Управление запасами на торговом предприятии (на примере ООО «Коллаж»)

Глава 2 Анализ управления складскими продовольственными запасами в ООО «Коллаж»

2.1 Общая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Коллаж» входит в структурное подразделение супермаркет Симбирка-3, который в свою очередь входит в компанию «Максима-Х».

Общество с ограниченной ответственностью «Коллаж» является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства Российской Федерации и Устава. Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный счет и другие счета в банках, может от своего имени заключить договора, приобретать имущественные и неимущественные права, исполнять обязанности, быть ответчиком в суде.

Чтобы эффективно управлять супермаркетом, необходимо разработать его структуру и четко определить обязанности каждого сотрудника: кто, что должен делать, кто за что отвечает, кто перед кем и в какой форме отчитывается

.Организационная структура  – эффективный инструмент управления работой супермаркета, позволяющий оптимально решать стоящие перед ним задачи.

Супермаркет «Симбирка-3»  относится к системе так называемых сетевых супермаркетов, поэтому многие функции, такие как планирование, закупка, сбыт, бухгалтерский учет, товароведение, выполняются в центральном офисе компании. Офис компании «Максима - Х» расположен по улице Гончарова в центральном универмаге. Структура центрального офиса (приложение И).Поэтому в супермаркете находится административный управляющий – директор, который подотчетен вышестоящему руководству, однако, последнее слово при решении производственных задач часто остается за директором. Магазин имеет несколько подразделений, непосредственно подчиняющихся директору. Поскольку большая часть работы в магазине Симбирка-3 контролируется администратором, то у директора больше времени остается на планирование, руководство и координацию работы магазина. В отсутствие директора управление магазином обычно осуществляет менеджер (в некоторых Симбирках замдиректора). Структура магазина (Приложение К).

Каждый из супермаркетов  Симбирка разделен на юридические лица (Приложение Л). Точную информацию, по какому принципу идет разделение, предоставить отказались, сославшись на коммерческую тайну. По примерным данным разделение магазинов на зоны зависит от их площади. Если площадь магазина около 250 кв. метров, его делят на 4 зоны (юридических лица), если площадь больше, то на 6 зон.

Местоположение магазина – вопрос ключевой для формирования всех остальных стратегических и тактических задач современного супермаркета. Наиболее удачным с точки зрения местоположения следует признать густонаселенные городские кварталы. Таким образом, любая часть города с высокой плотностью населения может рассматриваться как потенциальное место для нового магазина. В данном случае при принятии решения о размещении супермаркета самым весомым фактором должно стать количество потенциальных покупателей.

Большинство новых супермаркетов  открывается в жилых кварталах. Высокая потребность в продовольственных магазинах в этих районах определяется большой концентрацией населения в многоквартирных домах.

Известно, что для покупателей  одним из основных критериев выбора является близость расположения супермаркета.

С этой целью, компания Максима-Х  расширяет свою сеть супермаркетов Симбирка. На начало 2005г были открыты магазины: в центральной части нашего города – Симбирка № 1, в густонаселенном Засвияжском районе три магазина Симбирка № 2, 5 и 6; в железнодорожном районе Симбирка №3 и в Заволжском районе Симбирка №4. К лету 2006г сеть магазинов расширилась. Были открыты магазины в районе улицы Кирова №9, в северной части города Симбирка №7 и к осени планируется открыть там же Симбирку №10, также на стадии завершения строительства находится Симбирка №8 в заволжском районе.

Другой важный фактор, который необходимо принимать во внимание, - это доступность торгового  района. Могут ли покупатели из отдаленных кварталов попасть туда? Супермаркет Симбирка-3 расположен по адресу: г. Ульяновск, ул. Луначарского, 1. Что находится на пересечении четырех дорог, в близи располагаются три автобусные остановки в разных направлениях, трамвайная остановка. Также поблизости находятся: салон сотовой связи, две аптеки, фотосалон, ателье пошива одежды, магазины одежды, парфюмерии, бытовой техники. Супермаркет занимается торговой деятельностью по продаже продовольственных товаров повседневного спроса. Метод продажи товаров – самообслуживание. Магазин обслуживает контингент покупателей с различным уровнем дохода. В основном магазин  ориентирован на покупателей со средним уровнем достатка, так как это район старой застройки и в близи располагается частный сектор. Магазин работает с 8-00 до 23-00 часов без перерыва на обед, без выходных. Режим работы этого торгового предприятия хорошо продуман, т.к. он позволяет жителям города, то есть потенциальным покупателям, совершать покупки в удобное для них время.

В связи с таким  графиком работы отсутствие или нехватка удобного транспорта может сузить круг потенциальных работников. В компании этот вопрос продуман: каждый вечер по окончании рабочего дня автобус развозит всех сотрудников по домам.

Бесплатная автостоянка  – важнейший фактор, учитываемый  при подборе участка для супермаркета. Владельцы супермаркетов первыми из розничных торговцев признали важность удобной парковки при магазинах. Большинство покупателей в недавнем пошлом совершали покупки поблизости от дома или по дороге с работы. Сегодня постепенно вырабатываются другие потребительские привычки, например закупка продуктов на всю неделю. В новых условиях присутствие стоянок для автомобилей у магазинов стало принципиально важным. Психология современного конкурентного рынка такова: если здесь недостаточно места, чтобы поставить машину, я найду другой, более удобный для меня магазин. Возле магазина Симбирка-3 размещается небольшая парковочная площадка с удобным подъездом.

Общая площадь магазина составляет 366 кв. метров, в том числе  площадь торгового зала 265 м ².В нем всегда есть покупатели. Красочный интерьер, современное освещение и оборудование, удобные для чтения вывески, комфорт (контролируемый температурным режимом) и чистота – все это составляет общую атмосферу магазина. В торговом зале магазина используется пристенное оборудование (горки), прилавки, прилавки-витрины, охлаждаемые витрины. Все это расположено параллельно контрольно – кассовым пунктам, что позволяет контролерам наблюдать за проходами. Перпендикулярно кассовым пунктам, вдоль противоположной стены от входа, расположен отдел, где торгуют колбасами и сырами. Проход перед этими отделами достаточно широкий, что - бы покупатели могли беспрепятственно выбрать нужный товар. В магазине используется холодильное оборудование (холодильные закрытые витрины, холодильные закрытые прилавки-витрины).

Торговля в магазине организована с использованием достижений научно-технического прогресса, оснащения магазина современными средствами для транспортировки, складирования, погрузочно-разгрузочных и других технологических операций с товаром, оснащения высокопроизводительным фасовочным и весоизмерительным оборудованием, современными машинами для нарезки и вакуумной упаковки гастрономических товаров.

Торговый зал супермаркета Симбирка располагается на первом этаже  трехэтажного здания. Два верхних этажа, общей площадью 530 кв. метров, администрация сдает в аренду.

 Арендаторам предлагаются уже  готовые решения: отремонтированные  и подготовленные к использованию площади, удобный подъезд и стоянку, пристойный внешний вид, разработанную программу по привлечению покупателей и т.д. Кроме того, в супермаркетах (вообще) можно арендовать любую площадь от 5 кв. метров. Еще одним важным фактором, привлекающим арендаторов в супермаркеты, является постоянный поток покупателей, генерируемый продовольственным магазином.

Арендаторами торговых площадей в  Симбирке являются: отдел сувениров, подарочной продукции, упаковка товаров; газетный киоск; ломбард; магазин одежды; магазин парфюмерии, косметики; магазин канцтоваров; магазин цветов; магазин бытовой химии.

Все перечисленные возможные арендаторы в большинстве случаев представляют формы мелкого предпринимательства (ЧП, ИП и т.д.). Широко известные брэнды, как правило, не арендуют площади в небольших торговых объектах, тем более, если они расположены за пределами центра города

Безусловно, одним из определяющих факторов является и размер арендной платы. Здесь все зависит от: профиля деятельности арендатора и срока аренды; площади арендуемого помещения; расположения торговой точки в зале.

Для арендаторов данного помещения, арендная плата составляет 600 рублей за кв. метр, одинаково для всех, независимо от профиля деятельности и площади арендуемого помещения.

Срок договора аренды (приложение М) в супермаркетах площадью до 5 тыс. кв. метров обычно составляет не более года, так как в основном их арендаторы – индивидуальные предприниматели.

Директор супермаркета контролирует операции магазина в пределах полномочий и порядка, установленных вышестоящим руководством: головной компанией. В прямом значении управление заключается в осуществлении руководства персоналом для достижения конечного результата.

Директор магазина  планирует: графики выхода на работу персонала, подготовку товарных выкладок, меры безопасности, организацию работы, порядок приемки и маркировки товара и другие функции. Также директор группирует функции и распределяет лицам, на которых возлагается ответственность за поведение предписанных работ. Обычно все обязанности прописываются в должностных инструкциях (приложение Н). Директор учитывает уровень квалификации каждого сотрудника, чтобы использовать лучшие качества подчиненных при выполнении необходимых для  магазина работ. Работа с кадрами включает в себя собеседование и подбор сотрудников, а также инструктаж, обучение и периодическую оценку их работы. Директор отвечает за результат работы всех отделов в магазине. Ежедневно в магазине Симбирка-3 директором проводятся небольшие собрания, их цель предупредить возникновение каких-либо проблем, или решение уже возникших. Обычно на собрания приглашаю: менеджера, администратора, заведующих складами, старшего кассира, оператора или системного администратора. Также в Симбирке проводятся и общие собрания, обычно они бывают перед началом смены и на них директор информирует служащих о стратегии компании, планах продаж и продвижения товара, графиках работы и других неотложных делах, и для оглашения общих объявлениях.

Директор контролирует соответствие между фактической  и желательной работой персонала ради достижения поставленных фирмой целей. Обычно директор использует текущий контроль, осуществляющийся по ходу работы, с тем, чтобы исправить работу либо сделать ее более эффективной,  на каждом собрании оговаривается какие препятствия, проблемы существуют для нормального достижения цели.

Для директора магазина имеют значения различные типы контроля: за нормами, качеством (контроль за качеством товара в основном лежит на менеджере магазина, но директор держит этот вопрос у себя на контроле), бюджетом, связанным с персоналом, оборудование и поставками, - а также за разными критериями, устанавливаемыми из центрального офиса. При поведении в магазине ревизии, центральным офисом устанавливается определенный для каждого магазина процент недостачи, (зависит от выручки магазина), допустимые скидки на усушку и утруску. Проблема сохранности товаров исключительно актуальна во всех странах, так как при движении товаров от производителя до потребителя их потери достигают 30 процентов и более. Потери продукта можно снизить при соблюдении правил обращения с ними на всех этапах движения, особенно при распределении и хранении товара. Общим требованием для всех товаров является осторожное с ними обращение при погрузочно-разгрузочных работах и транспортировке.

При контроле за товарными  запасами, директор магазина старается  добиваться оптимального составления заявки для удержания процента усушки и утруски в разумных пределах.

На данном предприятии  в управлении складскими запасами используется система управления запасами с фиксированным размером заказа и фиксированным интервалом времени между заказами. При этом оптимальный размер заказа определяется на каждую поставку с учетом: остатков продукции на складе, свободных складских площадей и спросом на продукцию

Также директор магазина производит контроль о мерах безопасности и  соблюдение строгого порядка при обращении с деньгами. С этой целью в магазине ограничена сумма денег в каждой кассе, регулярно проводят изъятия  накопившихся у кассиров сумм. Эти суммы просчитываются, записываются на приход кассира и помещаются в сейф. Основную охрану супермаркетов в компании осуществляет охранное предприятие.

2. Закупка и заказ товаров.

Определение метода закупок:

Выбор метода закупок  зависит от сложности конечного  продукта. Основными методами закупок являются: - оптовые закупки;

- регулярные закупки  мелкими партиями

- закупки по мере необходимости.

Закупкой товаров в  сети супермаркетов Симбирка в основном занимаются менеджеры центрального офиса. На переговоры приглашаются сотрудники, имеющие право принимать решения, как правило, начальники отделов или менеджеры. На переговорах обсуждают следующие вопросы, касающиеся сотрудничества: цены (особенно тщательно обговаривают варианты снижения цен); условия поставки товара; ассортиментный перечень поставляемой продукции.

Потенциальных поставщиков  для компании Максима – Х отбирают категорийные менеджеры торгового отдела центрального офиса. В обязанность этих менеджеров входит: заключение договоров, ввод новых поставщиков, анализ товарных запасов своей группы товаров.

Отбор иногородних поставщиков  происходит два раза в год. Для  этого категорийные менеджеры выезжают на выставки «Продэкспорт» в Москву. При осмотре выставки менеджеры выбирают информацию о заинтересовавших образцах, и берут бланки договоров. Так – как с условиями договора должны ознакомится: юрист компании, финансовый директор и др., поэтому договора оформляются здесь, если что - то не устраивает, составляют дополнительные соглашения. Затем заполненный с одной стороны договор пересылают в московскую фирму, для дальнейшего заполнения.

Местные поставщики, как правило, обращаются в компанию сами. Приносят с собой образцы товаров, прайс-листы, оговаривают условия работы, скидки какой товар в какой магазин нужно вести (дешевый товар возят во все магазины, дорогой (элитный) – в центральный магазин).