Организация как открытая система

Управу района возглавляет  глава управы, действующий на правах единоначалия. Глава управы имеет  заместителей, число которых и  их функциональные обязанности устанавливаются  главой управы по согласованию с префектом административного округа в соответствии с примерной структурой управы района города Москвы. Управа района осуществляет в пределах, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами города Москвы исполнительно-распорядительную, координирующую и контрольную деятельность на территории района.

Глава управы образует комиссии управы:

■ По вопросам работы предприятий  потребительского рынка

■ Гаражная

■ Административная

■ Межведомственная

■ Совет по военно-патриотическому  воспитанию молодежи

■ По предупреждению и ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности.

■ По бронированию граждан, пребывающих в запасе ВС РФ

■ Наблюдательная комиссия

■ По социальной защите населения

■ По физической культуре и  спорту

■ Координационный Совет по развитию образовательных учреждений, учреждений здравоохранения, культуры, спорта, социальной защиты и молодежной политики.

■ Координационный совет  по поддержке детского движения.

■ По работе с задолжниками в оплате услуг ЖКХ

■ Межведомственная антитеррористическая

■ Координационный Совет  управы района и органов местного самоуправления и другие комиссии в  соответствии с правовыми актами города Москвы, распоряжениями и решениями, принятыми главой управы.

Комиссии управы выполняют  распорядительные и иные функции  управы в соответствии с типовыми положениями о комиссиях.

Организационное, правовое, материально-техническое и информационное обеспечение деятельности управы осуществляет аппарат администрации.

Аппарат администрации организует подготовку совещаний администрации  района, подготовку проектов документов, контроль за их выполнением, документационное и информационное обеспечение деятельности управы, оказывает методическую помощь подведомственным организациям.

Глава управы района назначается  и освобождается от должности  Правительством Москвы по представлению  префекта соответствующего административного  округа на срок полномочий Мэра Москвы.

Заместители главы управы района назначаются и освобождаются  от должности Правительством Москвы по представлению главы управы, согласованному с префектом административного  округа.

Организация работы управы осуществляется в соответствии с  ее функциями и полномочиями на основе годовых и квартальных планов.

Годовые и квартальные  планы работы управы разрабатываются  исходя из постановлений Правительства  Москвы, распоряжений Мэра и Вице-мэра города, постановлений Московской городской  Думы, распоряжений префекта с учетом приоритетных направлений развития территории (программ (планов) социально-экономического развития и застройки территории района).

Годовые и квартальные  планы работы являются основой для  планирования работы структурных подразделений  администрации района.

Планы работы управы включают в себя планы мероприятий, осуществляемых администрацией района.

Предложения в план работы управы на год и квартал представляются за подписью заместителей главы управы, руководителей структурных подразделений  администрации района в организационный  отдел не позднее, чем за две недели до планируемого периода для дальнейшего обобщения и утверждения главой управы.

Квартальные планы работы управы, утвержденные главой управы до 25-го числа месяца, предшествующего  очередному кварталу, направляются заместителям главы управы, структурным подразделениям администрации района, предприятиям и организациям, участвующим в  выполнении плана. Контроль за выполнением  годовых (квартальных) планов работы управы осуществляется главой управы, его  заместителями в соответствии с  распределением обязанностей.

Общий контроль за выполнением  планов работы управы возлагается на организационный отдел, который  при утверждении плана на следующий  квартал докладывает главе управы о выполнении плана за истекший период. По поручению главы управы организационный  отдел составляет еженедельный перечень организационно-массовых мероприятий, проводимых в районе в течение  предстоящей недели.

Указанный перечень после  утверждения главой управы направляется заместителям главы управы, руководителям  структурных подразделений администрации  района, а также в организационное  управление префектуры административного  округа.

Совещания с руководителями органов Московской городской администрации, предприятий и организаций, действующих на территории района, а также представителями общественных организаций проводятся главой управы и его заместителями по мере необходимости.

Совещания администрации  района проводятся еженедельно в  часы, установленные главой управы. В случае необходимости глава  управы или лицо его замещающее могут  назначить совещание в другое время. Созыв совещаний осуществляется главой управы или его заместителями.

В отдельных случаях глава  управы может проводить совещания  совместно с другими органами управления или общественными организациями. Подготовкой совещаний руководит начальник организационного отдела управы.

Вопросы на совещаниях администрации  района рассматриваются в соответствии с планом работы.

В отдельных случаях по решению главы управы на рассмотрение могут вноситься вопросы, не предусмотренные  планом.

Проекты повестки дня совещаний  готовятся организационным отделом  на основе материалов, подготовленных и оформленных в соответствии с требованиями Регламента.

Не позднее, чем за 2 дня  до совещания проект повестки совещания, представленный начальником организационного отдела, утверждается главой управы или  лицом его замещающим.

Участники совещания должны быть заблаговременно ознакомлены  организационным отделом с повесткой  дня и материалами по всем основным вопросам, вносимыми на рассмотрение.

Совещания ведутся главой управы, а в его отсутствие - исполняющим  его обязанности (либо заместителями  главы управы по принадлежности).           На совещаниях могут присутствовать приглашенные представители предприятий, учреждений и организаций. Оповещение лиц, приглашенных на совещание, осуществляется организационным отделом.                        Вопрос об участии в совещаниях руководителей вышестоящих организаций, предварительно согласовывается с ними главой управы или лицом, ответственными за подготовку соответствующего вопроса.

Во всех совещаниях администрации  района участвуют руководители

структурных подразделений  администрации района.

На совещании сотрудниками аппарата управы ведется протокол.

Протокол подписывается  главой управы, ведущим совещание, или  лицом его

замещающим.

Ответственность за правильность составления протокола и его  соответствие ходу совещания несут  сотрудники соответствующего структурного подразделения администрации района, ответственные за проведение совещания.

Выписки из протоколов совещаний  с конкретными поручениями и  сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после  подписания протокола.

Контроль за исполнением  поручений, содержащихся в протоколе, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения, который  информируют главу управы о ходе выполнения поручений. Протоколы совещаний  хранятся в течение одного года в  соответствующих структурных подразделениях управы.

Прием граждан осуществляется главой управы, его заместителями  согласно графику, утверждаемому главой управы.

Прием граждан главой управы и его заместителями проводится по понедельникам с 16 до 18 часов.

Контроль за выполнением  указаний (поручений), данных во время  приема граждан, представителей предприятий  и организаций, осуществляется соответственно главой управы, заместителями главы  управы и начальниками структурных  подразделений администрации района.

Непосредственный контроль за выполнением   указаний (поручений), данных во время приема граждан, представителей предприятий и организаций   главой управы, заместителями главы управы, осуществляется работниками приемной управы.

      Работа с устными и письменными обращениями граждан, поступившими в управу в ходе приема граждан, осуществляется в соответствии с Законом города Москвы от 18 июня 1997 года № 25 "Об обращениях граждан" в порядке, установленном Регламентом.

      Приемная управы регулярно информирует руководство по вопросам организации приема граждан, представителей предприятий и организаций.

      Взаимодействие администрации района и Управы Текстильщики осуществляется координационным Советом - постоянно действующим совещательным, коллегиальным и консультативным органом.

     Целью деятельности координационного Совета является выработка согласованных управленческих решений по вопросам социально-экономического развития и жизнеобеспечения населения района.

      На заседания координационного Совета могут приглашаться депутаты Московской городской Думы, представители органов государственной власти Москвы, советники муниципального Собрания, должностные лица органов местного самоуправления, представители органов территориального общественного самоуправления, общественных организаций, руководители предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории района Текстильщики.

Работа координационного Совета осуществляется в соответствии с Положением о координационном  Совете управы района и органов местного самоуправления.

2.2. Информатизация  Управы района Текстильщики на базе систем эффективного управления операционной деятельности .

 

     Стратегическая программа развития Управы района требует повышения эффективности деятельности системы на всех направлениях, и в особенности эффективности управления. К числу приоритетных задач развития Управы следует отнести повышение доходности и устойчивости предприятия за счет ограничения роста издержек и улучшения качества деятельности. Для этого необходимо использовать современные средства системной информационной архитектуры, которая наряду с инструментами по автоматизации управления содержит информационные платформы для обеспечения поддержки решений с комплексом соответствующих средств бизнес-аналитики и систем эффективного управления операциями.

     Информационные системы Управы района аккумулируют большой объем актуальной информации, необходимой для решения задач управления. Проблема заключается в том, что руководители высшего звена не работают с этой информацией непосредственно. Сегодня одна из главных задач информатизации состоит в активном применении современных средств управления деятельности на базе использования информационных ресурсов, которые накапливаются в системах.

    Любая управленческая концепция хороша настолько, насколько она позволяет решать насущные проблемы реальной деятельности. В 1980-е гг. главными средствами выступали базы и банки данных. В 1990-е гг. миссия единого и универсального инструмента стала возлагаться на системы управления ресурсами предприятия - Enterprise Resource Planning (ERP). Эти системы по своей сущности являются системами тактического уровня и предназначены, прежде всего, для оперативного управления. Поэтому они решают не все задачи тактического характера и совсем не предназначены для решения стратегических задач.

    Сегодня мировое бизнес-сообщество подошло к реализации систем управления особого класса - систем управления эффективностью бизнеса (ВРМ). Это следующий этап развития средств, систем и инструментов ИТ. В 1990-х гг. системы реинжиниринга и ERP пришли на смену банкам данных, но не отбрасывая их, а используя методы и средства работы с данными. Теперь ВРМ - подход, дополняя системные возможности ERP - систем, обеспечивает более эффективную работу организаций не только на тактическом, но и на стратегическом уровне.

ВРМ - подход образует совершенно новую системную платформу. На ней  интегрируются не только и не в  первую очередь инструменты и  средства ИТ, но и человеческий потенциал  в сфере работы и управления, где  к нему предъявляются новые требования .Это - главная отличительная особенность  нового подхода от предшествующих этапов использования средств и систем ИТ.

Это все определяет возможности    и целесообразность этих платформ в

организации работы и в  управлении Управой Района.

Разберем более подробно, что же такое ВРМ? ВРМ - Business Performance

Management или «управление эффективностью деятельности» - это

совокупность интегрированных  циклических процессов управления и

анализа, а также соответствующих  технологий, имеющих отношение как  к

финансовой, так и к  операционной деятельности организации.

Целью ВРМ является создание механизма (или, можно сказать, управленческой среды), который позволяет организации  быстро осваивать и эффективно использовать уже существующие методы управления - те, что на текущий момент являются наиболее эффективными с точки зрения глобальных целей корпорации. ВРМ - позволяет организациям определять стратегические цели, а затем оценивать  эффективность своей деятельности по отношению к этим целям и  управлять процессом достижения этих целей. Ключевые процессы связаны с реализацией стратегии организации и включает в себя финансовое и операционное планирование, консолидацию и отчетность, моделирование, анализ и мониторинг ключевых показателей эффективности. Концепция управления эффективностью деятельности основана на идее цикла управления, состоящего из фаз стратегии      планирования и контроля.

                        Рис.6.   Цикл управления в ВРМ – системе

Цикл управления предусматривает:

• Определение целей развития

• Моделирование факторов для достижения этих целей и имеющихся  ограничений

• Планирование действий, ведущих  к достижению поставленных целей

• Постоянный мониторинг, позволяющий  отслеживать состояние ключевых показателей эффективности и  их отклонение от плана

• Анализ достигнутых результатов