Управление запасами на торговом предприятии (на примере ООО «Коллаж»)

 

 

Рисунок 2 – Зависимость четырех компонент затрат обобщенной модели управления запасами от уровня запаса

 

Особенность большинства  предпринимательских систем заключается  в том, что товары заказываются в  количествах, избыточных по отношению  к необходимым на данный момент объемам. Существуют ограничения на размер товарно-материальных запасов. Ограничителем выступают издержки их хранения. Возникает необходимость достижения баланса между преимуществами и недостатками, с одной стороны – заказывания, а с другой – хранение товаров. Этот баланс достигается выбором оптимального объема партий заказанных товаров, или определением экономического (оптимального) размера заказа ЕОQ (economic order quantity), который вычисляется по формуле (1):

                                                    EOQ = 2AD : vr,                             (1)

где    А – затраты  на производство;

D – средний уровень спроса;

v – удельные затраты на производство;

r – затраты на хранение.

Управление запасами является основной составляющей логистического менеджмента. Управление запасами – это процесс прогнозирования, нормирования, планирования, организации, контроля, стимулирования и регулирования сроков и объемов выполнения заказов на восполнение нормы заказов в логистической системе «закупки – производство – определение» (т.е. в системе обеспечения материалами, полуфабрикатами, покупными изделиями и в системе распределения готовой продукции и услуг). Управление запасами материалов можно представить как процесс непрерывного поиска решения двух основных задач:

- определение размера необходимого запаса (нормы запаса);

- создание системы управления фактическими размерами запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой с целью минимизации затрат на движение материального потока в организации (логистической системе) [24, с.91].  

Для ситуации, когда отсутствуют  отклонения от запланированных показателей и запасы потребляются равномерно, в теории управления запасами разработаны две основные системы управления, которые решают поставленные задачи, соответствуя цели непрерывного обеспечения потребителя материальными ресурсами. Такими системами являются:

- система управления  запасами с фиксированным размером заказа;

- система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами [24, c. 78-85].

 

 

1.2.2 Система  управления запасами с фиксированным  размером заказа

 

Само название говорит  об основополагающем параметре системы. Это – размер заказа. Он строго зафиксирован и не меняется ни при каких условиях работы системы. Определение размера заказа является первой задачей, которая решается при работе с данной системой управления запасами.

В отечественной практике зачастую возникает ситуация, когда  размер заказа определяется по каким-либо частным организационным соображениям. Например, удобство транспортировки или возможность загрузки складских помещений.

Между тем, в системе  с фиксированным размером заказа, объем закупки должен быть не только рациональным, но и оптимальным, т.е. самым лучшим. Критерием оптимизации должен быть минимум совокупных затрат на хранение запасов и повторение заказа. Этот критерий учитывает три фактора, действующих на величину названных совокупных затрат:

- используемая площадь складских помещений;

- издержки на хранение  запасов;

- стоимость оформления  заказа.

Эти факторы тесно  взаимосвязаны между собой, причем само направление их взаимодействия неодинаково в разных случаях. Желание максимально сэкономить затраты на хранение запасов вызывает рост затрат на оформление заказов. Экономия затрат на повторение заказа приводит к потерям, связанным с содержанием излишних складских помещений, и, кроме того снижает уровень обслуживания потребителя. При максимальной загрузке складских помещений значительно увеличиваются затраты на хранение запасов, более вероятен риск появления неликвидных запасов.

Использование критерия минимизации совокупных затрат на хранение запасов и повторный заказ не имеют смысла, если время исполнения заказа чересчур продолжительно, спрос испытывает существенные колебания, а цены на заказываемые сырье, материалы, полуфабрикаты сильно колеблются. В таком случае нецелесообразно экономить на содержании запасов. Это вероятнее всего приведет к невозможности непрерывного потребления, что не соответствует цели функционирования логистической системы управления запасами. Во всех других ситуациях определение оптимального размера заказа обеспечивает уменьшение издержек на хранение запасов без потери качества обслуживания.

Оптимальный размер заказа ОРЗ в штуках по критерию минимизации совокупных затрат на хранение запаса и повторение заказа рассчитывается по формуле, которая называется формулой Вильсона (2):

                                                   ОРЗ = √2AS : I,                                   (2)

где    A – затраты на поставку единицы заказываемого продукта, руб.;

S – потребность в заказываемом продукте, шт.;

i – затраты на хранение единицы заказываемого продукта, руб./шт.

Затраты на поставку единицы заказываемого продукта A включают следующие элементы:

- стоимость транспортировки заказа;

- затраты на разработку условий поставки;

- стоимость контроля исполнения заказа;

- затраты на выпуск каталогов;

- стоимость форм документов. 

Эта формула представляет собой первый вариант формулы  Вильсона. Он ориентирован на мгновенное пополнение запаса на складе. В случае, если пополнение запаса на складе производится за некоторый промежуток времени, то первый вариант формулы Вильсона корректируется на коэффициент, учитывающий скорость этого пополнения (3):

                                                        ОРЗ = √2AS : ik,                            (3)

где    k – коэффициент, учитывающий скорость пополнения запаса на складе.

Порядок расчета всех параметров системы управления запасами с фиксированным размером заказа приведен в приложении Б.

Исходные данные для  расчета параметров системы следующие:

- потребность в заказываемом  продукте, шт.;

- оптимальный размер  заказа, шт.;

- время поставки, дни;

- возможная задержка  поставки, дни [24, с.97].

Гарантийный (страховой) запас позволяет обеспечивать потребность на время возможной задержки поставки. При этом под возможной задержкой поставки подразумевается максимально возможная задержка. Восполнение гарантийного запаса производится в ходе последующих поставок через использование второго расчетного параметра данной системы – порогового уровня запаса.

Пороговый уровень запаса определяет уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ. Величина порогового уровня рассчитывается таким образом, что поступление заказа на склад происходит в момент снижения текущего запаса до гарантийного уровня. При расчете порогового уровня задержка поставки не учитывается.

Третий основной параметр системы – желательный максимальный запас. В отличие от предыдущих двух параметров он не оказывает непосредственного воздействия на функционирование системы в целом. Этот уровень запаса определяется для отслеживания целесообразной загрузки площадей с точки зрения критерия минимизации совокупных затрат. Графическая иллюстрация функционирования системы с фиксированным размером заказа приведена в приложении Б [4, c. 34-39].

 

1.2.3 Система  управления запасами с фиксированным  интервалом

времени между заказами

 

Система с фиксированным  интервалом времени между заказами – вторая и последняя система управления запасами, которая относится к основным.

Классификация систем на основные и прочие вызвана тем, что  две рассматриваемые системы лежат в основе всевозможных иных систем управления запасами. В этой системе заказы делаются в строго определенный моменты времени, которые отстоят друг от друга на равные интервалы (один раз в месяц, один раз в неделю).  Определить интервал времени между заказами можно с учетом оптимального размера заказа. Оптимальный размер заказа позволяет минимизировать совокупные затраты на хранение запаса и повторение заказа, а также достичь наилучшего сочетания взаимодействующих факторов, таких, как используемая площадь складских помещений, издержки на хранение запасов и стоимость заказа.

Расчет интервала времени  между заказами I в днях можно производить по формуле (4):

                                                                          _ S __

                                                               I = N : ОРЗ,                        (4)

где    N – количество рабочих дней в году, дни;

S – потребность в заказываемом продукте, шт.;

ОРЗ – оптимальный размер заказа, шт.

Полученный с помощью  этой формулы интервал времени между  заказами не может рассматриваться как обязательный к применению. Он может быть скорректирован на основе экспертных оценок. Например, при полученном расчетном результате в 4 дня, возможно, использовать интервал в 5 дней, чтобы производить заказы один раз в неделю. Порядок расчета параметров системы управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами представлен в приложении В.

Исходные данные для  расчета параметров системы следующие:

- потребность в заказываемом  продукте, шт.;

- интервал времени между заказами, дни;

- время поставки, дни;

- возможная задержка поставки, дни [24, с.98-99].

Гарантийный (страховой) запас и в этой системе позволяет обеспечивать потребность на время возможной задержки поставки (максимально возможная задержка поставки). Восполнение гарантийного запаса производится в ходе последующих поставок через пересчет размера заказа таким образом, чтобы его поставка увеличила запас до желательного максимального уровня.

Графическая иллюстрация функционирования системы управления с фиксированным интервалом времени между заказами представлена в приложении В.

Так как в рассматриваемой системе момент заказа заранее определен, и не меняется ни при каких обстоятельствах, постоянно пересчитываемым параметром является именно размер заказа. Его вычисление основывается на прогнозируемом уровне потребления до момента поступления заказа на склад организации. Расчет размера заказа РЗ в штуках, в системе с фиксированным интервалом времени между заказами производится по формуле (5):

                                              РЗ = МЖЗ – ТЗ + ОП,                              (5)

где    МЖЗ – желательный максимальный запас, шт.;

ТЗ – текущий запас, шт.;

ОП – ожидаемое потребление за время поставки, шт.

Размер заказа рассчитывается таким образом, что при условии  точного соответствия фактического потребления за время поставки ожидаемому поставка пополняет запас на складе до максимально желательного уровня [24,с.100].

 Действительно разница между  максимально желательным и текущим запасом определяет величину заказа, необходимую для восполнения запаса до максимально желательного уровня на момент расчета, а ожидаемое потребление за время поставки обеспечивает это восполнение в момент осуществления поставки [4, c. 56-62].

 

1.2.4 Прочие  системы управления запасами

 

Рассмотренные выше основные системы  управления запасами базируются на фиксации одного из двух возможных параметров – размера заказа или интервала времени между заказами. В условиях отсутствия отклонений от запланированных показателей и равномерного потребления запасов, для которых разработаны основные системы, такой подход является вполне достаточным.

Однако на практике чаще встречаются  иные, более сложные ситуации. В  частности, при значительных колебаниях спроса основные системы управления запасами не в состоянии обеспечить бесперебойное снабжение потребителя без значительного завышения объема запасов. При наличии систематических сбоев в поставке и потреблении основные системы управления запасами становятся неэффективными.

Для таких случаев проектируются  иные системы управления запасами, названные «прочими». Их составляют элементы основных систем управления запасами.

Каждая из основных систем имеет  определенный порядок действий. В  системе с фиксированным размером заказа, заказ производится в момент достижения порогового уровня запаса, величина которого определяется с учетом времени и возможной задержки поставки (приложение Б).

В системе с фиксированным интервалом времени между заказами, размер заказа определяется исходя из наличного объема запасов и ожидаемого потребления за время поставки (приложение В).