Мониторинг поставщиков

     1Теоретические  аспекты организации  мониторинга работы  поставщиков 
 

  

1. Понятие мониторинга и  его роль в организации  работы поставщиков

 
 

     Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров предприятия  должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки  и поставщиков товаров. Коммерческие работники должны хорошо знать свой экономический район и его  природные богатства, промышленность, сельское хозяйство, производственные возможности и ассортимент вырабатываемых изделий на промышленных предприятиях. С данной целью в организации  должна быть построена система мониторинга  работы поставщиков.

     Под системой мониторинга понимается совокупность элементов, взаимодействие которых  обеспечивает осуществление мониторинговых процедур. [1,с.87-89]

     Такими  элементами, составляющими структуру  мониторинговой системы, являются:

• субъекты мониторинга;
• комплекс мониторинговых показателей;
• инструментарий и инструменты мониторинговой деятельности;
• мониторинговая деятельность.

     Субъектами  мониторинга являются носители мониторинговых функций, осуществляющие эти функции. Они условно подразделяются на две  большие группы: тех, кто ее отбирает и обрабатывает. Таким образом, субъектами в системе мониторинга выступают  как организации, структуры, так  и отдельные люди.

     В качестве комплекса мониторинговых показателей выступает совокупность первичных и вторичных показателей, которые способны обеспечить целостное  представление о состоянии системы, о качественных и количественных изменениях в ней.

      Для оценки договорных обязательств по поставкам продукции применяется  комплексный показатель, определяемый как произведение трех частных показателей  выполнения плана поставок: по срокам, ассортименту и качеству. При этом частные показатели необходимо согласовать  между собой. Это означает, что  при анализе выполнения обязательств по ассортименту следует учитывать  лишь те материальные потоки, которые  достигли назначения в срок, а долю ресурсов, соответствующую требованиям по качеству, определять только по проекции, зачтенной в счет поставок по ассортименту.

     Комплексный показатель выполнения обязательств по поставкам материальных ресурсов рассчитывается по формуле:

     К_компл = (1- К_н) х К_асс х К_к ,

     где Кн  - коэффициент невыполнения обязательств по поставкам в

     установленные сроки;

     Касс  - коэффициент выполнения обязательств по ассортименту;

     Кк- коэффициент   выполнения   обязательств   по   качеству.[ 12]

     Еще одним важнейшим направлением процесса управления поставками в заготовительной  логистике является постоянный мониторинг надежности  заготовительной системы

     Надежность  заготовительной подсистемы означает гарантированность обеспечения  логистической системы (потребителя) необходимыми ей (ему) материальными  ресурсами в течение заданного  промежутка времени вне зависимости  от возможных недопоставок, нарушений  сроков доставки и т. д. .[11]

     Задача  надежности заготовительной подсистемы решается на основе комплексного логистического подхода с применением методов  теории вероятностей, теории надежности, теории массового обслуживания и  прочего инструментария.

     В самом общем виде надежность заготовительной  подсистемы рассчитывается по формуле:

     Н=1 — Ротк (t),

     где Ротк — вероятность отказа в удовлетворении заявки потребителя материальных ресурсов

     На  практике логистические модели представляют собой более сложные явления, чем традиционные. Поэтому при расчете надежности за заготовительной подсистемы могут учитываться также зависимости между отказами (например, имеется ли некоторый случайный фактор, могущий повлиять на надежность всех поставщиков одновременно), виды взаимодействия логистических цепей в случае отказа одной из них (т. е. все или только часть свободных в данный момент цепей переключаются на выполнение не обслуженной заявки; в другом случае — происходит ли прерывание выполнения текущей заявки и переключение занятой цепи на выполнение не обслуженной приоритетной заявки и т. д.) и другие факторы.

     Инструментарием мониторинговой деятельности выступает  совокупность форм статистической отчетности, информационных стандартов, анкет, опросных листов и т. п., которые используют субъекты мониторинга в своей деятельности.

     Инструментами мониторинговой деятельности являются различные технические средства, используемые субъектами мониторинга  в своей деятельности. Это электронно-вычислительная и иная техника.

     Мониторинговая  деятельность представляет собой совокупность мониторинговых процедур. Например, сбор, обработка и представление информации (мониторинговые процедуры), организация  и обеспечение мониторинговых процедур.

     Кроме того, к системе мониторинга можно  отнести различные подсистемы мониторинга, которые отличаются между собой  по уровню объекта и предмету мониторинга.

     Выделяют  следующие виды мониторинга:

     По  масштабу целей:

     – стратегический;

     – тактический;

     – оперативный.

     По  временной зависимости:

     – ретроспективный;

     – предупредительный или опережающий;

     – текущий.

     По  частоте процедур:

     – разовый;

     – периодический;

     – систематический.

     По  охвату объекта наблюдения:

     – локальный;

     – выборочный;

     – сплошной.

     По  используемому инструментарию:

     – стандартизованный;

     – нестандартизованный;

     – матричный и др. [7, c. 62]

     Динамичность  объекта, возможность возникновения  опасности в процессе его функционирования и размеры опасности определяют необходимость и целесообразность использования мониторинга для  исследования, а также выбор той  или иной конкретной системы мониторинга.

     Характеристики  мониторинга  позволяют  выполнять на предприятии четыре основные функции: предвидеть, обнаруживать, наблюдать и изучать.

     1. Предвидеть: используя систему мониторинга  на предприятии,  менеджер может предугадать действия конкурентов или изменения рыночной среды.

     2. Обнаруживать: благодаря системе мониторинга процесс обнаружения новых или потенциально эффективных поставщиков может быть значительно упрощен.

     3. Наблюдать: мониторинг позволяет следить за динамикой предложений на рынке, изменениями технологий или производственных процессов, которые влияют на вид деятельности компании, нормы и правила, изменяющие рыночный контекст.

     4. Изучать: новые характеристики рынка, чужие ошибки и успехи, это позволяет провести переоценку собственных проектов, организовать новую практику менеджмента или создать сообщество руководителей.[ 10]

     Вся полученная в процессе того или иного  мониторинга информация: обрабатывается, структурируется, хранится.

     Для тех видов мониторинга, в процессе которых осуществляется прямое измерение  или накопление информации, существенную проблему может представлять структурирование и хранение полученной информации, обеспечение свободного доступа к информационным ресурсам. 
 

2.   Основные цели, задачи и принципы построения системы мониторинга работы поставщиков

 
 

     Исходя  из предыдущего анализа, эффективное  управление цепями поставок возможно только с использованием современных информационных систем и технологий. В связи с этим необходимо построение информационной системы мониторинга цепи поставок, основной целью которой является достоверное отслеживание хода выполнения логистического процесса в цепях поставок в соответствии с предназначением сформированной логистической системы. При этом система мониторинга должна быть составной частью общей логистической информационной системы предприятия.

     Мониторинг  качества работы поставщиков может  осуществляться с различными целями. Причем от цели оценки в значительной степени зависят методика и инструментарий оценки. Наиболее распространенные цели:

1. Ранжирование имеющихся поставщиков; выстраивание эффективных отношений с поставщиками. Мониторинг имеющихся поставщиков для целей ранжирования можно проводить на основе измерения показателей качества продукции и услуг, поставляемых ими организации.  Организация, скорее всего, достаточно хорошо знакома с оцениваемыми поставщиками и методами их работы. Поэтому, при такой оценке, как правило, нет необходимости проводить опросы или аудиты поставщиков, напротив основные данные можно получить от сотрудников самой Организации, непосредственно, взаимодействующих с поставщиками или с результатами их работы.
2. Выбор наилучшего поставщика из ряда кандидатов  
   Могут применяться различные методы - от самооценки простейших показателей качества до полномасштабных аудитов предприятий поставщика. Принципиально важно, чтобы инструментарий исследования обеспечивал сопоставимость результатов, получаемых по всем поставщикам.
3. Определение динамики работы поставщика. 
   Исследование проводится через определенные промежутки времени. Важно, чтобы результаты, получаемые с каждым циклом исследования, были сопоставимы, т.е. получены с использованием одного и того же инструментария
4. Выработка рекомендаций поставщикам по улучшению их работы. Обстоятельное исследование, скорее всего включающее непосредственно аудит качества у поставщика специалистами организации или привлеченными ей сторонними экспертами. При таком исследовании определенным аспектам может быть уделено особо пристальное внимание. Области такого исследования и применяемые методы определяются при этом в зависимости от:

• важности отдельных аспектов деятельности поставщика для организации;
• наличия проблем и несоответствий на определенных участках деятельности поставщика и т.д.

5. Определение соответствия поставщика тем или иным стандартам. 
   Организация может выдвинуть по отношению к своим поставщикам требование по соответствию тем или иным стандартам. В этом случае мониторинг качества поставщика может иметь целью определение действительного соответствия поставщика требованиям стандарта. Такое исследование тоже, как правило, проводится в форме аудита с привлечением специалистов организации и сторонних экспертов.

     Основными задачами системы мониторинга работы поставщиков являются:

• непрерывный информационный мониторинг показателей стратегического, тактического и оперативного логистического плана;
• выдача персоналу менеджмента логистической системы достоверной и оперативной информации о ходе логистического процесса закупки ресурсов в реальном масштабе времени;
• широкое внедрение электронного документооборота при организации информационного обмена  процесс закупки ресурсов;
• обеспечение электронного контроля за доставкой грузов и облегчение выполнения таможенных процедур при экспортно-импортных операциях; шм §
• формирование электронных уведомлений о подходе груза для предварительного согласования графика перевалки груза и свидетельств о доставке товаров перевозчику, экспедитору, таможне;
• доступ партнеров цепи поставок к телекоммуникационным средствам и телематическим технологиям.

     Логистическая система мониторинга процессов работы поставщиков - это подсистема микро- или макрологистической информационной системы, предназначенная для достоверного отслеживания в масштабе реального времени параметров логистического процесса, а также физического сопровождения материальных и транспортных потоков.[3, c. 68]

     Сформулируем  основные методические принципы формирования системы мониторинга.

1. Использование концепции интегрированной логистики.

     Сущность  концепции интегрированной логистики  заключается в рассмотрении логистики как некоего инструмента управления,  интегрированного материальным потоком для достижения целей микро- или макрологистических систем. Данная концепция отражает современную парадигму  управления цепями поставок,  где отдельные фирмы, организации, системы, образующие цепь поставок, рассматриваются как некоторые центры логистической деятельности, прямо или косвенно связанные в едином интегральном процессе управления материальными и информационными потоками для наиболее полного и качественного удовлетворения потребителей.