Управление расчетно-кассовыми операциями коммерческих банков

Для выполнения функций по кассовому обслуживанию клиентов и обработке кассовой наличности в Цеснабанке создан отдел кассовых операций, состоящий из следующих  подразделений:

- приходных касс;

- расходных касс;

- вечерних касс;

- разменных касс;

- касс пересчёта.

Для сдачи наличных денег в кассу, клиент заполняет  приходный кассовый документ и передает его операционному работнику, уполномоченному  подписывать кассовые документы. После проверки приходных кассовых документов вызывает клиента и принимает от него банкноты полистно, а монеты по кружкам. При соответствии сумм кассир подписывает приходный кассовый документ, ставит печать "Приходная касса" на квитанцию или копию приходного ордера и выдает ее лицу, внесшему деньги. В конце рабочего дня на основании приходных кассовых документов кассир составляет отчетную справку о кассовых оборотах за день и остатках ценностей и сверяет сумму справки с суммой фактически принятых им денег. Справка подписывается кассиром, и указанные в ней кассовые обороты сверяются с записями в кассовом журнале. Сверка оформляется подписями: кассира в кассовом журнале, кассира - контролера на справке. Заведующий кассой сверяет сумму принятых денег со справкой и приходными документами и подписывает справку. Все поступившие в течение рабочего дня наличные деньги должны быть оприходованы в операционную кассу и зачислены на соответствующие счета клиентов в тот же рабочий день.

1. Для совершения расходных операций заведующий кассой выдает кассирам под отчет необходимую сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных денег кассиром. Кассовые документы на получение наличных денег клиент банка предъявляет операционному работнику, который после соответствующей проверки и оформления передает их кассиру для записи суммы чека в кассовом журнале по расходу и выдает лицу, получающему наличные деньги, контрольную марку от денежного чека или второй экземпляр расходного кассового ордера для предъявления их в кассу. После этого кассир - контролер передает расходный кассовый документ кассиру.   

В конце рабочего дня кассир сверяет сумму наличных денег, принятых под отчет, с суммой расходных документов и остатком наличных денег, после чего составляет отчетную справку о кассовых оборотах за день и остатках ценностей, подписывает ее и приведенные в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовом журнале кассира - контролера.

Предварительная подготовка наличных денег производится на основании  распоряжения и расходных кассовых документов заведующим кассой или специально выделенным кассиром. 

Для приема денег  от клиентов после окончания рабочего дня в банке открыта вечерняя касса.

Прием сумок  с ценностями от инкассаторов осуществляется двумя сотрудниками банка, один из которых  является контролером, а другой - кассиром. Сдачу сумок осуществляет старший бригады инкассаторов в присутствии всех инкассаторов этой бригады. После приема сумок контролер, кассир и каждый член бригады инкассаторов подписывают оба экземпляра журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок. При этом второй экземпляр журнала контролер выдает старшему бригады инкассаторов.  

По усмотрению руководителя банка, может быть организована передача ценностей от вечерней кассы  в операционную кассу банка без  явки работников вечерней кассы, в случае если в вечерней кассе устанавливается сейф, один экземпляр ключей от которого находится у работников вечерней кассы, второй - у лиц, ответственных за сохранность ценностей. Сейф сдается под охрану.

Для проведения пересчета проинкассированной денежной выручки клиентов банка, в кассовом подразделении организуется касса пересчета. Пересчет денег из инкассаторских сумок производится кассирами кассы пересчета с индивидуальной формой обработки наличных денег под контролем кассира - контролера, назначаемого из числа наиболее опытных кассиров.

Руководитель  банка обязан ежемесячно рассматривать данные об излишках и недостачах наличных денег в сумках с проинкассированной выручкой и принимать необходимые меры к недопущению случаев неправильных вложений наличных денег клиентами в инкассаторские сумки (рекламационные письма и разъяснительная работа, применение штрафных санкций, предусмотренных договорами).

В конце дня  кассир кассы пересчета производит сверку суммы пересчитанных и  упакованных им наличных денег с  данными контрольной ведомости, которая оформляется подписями кассира и кассира - контролера под общей суммой наличных денег, пересчитанных кассиром. Заведующий кассой сверяет соответствие суммы денег, принятой им от кассиров, данным справки о принятых кассой сумках с наличными деньгами и порожних сумках и расписывается в ней.

После сверки кассовых оборотов с кассовым журналом, кассиры  сдают заведующему кассой сформированные в установленном порядке остатки  имеющихся у них наличных денег  вместе со справками и кассовыми  документами.

Справки по кассовым документам выдаются по требованию за подписью главного бухгалтера или его  заместителя кассовым работником, ответственным  за кассовые документы. Вынос из помещения  кассы папок с кассовыми документами  допускается лишь в отдельных случаях по письменному разрешению руководителя банка. К концу рабочего дня документы должны быть обязательно возвращены в кассу. Кассовые документы могут быть изъяты из банка в соответствии с требованиями действующего законодательства Республики Казахстан. На место изъятого подлинного кассового документа подшиваются заверенная заведующим кассой копия изъятого документа, вся переписка об изъятии документа, постановление и протокол выемки.

Кассиры должны иметь разрешающие образцы подписей на расчетно - кассовых документах, заверенных руководителем банка и скрепленных печатью банка. Документы, имеющие какие-либо дефекты, возвращаются для переоформления. Передача кассовых документов производится в соответствии с установленным внутренним документооборотом банка. Передача кассовых документов через клиентов, а также выдача клиентам оплаченных и исполненных кассовых документов запрещается, кроме экземпляров документов, предусмотренных для передачи на руки клиенту.

Кассовые документы  за каждый день подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастающей нумерации) отдельно по приходу и по расходу кассы. Внебалансовые документы подбираются по номерам внебалансовых счетов: сначала - приходные, а затем - расходные. Кассовые документы должны быть сформированы не позднее следующего рабочего дня в отдельные папки за каждый день. В папку с кассовыми документами подшиваются приходные и расходные документы банка.

В приходных  и расходных кассах в рабочее  время необходимо держать наличные деньги и ценности только в тех  суммах, которые необходимы для текущих операций. Все остальные деньги и ценности должны храниться в кладовой банка. В кладовой хранятся деньги и ценности, проведенные по бухгалтерскому учету банка и оприходованные по книгам кассы.

Перед началом  рабочего дня заведующий кассой выдает кассирам наличные деньги под расписку в книге учета принятых и выданных и бланки строгой отчетности под расписку в книге учета бланков строгой отчетности, выданных под отчет ответственным исполнителям, необходимые для совершения операций в течение дня. Кассовые работники должны своевременно отражать полученные ценности в своих книгах учета принятых и выданных денег.

Банки вправе принимать  от клиентов наличными деньгами платежи  в бюджет, в государственные фонды, добровольные взносы физических лиц, платежи в пользу юридических лиц (независимо от форм собственности) и предпринимателей, осуществляющих деятельность без образования юридического лица за реализованные товары, оказанные услуги и выполненные работы, а также платежи для последующего зачисления на сберегательные счета физических лиц.

Прием платежей от клиентов осуществляется приходными кассами банков. Прием коммунальных, налоговых и других платежей осуществляется на основании приходных документов.

Все выполняемые  кассиром операции должны фиксироваться в протоколе работы системы кассовой работы в форме, не допускающей изменений его содержания. После окончания работы данный протокол должен храниться в документах операционного дня. Кассир, осуществляющий прием платежей получает в подотчет от заведующего кассой необходимую сумму банкнот мелких номиналов и разменную монету под расписку в книге учета принятых и выданных денег.

Прием платежей также может осуществляться с  применением электронных контрольно - кассовых аппаратов.

Учет приходных и расходных операций, совершенных в кассе банка, формирование учетных документов и передача в "операционный день банка" информации для отображения операций на соответствующих счетах производится способами системы кассовой работы. При выполнении операции кассир должен руководствоваться указаниями соответствующих инструкций банка или соответствующими правилами платежной системы, удостовериться в действительности карточки клиента.

Доступ к  банкомату для выполнения операций осуществляется с применением платежных карточек и персональных идентификационных номеров клиентов банков. После выполнения операций по выдаче (приему) наличных денег клиенту должна быть выдана пронумерованная квитанция, в которой указываются наименование банка, которым эксплуатируется банкомат, номер банкомата, дата, час, вид операции, номер транзакции, сумма выданных (принятых) наличных денег и другие реквизиты.

Для сбора денежной выручки у клиентов банка и  перевозок других ценностей, банки  создают службы инкассации на основании  выданной Национальным Банком лицензии, либо заключают договор с другими банками, имеющими собственную службу инкассации. Обслуживание клиентов банка службой инкассации осуществляются на договорной основе. Служба инкассации создается в форме самостоятельного подразделения банка, либо в составе подразделений кассовых операций или безопасности банка. В состав службы инкассации входят: руководитель службы инкассации (начальники и их заместители), инкассаторы и водители - инкассаторы.

Прием на работу инкассаторов проводится руководителями банков по представлению руководителей службы инкассации и оформляется соответствующим приказом. На работу в службу инкассации принимаются лица, годные по состоянию здоровья, прошедшие проверку в органах внутренних дел, имеющие соответствующее разрешение органов внутренних дел на хранение и ношение служебного оружия согласно нормативным правовым актам Республики Казахстан. Руководителям служб инкассации необходимо периодически, не реже двух раз в месяц, производить проверки выполнения инкассаторами правил сбора денежной выручки и перевозки ценностей, о результатах которых делать соответствующие записи в журнале для учета явочных карточек, сумок, печатей и доверенностей на сбор денежной выручки в графе "Примечание". Руководитель банка организует контроль за работой службы инкассации.

Ревизия валютных ценностей, находящихся под ответственностью работников касс и касс по подготовке авансов, имеющих переходящие авансовые  остатки, а также в обменных пунктах, производится в соответствии с требованиями  Правил ведения кассовых операций. О произведенной ревизии в обменных пунктах и в кассах банка составляется акт. Полная индивидуальная материальная ответственность, связанная с хранением валютных ценностей, находящихся в операционной кассе, и с совершением операций с ними, возлагается на заведующего кассой банка. Наличные деньги и другие ценности хранятся в кладовых ценностей под ответственностью должностных лиц банка, ответственных за обеспечение сохранности ценностей.

1. Вход в кладовую ценностей разрешается только должностным лицам, ответственным за сохранность ценностей. Ключи от двери кладовой ценностей банка хранятся у руководителя банка, у главного бухгалтера банка  и у заведующего кассой. В нерабочее время дверь кладовой ценностей банка опечатывается металлическими печатями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, с использованием шпагата и плашки с углублениями для наложения сургуча.

Банки должны иметь  дубликаты ключей от кладовых ценностей, которые с подробной описью вкладываются в пакет, обшиваются тканью и опечатываются печатями должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Квитанция о сдаче дубликатов ключей от кладовой ценностей банков на хранение вместе с копиями описи и сопроводительного письма хранятся у руководителя банка. 

Деньги и  другие ценности хранятся в кладовой в металлических шкафах, на стеллажах, разделенных на ячейки и имеющих  решетчатые дверцы, сейфах, тележках. Учет наличной иностранной валюты по номиналу и платежных документов в иностранной  валюте осуществляется в отдельных книгах. Книги ведутся заведующим кассой. В случае отсутствия заведующего кассой, ответственность за ведение книг по учету ценностей возлагается на лицо, его замещающее. Работники банка, виновные в утере печатей, ключей и именных штампов, несут дисциплинарную и материальную ответственность, в зависимости от обстоятельств дела.

Ревизия кассы  банка производится:

- не реже одного раза в квартал, в том числе ежегодно по состоянию на 1 января;

- при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей банка;

- в других случаях по усмотрению руководителя банка (временная смена должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей банка, внеплановая ревизия ценностей и так далее).

Ревизии проводятся внезапно, с проверкой всех ценностей по состоянию на одну дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денег и ценностей. Проведение ревизий и проверок ценностей в банке не должно нарушать нормального кассового обслуживания клиентов банка. Ответственность за правильную организацию и выполнение правил проведения ревизий несет руководитель ревизии.

Результаты  проведенной ревизии или проверки рассматриваются руководителем  банка в течение трех дней.

В случае необходимости, по результатам рассмотрения даются указания лицам, ответственным за сохранность ценностей, об устранении выявленных комиссией недостатков.