Организация как открытая система

• Составление финансовой и управленческой отчетности, помогающей руководителям принимать экономически обоснованные решения

Системный подход в Управе района можно представит на примере BMP -систем, в виде информационной архитектуры:

                                   Рис.7 типовая архитектура ВРМ

Из идеи непрерывного цикла  управления логически вытекает функциональность информационной системы класса ВРМ. В то же время современная концепция  корпоративных информационных систем предусматривает использование  средств бизнес - аналитики, которые  включают в себя различные средства и технологии анализа и обработки  данных в масштабе предприятия. Среди  BI - систем можно выделить такие составляющие, как хранилища данных (Data Warehouse), витрины данных (Data Marts), инструменты оперативной аналитической обработки (On-line Analytical Processing-OLAP), средства «добычи данных» (Data Mining). В них выполняется процесс интеллектуального анализа больших по объему данных с целью выявления скрытых закономерностей и систематических взаимосвязей между переменными, которые будут полезны в дальнейшем. Различные виды информационных ресурсов, показанные на рис.5, формируют на входе BI- платформу, основу которой составляют предметно-ориентированные, интегрированные, стабильные, поддерживающие хронологию наборы данных, организованные для целей поддержки управления, призванные выступать в роли единого и единственного источника, обеспечивающего руководителей и аналитиков достоверной информацией, необходимой для оперативного анализа и принятия решений. Ценность хранилищ данных для руководителей и экономистов заключается в том, что это - некая база данных масштаба корпорации, которая содержит определенную аналитическую информацию, обеспечивает ее оперативное представление в удобном для пользователя виде и обладает структурой, учитывающей отраслевую специфику деятельности организации. Впрочем, данные, содержащиеся в хранилищах, как правило, бывают недостаточно доступными для обработки в реальном времени, особенно при больших объемах информации.

Проблема доступа решается на следующих уровнях иерархии - на уровнях витрин данных и OLAP - систем. OLAP - системы могут обеспечить решение многих аналитических задач: анализ ключевых показателе деятельности, анализ сценариев, моделирование, прогнозирование и т.д. такие системы могут работать со всеми необходимыми данными, независимо от особенностей информационной инфраструктуры организации.

Процессы, поддерживаемые BI- средствами, включают в себя исследование, построение прогнозирующих моделей или их структур с соответствующей проверкой. Здесь же находятся инструменты конечного пользователя, предназначенные для выполнения запросов и построения отчетов, средства разработчиков для моделирования деятельности, различные алгоритмы и программы расчетов показателей.

Средства аналитики обеспечивают функциональность работы следующего слоя иерархии ВРМ- процессов, где выполняются  консолидация аналитических структур, их моделирование, планирование, бюджетирование, мониторинг, анализ результатов деятельности с использованием каркаса сбалансированной системы показателей.

Одной из наиболее важных составляющих информационной ВРМ- системы можно  считать приложения, реализующие  функции целевого управления. Большую  популярность в этой области приобрела  методология -сбалансированная система показателей (ССП). Информационные системы, поддерживающие ССП, позволяют структурировать цель развития с учетом кА финансовых, так и нефинансовых показателей, доводить целевые показатели до нижестоящих звеньев, а также формировать общеорганизационную систему мотивации, стимулирую достижение этих целей и направляющую усилия многочисленных подразделений в «единое русло».

В ВРМ- системах ССП реализуется  как специализированный программный  продукт, позволяющий связать стратегические цели и оперативные задачи организации  и организовывать комплексный мониторинг процесса реализации стратегии. При  этом в поле зрения руководителей  высшего звена оказываются не только финансовые показатели, но и такие параметры, как степень удовлетворения граждан, эффективность работы, развитие персонала. На этой основе организации могут более точно и достоверно оценит результаты своей деятельности, выявить слабые места, сформулировать стратегические цели и наметить пути их достижения.

Практическое применение принципов ССП способствует пониманию  связей между стратегией, критическими факторами успеха и действий, необходимыми для достижения поставленных целей. Функциональные возможности системы  позволяют трансформировать стратегические цели организации в ряд финансовых и нефинансовых целей показателей  оперативной деятельности, довести  эти показатели до нижестоящих звеньев  и обеспечить концентрацию усилий всех подразделений для достижения генеральных целей организации. Рассмотрим основные функции, которые реализует ССП.

Ключевые показатели деятельности - позволяют руководителям высшего звена оценивать, насколько успешно организация продвигается в направлении, определенном ее целями, и в какой степени ее текущая деятельность соответствует организационной стратегии. Практическое использование ключевых показателей деятельности позволяет управлять процессом достижения целей организации.

      Связь стратегии и оперативного управления - позволяет проследить связь между стратегическими целями, критическими факторами успеха и конкретными действиями, необходимыми для достижения поставленных целей.

Таким образом, система обеспечивает возможность управлять процессом  реализации стратегии на всех уровнях  организации. ССП позволяет организациям контролировать достижения поставленных целей путем сопоставления стратегических показателей и показателей текущей  деятельности. Как правило, сотрудники низовых звеньев концентрируют  свое внимание на локальных сферах ответственности, поэтому применение сбалансированных показателей позволяет скоординировать их усилия и направит работу всех подразделений организации на достижение генеральных целей.

      Отраслевые особенности - наличие обширных библиотек, в которых содержится до нескольких тысяч различных индикаторов деятельности. Эти библиотеки составлены экспертами в области оценки эффективности различных видов деятельности, в результате чего пользователи системы могут выбрать показатели, в наибольшей степени соответствующие отраслевой специфике своего предприятия.

     Контроль достижения намеченных целей - мониторинг показателей деятельности, позволяющий организации придерживаться выбранного курса и эффективно управлять изменениями для достижения поставленных целей деятельности. ССП позволяет руководителям быстро и эффективно реагировать на отклонения от выбранного курса и появление новых возможностей. Система предоставляет информацию высшему руководству и руководителям среднего звена через стратегические карты, отчеты, панели и графики.

     Представление информации - наличие эффективного средства визуального анализа показателей, позволяющего одновременно сравнивать реальные достижения организации с поставленными целями, лучшими отраслевыми показателями или любыми другими ориентирами, а также контролировать динамику изменения ключевых показателей во времени. Система допускает различные варианты отображения данных и позволяет хранить текстовую информацию, комментарии и файловые приложения таким образом, чтобы информация была доступна в рамках всего предприятия.

     Оповещение - наличие механизма сообщений, рассылаемых по электронной почте в случае возникновения определенных событий (изменение значений показателей или статуса целей, появления инициатив и т.д.). Получив оповещение, пользователь может активировать ссылку, содержащуюся в теме письма, и перейти в соответствующую часть приложения.

     Интеграция - ССП является одним из ключевых элементов комплекса ВРМ, обеспечивающим нацеленность всей системы корпоративного управления на реализацию целей организации. Это определяет необходимость интеграции системы как с другими программными продуктами, так и с прочим управленческими информационными системами. ССП организует импорт данных из любых внешних систем, включая бухгалтерские системы. Импортированные данные сразу же становятся доступными для всех видов анализа.

      Реализация целевого управления опирается на средства моделирования деятельности. Программное обеспечение(ПО) моделирования деятельности ВРМ позволяет формировать многовариантные сценарии, создавать модели, описывающие деятельность организации и взаимосвязи между ними; наглядно представить функции, необходимые для обеспечения текущей деятельности организации, а также ресурсы, необходимые для реализации этих функций. Становится возможным соотнести стоимость потребляемых ресурсов с выполняемыми операциями. Модели, построенные с помощью ПО моделирования деятельности, позволяют эффективно решать задачи функционально - стоимостного анализа и управления, оценки эффективности капитальных вложений, обоснование целесообразности инвестиций, реинжиниринга и т.п.

      ПО моделирование деятельности позволяет построить модель операционной деятельности корпорации в удобном и наглядном графическом виде, связывать несколько моделей между собой, что дает возможность проводить полноценный анализ даже в крупных организациях с разобщенными подразделениями. При этом выполняется ряд полезных функций.

      Сценарии - способность формировать множественные сценарии, описывающие возможные изменения в операционной деятельности предприятия. Сценарии позволяют руководителю оценивать влияние различных факторов (спроса, нормативов, мощностей, финансовых параметров, сезонных колебаний) на показатели деятельности предприятия. Сценарии могут сохраняться для последующего пользования.

      Представление информации - возможность представления расчетной информации разными способами: через экранные и отчетные формы, которые могут быть гибко настроены в зависимости от предпочтений пользователя, например EXCEL.

       Планирование, бюджетирование и прогнозирование - содержат необходимую базовую функциональность, включая ведение аналитических направлений и классификаторов, описание финансовой структуры и принципов взаимодействия, учет трендов, анализ отклонений и т.п.

       ПО бюджетирования учитывает потребности различных организаций, позволяя составлять бюджеты для каждого из структурных подразделений организации, при этом консолидация может осуществляться на любом из уровней организационной структуры.

ПО бюджетирования позволяет  реализовать такие функции, как  бюджетное планирование, контроль и  анализ исполнения бюджета, применять  нормативные показатели и предпосылки  формирования бюджета. ПО планирования и бюджетирования имеет достаточно широкие функциональные возможности.

       Аналитические возможности - позволяют формировать разные сценарии развития, анализировать варианты, проводить моделирование и динамические вычисления, прогнозировать финансовые и количественные показатели на основе данных предыдущих периодов.

Организация данных по аналитическим  направлениям позволяет пользователям  классифицировать информацию таким  образом, чтобы бюджет отражал специфику  деятельности. ПО позволяет создавать  атрибуты, объединяющие элементы справочников по различным категория в соответствии с их иерархией и необходимостью группировки. При этом сохраняется  возможность получать отчеты по любому критерию с детализацией информации в зависимости от конкретных управленческих задач.

      Контроль исполнения бюджета - обеспечивает сравнение плановых и фактических показателей, а также позволяет анализировать причины возникающих отклонений. Расчет отклонений производится с учетом аналитики, определенной при настройке бюджетной модели. Имеющаяся в системе функция контроля отклонений позволяет настроить форматы отчетов таким образом, чтобы отклонения, превышающие заданный критический уровень, попадали в отчет автоматически.

     Организация бюджетного процесса - обеспечивает процесс работы с бюджетом с учетом корпоративной иерархии: «сверху вниз», «снизу вверх» или по смешанной схеме. Встроенный в систему механизм консолидации/дистрибуции данных формирует необходимый обмен бюджетной информацией. При этом обеспечивается участие в бюджетном процессе пользователей и групп (подразделений), находящихся на разных иерархических уровнях. Для каждого сотрудника четко определяется участок работы, а также списки лиц, от которых он получает исходную информацию и которым передает результаты своей работы. Любой пользователь может добавлять комментарии к бюджетным строкам и документировать свои действия.

       Отчетность - ПО планирования и бюджетирования содержит встроенные средства формирования отчетности: отчета о прибылях и убытках, балансового отчета, отчета о движении денежных средств. Кроме того, пользователи могут создавать собственные отчеты с использованием удобного встроенного инструментария. Благодаря технологии Drug and Drop, колонки отчета можно располагать в любом удобном порядке, а с помощью технологии Drill Down -формировать отчет с необходимой степенью детализации. Специальное приложение Spreadsheet Add-In позволяет работать с данными в формате электронных таблиц, а также использовать для ввода данных и формирования отчетных форм.

    Интеграция с внешними системами - источниками данных для ПО могут служить бухгалтерские и учетные системы, системы класса EPR (например, SAP R/3) и др. Интеграция ПО с другими системами может осуществляться путем импорта/экспорта информации через текстовые файлы, электронные таблицы. Другой подход состоит в «бесшовной» интеграции с основными EPR-системами ведущих вендоров: SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft, OracleApplications с применением специальных шлюзов, сертифицированных производителями соответствующих EPR-систем.