов «некритические материалы» становится первым претендентом на снижение затрат по ним. Поэтому одним из главных критериев, по которым следует вести постоянный мониторинг, является цена.  Сбор данных по данному показателю должна проводиться не реже чем раз в месяц. Также одним из требований, предъявляемых к данной группе поставщиков, является удобство работы с ними. Вот почему важными показателями также должны быть: условия платежа, сроки поставки, соответствие графику поставок. Для обеспечения бесперебойности поставок менеджеру по закупкам следует периодически проводить мониторинг рынка и иметь нескольких страховочных поставщиков на случай срыва поставки. Анализ деятельности поставщиков данной группы следует проводить один раз в год. В случае возникновения кризисных ситуаций период проведения мониторинга может быть сокращен.

     Для группы «основные материалы» любая задержка в поставке материалов или некачественная комплектация может обернуться остановкой производства. Для предотвращения данной ситуации необходимо держать большие страховые запасы, что значительно увеличивает затраты. Материалы со скрытыми дефектами, попадая в производство, могут привести к дефектам готовой продукции и рекламациям клиентов.

     Поэтому для данной группы поставщиков необходимо вести мониторинг по таким показателям  как количество несоответствующей  продукции, число актов несоответствия, состояние системы качества поставщика, надежность снабжения, чисто случаев остановки производства в результате просрочки, точность комплектации. Данные должны собираться в процессе взаимодействия с поставщиком. Так как «основные материалы» - это наиболее затратная часть закупаемых материалов, то важными будут являться и такие показатели как цена (индекс средних иен, уплаченных за продукцию) и условия платежа.

     Если  говорить о регулярности проведения оценки работы поставщиков, то оптимальный  период — один раз в квартал: с  одной стороны, такая периодичность  позволит не тратить на данный процесс  слишком много ресурсов, а с  другой стороны, позволит своевременно реагировать на изменение измеряемых показателей.

     Мониторинг рынка следует проводить постоянно, но основной акцент делать на развитии партнерских отношений с выбранными поставщиками.

     Так же для проверки качества закупаемых ресурсов из группы «основные материалы» можно вести мониторинг непосредственно  на предприятии поставщика. В результате работы своих контролёров  у поставщика организация может сократить входной контроль. Выявление проблем непосредственно на предприятии поставщика предупреждает поставку продукции неудовлетворительного качества заказчику и дает возможность поставщику заблаговременно принять необходимые корректирующие меры. Организация проведения корректирующих воздействий осуществляется быстро и эффективно, поскольку дефектная продукция представляется незамедлительно своими производителями и ответственными за проведение корректирующих мероприятий поставщика. Так как данный метод мониторинга является сравнительно дорогим, то можно порекомендовать специалистам по закупкам ОАО «КЭЗ» использовать в своей деятельности отчеты о качестве продукции поставщик, предоставленные им самим. Такая информация должна быть своевременной, четкой, последовательной и направляться заинтересованным в ней лицам.

       Своевременность поступления информации  зависит от степени её важности. Уведомление об обнаружении дефектной  продукции должно направляться  незамедлительно или по крайней мере через несколько часов после обнаружения дефекта.

     Очень важным является регулярное представление  информации о качестве работы поставщика при отсутствии проблем. Отчеты должны включать  четкую информацию особенно при обнаружении дефектов. Такая  информация, как номера поставок, точное указание объемов поставок и характеристика дефектов, имеет исключительно важное значение для организации при принятии необходимых мер. Любое нарушение поставщиком своих обязательств по договору должно быть проанализировано на предмет причин и обстоятельств, вызвавших такое нарушение.

       Для группы «проблемные материалы»  характерны сравнительно большие  риски и затраты на доставку. По этой причине следует рекомендовать  вести мониторинг по таким  показателям как количество бракованной  продукции, транспортно-заготовительные затраты, возможность передачи поставщику часть процессов по переработки ресурсов, возможность получения отсрочки платежа на период обработки ресурсов. На случай форс-мажорных обстоятельств рынок регулярно должен просматриваться на предмет наличия страховочного поставщика для однократного приобретения разового объема. Оценку деятельности данной группы поставщиков следует проводить не реже 1 раза в год.