Курс лекций по "Информационным системам управления"

Лекция 7

 

Планирование и организация  исследования

 

1. Программа исследования: структура, разработка и содержание

 

Любое исследование начинается с составления  его программы.

Программа исследования – это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, используемые ресурсы, а также предполагаемый результат.

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей  развития организации (фирмы, корпорации, предприятия, офиса и пр.), определение  проблем ее развития, выделения решающих проблем, продвигающих развитие к цели кратчайшим путем. Программа должна давать ясный ответ на вопросы: зачем необходимо исследование, что исследовать и какими средствами и методами? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для успешного решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение, организационные условия, временные ограничения и пр.).

 

2. Планирование ИСУ

 

Планирование исследования необходимо для расчета и определения  организационных характеристик  его проведения (формирование групп, установление функций, обязанностей, ответственности, взаимодействия и пр.), распределения  используемых ресурсов в организационном и временном пространстве, ограничения времени, определения последовательности проведения исследовательских работ (этапов исследования), установление точек и методов контроля.

План исследования – это комплекс показателей, отражающих связь и последовательность ключевых мероприятий (действий, акций), ведущих к полной реализации программы и разрешению проблемы.

План представляет собой организационную  конкретизацию программы исследования. Он как бы соединяет содержание проблемы с организационными возможностями и вариантами ее практического решения.

Не всякая проблема исследования может  решаться последовательно и успешно  этап за этапом. В процессах ее решения  могут возникать возмущающие  факторы, непредвиденные ситуации и  обстоятельства. Они влияют на выполнение плана, иногда заставляют оперативно корректировать его, бывают случаи, когда план вообще может быть разрушен. Поэтому по сложным проблемам исследования бывает полезно разрабатывать алгоритм исследования, который позволяет предусматривать возможные возвратные операции при неудачных решениях или непредвиденных трудностях, быстро находить адрес таких возвратов.

Алгоритм – это технология решения проблемы, предусматривающая не только последовательность и параллельность различных операций, но и возможности их неудачи, поиск новых путей решения проблемы в рамках данной программы, корректировку содержательного взаимодействия проблем.

В этом случае составляется гибкий план исследований, учитывающий его алгоритм, в котором, в свою очередь, находит отражение сложность и неординарность проблемы. В плане такого типа указываются не жесткие, а нормативные величины сроков выполнения различных работ, имеются дополнительные пункты согласования и оценки результатов.

В реальной практике не всегда проведению исследования предшествуют разделенные процедуры составления программы, алгоритма и плана исследования, хотя это очень полезно для обеспечения эффективности исследования.

Но возможно и совмещение этих процедур, оформление их в одном документе. Однако надо стремиться к тому, чтобы требования составления программы, разработки алгоритма и расчета плана исследования были выдержаны и учтены в полной мере.

Основными принципами планирования исследования можно назвать следующие (схема 8.1):

1. Принцип конкретности формулирования заданий. План должен состоять из заданий, которые необходимо формулировать предельно конкретно и ясно. Они не должны требовать дополнительных разъяснений и уточнений. По крайней мере, к этому следует стремиться.
2. Принцип организационной значительности. План должен соответствовать существующей организации деятельности исследовательских групп или вносить заранее разработанные новые организационные формы, необходимые для его успешного выполнения.
3. Принцип соизмеренной и рассчитанной трудоемкости. Исследование – это работа специалистов, которая может быть выполнена успешно только тогда, когда задания соответствуют определенной трудоемкости их выполнения.
4. Принцип интеграции деятельности. План должен учитывать необходимость взаимодействия различных исполнителей и подразделений, стать фактором объединения их работы, исключать, по возможности, дублирование и конфликтные ситуации.
5. Принцип контролируемости. Все задания, показатели плана должны отвечать потребностям контроля его исполнения, и система контроля должна быть заложена в план. Не следует включать в план положения, которые трудно контролировать.
6. Принцип ответственности. Как правило, план включают графу ответственных за выполнение его положений или заданий лиц, подразделений. Не должно быть в плане заданий, не имеющих адреса и исполнителя.
7. Принцип реальности. План не может содержать заданий желательных, но маловероятных для исполнения. Реальность выполнения заданий плана должна оцениваться наличием ресурсов, расчетами времени, квалификацией исследователей, использованием опыта аналогичных работ, возможностями организации деятельности, наличием соответствующей техники и пр.

Разработка плана исследований является важным фактором успеха. Она  требует особого внимания. Управление является сложной областью исследований. Здесь в большой мере, чем где-либо, действуют факторы амбициозности, дозирования информации, привычки к власти, круговой поруки.

 

3.Организация исследования: условия, требования, виды

 

Организация исследования – это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок его проведения, т.е. распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение исследовательских работ.

Существуют различные  формы организации (схема 9.1). В каждом конкретном случае приходиться выбирать, какой из видов может оказаться наиболее приемлемым или наиболее эффективным.

1. Увеличение нагрузки персонала дополнительными обязанностями исследовательской работы. Такие исследования возможны в том случае, если у персонала управления есть резервы времени и его исследовательский потенциал достаточно высок. Тогда необходимо провести соответствующие консультации, организовать систему контроля и мотивации, организовать координацию деятельности по этим заданиям. Можно организовать конкурс проектов и дополнительную оплату труда. Возможно добровольная и обязательная форма.
2. Создание специализированных групп из наиболее творческой и активной части персонала с освобождением участников этих групп на определенное время от основной работы.
3. Приглашение консалтинговых фирм на договорной основе и предоставление им организационных и информационных возможностей для проведения исследования и разработки соответствующих рекомендаций.
4. Создание собственных консультационных, а лучше образовательно-исследовательских структур в системе управления, позволяющих совместить повышение профессионализма персонала с развитием исследований и обеспечением их необходимого качества.
5. Возможна комбинация этих форм, и во многих случаях она оказывается весьма полезной и эффективной. Например, создание творческих коллективов, состоящих как из собственных работников, так и из приглашенных специалистов консультационной фирмы. При этом очень важно учитывать (и здесь часто возникают сложности) социально-психологические моменты формирования таких коллективов.

Вообще в исследовании управления и в управлении такими исследованиями возникает много проблем, к решению  которых надо быть готовыми. Это  проблемы полномочий на организацию  наблюдений, тестирования, социометрического  анализа и пр., проблемы предоставления и поиска необходимой информации, которую не всегда работники стремятся открыть и предоставить, проблема обеспечения соответствующих условий административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, проблема доверия и влияния на социально-психологическую атмосферу работы. Исследования управления не должны нарушать порядок и ритм нормального функционирования системы управления.

Все эти вопросы должны быть заранее  продуманы при планировании и  построении организации исследования.

 

4. Технологии ИСУ

 

Любое исследование является организованным процессом. В основе его организации  лежит определенная технологическая  схема, которая отражает последовательность и комбинацию использования методов  исследования.

Технология – это вариант рационального построения процесса исследования.

Например, строительство дома предполагает сначала возведение фундамента, потом  самого здания и на заключительном этапе – крыши. Это процесс  строительства, отражающий содержание и особенность этого вида деятельности. Но технология строительства может быть разнообразной в рамках этого процесса. Если дом большой, то можно сначала сделать фундамент и начать возводить стены, параллельно заготавливать элементы для крыши. Все зависит от распределения ресурсов и выбора варианта их использования. Но можно не приступать к возведению стен, пока полностью не закончатся работы с фундаментом.

Процесс всегда отражает объективные  этапы выполнения работы, технология – это вариант рационального выполнения работ.

В зависимости от характера исследуемой  проблемы, а также конкретных условий, таких как время, ресурсы, квалификация, острота проблемы и пр., технологические  схемы могут быть различными. Поэтому  важно выбирать эффективные технологические схемы или конструировать их по реальным потребностям и условиям (схема 9.2). ЗАРИСОВАТЬ стр. 147

Наиболее простой, элементарной технологией  является линейная технология. Она заключается в последовательном проведении исследований по этапам постановки проблемы, формулировке задач ее решения, выборе методов исследования, проведения анализа и поиска позитивных решений, экспериментальной проверке решения, если она возможна, разработке инноваций.

Каждый из этапов характеризуется  оригинальным набором методов исследования и временными ограничениями. Это и определяет успех проведения исследования.

Такая технология может быть весьма эффективна в случае решения сравнительно простых исследовательских проблем. В практике не всегда удается построить  технологическую схему так прямолинейно и последовательно. На каждом этапе могут возникнуть новые проблемы или затруднения, которые заставят вернуться к предыдущему этапу и скорректировать его работы. Например, может оказаться, что проблема определена недостаточно глубоко, появилась необходимость рассмотреть ее в новом ракурсе или не полностью выявлены альтернативы использования методов исследования, возникла необходимость привлечения новых ресурсов для обеспечения качества исследования и т.д.

Все это заставляет возвращаться к  пройденным этапам, корректировать уже проведенные исследовательские работы. Так возникает новый тип технологии исследования – тип циклического исследования. Он характеризуется возвратами к пройденным этапам, повторению пройденного для обеспечения надежности результатов.

Многие схемы рациональных технологий предполагают возможность параллельного выполнения работ или операций. В технологии исследований такой подход уже существует. Например, по сложным, комплексным проблемам можно выполнять отдельные исследовательские работы параллельно. Более того, в некоторых случаях это оказывается просто необходимо. Это экономит время, позволяет более эффективно использовать персонал, повышает компетентность и производительность деятельности.

Это технология разветвления деятельности. Рациональность ее заключается не только в разделении исследования по аспектам проблемы или функциям ее решения, но и в проведении по некоторым видам проблем одинаковых непараллельных исследований. Ведь исследование – это всегда поиск неизвестного, нового, необычного. В этом поиске возможны разные пути и стратегии, и осуществление различных стратегий позволяет найти наилучший результат.

Во многих случаях это может  быть не столько разветвление, сколько  действительно параллельное исследование. Для сложных проблем это вовсе не является пустой тратой средств и ресурсов.

Бывают проблемы в исследовании, решение которых трудно представить  заранее в определенной технологической  схеме, трудно предвидеть, какие этапы  необходимы для определения окончательного результата и, вообще, существует ли он по этой проблеме.

В этом случае используются технологии адаптивного типа. Суть их заключается  в последовательной корректировке  технологической схемы по мере проведения каждого из этапов исследования. Это  технологии по сопутствующей проблеме: что делать дальше, что можно сделать в этой ситуации? Каждый этап в этой технологической схеме оценивается по его результатам, и эта оценка необходима для определения нового этапа.

Технологическая схема не может  не учитывать конкретных целей его  проведения. Такими целями могут быть цели кардинального решения проблемы (достижение кардинальных изменений) или цели частичного решения проблемы (достижение частичных изменений), цели получения новых знаний и развития образования служащих, повышения их интеллектуального потенциала или цели разработки программы нововведений.

По целям частичных изменений  используется технология последовательных изменений деятельности. Она построена на оценке существующего качества управления (управленческой деятельности) и поиске непринципиальных, незначительных, но реальных изменений качества. Такая технология позволяет проводить исследования при незначительных ресурсах, избегать рисков инноваций, повысить надежность преобразований.